Realizacja projektu Warszawa, 27.10.2008 Małgorzata Snarska - Świderska Krajowy Punkt Kontaktowy Programów Badawczych UE Instytut Podstawowych Problemów Techniki Polskiej Akademii Nauk

Fazy projektu Dowolny model faz projektu możemy sprowadzić do modelu uproszczonego Inicjacja/ Definiowanie Planowanie/Organizacja Realizacja/Monitoring Zakończenie/Audyt

Fazy projektu badawczego w 7.PR Wniosek Realizacja Decyzja Ocena Negocjacje Audyt? Grant Raporty 2 m 3 m 6 m 3 - 6 m 36 - 60 m 60 m Razem:137 m (11,5 roku) Hyperion, EARMA Conference 2007

Podmioty biorące udział w projekcie Komisja Europejska » Project officer Konsorcjum » Koordynator

Fazy projektu w 7.PR Wniosek Realizacja Decyzja Ocena Negocjacje Audyt? Pomysł i odniesienie do strategii badawczej instytucji Przegląd „calls for proposals” i zasad uczestnictwa Stymulowanie naukowców i wstępny przydział osób do projektu Szkolenia w zakresie pisania wniosków (kontakt z KPK) Pierwsza przymiarka do wyboru partnerów projektu - konsorcjum Przygotowanie wsparcia (sprawy prawne, finansowe i administracyjne) Decyzja o przygotowaniu wniosku

Zasady tworzenia konsorcjum Zaprojektuj konsorcjum dla realizacji celów projektu Dobieraj partnerów do realizacji konkretnych zadań Nie twórz dodatkowych zadań „pod partnera” Partnerzy muszą osiągać konkretne korzyści z udziału w projekcie Zbuduj wiarygodne konsorcjum. Sprawdź reputację i zasoby partnerów Buduj wzajemne zaufanie! Nie angażuj bezpośrednich konkurentów!

Struktura zarządzania: osoby i funkcje Zarząd firmy Koordynator Kierownicy pakietów zadań Kierownicy zadań Komitet Techniczny Sekretariat projektu Administracja

Struktura zarządzania: konsorcjum Koordynator (reprezentujący konsorcjum) Komitet Sterujący: Dyrektorzy/Prezesi instytucji partnerskich Zarząd Projektu: Reprezentanci koordynatora i instytucji partnerskich Komitet Techniczny: Kierownicy pakietów zadań Sekretariat projektu: Administracja

Przykład struktury zarządzania Komitet Doradczy Zarząd Projektu Komitet Sterujący Koordynator Kolt (A1) WP 3 NMLC (B3) WP 4 INS&BS (B1) WP 2 Proscan (A2) WP 5 WP 6 SFBN (A3) WP 1

Koordynator: cechy Kwalifikacje, doświadczenie i motywacja Przekonany co do celów projektu Dyspozycyjny i posiada zaplecze Przywódca nie administrator Akceptowany przez partnerów, zdolny do stworzenia zespołu i zaufania Umiejętność radzenia sobie z konfliktami

Koordynator: zadania Koordynacja pomiędzy pakietami zadań Kontrola postępów projektu w stosunku do osiągania celów i planu Organizowanie i przewodniczenie spotkaniom Raportowanie Zarządzanie finansami Rozwiązywanie konfliktów

Podstawowe umiejętności koordynatora projektu 84% Komunikacyjne 75% Organizacyjne 72% Budowanie zespołu 68% Przywódcze 59% Radzenia sobie ze zmianami 46% Techniczne Ankieta przeprowadzona w USA. Zarządzanie projektami to przede wszystkim praca z ludźmi. Źródło:B.Z.Pozner: What it takes to be good project manager. Project management journal. March 1987 © 4pm Sławomir Halbryt

Fazy projektu: Planowanie Struktura podziału prac - zadania Przydzielanie zasobów niezbędnych dla realizacji poszczególnych zadań Konstruowanie budżetu Harmonogram realizacji/ścieżka krytyczna Zarządzanie ryzykiem Umowa konsorcjum Zdefiniowanie ról i interesów Podział odpowiedzialności

Fazy projektu w 7.PR Wniosek Realizacja Decyzja Ocena Negocjacje Audyt? Przygotowanie ogólnej koncepcji projektu i jego finansowania Wybór partnerów projektu, w tym strategicznych (stworzenie konsorcjum) Stworzenie szczegółowego planu zadań i podział zadań między partnerów Przygotowanie budżetu projektu Przygotowanie wniosku (sprawdzenie: sprawy prawne, finansowe i administracyjne, przykładowe wnioski) Przydział osób do projektu Złożenie wniosku

