REALIZACJA PROJEKTÓW W RAMACH POWT RCZ-RP szkolenie dla beneficjentów Opole, września 2011r.

Stosowanie zapisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2010 r. nr 113 poz. 759 z późn. zm.) w ramach POWT RCz-RP

Zgodnie z aktualnym stanem prawnym w przypadku, gdy wartość zamówienia publicznego nie przekracza równowartości euro zamawiający nie ma obowiązku dokonania wyboru wykonawcy wg procedur określonych przepisami ustawy (art. 4 pkt. 8). Aktualnie obowiązujący kurs przeliczeniowy reguluje Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2009 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz.U nr 224 poz. 1796), zgodnie z którym kurs ten od r. wynosi 3,839, co daje równowartość w złotych polskich w wysokości PLN.

Obowiązki beneficjenta w zakresie Pzp: przestrzeganie zapisów ustawy Pzp poddanie się Kontroli ex-ante poddanie się Kontroli ex-post

Przeprowadzana jest przed rozpoczęciem procedury zamówienia publicznego Kontroler weryfikuje następujące projekty dokumentów: –ogłoszenie o zamówieniu, –specyfikację istotnych warunków zamówienia wraz z załącznikami, w tym projektem umowy z wykonawcą, –zaproszenia do negocjacji, –inne dokumenty niezbędne do przeprowadzenia procedury zamówienia publicznego. Kontrola ex-ante

Kontroler weryfikuje dokumentację pod względem: zgodności z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, w szczególności zachowania zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, zgodności zakresu zamówienia z zakresem przewidzianym w projekcie, możliwości zastosowania dyskryminujących zapisów w opisie przedmiotu zamówienia, możliwości niepodania kryteriów wyboru i udzielenia zamówienia w ogłoszeniu oraz w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, prawidłowości wyboru trybu zamówienia, przestrzegania wytycznych dotyczących informacji i promocji.

Kontrola ex-ante Kontroler przekazuje beneficjentowi informację o wyniku weryfikacji w ciągu 7 dni roboczych od dnia otrzymania dokumentacji od beneficjenta. Informacja zawiera następujące zastrzeżenia: Kontroler nie ponosi odpowiedzialności za przeprowadzenie procedury zamówienia, Wniesienie zastrzeżeń / brak zastrzeżeń Kontrolera na etapie kontroli ex-ante nie oznacza, że Kontroler nie zidentyfikuje uchybień w postępowaniu o udzielenie zamówienia na dalszych etapach kontroli. Po otrzymaniu stosownych opinii, beneficjent może rozpocząć odpowiednio postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego lub podpisać umowę z wykonawcą. Jeżeli Kontroler ma zastrzeżenia do dokumentacji, formułuje w opinii informację dla beneficjenta, że nie wprowadzenie zmian do dokumentacji będzie skutkowało/może skutkować uznaniem wydatku za niekwalifikowalny. Kontrola ex-ante przeprowadzana jest w ramach realizacji projektów, w których została podpisana umowa o dofinansowanie pomiędzy IZ i beneficjentem.

Kontrola ex-post Prowadzona jest w trakcie kontroli administracyjnej, po przeprowadzeniu procedury o udzielenie zamówienia publicznego. Beneficjent przedkłada potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów dotyczących udzielonego zamówienia jako załącznik do Raportu częściowego / końcowego z realizacji części projektu składanego z Oświadczeniem o zrealizowanych wydatkach, rozliczającego wydatki, których dotyczyło przeprowadzone postępowanie o udzielenie zamówienia.

W trakcie kontroli ex-post badane są przede wszystkim takie elementy postępowania jak: poprawność formalna postępowania rodzaj zamówienia publicznego wartość zamówienia publicznego wybór trybu zamówienia publicznego ogłoszenie o zamówieniu/ogłoszenie o udzieleniu zamówienia SIWZ/opis przedmiotu zamówienia procedura wyłonienia wykonawcy wybór najkorzystniejszej oferty zawarcie umowy z wykonawcą Kontrola ex-post

Dokumenty przedkładane do kontroli ex - post dokument, z którego wynika data ustalenia wartości zamówienia; kopia ogłoszenia o zamówieniu /zaproszenia do negocjacji wraz z ogłoszeniami o zmianie zamówienia, jeśli dotyczy; kopia SIWZ wraz z załącznikami; kopia protokołów z przeprowadzonego postępowania wraz z załącznikami; kopia dokumentu powołującego komisje przetargową, jeżeli była powołana; kopia pełnej zwycięskiej oferty wraz z załącznikami; potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie formularzy ofertowych, jakie wpłynęły w ramach prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w ramach pozostałych ofert;

c.d. kopię dokumentacji w ramach wszystkich ofert odrzuconych, która umożliwi zweryfikowanie prawidłowości odrzucenia ofert przez zamawiającego (np. formularze ofertowe); kopię dokumentacji potencjalnych wykonawców, która umożliwi zweryfikowanie prawidłowości ich wykluczenia; kopie ew. innych dokumentów mających istotne znaczenie dla oceny prawidłowości przeprowadzonego postępowania (korespondencja z oferentami, potwierdzenia odbioru pism przez oferentów np. o wyborze najkorzystniejszej oferty, o odrzuceniu oferty itp.).

