Elementy składowe pisma
W pismach wyróżniamy następujące elementy składowe: Nagłówek, który zawiera nazwę i adres nadawcy pisma oraz elementy takie, jak: numer telefonu, faksu, konta bankowego, numeru REGON czy NIP, nadruki reklamowe. Adres umieszcza się w lewym górnym rogu. Dane wpisuje się w układzie blokowym, z pojedynczym odstępem pomiędzy wierszami, np. Przedsiębiorstwo Robót Drogowych Dział Kadr ul. Czereśniowa 16 81-522 Gdynia (058) 633-52-83
Nazwa i adres odbiorcy - w polu adresowym umieszczana jest pełna nazwa i adres odbiorcy pisma. Na papierze bez nadruku umieszcza się je po prawej stronie, poniżej znaku pisma lub na jego wysokości. Na blankietach korespondencyjnych znajduje się ono w miejscu oznakowanym (zwykle jest to ramka). W adresie wyodrębniamy dwie zasadnicze części: nazwę adresata i siedzibę adresata, części te oddzielamy od siebie pojedynczym odstępem wierszowym. Jeżeli nazwa adresata jest długa, to dzielimy jąna dwa lub więcej wierszy.
Zasady wypełniania pola adresata są następujące: dane adresata podaje się w układzie blokowym, formując tekst w kształcie prostokąta, dane wpisuje się w pierwszym przypadku - mianowniku, stosuje się pojedynczy odstęp między wierszami, nie należy stosować skrótów nieujętych w zasadach pisowni, z wyjątkiem: ul. - ulica, m. - mieszkanie, mgr - magister, inż. - inżynier, prof. - profesor, pw. - pod wezwaniem, każdy element danych umieszcza się w oddzielnym wierszu,
kolejność pisania poszczególnych elementów jest następująca: nazwa firmy lub imię i nazwisko adresata, ulica, numer domu, ewentualnie mieszkanie, kod pocztowy, nazwa miejscowości, które należy wyróżnić poprzez wiel kie litery, oznaczenia pocztowe, jak ekspres i polecony, pisze się nad adresem, nie należy dzielić wyrazów, imię i nazwisko adresata może być poprzedzone zwrotem grzecznościowym, tytułami zawodowymi i naukowymi. Zwrot należy umieścić w oddzielnym wierszu, np. Szanowny Pan mgr Jan Nowak Prezes Zarządu Spółdzielni „Znak" ul. Mokra 16 81-522 GDYNIA
Znaki powoławcze — zawierają datę i znak sprawy nadawcy pisma, umieszczane są na całej szerokości pomiędzy lewym i prawym marginesem, poniżej pola wpływu i pola adresata. Służą do umieszczania informacji o znaku i dacie pisma, na które się odpowiada oraz pisma wysyłanego. Znak i data to informacje, na które zwykle się powołujemy. Informacje te umieszcza się pod nadrukami stałymi w układzie blokowym, np Wasze pismo z dnia: Wasz znak: Nasz znak: Data: 2007.02.17 TK-II/344/2007 NA-V/26/65/2007 2007.03.17
Poznań, dnia 17 czerwca 2007 roku Redagując pismo na papierze bez nadruku, informacje te rozmieszczane są w następujący sposób: • miejsce i datę sporządzenia pisma umieszcza się w prawym górnym rogu, po nazwie miejscowości powinien być przecinek i słowo dnia, a za nim data, np. Poznań, dnia 2007-06-17 lub Poznań, dnia 17 czerwca 2007 roku
Miejsce i data powinny być umieszczone na tym samym poziomie, co nagłówek. Zasady pisania daty: - datę pisze następująco: rok, miesiąc i dzień, oddzielać myślnikami, np. 2007-03-17, - nazwę miesiąca w dacie można pisać słownie: dzień, miesiąc słownie (za wsze w dopełniaczu), rok oraz słowo roku, np. 17 marca 2007 roku, pisząc datę, nie należy stosować skrótu r. zamiast roku, miesiąca nie należy pisać cyfrą rzymską,
Znak pisma umieszcza się pod polem nagłówkowym około 1 cm poniżej tego pola. Powinien być wyróżniony przez podkreślenie, kursywę lub pogrubienie. Znaku pisma nie należy wtedy poprzedzać informacją Nasz znak, gdyż w tym miejscu może być tylko umieszczony nasz znak. Nie jest błędem umieszczenie znaku pisma bezpośrednio przy lewym marginesie, poniżej pola adresata, a powyżej określenia sprawy. Wówczas należy poprzedzić informacją Nasz znak, gdyż w tym miejscu może znajdować się zarówno Wasz, jak i Nasz znak. Datę i znak pisma, na które się odpowiada, umieszcza się w pierwszym zdaniu treści pisma, np. Odpowiadając na Wasze pismo z dnia 17 marca 2007 roku, znak DL-III-12/134/672/2006 w sprawie...
