Lokalny Program Grantowy „Działaj Lokalnie VI” Edycja 2009 Szkolenie dla wnioskodawców Debrzno, 20 kwietnia 2009 r. Rzeczenica, 21 kwietnia 2009 r. Okonek, 22 kwietnia 2009 r.

Informacje podstawowe Fundacja Lokalna Grupa Działania – Naszyjnik Północy otrzymując od Akademii Rozwoju Filantropii status Lokalnej Organizacji Grantowej została uprawniona do otrzymania 55.000,00 zł dotacji z przeznaczeniem na realizację Lokalnego Programu Grantowego w postaci grantów dla lokalnych grup i organizacji oraz na koszty obsługi Programu. Zasięg LPG: Czarne, Człuchów (gmina miejska i wiejska), Debrzno, Jastrowie, Kamień Krajeński, Koczała, Lipka, Okonek, Przechlewo, Rzeczenica, Zakrzewo. Wnioskodawca może otrzymać do 6 tys. zł na projekt trwający od 15 czerwca 2009 do 28 lutego 2010

Ogólne zasady 1/4 Projekty: inicjujące współpracę mieszkańców na rzecz dobra wspólnego, tj. zakładają współdziałanie mieszkańców, dzięki któremu możliwe jest osiąganie celów o charakterze dobra wspólnego; wynikają z konkretnych potrzeb danej społeczności; mają jasno określony cel, dobrze zaplanowane działania, mierzalne rezultaty i rozsądne koszty realizacji; przewidują takie działania, które będą kierowane do określonej grupy odbiorców, a jednocześnie będą służyć całej społeczności; będą realizowane wspólnymi siłami mieszkańców i instytucji życia lokalnego – samorządów, przedsiębiorców i organizacji społecznych; będą umiejętnie i w sposób przemyślany angażowały zasoby lokalne - naturalne, społeczne, ludzkie i finansowe.

Ogólne zasady 2/4 Wnioskodawcy: organizacje pozarządowe posiadające osobowość prawną (fundacje lub stowarzyszenia zarejestrowane w KRS* lub uczniowskie kluby sportowe czy ludowe kluby sportowe zarejestrowane w ewidencji Starosty Powiatowego), grupy nieformalne, w których imieniu wniosek złoży organizacja wspierająca: organizacja pozarządowa (jak wyżej) lub jedna z następujących instytucji publicznych: przedszkole publiczne, szkoła publiczna, dom kultury, biblioteka publiczna, ośrodek pomocy społecznej, urząd gminy. Instytucje te muszą posiadać osobowość prawną lub dysponować stosownym pełnomocnictwem od organu, któremu podlegają, do reprezentowania go w zakresie umożliwiającym przeprowadzenie planowanych działań. *do konkursu nie mogą składać wniosków fundacje skarbu państwa i ich oddziały oraz stowarzyszenia samorządów lokalnych.

Ogólne zasady 3/4 W konkursie mogą wziąć udział te organizacje i instytucje które: mają siedzibę w miastach i gminach: Czarne, Człuchów (gmina miejska i wiejska), Debrzno, Jastrowie, Kamień Krajeński, Koczała, Lipka, Okonek, Przechlewo, Rzeczenica, Zakrzewo; planują prowadzić działania na ww. terenie .

Ogólne zasady 4/4 Każdy realizator projektu może złożyć wniosek tylko na 1 projekt. Jednocześnie organizacja wspierająca może pełnić tę rolę dla więcej niż jednego realizatora. Termin realizacji: 15 czerwca 2009 – 28 lutego 2010 Długość trwania projektu: maksymalnie 6 miesięcy Maksymalna dotacja: 6.000 zł

Ogólne zasady 5/5 Wsparcie dla wnioskodawców: Koordynatorzy gminni – ‘pierwszy kontakt’ – lista na stronie LOG Koordynator i Asystent LPG – kontakt telefoniczny (w wyznaczone dni i godziny do Asystenta, tel. kom. do Koordynatora) oraz e-mailowy