Przygotuj opis wg kryteriów oceny i złóż wniosek Doskonałość naukowa i technologiczna; Jakość i efektywność realizacji oraz zarządzania; Potencjalny efekt oddziaływania będącego wynikiem wykorzystania wyników projektu; Zgodność z celami programu (nie jest samodzielnym kryterium - zawiera się w kryteriach 1 i 3). Złóż wniosek

Fazy projektu w 7.PR Wniosek Realizacja Decyzja Ocena Negocjacje Audyt? Zapoznanie się z uwagami i rekomendacjami ewaluatorów; Negocjacje umowy z KE (koordynator – udział w spotkaniu w Brukseli); Przygotowanie porozumienia konsorcjum (struktura organizacyjna konsorcjum i zasady współpracy partnerów); Przygotowanie formularzy finansowych (GPF); Wsparcie (sprawy prawne, finansowe i administracyjne); Podpisanie umowy z KE

Negocjacje Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku Komisja Europejska przesyła do koordynatora projektu list zapraszający do podjęcia negocjacji, który zawiera szczegóły dotyczące ewaluacji projektu, ewentualnie zagadnienia, które mogą się pojawić w trakcie negocjacji oraz kopię Negotiation Mandate. Do tego listu dołączony jest także Evaluation Summary Report, a czasem Ethical Review Report W zależności od wielkości i natury projektu spotkanie pomiędzy konsorcjum i Komisją Europejską może się odbyć lub nie – decyduje o tym oficer projektu odpowiadający za negocjacje. Ze strony konsorcjum w spotkaniu uczestniczy koordynator oraz kilku beneficjentów, zaś Komisję Europejską wspomagają w spotkaniu zaproszeni eksperci Wskazówki i praktyczne porady na temat przygotowania się do negocjacji: http://cordis.europa.eu/fp7/find-doc_pl.html

Podstawy realizacji projektu Grant agreement: Umowa pomiędzy Wspólnotą a uczestnikami. Dotyczy wykonania projektu, określa prawa i obowiązki między Wspólnotą Europejską i uczestnikami projektu. Consortium agreement Umowa między uczestnikami projektu. Wspólnota nie jest jej stroną. Obowiązkowa, chyba że co innego określone jest w wezwaniu do składaniu wniosków

Fazy projektu w 7.PR Start i realizacja projektu Wniosek Realizacja Decyzja Ocena Negocjacje Audyt? Start i realizacja projektu Wsparcie (sprawy prawne, finansowe i administracyjne oraz narzędzia informatyczne) Zarządzanie płynnością w projekcie Koordynacja i zarządzanie - monitoring realizacji celów i jakości wyników Zarządzanie ryzykiem, w tym „gaszenie pożarów” Realokacja zadań i budżetu w ramach konsorcjum Aneksy do umowy z KE Deliverables i Raporty roczne (activity, management, Form C, certyfikaty) Audyty krajowe i Mid-term Review Zakończenie projektu Raporty końcowe i Final Review Akceptacja KE i rozliczenie finansowe projektu

Fazy projektu: Realizacja Rozpoczęcie realizacji zadań Weryfikacja założeń Monitorowanie projektu: czas, koszty, efekty Zarządzanie zmianą Kontrolowanie ryzyka Rozwiązywanie problemów i konfliktów Rozliczanie kosztów/raportowanie

Realizuj program pracy projektu Pakiety zadań (WP) - ich cel, partnerzy odpowiedzialni za realizację. Dbaj o realizację poszczególnych zadań w każdym WP – dobra współpraca z partnerami. Kontroluj realizację harmonogramu całego projektu. Kontroluj kamienie milowe w projekcie. Weryfikuj postęp realizacji projektu i osiąganych rezultatów cząstkowych w postaci tzw. deliverables

Narzędzia do zarządzania projektami W zarządzaniu projektami posługujemy się wieloma narzędziami i technikami, które pozwalają planować projekt, a następnie śledzić postęp w projekcie.