Określenie przedmiotu sprawy Jest to zwięzłe sformułowanie sprawy będącej przedmiotem pisma. Na blankietach korespondencyjnych najczęściej jest umieszczony nadruk Sprawa lub Dotyczy, jeśli pismo sporządzane jest na papierze maszynowym, należy umieścić słowo Sprawa. Jest to bardzo ważny i obowiązkowy element każdego pisma. Jego zadaniem jest poinformowanie adresata w jednym lub kilku słowach, czego dane pismo dotyczy. Jest to swoisty tytuł pisma. Na jego podstawie, często bez czytania tekstu, dokonuje się rozdziału pism do załatwienia. Treść sprawy wpisujemy w tym samym wierszu, co nadruk Sprawa, nie powinna być dłuższa niż trzy wiersze, np.:
Sprawa: Po dwukropku właściwe określenie sprawy podaje się: - małą literą, - w mianowniku, - nie stawiając po nim kropki, wyróżniając je przez podkreślenie, kursywę, pogrubienie, nie wyróżnia się przy tym wyrazu Sprawa, najczęściej stosuje się nazwę danego pisma, np. Sprawa: reklamacja Sprawa: zamówienie
Treść sprawy - rozpoczynamy ją pisać, zostawiając podwójny odstęp wierszowy, po ostatnim wierszu sprawy. Treść pisma może być pisana w układzie blokowym lub a'linea, 1. Układ blokowy - charakteryzuje się następującymi cechami: • wszystkie elementy tekstu pisane są od lewego marginesu (tytuły, treść pisma itp.), stosuje się pojedynczy odstęp między wierszami, akapity oddzielane są od siebie pustą interlinią (wierszem), nie stosuje się wcięć pierwszego wiersza akapitu, stosowana jest numeracja wielostopniowa lub dziesiętna punktów i pod punktów, tekst jest wyrównywany do lewego i prawego marginesu (justowany),
Układ a'linea (z wcięciem) - charakteryzuje się następującymi cechami: odstęp między wierszami w akapicie równy jest 1,5 wiersza, nowa myśl rozpoczynana jest od wcięcia, które wynosi od 1 do 1,5 cm, tytuły, podtytuły pisane są pośrodku pola pisania, stosowana jest numeracja wielostopniowa, natomiast punkty i podpunkty pisane są od wcięcia, tekst jest wyrównywany do lewego marginesu, nie ma dodatkowego odstępu po akapicie. Sporządzając pisma, szczególnie wysyłane, należy pamiętać, że zalecane jest stosowanie układu blokowego, jako bardziej przejrzystego i preferowanego w krajach europejskich.
Podpisy osoby uprawnionej - umieszczane są pod treścią sprawy, powinny zawierać stanowisko służbowe podpisującego oraz imię i nazwisko, tytuł naukowy należy umieścić przed nazwiskiem. Podpis umieszcza się z prawej strony w odległości 2-3 interlinii poniżej ostatniego wiersza tekstu. Między stanowiskiem służbowym, tytułem a imieniem i nazwiskiem pozostawia się wolne miejsce, które jest przeznaczone na podpis, np. Dyrektor mgr inż. Jan Kowal
Jeżeli pismo ma być podpisane przez dwie osoby, to nazwisko osoby piastującej wyższe stanowisko powinno być umieszczone z prawej strony. W przypadku nieobecności osoby odpowiedzialnej za treść pisma osoba podpisująca powinna opatrzyć podpis stosownym uzupełnieniem, np. wz. (w zastępstwie), p.o. (pełniący obowiązki), z up. (z upoważnienia). Podpis powinien być: własnoręczny, wykonany piórem lub długopisem, pełny (pełne imię i nazwisko), tylko na kopiach można stosować podpis skrócony, tzw. parafę, tylko na zawiadomieniach, wezwaniach i zaproszeniach można użyć pieczątki, tzw. faksymilea.