Ważne Max 1 projekt (wyłączając 1 własny + x wniosków jako org. wspierająca) Preferowane mniejsze dotacje Min 25% wkładu własnego (rzeczowy, finansowy, osobowy) Termin: 15 maja 2009r. – data wpływu! 2 egz. wniosku + wersja elektroniczna – e-mailem, nie na płycie! Możliwość poprawek – w ciągu 5 dni od wysłania informacji przez LOG log@lgd.naszyjnikpolnocy.pl – jedyny oficjalny adres www.log.naszyjnikpolnocy.pl – aktualności, odpowiedzi na pytania, dokumenty

Ważniejsze terminy 3 kwietnia 2009 r. – ogłoszenie naboru wniosków do LPG 20 - 22 kwietnia 2009 r. – warsztaty dla potencjalnych wnioskodawców nt. planowania projektu Kwiecień 2009 r. – luty 2010 r. – doradztwo nt. zarządzania projektem oraz finansami Do 15 maja 2009 r. – zamknięcie konkursu grantowego Do 15 czerwca 2009 r. – zamknięcie oceny formalnej i merytorycznej, podpisanie umów dotacyjnych 15 czerwca 2009 r. – 29 lutego 2010 r. – realizacja projektów przez beneficjentów LPG Czerwiec 2009 r. – szkolenie dla beneficjentów nt. zarządzania projektem i rozliczania Marzec 2009 r. – zamknięcie Programu

Podsumowanie Edycji 2008 25 wniosków 6 odrzuconych formalnie (24%!) 18 dotacji, w tym 1 rezygnacja

Doświadczenia Edycji 2008 1/2 Ocena formalna - najczęstsze błędy: Budżet nie został prawidłowo wypełniony - poz. 6 brak wypełnienia "źródła finansowania"; błędne sumy kosztów programowych; błędne kwoty kosztów całkowitych Brak załączników - statutu gminy, wypisu z ewidencji, odpisu KRS Brak wersji elektronicznej wniosku Budżet nie został prawidłowo wypełniony, zawiera błędy rachunkowe - błędna suma kosztów programowych; brak podsumowania kosztów programowych, administracyjnych i całkowitych w kolumnie "Źródła finansowania"; błędna suma kosztów całkowitych Budżet nie jest przedstawiony w przejrzysty sposób, jest niespójny i nieczytelny, z niego oraz treści wniosku wynika, że dofinansowane mają być wydatki związane z bieżącą działalnością wnioskodawcy, z treści wynika wątpliwość, iż część z działań zrealizowana zostanie poza obszarem konkursu

Doświadczenia Edycji 2008 2/2 Wniosek jest niekompletny - nie zostały wypełnione pola w pkt 8 i 9 oraz załącznik Oświadczenie o kwalifikowalności VAT Treść wniosku budzi wątpliwość, że dofinansowane mają zostać działania statutowe wnioskodawcy, a nie grupy nieformalnej, projekt nie spełnia wymogu aktywizacji lokalnej społeczności wokół celów o charakterze dobra ogólnego Budżet nie został wypełniony prawidłowo - konieczność przyporządkowania poz. 1 oraz 2 w budżecie do odpowiednich działań, poz. 1 i 2 poprawić wyliczenia kosztów ("liczba jednostek" x "koszt jednostkowy" nie jest równe "sumie") Budżet nie został wypełniony prawidłowo - całkowita kwota kosztów programowych nie jest sumą poszczególnych pozycji, tym samym Koszty całkowite także nie odzwierciedlają dokonanych kalkulacji Z treści wniosku rodzą się wątpliwości, iż dofinansowane mają być jedynie wyposażenie i stała działalność wnioskodawcy. Zatem projekt nie spełnia wymogu aktywizacji lokalnej społeczności wokół celów o charakterze dobra ogólnego

Karta oceny formalnej

Statystyki Edycja 2008

Jak przygotować projekt? Należy zapoznać się z: Regulaminem konkursy (obowiązkowo) Zasadami przyznawania i rozliczania dotacji (zalecane) Wybrać zagadnienie, którego ma dotyczyć projekt Skonsultować pomysł z LOG Nie wypełniać od razu wniosku!

