Kurs z Excela. Poziom średni kwiecień 2015 Dominik Korniluk główny specjalista Departament Polityki Makroekonomicznej Zespół ds. Analiz Fiskalnych (PM5)

Przegląd podstawowych narzędzi Excela z karty „Narzędzia główne” PLAN KURSU – CZĘŚĆ I Przegląd podstawowych narzędzi Excela z karty „Narzędzia główne” Wybrane proste chwyty/sztuczki upraszczające pracę z Excelem adresowanie bezwzględne przeciąganie komórek nazywanie komórek wybrane skróty Tabele i konspekty wyszukaj.pionowo sortowanie filtrowanie tekst jako kolumny usuń duplikaty tworzenie list rozwijanych sumy częściowe grupowanie danych łączenie arkuszy

Nieco bardziej zaawansowane funkcje PLAN KURSU – CZĘŚĆ II Tabele przestawne Nieco bardziej zaawansowane funkcje wyszukaj, jeżeli podaj.pozycję, indeks suma.jeżeli Ochrona danych: arkusza i skoroszytu (pliku)

Przegląd podstawowych narzędzi Excela z karty „Narzędzia główne”

Przegląd podstawowych narzędzi Excela z karty „Narzędzia główne” Pole nazwy / odwołania Pasek tytułu Pasek zakładek / kart Pasek formuły Aktywna komórka Nagłówki wierszy Pasek stanu Wstaw nowy arkusz Nagłówki kolumn Powiększenie arkusza

Wybrane proste chwyty/sztuczki upraszczające pracę z Excelem

Adresowanie bezwzględne Tabliczka mnożenia Znak $ stojący przed literą blokuje kolumnę Znak $ stojący przed liczbą blokuje wiersz F4 – automatyczne zablokowanie całej komórki

Przypisywanie nazw zakresom komórek ctrl+F3

Przypisywanie nazw zakresom komórek – zalety: Łatwiejsze formuły i makra Szybkie przemieszczanie dzięki polu nazwy Łatwiejsze makra Możliwość nadawania nazwom zakresu lokalnego lub globalnego Możliwość automatycznego nadawania nazw Możliwość nazywania kolumn i wierszy Możliwość tworzenia listy nazw Autouzupełnianie w formułach Przeglądanie po zmniejszeniu arkusza

Przypisywanie nazw zakresom komórek Uwaga na wstawianie wierszy lub kolumn: w obrębie i poza nazwanym zakresem Uwaga na usuwanie wierszy lub kolumn Uwaga na nazwy globalne podczas kopiowania arkuszy => zostaną przekonwertowane na nazwy lokalne Uwaga na nazwy obecne mimo usunięcia arkusza => będą miały błędne odwołania Jak utworzyć formułę (stałą) bez odwołań do komórek:

Wybrane skróty ctrl+s – zapisz (save) ctrl+o – otwórz (open) ctrl+z – cofnij ctrl+y – ponów ctrl+a – zaznacz cały obszar (all) ctrl+c – kopiuj (copy) ctrl+x – wytnij (x – nożyce) ctrl+v – wklej ctrl+alt+v – wklej specjalnie (r – wartości) ctrl+f – znajdź (find) ctrl+h – znajdź i zamień ctrl+g – przejdź do (go) ctrl+t – utwórz tabelę (table)

Wybrane skróty ctrl+PgUp / ctrl+PgDn – przechodzenie między arkuszami ctrl+strzałka – przejście do krawędzi bieżącego obszaru shift+strzałka – poszerzenie zaznaczenia ctrl+shift+strzałka – poszerzenie zaznaczenia do krawędzi obszaru delete – usuwa samą zawartość komórek (bez formatu i komentarzy) alt+enter – nowy wiersz w tej samej komórce esc – anuluje wpis w komórce tab – przejście do następnej komórki po prawej więcej: https://support.office.com/pl-pl/article/Skr%C3%B3ty-klawiaturowe-w-programie-Excel-2010-20603861-42b6-4c93-82ec-66924ea9b323?ui=pl-PL&rs=pl-PL&ad=PL

Zamiast wykresu słupkowego…

Tabele i konspekty

Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO WYSZUKAJ.PIONOWO(szukana_wartość; tablica; nr_kolumny; dopasowanie_przybliżone) Jeśli tabela jest nieposortowana rosnąco, to będzie problem z wyszukiwaniem przybliżonych wartości Uwaga na odniesienie bezwzględne do tabeli Podobna funkcja: WYSZUKAJ.POZIOMO

Sortowanie i filtrowanie

Tekst jako kolumny – dzielenie tekstu na wyrazy i nie tylko

Usuń duplikaty Musimy zdecydować, które rekordy są według nas zduplikowane – czy muszą mieć wszystkie te same pola czy tylko część z nich?

