Przygotowała mgr Monika Stec-Wronkiewicz Warszawa, kwiecień 2015 r. Założenia projektu „Digitalizacja Biblioteki IMGW-PIB oraz danych obserwacyjnych” w ramach Działania 2.1 Wysoka dostępność i jakość e-usług publicznych Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014 – 2020, II Oś priorytetowa e-administracja i otwarty rząd. Przygotowała mgr Monika Stec-Wronkiewicz Warszawa, kwiecień 2015 r.

mgr Monika Stec-Wronkiewicz Starszy Specjalista Centrum Nowych Mediów i Sprzedaży w Pionie Dyrektora Naczelnego Monika.Stec-Wronkiewicz@imgw.pl tel. 22 56 94 231

Spis treści: Prezentacja działalności IMGW-PIB Główne założenia projektu - cele - budżet - harmonogram - wskaźniki Podsumowanie Pytania

IMGW-PIB Instytut Meteorologii i Gospodarki Wodnej - Państwowy Instytut Badawczy (IMGW-PIB) jednostka badawczo-rozwojowa utworzona na mocy uchwały nr 338/72 Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1972 r. w sprawie połączenia Państwowego Instytutu Hydrologiczno-Meteorologicznego z Instytutem Gospodarki Wodnej, działającą na podstawie ustawy z dnia 25 lipca 1985 r. o jednostkach badawczo-rozwojowych (tekst jednolity Dz.U. nr 44/91, poz. 194 i nr 107, poz. 464 z późniejszymi zmianami). 13 września 2010 r. Rozporządzenie Rady Ministrów – w sprawie nadania IMGW statusu państwowego instytutu badawczego (DZ.U. z 2008 r. Nr 159, poz. 993 oraz 2009 r. Nr 168, poz. 1323) Nadzór nad Instytutem sprawuje Minister Środowiska

IMGW-PIB Podstawowe zadania statutowe Instytutu: - prowadzenie prac naukowo-badawczych dla służb państwowych w dziedzinach: meteorologii hydrologii oceanologii gospodarki i inżynierii wodnej jakości zasobów wodnych gospodarki ściekowej utylizacji osadów ściekowych

IMGW-PIB Działalność: - prowadzenie prac naukowo-badawczych w dziedzinach związanych z działalnością Instytutu - prowadzenie systematycznych pomiarów i obserwacji przy pomocy systemów i sieci pomiarowych - zbieranie, przechowywanie, przetwarzanie i udostępnianie materiałów pomiarowych i obserwacyjnych krajowych i zagranicznych 6

IMGW-PIB Działalność: - przygotowanie i rozpowszechnianie prognoz i ostrzeżeń dla osłony ludności i gospodarki narodowej oraz obronności państwa - prognozowanie jakości zasobów wodnych i zanieczyszczenia powietrza - opracowywanie oceny stanu technicznego i bezpieczeństwa budowli piętrzących dla potrzeb ochrony ludności i mienia przed klęskami żywiołowymi i katastrofami budowlanymi

IMGW-PIB Działalność: - doskonalenie i podnoszenie kwalifikacji naukowych i zawodowych kadr oraz nadawanie stopni naukowych - gromadzenie, przetwarzanie i upowszechnianie informacji naukowej, technicznej i ekonomicznej z dziedzin będących przedmiotem działalności - prowadzenie działalności wydawniczej

IMGW-PIB Działalność: - współpraca naukowa, badawcza z innymi instytutami krajowymi i zagranicznymi oraz służbami hydrometeorologicznymi na poziomie europejskim i światowym - uczestniczenie w działalności Światowej Organizacji Meteorologicznej i innych agend wyspecjalizowanych ONZ 9

IMGW-PIB Doświadczenie w prowadzeniu i realizacji projektów - IMGW-PIB posiada wieloletnie doświadczenie w realizacji projektów ze zbliżonego obszaru tematycznego, również współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej - w latach 2007 – 2013 (poprzedni okres programowy) pozyskano i rozliczono środki pochodzące głównie z budżetu unijnego – w tym realizując projekty na bazie własnych funduszy. - łącznie zakończono realizację 42 projektów, które zostały w pełni rozliczone i zamknięte – założone wskaźniki osiągnięto w każdym z projektów.

Zbiory biblioteczne to wyjątkowo cenny element dziedzictwa kulturowego, którego ochrona jest powinnością każdego pokolenia. Jest ona zespołem różnorodnych i złożonych działań, zmierzających do zapewnienia zbiorom bezpieczeństwa i dobrego stanu zachowania, a także odpowiednich warunków udostępniania. Ochrona zbiorów należy do podstawowych zadań bibliotek (art.4.1.1. Ustawy o bibliotekach z 27.06.1997).