Projekt

Definicja projektu Indywidualne lub wspólne przedsięwzięcie, które jest starannie zaplanowane i zaprojektowane tak, aby osiągnąć konkretny cel np. projekt badawczy, ogólnonarodowy projekt mający promować rozwój biznesu. Oxford English Dictionary

Rodzaje projektów Społeczne ”miękkie” Inwestycyjne „twarde” Instytucjonalne (rozwojowe)

Cechy – projekty Mają cel Są realistyczne Są ograniczone w czasie i przestrzeni Są złożone Są wspólne Są unikatowe Mogą być oceniane

Etapy planowania projektu

Jak powstaje projekt Kontynuacja Grupa docelowa Cele Analiza potrzeb Harmonogram Kontynuacja Zasoby Metodologia Implementacja Ewaluacja

Charakterystyka problemu Opis Charakterystyka miejscowości (kontekst do opisu problemu, statystyka) Jakiego konkretnego terenu dotyczy problem Ilu i jakich osób dotyczy problem, Skąd wiemy, że jest to problem Jakie są przyczyny i skutki problemu, Jakie są konkretne objawy problemu,

Charakterystyka problemu Analiza co by było, gdybyś nie zajął się tym problemem, kto również zajmuje się tym problemem i z jakim skutkiem, czy jesteście jedyną organizacją/instytucją, która zauważyła i zajmuje się tym problemem, Diagnoza iloma osobami możecie się zająć jakie są konkretne potrzeby tych ludzi

Cel projektu Cel odpowiada na następujące pytania: Co chcemy zmienić? Dla ilu osób przeznaczony jest nasz projekt? Dla jakich osób jest przeznaczony? Z jakiego terenu są te osoby? W jakim czasie chcemy zrealizować nasz projekt? Cele możemy podzielić na: ogólne i szczegółowe długoterminowe i krótkoterminowe ilościowe i jakościowe Cel zawsze dotyczy problemu

Cel projektu SMART Specific – specyficzny Measurable – mierzalny Appropriate – odpowiedni Real – realny, możliwy do zrealizowania Time framed – ograniczony w czasie

Zasiadamy do pisania wniosku 1/3 Nigdy nie zaczynajmy pracy nad wnioskiem na dwa dni przed terminem. Musimy mieć czas na ewentualne poprawki i zebranie dodatkowych potrzebnych dokumentów. Starajmy się o pozytywne myślenie i takiż ton prezentacji naszych przedsięwzięć. Nasz entuzjazm przekona fundatora, że będzie brał udział w przedsięwzięciu ważnym i pożytecznym Zadbajmy, aby wniosek był napisany bezbłędnie i czysto. Porządny wygląd wniosku ma duże znaczenie. Przekonuje, sponsora że sprawę traktujemy poważnie.

Zasiadamy do pisania wniosku 2/3 Nadajmy naszemu projektowi ciekawy tytuł. Nie używajmy we wniosku żargonu, tzw. języka zawodowego. Ludzie decydujący o przyznaniu nam funduszy nie muszą mieć naszej wiedzy. Piszemy tak jasno, by np. ktoś z naszej rodziny, czytając wniosek, zrozumiał o co w nim chodzi. Na zadawane we wniosku pytania odpowiadajmy krótko, zwięźle, bez zbędnych opisów. Starajmy się nie zanudzić czytelnika. Nie błagajmy, nie próbujmy wzbudzać litości, nie tłumaczmy prośby wcześniejszymi trudnościami.

Zasiadamy do pisania wniosku 3/3 Nie używajmy skrótów organizacji i instytucji z nami współpracujących. Komisja opiniująca nasz wniosek nie musi znać tych instytucji. Piszemy więc pełne ich nazwy. Unikajmy założeń i przypuszczeń, zwrotów typu - "być może, myślimy że, przypuszczamy że". Świadczy to o naszej niepewności. Udowadniajmy przyczyny i skutki prezentowanych we wniosku faktów, związek między nimi nie musi być dla czytającego oczywisty. Nie starajmy się o fundusze na te same wydatki w różnych źródłach. Oddajemy wniosek do sprawdzenia.

