Realizacja zadań publicznych zlecanych podmiotom pozarządowym Radom 1

Realizacja zadań publicznych zlecanych podmiotom pozarządowym Przedstawmy się! Jaki podmiot reprezentuję? Czym się zajmuje moja organizacja? Jakie zadania publiczne zlecane organizacji realizujemy?

Realizacja zadań publicznych zlecanych podmiotom pozarządowym Przygotowanie do realizacji zadania publicznego warunki organizacyjne planowanie przygotowanie oferty

Realizacja zadań publicznych zlecanych podmiotom pozarządowym Warunki organizacyjne: Zasoby organizacyjne (siedziba, kadra etatowa, struktura organizacyjna) Infrastruktura techniczna (wyposażenie, śr. transportu, infrastruktura teleinformatyczna) Zasoby personalne (kompetencje kadry) Zasady rachunkowości Doświadczenie organizacji

Realizacja zadań publicznych zlecanych podmiotom pozarządowym Planowanie Misja organizacji Cele realizacji zadania Docelowy rezultat działań Metody osiągania celów i metody realizacji rezultatów Środki i zasoby konieczne do realizacji działań Warunki konkursowe/ustawowe

Realizacja zadań publicznych zlecanych podmiotom pozarządowym Przygotowanie oferty Wybór koordynatora merytorycznego i finansowego Opracowanie diagnozy i metodyki realizacji zadania, określenie celów i zaplanowanie rezultatów, sporządzenie harmonogramu działań merytorycznych Sporządzenie kosztorysu i uzupełnienie zasobów organizacji Weryfikacja części merytorycznej oferty z kosztorysem Zgromadzenie załączników wymaganych w konkursie Weryfikacja aplikacji z warunkami konkursu przez osobę trzecią

Realizacja zadań publicznych zlecanych podmiotom pozarządowym Oferta: Wzór wg rozporządzenia Generator wniosków

Realizacja zadań publicznych zlecanych podmiotom pozarządowym Realizacja zadania publicznego – aspekt merytoryczny prowadzenie dokumentacji merytorycznej sprawozdawczość

Realizacja zadań publicznych zlecanych podmiotom pozarządowym Dokumentacja merytoryczna: odpowiada na wymogi określone przepisami prawa i dokumentuje spełnianie wymogów; stanowi źródło stwierdzeń zawartych w sprawozdaniach; stanowi dowód realizacji zadania (jego metod, zakresu i skali działań) na okoliczność kontroli; Postępowanie z dokumentacją powinno być uregulowane wewnętrznie.

Realizacja zadań publicznych zlecanych podmiotom pozarządowym Dobre praktyki i instrumenty prowadzenia dokumentacji projektowej: Oferta i sprawozdanie w wersji elektronicznej Arkusz kalkulacyjny (np. MO Excel) nie tylko do tworzenia kosztorysów i bieżącego monitorowania wydatków, lecz również do monitorowania harmonogramu realizacji działań, tworzenia list obecności i arkuszy programu zajęć. Monitorowanie rezultatów (liczbowych oraz charakterystyki rezultatów jakościowych). Określenie statusu dokumentów (zatwierdzanie przez właściwe osoby).

Realizacja zadań publicznych zlecanych podmiotom pozarządowym Dokumentacja merytoryczna (przykłady) Listy obecności uczestników projektu (np. na szkoleniach, na zajęciach) Dziennik przeprowadzonych zajęć/inny dokument Raporty i sprawozdania z podjętych działań Ankiety uczestników Ewaluacja projektu Dokumentacja beneficjentów – sposób jej prowadzenia (teczki beneficjentów) Zdjęcia z zajęć, filmy Działania promocyjne projektu Rekrutacja beneficjentów – sposób Oświadczenia o przetwarzaniu, gromadzeniu i przekazywaniu danych osobowych (zgodnie z umową o dofinansowanie od 2011 r.) Raporty okresowe Publikacje

Realizacja zadań publicznych zlecanych podmiotom pozarządowym Pierwsza zasada sprawozdawczości: Struktura sprawozdania odpowiada strukturze oferty. W sprawozdaniu odnosimy się do oferty, wskazując faktyczny sposób i stopień wykonania założeń zawartych w ofercie.

Realizacja zadań publicznych zlecanych podmiotom pozarządowym Oferta i sprawozdanie (zestawienie) Ofertę, ewentualne aktualizacje i sprawozdania sporządzamy w sposób jednolity (bazujemy na sformułowaniach zawartych w ofercie). Nazwa zadania publicznego (strona tytułowa oferty i umowy) jest wyróżnikiem projektu, dlatego powinna być autorska, indywidualna oraz adekwatna do działań, które obejmuje lub celu, któremu służy. Nazwa zadania wpisywana jest w nagłówku sprawozdania końcowego. Zakładane cele i sposób ich realizacji należy sformułować w układzie: CEL – sposób realizacji celu. Stopień osiągnięcia celów wpisujemy w cz. I.1. sprawozdania w sposób spójny katalogiem celów zapisanych w ofercie. Zakładane rezultaty – powinny pokazywać konkretne wyniki jakie przyniesie realizacja projektu. W sprawozdaniu odnosimy się do rezultatów wskazanych w ofercie (cz. I.4.). Dodatkowo w cz. I.5. wpisujemy wskaźniki liczbowe dotyczące realizacji zadania (skala i efekty zrealizowanych działań).

