UWAGI DO SKŁADANYCH SPRAWOZDAŃ za rok 2012 Załącznik nr 2. UWAGI DO SKŁADANYCH SPRAWOZDAŃ za rok 2012

Umowa 2 komplety oryginalnej dokumentacji (umowa + wnioski) parafowane na każdej stronie; umowa dotacji dla jednostek OSP, jak i późniejsze sprawozdanie, powinno być podpisane przez prezesa lub wiceprezesa i skarbnika; data zawarcia umowy – wypełnia Zleceniodawca;

Najczęstsze błędy popełniane przy rozliczaniu dotacji „Ignorantia iuris nocet”- większość błędów wynika z nieznajomości umowy; Płatność za faktury po terminie realizacji zadania; Brak wystąpień o zmianę asortymentu; Brak informacji o zmianach nr rachunku i zarządu OSP; Prośby o aneksowanie przesyłane po terminie realizacji zadania; Nie wpisywanie w rozliczenie daty, cen jednostkowych, nazw asortymentu; Przesyłanie rozliczeń w dwóch egzemplarzach, razem z kopiami faktur i innych dokumentów; Przesyłanie niepodpisanych rozliczeń; Przesyłanie ksera rozliczenia; Błędne tytułowanie przelewów; Rozliczenia na starych drukach; Opiniowanie wykonania zadania.

2. Płatność za faktury po terminie realizacji zadania § 10. Zwrot środków finansowych 1. Przekazane środki finansowe z dotacji, określone w § 3 ust. 1, Zleceniobiorca jest zobowiązany wykorzystać tzn. dokonać zapłaty za wydatki związane z realizacją zadania do dnia 21-12-2013 r. Kwotę dotacji niewykorzystaną w terminie Zleceniobiorca jest zobowiązany zwrócić w terminie 7 dni od dnia zakończenia realizacji zadania, nie później jednak niż do dnia 31 grudnia 2013 r.

3. Brak wystąpień o zmianę asortymentu § 1. Przedmiot umowy 3. W przypadku braku możliwości zrealizowania zadania w zakresie, o którym mowa w ust. 2, Zleceniodawca dopuszcza możliwość zmiany asortymentu i ilości bez konieczności sporządzania aneksu do umowy pod warunkiem, że: 1) kwota dotacji nie ulegnie zmianie; 2) pozostałe warunki umowy zostaną dotrzymane przez Zleceniobiorcę. 4. W przypadku, o którym mowa w ust. 3, Zleceniobiorca niezwłocznie przekaże na piśmie Zleceniodawcy informację o konieczności zmiany asortymentu i ilości, wraz z uzasadnieniem dokonania takiej zmiany oraz opinią o niej właściwego komendanta powiatowego Państwowej Straży Pożarnej. Przekazanie tej informacji nie może nastąpić później niż 21 dni przed zakończeniem realizacji zadania.

Forma pisemna oświadczeń 4. Brak informacji o zmianach nr rachunku i zarządu OSP; 5. Prośby o aneksowanie przesyłane po terminie realizacji zadania; § 16. Forma pisemna oświadczeń 1. Wszelkie zmiany, uzupełnienia i oświadczenia składane w związku z umową wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Formy aneksu wymagają następujące zmiany: numeru konta bankowego Zleceniobiorcy, termin realizacji zadania.

6. Nie wpisywanie w rozliczenie daty, cen jednostkowych, nazw asortymentu BŁĘDNY POPRAWNY

7. Przesyłanie rozliczeń w dwóch egzemplarzach, razem z kopiami faktur i innych dokumentów POUCZENIE Do sprawozdania nie załącza się faktur (rachunków), które należy przechowywać zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz postanowieniami umowy i udostępniać na żądanie Zleceniodawcy.

10. Błędne tytułowanie przelewów § 10. Zwrot środków finansowych 2. Niewykorzystana kwota dotacji podlega zwrotowi na rachunek bankowy Zleceniodawcy w Narodowym Banku Polskim 32 1010 1010 0047 9213 9135 0000. W treści przelewu dotyczącego zwrotu niewykorzystanej dotacji należy podać numer umowy oraz kwotę zwrotu dotacji w rozbiciu na wydatki bieżące i inwestycyjne (np. „zwrot dotacji umowa nr …….., wydatki bieżące ………….zł, wydatki inwestycyjne …………..zł”). 3. Niewykorzystane przychody i odsetki bankowe od przyznanej dotacji, podlegają zwrotowi na rachunek bankowy Zleceniodawcy w Narodowym Banku Polskim 02 1010 1010 0047 9222 3100 0000. W treści przelewu należy podać numer umowy (np. „odsetki od dotacji nr umowy ……..”).

11. Rozliczenia na starych drukach Właściwy druk sprawozdania zawiera zaznaczone elementy

Sprawozdanie będzie uznane za prawidłowe i kompletne, jeżeli: Złożone jest na właściwym formularzu; Zostały wypełnione wszystkie wymagane pola sprawozdania w sposób przedstawiający rzeczywisty przebieg zadania; Złożone jest terminowo i posiada deklarowane załączniki (opinia KP/KM); Dotacja jest wydatkowana prawidłowo (zgodnie z umową); Dokonany jest w terminie zwrot niewykorzystanej części dotacji; Nie zawiera błędów rachunkowych; Jest wypełnione w sposób czytelny.

Poprawnie sporządzona opinia Sprawdzono pod względem merytorycznym Sprawdzono pod względem formalno - rachunkowym