Wniosek

Współpraca na lokalnym poziomie Pozyskiwanie zasobów a) do projektu b) dla LPG Budowanie relacji samorządy biznes pozostali

Sieciowanie Szkolenia Grupa dyskusyjna Konferencja prasowa

FAQ

Uprawnione organizacje, składanie wniosków W jaki sposób składane są wnioski? > Wnioski należy składać w przewidzianym w konkursie terminie osobiście lub pocztą na adres Fundacji w 2 egzemplarzach oraz w formie elektronicznej na adres log@lgd.naszyjnikpolnocy.pl Reprezentuję grupę nieformalną, kto może być moją organizacją wspierającą? > Może nią być każda organizacja lub instytucja posiadająca osobowość prawną lub dysponująca stosownym pełnomocnictwem od organu, któremu podlegają, do reprezentowania go w zakresie umożliwiającym przeprowadzenie planowanych działań. Należy pamiętać, iż realizacja projektu musi zawierać się w celach statutowych organizacji wspierającej! Czy organizacja wspierająca może pełnić tę rolę dla więcej niż 1 wnioskodawcy? > Tak, może. Kilka organizacji nieposiadających osobowości prawnej lub grup nieformalnych może skorzystać z pomocy tej samej organizacji wspierającej, która będzie pełniła rolę wnioskodawcy. Czy organizacja pełniąca rolę wspierającą może także złożyć własny wniosek? > Tak, może. Czy fundacja skarbu państwa, jej oddział lub stowarzyszenie samorządów lokalnych może pełnić rolę organizacji wspierającej? > Tak, może. Nie może jednak aplikować w imieniu własnym.

Typy projektów, ocena projektów Czy są określone priorytety dla realizowanych projektów? > Nie, nie ma żadnych priorytetów dla realizowanych projektów. Kto dokonuje oceny wniosków? > Oceny formalnej dokonuje zespół Fundacji Lokalna Grupa Działania – Naszyjnik Północy, natomiast ocena merytoryczna przeprowadzana jest przez Lokalną Komisję Grantową (Komisję Oceny Projektów), której skład ujawniony zostanie po przyznaniu dotacji. Nasza organizacja jest zarejestrowana na terenie objętym zasięgiem Lokalnego Programu Grantowego, planujemy jednak realizację projektu poza wyznaczonymi gminami. Czy możemy zatem ubiegać się o dotacje z Programu? > Nie, wszystkie projekty muszą być realizowane na terenie objętym konkursem.

Wnioskodawcy i realizatorzy Jak mogę skorzystać z pomocy i wsparcia przy tworzeniu projektu? > Dla organizacji zainteresowanych udziałem w Programie w każdej z gmin objętych zasięgiem naszej LOG zorganizowane zostaną spotkania mające na celu promocję Programu. Każda z gmin posiada również Koordynatora, który udziela wszelkich informacji związanych z procedurami programu. Ponadto Fundacja Lokalna Grupa Działania – Naszyjnik Północy zaprasza do konsultowania pomysłów oraz wątpliwości związanych z realizacją przyszłych projektów, najlepiej poprzez pocztę elektroniczną log@lgd.naszyjnikpolnocy.pl bądź też telefonicznie lub osobiście. W jaki sposób LOG sieciuje beneficjentów/ realizatorów projektu? > Po wyłonieniu zwycięskich projektów ich realizatorzy zaproszeni zostaną na spotkanie poświęcone tematyce zarządzania projektem oraz finansami w projekcie. Ponadto przewiduje się także możliwość innych działań, mających na celu rozwijanie współpracy z i pomiędzy beneficjentami Programu. Nasza organizacja jest filią/ oddziałem/ kołem większej organizacji, jednak nie posiada osobowości prawnej. Czy możemy ubiegać się o dotację? > Tak, pod warunkiem posiadania odpowiedniego upoważnienia/ pełnomocnictwa odpowiedniego organu oraz prowadzenia księgowości zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości. Jeżeli filia nie prowadzi księgowości lub/ i nie ma pełnomocnictwa od zarządu głównego, wówczas traktowana jest jako grupa nieformalna, która musi być reprezentowana przez organizację wspierającą, która w jej imieniu złoży wniosek, podpisze umowę i rozliczy projekt.