Tworzenie list rozwijanych Tworzymy pozycje listy (patrz powyżej kolumna G) (Alternatywnie można ją wpisać wprost w komórce „źródło”) Zaznaczamy komórkę lub zakres. Wybieramy Dane/Narzędzia danych/Poprawność danych/Ustawienia Wybieramy opcję „Lista” z listy „Dozwolone” Źródło: zakres listy z kolumny G Sprawdź, czy w danej komórce można wybierać pozycje z listy

Sumy częściowe Wiersz sumy w tabeli wykorzystuje funkcję SUMY.CZĘŚCIOWE

Co warto wiedzieć o sumach częściowych? Nie musi być sumą, może być średnią, max, wariancją itd. Należy wybrać odpowiednie działanie jako pierwszy argument. Excel podpowie jak to zrobić Funkcja nie bierze pod uwagę wierszy odfiltrowanych Sprawa z wierszami ukrytymi ręcznie jest bardziej skomplikowana

Jak wstawić sumę częściową? Jeśli to potrzebne, konwertujemy tabelę na zakres Sortujemy zakres Dane/Konspekt/Suma częściowa

Grupowanie danych

Łączenie arkuszy Jak utworzyć odwołania zewnętrzne? Ręcznie Poprzez kliknięcie danej komórki w otwartym arkuszu źródłowym Wklej / wklej łącze Dane / Narzędzia danych / Konsoliduj -> zaawansowane Gdy modyfikujemy arkusz źródłowy Otwórzmy arkusz docelowy Używajmy nazw zamiast odwołań do komórek (uwaga na przesuwające się zakresy)

Edycja łączy Aktualizacja wartości Zmiana źródła Otwarcie źródła Przerwanie łącza Sprawdzenie stanu

Tabele przestawne

Tabele przestawne Dynamiczne zestawienie danych oparte na prostokątnej bazie danych (tabeli znormalizowanej) Baza danych = dane (liczby, które da się sumować, liczyć średnią, minimum itp.) + kategorie (opis danych) Dane nie są bezwzględnie konieczne Najpierw: Wstawianie/Tabela Potem: Wstawianie/ Tabela przestawna Budujemy tabelę, przeciągając różne pola do paneli: filtr raportu, etykiety kolumn i wierszy oraz wartości,

Przykładowa tabela przestawna Pole wiersza Grupa pól kolumn Filtr tabeli Obszar wartości Pozycja Suma częściowa (pośrednia) Patrz: ustawienia pola wartości

Wygląd tabeli przestawnej Jak zmienić statystykę podsumowującą? Należy kliknąć prawym przyciskiem myszy na tabelę przestawną / Podsumowanie według (lub Pokazywanie wartości jako) Jak zmienić format liczby? Należy kliknąć na tabelę przestawną / Opcje / Ustawienia pola / Format liczby Jak zmienić układ i wygląd tabeli przestawnej? Należy kliknąć na tabelę przestawną /Projektowanie Układ Opcje stylu tabeli przestawnej Style tabeli przestawnej /Opcje Pokazywanie i ukrywanie Tabela przestawna/opcje

Jak modyfikować wyniki? ;-) Tabeli przestawnej nie można edytować, chyba że poprzez zmiany w danych źródłowych, a następnie kliknięcie „odśwież” Inne wyjście to skopiowanie tabeli przestawnej i wklejenie wartości do innego arkusza Następnie należy zaznaczyć tabelę przestawną (ctrl+a), wybrać z narzędzi głównych malarza formatów i kliknąć w lewy górny róg przekopiowanej tabeli w nowym arkuszu