Zadania Kontrolera Zadanie kontrolera polega na zapewnieniu/sprawdzeniu, że wybór wykonawcy/dostawcy odbędzie się/odbył się zgodnie z warunkami Programu, w sposób transparentny, bez stosowania dyskryminacji co do zasady równego traktowania i przy zastosowaniu obowiązujących przepisów prawa. Kontroler nie ma obowiązku dokonywania oceny rozwiązań technicznych SIWZ. Kontrolerzy mają prawo uczestniczyć we wszystkich procedurach przetargowych w charakterze obserwatora, a także mają pełny dostęp do wszelkiej dokumentacji przetargowej zamówienia ogłaszanego po stronie polskiej.

Korekty finansowe za naruszenia prawa zamówień publicznych Wymierzanie korekt finansowych za naruszenia prawa zamówień publicznych związane z realizacją projektów współfinansowanych ze środków funduszy UE regulują w formie zaleceń wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego pn. Wymierzanie korekt finansowych za naruszenia prawa zamówień publicznych związane z realizacją projektów współfinansowanych ze środków funduszy UE

Raporty z realizacji projektów Raport z bieżącej realizacji części projektu, tzw. raport częściowy – każdy partner (PP) Raport z bieżącej realizacji projektu, tzw. raport całościowy – Partner Wiodący (PW) Raport końcowy z realizacji części projektu, tzw. raport końcowy – każdy partner (PP) Raport końcowy z realizacji projektu, tzw. raport końcowy całościowy – Partner Wiodący (PW)

Okresy składania raportów częściowych i całościowych Projekty do 1 mln euro całk. wydatków kwalifik. – co 6 m-c Projekty powyżej 1 mln euro całk. wydatków kwalifik. – co 3 m-c zgodnie z harmonogramem monitorowania stanowiącym załącznik do umowy/decyzji pierwszy okres – dzień zarejestrowania wniosku, może być dłuższy w zależności od terminu rzeczywistego rozpoczęcia realizacji projektu

Partner Wiodący : Raporty całościowe / końcowe - 90 dni od końca okresu monitorowania Raporty całościowe / końcowe wraz z wnioskiem o płatność – 120 dni od końca okresu monitorowania Wszyscy partnerzy: Raporty częściowe / końcowe składane bez lub łącznie z oświadczeniem o poniesionych wydatkach – 30 dni od końca okresu monitorowania c.d.

RAPORT CZĘŚCIOWY z OŚWIADCZENIEM O ZREALIZOWANYCH WYDATKACH ZA CZĘŚĆ PROJEKTU Każdy partner opracowuje oświadczenie za swoją część projektu i składa je właściwemu Kontrolerowi. Oświadczenie wypełnia się w systemie Benefit 7. Okresy, za które są składane Oświadczenia, muszą odpowiadać okresowi, za który są składane Raporty częściowe. Oświadczenie może zostać złożone za jeden lub kilka okresów, gdy wydatki kwalifikowalne w nim ujęte będą wyższe niż 7000 Euro (nie dotyczy końcowego oświadczenia o zrealizowanych wydatkach).

Jakie dokumenty składa beneficjent wraz z oświadczeniem? Raport z bieżącej/końcowej realizacji części projektu wraz z wszystkimi wymaganymi załącznikami wymienionymi w raporcie (2 oryginały), Oświadczenie o zrealizowanych wydatkach za część projektu (1 oryginał) Zestawienie wydatków (1 oryginał), Kopie dokumentów księgowych za okres „Oświadczenia” (1 kopia) uporządkowanych w teczce według linii budżetowych oraz oznakowanych identyfikatorem projektu. Partner nie składa oryginałów dokumentów Z każdej kopii dokumentu musi być widoczne, pod jakim numerem zaksięgowany jest oryginał w ewidencji księgowej beneficjenta Zestawienie wyjściowe potwierdzające zaksięgowanie dokumentów księgowych w ewidencji analitycznej projektu (wyciąg z dokumentacji księgowej partnera – księgowość analityczna projektu). Poszczególne dokumenty wymienione w Zestawieniu wydatków muszą być możliwe do zidentyfikowania w zestawieniu.