Finanse, księgowość, rozliczenia 1/2 Jakie jest źródło pochodzenia środków przekazywanych w ramach dotacji? > Środki przekazywane wnioskodawcom pochodzą z: a) dotacji otrzymanej od Akademii Rozwoju Filantropii w Polsce, która z kolei otrzymała je od Polsko – Amerykańskiej Fundacji Wolności, są to tzw. środki bezzwrotnej pomocy zagranicznej; b) środków własnych Fundacji Lokalna Grupa Działania – Naszyjnik Północy, samorządów lokalnych oraz dotacji otrzymanych od indywidualnych sponsorów. Źródło pochodzenia środków może implikować następstwa podatkowe, patrz pytania: Czy VAT jest kosztem kwalifikowalnym? Czy mogę nie odprowadzać zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych? > VAT może stanowi koszt kwalifikowalny lub też nie, w zależności od statusu podatkowego wnioskodawcy. Patrz pytanie: Czy muszę odzyskiwać VAT? Czy muszę odzyskiwać VAT? > Tak, jeśli organizacja/ instytucja jest zarejestrowanym podatnikiem VAT. W takim przypadku wydatki w budżecie będą rozliczane w kwotach netto. Nie ma takiej konieczności natomiast, jeśli organizacja nie jest zarejestrowanym podatnikiem VAT. W takim przypadku wydatki w budżecie będą rozliczane w kwotach brutto.

Finanse, księgowość, rozliczenia 2/2 Jaka jest procedura odzyskiwania VAT? > Organizacja zamierzająca odzyskiwać VAT proszona jest o bezzwłoczny bezpośredni kontakt z LOG w celu ustalenia dokładnej procedury, zgodnej z wymogami ustawowymi (Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 kwietnia 2004 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług - Dz. U. z 2004 r., Nr 97, poz. 970 z późn. zm.) Ze względu na różnorodność pochodzenia środków finansowych przeznaczonych na dotację dla realizatorów ustalona zostanie proporcja, wg której podatnik będzie mógł odzyskiwać całość lub część VAT–u. Jednocześnie zaleca się szczególną ostrożność oraz pisemne ustalenie dokładnych zasad z urzędem skarbowym właściwym dla organizacji. Czy mogę nie odprowadzać zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych? > Tak, ze względu na pochodzenie środków z bezzwrotnej pomocy zagranicznej istnieje możliwość nie odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych. Zaleca się szczególną ostrożność w przypadku stosowania tego zwolnienia, zwłaszcza przy stosowaniu proporcji pochodzenia środków otrzymanych w ramach dotacji, ustalonej wspólnie z LOG. Bezwzględną koniecznością jest także otrzymanie pisemnej akceptacji urzędu skarbowego w tej sprawie (na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Inne KRS – ważny tak długo, jak się nie zmieni VAT – kwalifikowalny czy nie? Konto – obowiązkowe, nie musi być wydzielone, chyba że organizacja odzyskuje VAT

Raporty Okresowy – za połowę okresu realizacji projektu do 3 tyg. po jego zakończeniu Końcowy – za cały okres realizacji projektu do 3 tyg. po jego zakończeniu Załączyć kopie faktur, rachunków, umów

Finanse

Koszty kwalifikowalne koszty programowe wynagrodzeń – np. obsługa działań, trenerzy, eksperci, specjaliści; koszty programowe operacyjne – np. wynajem sprzętu, pomieszczeń, narzędzi, zakup materiałów związanych bezpośrednio z działaniami itp.; koszty zarządzania i administracyjne wynagrodzeń – np. kierowanie projektem, koordynacja rozumiana jako działalność związana z wykonywaniem zadań administracyjno – nadzorczo – kontrolnych, księgowość; koszty zarządzania i administracyjne biurowe – koszty połączeń teleinformatycznych, materiałów biurowych, koszty przelewów bankowych itp.