Grupowanie w tabeli przestawnej Jak utworzyć grupy: ctrl, zaznaczaj np. kraje / prawy przycisk myszy / grupuj Automatyczne grupowanie: zaznacz wszystkie lata / prawy przycisk myszy / grupuj / ustaw szerokość grupy Ćwiczenie: utwórz grupę PIIGS

Ćwiczenie Korzystając z filtrów, grupowania (prawym przyciskiem myszy kliknij na etykiety wierszy), styli tabeli przestawnej i formatowania warunkowego (pasków danych), uzyskaj następującą tabelę przestawną

Jak dodać pole obliczeniowe? Należy kliknąć na tabelę przestawną / Opcje / Formuły / Pole obliczeniowe Pole obliczeniowe to odpowiednik nowej kolumny Musi być w sekcji „wartości” Nie może być w sekcjach: „filtr raportu”, „etykiety kolumn”, „etykiety wierszy”.

Jak dodać element obliczeniowy? Należy kliknąć na tabelę przestawną / Opcje / Formuły / Element obliczeniowy Jest to odpowiednik nowego wiersza Nie może być w sekcji „wartości” Może być w sekcjach: „filtr raportu”, „etykiety wierszy”, „etykiety kolumn”

Ćwiczenie: kto pierwszy, ten lepszy! Na którym miejscu uplasowała się Polska w zestawieniu prognoz z wiosny ’12 pod kątem dynamiki PKB w ‘13? Jak zmieniała się prognoza dynamiki PKB dla Polski ’09 ? Który kraj może pochwalić się największą wartością dynamiki PKB w całej bazie? Czy jest to prognoza czy odczyt? Jak zmieniała się w czasie prognoza na ten rok, w tym kraju? Dla ustalonego roku, porównaj odchylenia standardowe odczytów i prognoz dla luki oraz dla dynamiki PKB. Jakie wnioski można wysnuć z analizy wyników? W których państwach rewizje PKB ex post są przeważnie większe?

Jak utworzyć rozkład częstości? Umieść pole „prognoza” zarówno w etykietach wierszy jak i w wartościach Pojawi się licznik prognoz Możesz teraz pogrupować etykiety wierszy wg własnego pomysłu… …albo wstawić histogram za pomocą Dane/Analiza danych/Histogram

Zrób to sam!

Nieco bardziej zaawansowane funkcje

Funkcje: WYSZUKAJ, JEŻELI WYSZUKAJ(szukana_wartość; wektor_przeszukiwany; wektor_wynikowy) JEŻELI(test_logiczny; wartość_jeżeli_prawda; wartość_jeżeli_fałsz) Uwaga na posortowanie

Funkcje: PODAJ.POZYCJĘ, INDEKS PODAJ.POZYCJĘ(szukana_wartość; przeszukiwana_tablica; typ_porównania) INDEKS(tablica; nr_wiersza; nr_kolumny)

SUMA.JEŻELI SUMA.JEŻELI(zakres_kryterium, kryterium, zakres_suma)

Ochrona danych

Ochrona danych Ochrona arkusza – zabezpieczanie arkuszy przed modyfikacją lub ograniczanie takiej możliwości tylko do określonych użytkowników Ochrona skoroszytu – zabezpieczanie skoroszytu przed dodawaniem lub usuwaniem arkuszy, a także wymaganie użycia hasła w celu otwarcia skoroszytu (John Walkenbach, Excel 2007 PL)

Ochrona arkusza Odblokuj wybraną komórkę: kliknij prawym przyciskiem myszy na komórkę / formatuj komórki / ochrona / odznacz „zablokuj” Recenzja / zmiany / chroń arkusz / podaj hasło / określ czynności, które użytkownicy mogą wykonywać Wszystkie komórki są zablokowane oprócz tej, którą uprzednio odblokowałaś /-eś Za pomocą tabulatora można poruszać się pomiędzy tylko odblokowanymi komórkami

Ochrona skoroszytu Jak zabezpieczyć skoroszyt hasłem? (cz. I)

Ochrona skoroszytu Jak zabezpieczyć skoroszyt hasłem? (cz. II)

Ochrona skoroszytu Jak chronić strukturę i/lub okna skoroszytu? Recenzja / chroń skoroszyt / chroń strukturę i okna / zaznacz strukturę i/lub okna Na czym polega ochrona struktury? Użytkownik nie może: dodać, usunąć, ukryć, wyświetlić, zmienić nazwy, ani przenieść arkusza Na czym polega ochrona okien? Użytkownik nie może zmienić rozmiaru, ani położenia okien skoroszytu