Realizacja zadań publicznych zlecanych podmiotom pozarządowym Realizacja zadania publicznego – aspekt finansowy Zasady rachunkowości projektów współfinansowanych ze środków publicznych Zasady rozliczania dotacji

Realizacja zadań publicznych zlecanych podmiotom pozarządowym Zleceniobiorca ma obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej środków dotacji w sposób zapewniający identyfikację poszczególnych operacji. Zapisy na kontach księgowych powinny umożliwiać stwierdzenie opłacenia z dotacji poszczególnych faktur (rachunków) z oznaczeniem kwoty, numeru dowodu księgowego, daty wystawienia oraz daty operacji gospodarczej. Opis umieszczany na dowodach księgowych powinien odpowiadać brzmieniu określonym w umowie, w szczególności wskazując pozycję kosztorysu oferty, do której został przypisany. Opis powinien być opatrzony datą i podpisem. Dowód księgowy powinien być oznaczony w sposób wymagany przepisami o rachunkowości i zawierać potwierdzenie zatwierdzenia wydatku oraz sposób dekretacji. Opisy umieszczamy na dowodzie księgowym, a nie na potwierdzeniu dokonania płatności. Każdy wydatek opłacany w ramach realizacji zadania powinien posiadać dowód dokonania płatności (np. KW, RK, WB, potwierdzenie przelewu). Dokumenty potwierdzające płatności do ZUS powinny zawierać opis powtórzony z LP lub rachunku do umowy cywilnoprawnej z wskazaniem kwoty składek dotyczących poszczególnych wynagrodzeń. Wszystkie płatności (także do US i ZUS) muszą być dokonane do dnia zakończenia realizacji zadania zgodnie z umową.

Realizacja zadań publicznych zlecanych podmiotom pozarządowym Zestawienie faktur sprawozdania powinno zawierać wszystkie dowody księgowe dokumentujące wydatki związane z realizacją projektu, tj. wszystkich działań przewidzianych w ofercie. Należy zwrócić szczególną uwagę na prawdziwość danych zawartych w zestawieniu (numer i data wystawienia dowodu księgowego, data i kwota operacji, przedmiot operacji i pozycja kosztorysu oferty). Odsetki narosłe od dotacji podlegają rozliczeniu w rozliczeniu kosztów i w zestawieniu faktur. Dowodami księgowymi właściwymi do rozliczenia wydatków są: faktury, listy płac (tylko umowy o pracę), rachunki do umów cywilnoprawnych, polecenie księgowania. Zapisy księgowe sporządzane powinny być chronologicznie. Do wyodrębnionej ewidencji księgowej można tworzyć konta lub grupy kont analitycznych. Zasady analityki powinny odpowiadać regulacjom polityki rachunkowości. Sprawozdanie finansowe każde stowarzyszenie i fundacja są obowiązane sporządzać w kształcie wynikającym z przepisów o rachunkowości (musi obejmować bilans, rachunek wyników lub RZiS oraz informację dodatkową). Zarząd lub odpowiadający mu organ statutowy ponosi odpowiedzialność za prawidłowość zapisów księgowych, nawet gdy czynności księgowe wykonuje zewnętrzny usługodawca, dlatego należy zapewnić odpowiedni nadzór nad prowadzeniem księgowości.

Realizacja zadań publicznych zlecanych podmiotom pozarządowym Zasady przygotowania organizacji do postępowania kontrolnego: Nadzór nad dokumentacją, określającą zasady działalności i wymaganą ustawami. Zapewnienie tożsamości kopii dokumentów dołączanych do oferty (statut, sprawozdania, KRS itp.). Statutowy tryb reprezentacji obowiązuje od momentu wpisania zmian w rejestrze sądowym. Zasady (polityka) rachunkowości i plan kont powinny być przyjęte uchwałą właściwego organu statutowego organizacji. Zapisy księgowe, treść dowodów księgowych oraz zapisy w sprawozdawczości powinny być niesprzeczne. Wszelkie błędy i rozbieżności należy usuwać w sposób zgodny z zasadami rachunkowości. Organizacja powinna prowadzić dokumentację merytoryczną, umożliwiającą nadzór nad realizacją działań i rezultatów określonych w ofercie. Wskazane jest prowadzenie czynności ewaluacyjnych, w szczególności pod kątem efektywności działań i trwałości rezultatów. Informacje zawarte w sprawozdaniu powinny mieć źródło, odzwierciedlenie lub potwierdzenie w dokumentacji projektu. Zalecane jest stosowania oprogramowania informatycznego. Dokumentacja związana z uczestnictwem beneficjentów projektu powinna odpowiadać wymogom przepisów o ochronie danych osobowych. Wskazane jest zapewnienie nadzoru nad dokumentacją wewnętrzną, w tym zatwierdzenie stosowanych wzorów dokumentów, formularzy.

Realizacja zadań publicznych zlecanych podmiotom pozarządowym Radom 1.10.2012