Koszty niekwalifikowalne zakup środków trwałych, który nie jest merytorycznie uzasadniony; przedsięwzięcia, które zostały już zrealizowane; działalność gospodarcza; bezpośrednia pomoc finansowa dla osób fizycznych; pożyczki; podstawowa działalność instytucji publicznych wynikająca z ustawy; inwestycje (np. zakup gruntów, budowa obiektów przemysłowych, oczyszczalni ścieków itp.); podatek VAT, jeśli istnieje możliwość odzyskania tego podatku z urzędu skarbowego; podatek dochodowy od osób prawnych; kary, grzywny i odsetki karne; kapitał żelazny; wspieranie celów religijnych i politycznych oraz uprawianie kultu religijnego; działania ściśle sportowe, jeśli nie prowadzą one do aktywizacji społeczności i długotrwałych rezultatów; propaganda, bądź wywieranie w inny sposób wpływu na proces ustawodawczy; wywieranie wpływu na wyniki jakichkolwiek wyborów powszechnych bądź prowadzenie działań wspierających partie polityczne.

Opisy faktur Wzór opisu: Kwotę netto/ brutto[1] ......... zł wykorzystano do celów/ wydatkowano na ................ (np. wykonanie materiałów szkoleniowych dla 20 uczestników szkolenia organizowanego w dniu 02.09.2008r.). Sfinansowano ze środków Fundacji Lokalna Grupa Działania – Naszyjnik Północy w ramach programu Działaj Lokalnie VI do realizacji projektu pn.: ........... umowa nr ........... z dnia ......... Rodzaj kosztu, działania/ pozycja w budżecie/ podpozycja ................... (Podpis osoby koordynujące projekt/ upoważnionej ) [1] W zależności od tego czy wnioskodawca odzyskuje podatek VAT czy też nie.

Wkład własny Wkład własny niefinansowy (osobowy, usługowy i/ lub rzeczowy) zaangażowany w realizację projektu może zostać rozliczony w szczególności na podstawie: umowy użyczenia (wkład rzeczowy); oświadczenia wnioskodawcy/ realizatora o wykorzystywanych, w realizację projektu, zasobach rzeczowych wraz z ich aktualną wyceną (wkład rzeczowy); umowy partnerskiej/ o współpracy i oświadczenia osoby wykonującej usługi na rzecz realizatora projektu wraz z aktualną wyceną świadczonych usług potwierdzone przez realizatora projektu (wkład usługowy, rzeczowy i osobowy); porozumienia wolontariackiego oraz karty pracy wolontariusza (wkład osobowy). Wzory oświadczeń znajdą się na stronie LOG.

PDOF Proporcja Konto Zaświadczenie UKIE

Monitoring 1/2 Celem działań monitorujących prowadzonych przez Fundację Lokalna Grupa Działania – Naszyjnik Północy jest pomoc wnioskodawcom i realizatorom projektów przede wszystkim w zakresie prawidłowego zarządzania finansami, jak również mają na celu sprawdzanie prawidłowego przebiegu realizacji Programu. Wszyscy grantobiorcy zostaną odwiedzeni przez przedstawiciela FLGD – NP w terminie uzgodnionym przez obie strony.

Monitoring 2/2 Monitoring obejmuje prawidłowość realizacji projektu przez Wnioskodawcę oraz prawidłowość wydatkowania przekazanych środków finansowych. W związku z tym, weryfikacja może być prowadzona zarówno w trakcie, jak i po zakończeniu realizacji projektu. Prawo do działań monitorujących przysługuje Fundacji Lokalna Grupa Działania – Naszyjnik Północy, Akademii Rozwoju Filantropii oraz Polsko – Amerykańskiej Fundacji Wolności, jak również osobom i instytucjom przez nie upoważnionym zarówno w siedzibie wnioskodawcy, jak i w miejscu realizacji projektu.

Współpraca ze sponsorami Na poziomie PROGRAMU Na poziomie PROJEKTU

Kontakt Fundacja Lokalna Grupa Działania – Naszyjnik Północy ul. Ogrodowa 26, 77-310 Debrzno log@lgd.naszyjnikpolnocy.pl www.log.naszyjnikpolnocy.pl Tel. 59 833 55 25 (LOG, księgowość) Tel. 59 833 59 30 (administracja) Fax 59 833 59 31 Łukasz Machciński – Koordynator 508 237 292 biuro@f1consulting.pl www.f1consulting.pl Anna Zelek – Asystent Koordynatora wtorki 9.00-11.00 środy 16.00-18.00 czwartki 11.00-13.00 Tel. 59 83 35 525