Dodatkowe sztuczki

Jak utworzyć wykres Gantta? Wstawić wykres słupkowy skumulowany Usunąć legendę Oś kategorii pionowa / Formatowanie osi / Kategorie w kolejności odwrotnej Przecięcie z osią poziomą / przy kategorii maksymalnej Zaznaczyć serię danych „Początek”/ otworzyć Formatowanie serii danych / Opcje serii / Nakładanie serii = 100% /Wypełnienie/Brak wypełnienia /Kolor krawędzi / Brak linii Oś wartości pozioma / Formatowanie osi / Zmienić minimum i maksimum Jednostka główna – 7 dni

Jak utworzyć kwerendę internetową? Dane / Dane zewnętrzne / Z sieci web / wpisujemy stronę internetową Następnie możemy kliknąć prawym przyciskiem myszy w dowolną komórkę danych i wybrać właściwości zakresu danych zewnętrznych

Jak importować dane z pliku tekstowego? (np. .csv lub .txt) (cz. I) Wejdźmy np. na stronę www.stooq.pl i ściągnijmy dowolne notowania w postaci .csv

Jak importować dane z pliku tekstowego? (np. .csv lub .txt) (cz. II) Dane / z tekstu / wybieramy plik Przechodzimy kolejne etapy kreatora Zależy nam na podziale tekstu na odpowiednie komórki

Zastosowanie narzędzia „szukaj wyniku” x∙cos(1-x) = 1 x = ? Dane / Narzędzia danych / Analiza symulacji / Szukaj wyniku

Problemy optymalizacyjne rozwiązywane za pomocą Solvera Schemat modelu decyzyjnego: Zmienne decyzyjne Warunki ograniczające Funkcja celu -> max lub min

Przykładowe zadanie z programowania liniowego Menedżer call center planuje przydział pracowników na dany dzień. Dzień dzieli się na trzy zmiany. Od godz. 0.00 do 8.00 potrzeba przy telefonach dwojga pracowników, od godz. 8.00 do 16.00 – czworga pracowników, a od 16.00 do 24.00 – również dwojga pracowników. Menedżer może wybierać spośród: Adama, Davida, Johna, Salmy, Miltona i Jose. Ich stawki za godzinę w zależności od zmiany są następujące: Żaden z pracowników nie może spędzić w call center całego dnia, przy czym Milton może wytrzymać tylko jedną zmianę. Adam może pracować dwie zmiany, ale tylko pod rząd, tzn. bez przerwy. David jest już umówiony na wieczór, więc nie może wtedy przyjść do pracy. Jeśli w pracy jest Salma, to Johnowi bardzo zależy, aby razem z nią pracować. Przyporządkuj pracowników do zmian, minimalizując koszty i spełniając wyżej określone warunki. Pracownik 0.00 - 8.00 8.00 - 16.00 16.00 - 24.00 Adam 12 9 8 David 10 - John 14 Salma 15 Milton 11 13 Jose

Rozwiązanie zadania Zad. Call center Liczba pracowników 2 4 >= Wymagana liczba pracowników Pracownik 0.00 - 8.00 8.00 - 16.00 16.00 - 24.00 Adam 12 9 8 David 10 - John 14 Salma 15 Milton 11 13 Jose max. liczba zmian 1 <= 77 min = John z Salmą

Konsolidacja arkuszy Krok po kroku: Dane/Narzędzia danych/Konsoliduj Wybierz funkcję, np. sumę lub średnią Dodaj odwołania do kolejnych arkuszy z bieżącego lub innych skoroszytów Wybierz, których etykiet chcesz użyć (w zależności od rodzaju konsolidacji) Zaznacz „utwórz łącze z danymi źródłowymi”, jeśli chcesz utworzyć konspekt z zewnętrznymi odwołaniami

Scenariusze Krok po kroku: Narzędzia danych / analiza symulacji / menedżer scenariuszy Dodaj nazwę Wybierz komórki zmieniane Napisz komentarz Ewentualnie chroń przed zmianami lub ukryj Zrób podsumowanie scenariuszy (Opcjonalnie) scal scenariusze z innych skoroszytów