Biblioteka w XXI wieku - placówki biblioteczne - główne źródło pozyskiwania wiedzy z wszelkich dziedzin nauki - spadek liczby czytelników - pozyskiwanie wiedzy poprzez korzystanie z encyklopedii tematycznych na CD dołączanych do gazet lub dostępnych w Internecie - tradycyjne biblioteki – przeżytek - e-booki

„Od cyfryzacji nie ma już odwrotu „Od cyfryzacji nie ma już odwrotu. Żyjemy w  świecie, gdzie nowoczesne przetwarzanie danych i cyfryzacja są siłą napędową rozwoju wielu gospodarek”. Wiceminister Roman Dmowski Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji

Digitalizacja: potrzeba naszych czasów wygrana dla ekologii sprawdzony sposób na porządek i bezpieczeństwo wszystko w zasięgu ręki abyś przekroczył niemożliwe

Cel główny projektu Celem głównym projektu jest rozwój społeczeństwa informacyjnego poprzez utworzenie biblioteki cyfrowej. Zdigitalizowane zostaną: - zasoby biblioteczne: wydawnictwa periodyczne, książki, mapy, atlasy, monografie, starodruki - dane pomiarowe: depesze, dzienniki, starodruki, księgi, karty katalogowe ze stacji meteorologicznych, z posterunków meteorologicznych, z posterunków opadowych

Grupa docelowa: - młodzi naukowcy - doktoranci - studenci - uczniowie - organizacje naukowo badawcze - pasjonaci (np. łowcy burz)

Cel główny zostanie osiągnięty poprzez: Cele szczegółowe - utworzenie biblioteki wirtualnej IMGW-PIB umożliwiającej szybki i szeroki dostęp do zasobów wiedzy - zabezpieczenie najcenniejszych dokumentów Instytutu przed mechanicznym uszkodzeniem - utworzenie kopii zasobów Instytutu - zwiększenie dostępności bez ograniczeń terytorialnych - wzbogacenie literatury fachowej wśród istniejących bibliotek

Cel główny zostanie osiągnięty poprzez: Cele szczegółowe - archiwizacja oraz konserwacja zbiorów bibliotecznych i danych pomiarowych - digitalizacja cennych zbiorów bibliotecznych i danych pomiarowych oraz udostępnienie ich treści - udostępnienie do celów naukowych zbiorów bibliotecznych i danych pomiarowych obecnie niewykorzystywanych

Cel główny zostanie osiągnięty poprzez: Cele szczegółowe - zapewnienie warunków organizacyjnych i technicznych dla świadczenia usług bibliotecznych drogą elektroniczną - wzrost liczby usług bibliotecznych świadczonych drogą elektroniczną - usprawnienie funkcjonowania biblioteki oraz podniesienie jakości obsługi czytelników - zwiększenie dostępności do materiałów dydaktycznych, w tym do materiałów wykorzystywanych w kształceniu na odległość

Cel główny zostanie osiągnięty poprzez: Cele szczegółowe - poprawa dostępności do zasobów cyfrowych instytucji nauki poprzez wspólną platformę komunikacji - rozwój infrastruktury technicznej i organizacyjnej umożliwiającej rozwój zasobów cyfrowych IMGW-PIB Cele szczegółowe są zgodne z celem osi priorytetowej I POPC (E-administracja i otwarty rząd), jakim jest Zwiększenie dostępności, stopnia wykorzystania i jakości technologii informacyjno-komunikacyjnych.

Wzmocnienie obszarów: - Nauka - Popularyzacja zbiorów - Poprawa dostępności - Edukacja - Promocja instytucji

Analiza wielokryterialna: rekomendowana dla projektów infrastruktury otwartej porównano 3 warianty inwestycyjne: 1.wariant I bezinwestycyjny 2. wariant II podstawowy (inwestycyjny – digitalizacja) 3. wariant III alternatywny (inwestycyjny – outsorcing)

Założenia: - czas trwania projektu – 2,5 roku (30 miesięcy) - rozpoczęcie projektu styczeń 2016 r. – zakończenie czerwiec 2018 r. - wartość realizacji projektu: 2.110.509 zł - 100% dofinansowania