Co powinno zawierać oświadczenie? wszelkie wydatki, które powstały w danym okresie i zostały zapłacone do dnia złożenia Oświadczenia o zrealizowanych wydatkach. w przypadku, gdy wydatek został poniesiony w danym okresie, a zapłacony będzie dopiero po złożeniu Oświadczenia, wydatek zostaje ujęty w następnym Oświadczeniu. w przypadku niedotrzymania wyżej wymienionych zasad o ujęciu wydatku w Oświadczeniu, wydatek będzie uznawany za niekwalifikowalny.

Kontrola Oświadczenia Kontroler – Wojewoda Opolski ma 60 dni na kontrolę oświadczenia i raportu częściowego W przypadku niejasności partner składa dodatkowe dokumenty do kontroli - okres kontroli zostaje wstrzymany Usunąć uchybienia należy do 30 dni od dnia przesłania wezwania przez Kontrolera do ich usunięcia. Gdy partner nie usunie stwierdzonych uchybień w przeciągu 30 dni, Kontroler wystawi Poświadczenie jedynie na te wydatki, w stosunku do których nie było zastrzeżeń, a na ich podstawie jest możliwe wystawienie Poświadczenia. Wydatki, które nie zostały uznane z powodu niedotrzymania terminu powyższego terminu, partner może złożyć w ramach następnego Oświadczenia. W innym niż następne Oświadczenie nie będą te wydatki uznane za kwalifikowalne. Kontroler sprawdza przedstawione wydatki, wprowadza wysokość kwalifikowalnych wydatków za daną część projektu do MONITU i wystawia Poświadczenie kwalifikowalności wydatków, które przekazuje do danego partnera

Zasady opisywania dokumentów dowodowych Dowodem poniesienia wydatku są zapłacone faktury lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej. Dowodem są wyłącznie w całości zapłacone dokumenty. Załącznikiem do oświadczeń / deklaracji o poniesionych wydatkach są potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie faktur / innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej, potwierdzających dokonanie wydatków kwalifikowalnych.

Opis faktury/innego dokumentu o równoważnej wartości dowodowej Numer umowy / decyzji o dofinansowanie projektu w ramach programu (w przypadku wydatków ponoszonych po podpisaniu umowy) – na pierwszej stronie dokumentu księgowego Nr i nazwę projektu, Opis związku wydatku z projektem – należy zaznaczyć w opisie faktury, do której kategorii wydatku przedstawionego we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu odnosi się wydatek opisany fakturą (koszty osobowe, koszty rzeczowe, inwestycje, koszty podróży, itp.) Informację o poprawności rachunkowej, formalnej i merytorycznej, Podstawę prawną zgodnie z Ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. Z 2004r. Nr 19 poz. 177, tekst jednolity Dz. U. z 2010 r. nr 113 poz. 759 ); Należy podać zapis w ustawie, na podstawie którego projekt jest realizowany lub na podstawie którego do projektu (wydatku) nie stosuje się trybów ww. ustawy. Jeżeli projekt jest realizowany zgodnie z Procedurą Uproszczoną, należy to również napisać. W przypadku kosztów delegacji służbowych opis dotyczący zgodności z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych nie jest wymagany. Faktury / inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej powinny być opatrzone adnotacją: „Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego”. Zapis ten może również występować w formie pieczęci.

Do kopii faktur należy załączyć: potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie wyciągów z rachunku bankowego Beneficjenta (wskazanego w umowie / decyzji o przyznanie dofinansowania dla projektu) przedstawiające dokonane operacje bankowe lub kopie przelewów bankowych potwierdzających poniesienie wydatków za okres, którego dotyczy wniosek o płatność. potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów potwierdzających odbiór / wykonanie prac, np. protokoły odbioru (dotyczy wszystkich wydatków inwestycyjnych i robót budowlanych). w przypadku zakupu urządzeń, które nie zostały zamontowane –potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie protokołów odbioru urządzeń, przyjęcia na magazyn z podaniem ich miejsca składowania, kopie dokumentów potwierdzających realizację danego projektu lub jego części zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie projektu ( np. wymagane dyplomy, certyfikaty, dokumenty potwierdzające realizację Prawa zamówień publicznych, listy obecności, umowy o pracę / zlecenia itp.); upoważnienie ogólne bądź do prowadzenia spraw związanych z projektem, a w szczególności do podpisywania i poświadczania za zgodność z oryginałem dokumentów dla osób, które nie są upoważnione na mocy prawa do reprezentowania Beneficjenta, inne dokumenty wymagane przez kontrolera, niezbędne do weryfikacji wniosku.