Struktura Podziału Prac (SPP) Projekt Koordynator Partner Pakiet 1 Pakiet 2 Pakiet 3 Zadanie 2.1 Zadanie 3.1 Pakiet 4 Pakiet 5 Zadanie 4.1 Zadanie 3.4 Zadanie 3.3 Zadanie 3.2 Zadanie 2.2 Zadanie 4.3 Zadanie 4.2 Zadanie 1.1 Zadanie 1.4 Zadanie 1.3 Zadanie 1.2 Zadanie 5.1 Zadanie 5.3 Zadanie 5.2

Struktura pakietów zadań Opracowanie Lasera Półprzewodnikowego Pakiet 2 Opracowanie Spektrofotomentru Pakiet 3 Opracowanie urządzenia do diagnostyki fotodynamicznej PDD Pakiet 4 Opracowanie fotouczulaczy i badanie ich skuteczności Pakiet 5 Opracowanie technik pomiarowych

Diagram sieciowy PERT: Project Evaluation and Review Technique Użyteczna technika planowania projektu Pokazuje relacje pomiędzy pakietami (zadaniami) Planowanie rozwiązań wariantowych (zarządzanie ryzykiem) Użyteczna przy budowie/zmianach harmonogramu

Diagram sieciowy projektu (PERT) Decyzja PAKIET 1 Otrzymanie fantasylenu Partner 2 Koordynator Partner 2 i 3 PAKIET 2 Opracowanie próbek opakowań Partnerzy 3 i 4 Partner 3 PAKIET 3 Opracowanie znakowania Partner 1 4 5 PAKIET 4 Badania produktu Partners 4, 5 Partner 4 PAKIET 5 Opracowanie technologii Partners 1, 2, 3, WORK PACKAGE X : Wariant awaryjny Partners 1, 2, 3, 4, 5 Partner 1 ) TAK STOP

Punkty kontrolne (kamienie milowe) Kamienie milowe określają: koniec etapów projektu (pakietu, ważnego zadania) wyniki ważnych etapów projektu niezbędne do rozpoczęcia kolejnego etapu, moment kontroli jakości zrealizowanych prac, postępu projektu, wydatkowania budżetu, moment decyzji o sposobie dalszej kontynuacji projektu Pozwalają porównać plan z jego realizacją

Realizacja harmonogramu Daty graniczne – rozpoczęcie, okres realizacji projektu, zakończenie Czas realizacji poszczególnych zadań Zależności pomiędzy zadaniami (diagram sieciowy) Kontrola rezerw czasowych Ścieżka krytyczna projektu Stała analiza wykresu Gantt’a Weryfikacja produktów i punktów kontrolnych

Harmonogram

Bieżący monitoring Osoby biorące udział w projekcie (kwalifikacje, wynagrodzenie) – weryfikuj ich dostępność i działania; Stale monitoruj czas pracy niezbędny na realizacje poszczególnych zadań (Karty pracy - osobo/dni i osobo/miesiące); Weryfikuj inne koszty (podróże, materiały, amortyzacja, usługi obce, inne) – ryzyko przekroczenia budżetu; Kontroluj koszty pośrednie (rzeczywiste lub ryczałtowe).

Raporty i rozliczenie kosztów Okresowe raporty; Regularnie w określonych terminach (raporty roczne, śródokresowe, końcowy); Syntetyczne tylko w odniesieniu do realizacji celów projektu i odstępstw od planu; Zestawiane i kompilowane przez koordynatora; Potwierdzenie poniesionych kosztów w dokumentach księgowych

Fazy projektu: Zakończenie Ocena rezultatów Wnioski/doświadczenia na przyszłość Rozliczenie końcowe Zamknięcie projektu Kontrola/Audyt? Eksploatacja rezultatów

Fazy projektu w 7.PR Rozpowszechnianie i publikacja wyników Wniosek Realizacja Decyzja Ocena Negocjacje Audyt? Rozpowszechnianie i publikacja wyników Przygotowanie dokumentacji do audytu Wsparcie w trakcie audytu Po audycie – odpowiedź na pytania i odniesienie się do raportu audytora Ostateczne rozliczenie finansowe z KE

Cechy dobrej realizacji projektu Dla wykonawców: Osiągnięte sprecyzowane w projekcie cele !!! Brak opóźnień w płatnościach Odpowiedni przepływ dokumentów Dobra współpraca w konsorcjum Dla Komisji Europejskiej Osiągnięte sprecyzowane w projekcie cele !!! Zachowane terminy Klarowne dokumentacje Brak niespodzianek

Przydatne informacje http://www.hyperion.ie/templates.htm The FP7 Coach: vehicle to success http://www.fp7coach.eu Templates for the Project Management http://www.hyperion.ie/templates.htm EARMA – The European Association of Research Managers and Administrators http://www.earma.org/

Dziękuję za uwagę Kontakt: Małgorzata Snarska - Świderska e-mail: malgorzata.snarska@kpk.gov.pl tel.: 0 22 828 74 83 wew. 300 0 508 101 202