Budżet (w trakcie opracowywania): Digitalizacja: - dane obserwacyjne (format A3) = 151 990 zł - dane obserwacyjne – karty katalogowe zapisane dwustronnie = 35.200 zł - biblioteka 166 190 stron = 166 190 zł Razem: 353.380,00 zł Adaptacja pomieszczenia: 54.870,00 zł Sprzęt i oprogramowanie: 146.739,00 zł Personel łącznie (8 etatów): 1.438.740,00 zł Delegacje: 6.000,00 zł Szkolenia: 16.000,00 zł Przygotowanie studium: 36.000,00 zł Dlibra (licencja, szkolenia) 8.780,00 zł Strona do administrowania i dla użytkownika: 50 000,00 zł Promocja projektu ok. 3% od całości Razem: 2.110.509,00 zł 24

Realizacja zadań, harmonogram Do kwietnia 2015 r Realizacja zadań, harmonogram Do kwietnia 2015 r.: - zdiagnozowano potrzebę digitalizacji - zdiagnozowano cele - sformalizowano sprawę danych - stworzono Studium Wykonalności projektu, w tym budżet - przeszkolono zasoby - oceniono zasoby Do końca roku 2015: - prawa autorskie umieszczanie na stronie publikacji musi odbywać się z poszanowaniem przepisów Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych

Realizacja zadań, harmonogram Jeśli otrzymamy dofinansowanie to podejmiemy działania: - powstanie Biuro Projektu, którego zadaniem będzie koordynowanie, wdrażanie, rozliczanie projektu - nadzór nad rozliczeniami finansowymi i merytorycznymi projektu pełnić będą specjaliści z doświadczeniem i znajomością tematu - całość będzie nadzorował Dyrektor Instytutu - Wykonawcy projektu zostaną wybrani zgodnie z wymogami procedur przetargowych wg Ustawy z dnia 29 stycznia 2014 r Prawo zamówień publicznych

Kluczowe dla realizacji projektu przetargi obejmą: - wyłonienie wykonawcy w zakresie zakupu i dostawy, instalacji i uruchomienia elementów infrastruktury serwerowo-sieciowej oraz sprzętu komputerowego - wyłonienie wykonawcy w zakresie zakupu, dostawy i montażu specjalistycznych skanerów do digitalizacji oraz zestawów komputerowych do ich obsługi - wyłonienie wykonawcy w zakresie tworzenia repozytorium cyfrowego, digitalizacji - wyłonienie wykonawcy w zakresie dostawy mebli biurowych

Harmonogram prac będzie obejmował: - powołanie Biura Projektu - wybór pozycji do digitalizacji - wybór sprzętu specjalistycznego - dostosowanie pomieszczeń do prowadzenia prac - doposażenie infrastruktury serwerowej i sieciowej - instalacja sprzętu i oprogramowania - wybór wykonawców zadań projektu - rekrutacja personelu - szkolenie personelu - testy sprzętu i oprogramowania - skanowanie - weryfikacja

Działania w ramach projektu: - przygotowanie studium wykonalności i projektu techniczno- organizacyjnego, - powołanie biura projektowego - zarządzanie i administrowanie projektem - koordynacja prac przygotowawczych i wdrożeniowych - przygotowanie i adaptacja pomieszczeń IMGW-PIB, - przygotowanie OPZ do przetargu na wykonawcę biblioteki cyfrowej, - zakup materiałów niezbędnych do realizacji projektu, - zabezpieczenie zbiorów, - skanowanie, - wybór sposobu udostępniania, - wybór jakości i ilości zbiorów poddanych digitalizacji, - wybór wykonawcy, tworzenie repozytorium cyfrowego, - nadzór nad postępem finansowym i merytorycznym.

Trwałość rezultatów projektu: - realizacja projektu planowana jest na lata 2016 – 2018 - utrzymanie projektu przez 5 lat po zakończeniu inwestycji - koszty utrzymania i eksploatacji będą ponoszone przez Instytut - wydatki zostaną uwzględnione w długookresowym budżecie

Założenia techniczne: - rejestry będą tworzone zgodnie z Katalogiem Dobrych Praktyk Digitalizacyjnych dla obiektów bibliotecznych, stworzonych przez Bibliotekę Narodową pełniącą funkcję Centrum Kompetencji w zakresie digitalizacji obiektów bibliotecznych

Założenia techniczne: - portal centralny z osobnymi instancjami dla partnerów (utworzenie kompatybilnej biblioteki ze zbiorami FBC oraz RCIN) - system będzie indeksował zasoby z różnych źródeł pozwalając w intuicyjny sposób wyszukiwać dane oraz uzyskiwać do nich dostęp - indeks i oprogramowanie będą oparte na języku XML i będą zainstalowane na serwerach znajdujących się w serwerowni IMGW-PIB - aktualizacja indeksu będzie dokonywana poporzez bezpieczną, wydzieloną sieć teleinformatyczną