Gdy rozliczane są koszty osobowe: umowa o pracę – dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatków jest potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia listy płac. W przypadku wynagrodzeń, lista płac może stanowić dowód poniesienia wydatku tylko i wyłącznie, gdy zostały zapłacone wszystkie składki. Może być ona sporządzana na dwa sposoby: a) albo zbiorczo dla wszystkich pracowników objętych wnioskiem w podziale na miesiące albo b) zbiorcza lista płac za okres, którego dotyczy wniosek w podziale na pracowników wymaganym załącznikiem jest Lista pracowników ujętych we wniosku o płatność wraz z ich okresem zatrudnienia, który ma być refundowany w ramach danego wniosku o płatność. umowa cywilno-prawna (np. umowa-zlecenie, umowa o dzieło itp.) - dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatków jest potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia rachunku do umowy ; wyjazdy służbowe – dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatków jest potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia rozliczonej delegacji.

REALIZACJA PROJEKTU Z WYKORZYSTANIEM SYSTEMU INFORMATYCZNEGO BENEFIT I MONIT 7+

Zakładka Zestawienie wydatków służy do wypełnienia poszczególnych dokumentów, jakie chcemy ująć w oświadczeniu. Każdy dokument ma swój odrębny wiersz, czasami jeden dokument należy rozpisać do kilku wierszy. Dotyczy to dokumentów, których elementy należą do różnych podrozdziałów (podlinii) budżetu. Np. wynagrodzenia brutto należą do innego podrozdziału (01.01), aniżeli składki na ubezpieczenia społeczne i inne potrącenia z tytułu wynagrodzeń (01.02). Dokument należałoby rozpisać do kilku wierszy również w sytuacji, gdyby część dokumentu stanowiła wydatek inwestycyjny a część wydatek nieinwestycyjny. Najpierw należy wybrać linię lub podlinię budżetu. Po kliknięciu na ikonie tabeli otwiera się lista, z której należy wybrać, do której linii należy dany wydatek. Następnie wczytana zostanie reszta bloku - niektóre pola będą obowiązkowe. Obowiązkowe pozycje mogą różnić się dla poszczególnych dokumentów w zależności od wybranego rozdziału lub podrozdziału budżetu. Dla każdego dokumentu należy wypełnić specyfikację wydatku, tytuł i cel płatności oraz czy jest to wydatek inwestycyjny lub nieinwestycyjny. W kolejnym bloku należy wpisać numer dokumentu (numer identyfikacyjny na fakturze), numer dokumentu w ewidencji księgowej i ilość stron dokumentu.

Czynność wprowadzania poszczególnych dokumentów, które chcemy ująć w oświadczeniu powtarzamy tyle razy, ile mamy dokumentów. Po wprowadzeniu wszystkich dokumentów, naciskamy przycisk "Przeliczenie na EUR" znajdujący się w górnej części strony. Spowoduje to przeliczenie całego zestawienia na EURO po określonych z góry kursach Europejskiego Banku Centralnego obowiązujących dla danego miesiąca.

Na każdym etapie przygotowania wniosku możliwe jest jego wydrukowanie i skontrolowanie wprowadzonych danych. W tym celu należy skorzystać z opcji Druk, która umożliwia wygenerowanie wersji PDF wniosku.

Raport całościowy wraz z wnioskiem o płatność Składa PW wraz z raportem całościowym do 120 dni od końca danego okresu monitorowania Zawiera Poświadczenia kwalifikowalności wydatków PP i PW Kontroler weryfikuje prawidłowość i rzetelność poniesionych wydatków za poszczególnych partnerów, najpóźniej przed upływem 30 dni od dnia jego złożenia

Jakie dokumenty składa PW wraz z raportem całościowym? Raport całościowy (2 podpisane oryginały) Raporty częściowe od wszystkich partnerów, które zostały zatwierdzone przez właściwego Kontrolera (1 podpisany oryginał + 1kopia) Wniosek o płatność (2 podpisane oryginały) Poświadczenia kwalifikowalności wydatków za część projektu wystawione przez właściwych Kontrolerów (1 podpisany oryginał + 1kopia) W przypadku, gdy żaden PP nie otrzyma Poświadczenia w terminie wskazanym dla sporządzenia wniosku o płatność, PW składa tylko raport całościowy. Poświadczenia, które PW otrzyma po złożeniu raportu całościowego, będą ujęte we wniosku za następny okres sprawozdawczy, zgodnie z harmonogramem zatwierdzonym przy sporządzaniu umowy / decyzji o dofinansowanie.

Kontakt z pracownikami OWT: Dyrektor Wydziału Zarządzania Funduszami Europejskimi Radosław Miążek tel , Kierownik OWT Joanna Krzyśków tel , Pracownicy Oddziału ds. Współpracy Transgranicznej Katarzyna Juszczak tel , Alicja Mroczek tel , e- mail: Krzysztof Sułek tel , Aleksander Noga tel , Fax ,