Założenia techniczne: - Indeksowanie będzie dokonywane nie rzadziej niż raz na dobę - podstawową funkcją systemu informatycznego będzie indeksowanie i linkowanie wszystkich zasobów elektronicznych uczestników projektu - wyniki będą prezentowane w sposób uporządkowany, pogrupowany - wyszukiwarka portalu pomoże rozwijać, zawężać i konkretyzować wyniki wyszukiwania oraz zaproponuje „inteligentne” filtry, podpowiedzi, sugestie - system będzie umożliwiał wprowadzanie przez użytkowników własnych deskryptów (tzw. tagów), ocenianie i pisanie recenzji

Założenia techniczne: - uprawnieni użytkownicy po zalogowaniu będą mieli dostęp do półki elektronicznej, gdzie będzie istniała możliwość zachowania wyników swoich wyszukiwań, gromadzenia bibliografii itp.. - użytkownik będzie miał pewność, że nawet po upływie dłuższego czasu znajdzie w bibliotece te same zasoby, z których korzystał poprzednio - projekt rozbudowy sieci zakłada wykorzystanie w możliwie dużym stopniu istniejącej infrastruktury sieciowej IMGW-PIB oraz niezbędną jej rozbudowę na potrzeby realizacji projektu - ze względów ekonomicznych nie planuje się budowy dedykowanego łącza lecz wykorzystanie obecnych łączy internetowych do komunikacji poprzez szyfrowany kanał VPN

Wskaźniki wykaz wskaźników rezultatów realizacji zadania - liczba usług publicznych udostępnionych on-line o stopniu dojrzałości 3 - dwustronna interakcja - przestrzeń dyskowa serwerowni określona w era bajtach - moc obliczeniowa serwerowni - liczba uruchomionych systemów teleinformatycznych i aplikacji w podmiotach wykonujących zadania publiczne - liczba pracowników podmiotów wykonujących zadania publiczne nie będących pracownikami IT, objętych wsparciem szkoleniowym

Podsumowanie: - digitalizacja jest potrzebą naszych czasów - cyfrowa biblioteka to główny cel rozwoju społeczeństwa informacyjnego - zapewnienie zbiorom bezpieczeństwa, dobrego stanu zachowania oraz odpowiednich warunków udostępniania - zwiększenie dostępności do materiałów dydaktycznych, w tym do materiałów wykorzystywanych w kształceniu na odległość - udostępnienie do celów naukowych również zbiorów bibliotecznych i danych obserwacyjnych dotychczas niewykorzystywanych 36

Podsumowanie: - projekt przewidziany jest na okres 30 miesięcy - przewidywana wartość projektu to 2.110.509,00 zł - e-usługi – dostęp do zasobów biblioteki i danych pomiarowych będą rozwijane, będą bezpłatne - potrzeby grupy docelowej zostaną zaspokojone - utrzymanie projektu przez 5 lat po zakończeniu inwestycji - koszty utrzymania i eksploatacji będą ponoszone przez IMGW 37

Podsumowanie: - Rejestry będą tworzone zgodnie z Katalogiem Dobrych Praktyk Digitalizacyjnych dla obiektów bibliotecznych - system będzie indeksował zasoby z różnych źródeł pozwalając w sposób intuicyjny wyszukiwać dane oraz uzyskiwać do nich dostęp - będzie istniała możliwość zachowania wyników swoich wyszukiwań, nawet po upływie dłuższego czasu użytkownik znajdzie w bibliotece te same zasoby, z których korzystał poprzednio 38

Podsumowanie: Repozytorium IMGW-PIB będzie kompatybilne z technologiami zastosowanymi przez Federację Bibliotek Cyfrowych oraz Repozytorium Cyfrowym Instytutów Naukowych. Realizacja projektu jest zgodna z celem głównym POPC „Wzmocnienie cyfrowych fundamentów dla rozwoju kraju”. Jest to inwestycja z zakresu IT na terenie województwa mazowieckiego, dzięki której dojdzie do uruchomienia biblioteki wirtualnej IMGW-PIB – instytucji o zasięgu ogólnopolskim / międzynarodowym. 39

Monika Stec Wronkiewicz Centrum Nowych Mediów i Sprzedaży IMGW-PIB Dziękuję za uwagę Monika Stec Wronkiewicz Centrum Nowych Mediów i Sprzedaży IMGW-PIB