Zwroty rozpoczynające i zakończeniowe -wyrażają szacunek i likwidują bezosobowość. Treść zwrotów rozpoczynających zależy od tego, czy znamy osobę, do której kierujemy pismo lub jej stanowisko, jeżeli tak, to używamy zwrotów typu: Szanowny Panie Dyrektorze W przeciwnym przypadku stosujemy formułkę: Szanowni Państwo.
Zwroty zakończeniowe pisane sąjako ostatni samodzielny wiersz treści pisma, używa się często tzw. zwrotów pożegnalnych, np Z poważaniem Z wyrazami szacunku które umieszcza się między tekstem a podpisem, w odległości 1-2 interlinii. Po zwrotach pożegnalnych nigdy nie należy stawiać kropki, np. Z wyrazami szacunku Dyrektor mgr inż. Jan Kowal
W pismach o charakterze listu, dla podkreślenia ich osobistego charakteru, zwroty pożegnalne należy pisać odręcznie. Elementy dodatkowe - pod tekstem pisma z lewej strony, na wysokości podpisu, umieszcza się informacje dodatkowe (załączniki, do czyjej wiadomości pismo wysłano, rozdzielnik) w następujący sposób, jeśli: • załączniki wymienione są z nazwy w treści pisma, informujemy tylko o ich liczbie, np. Załącznik: 1; Załącznik: 3; • w treści pisma nie ma informacji o załącznikach, należy je wymienić w elementach dodatkowych: Załączniki: Plan zagospodarowania miasta; Mapa osiedla Czechów; Analiza finansowa, inż. Jan Nowak;
w podaniach, w których nie wymienia się nazw załączników, informacja ma postać: Do podania załączam: Kwestionariusz osobowy; Dyplom ukończenia studiów; Orzeczenie lekarskie; - pismo, oprócz adresata, wysyła się do wiadomości innych odbiorców, informację o tym muszą być w polu elementów dodatkowych: Do wiadomości: Kurator Oświaty Zespół Szkół Budowlanych; Liceum Ogólnokształcące; Zespół Szkól Ponadgimnazjalnych;
pismo podpisują 2 osoby, informacje dodatkowe umieszcza się również przy lewym marginesie, ale w odległości 2-3 interlinii poniżej podpisów; Jeśli pismo wysyłane jest do kilku adresatów, w polu adresowym umieszcza się informacje wg rozdzielnika, a rozdzielnik umieszcza się w informacjach dodatkowych, np. Rozdzielnik: Starosta Zespół Szkół Ekonomicznych w Warszawie; Liceum Ogólnokształcące w Warszawie; Zespół Szkól Ponadgimnazjalnych w Warszawie, mgr inż. JanNowak; Oryginał pisma pozostaje u nadawcy, a do adresatów wysyła się kopie.
Części składowe treści pisma Prawidłowo zredagowane pismo winno uwzględnić następujące elementy: Wprowadzenie -stanowi wstęp pisma i jest elementem nieobowiązkowym. Jego celem jest ogólne zorientowanie adresata w sprawie, która zostanie w piśmie poruszona. Jeżeli sprawa nawiązuje do wcześniejszej korespondencji, należy powołać się na to pismo, podając zawsze znak i datę oraz określenie sprawy pisma, na które się odpowiada. Odpowiadając na pismo z dnia..., Nr.., w sprawie..., uprzejmie informują, że... Stosownie do prośby przekazanej w piśmie z dnia...., Nr….., w sprawie dostarcze nia brakujących dokumentów...
Wprowadzenie może również nawiązać do jakiegoś faktu, który poprzedził sporządzenie pisma. Stosownie do rozmowy telefonicznej, przeprowadzonej w dniu.... z Można również wprowadzić adresata w zagadnienie, które chce się w piśmie omówić. W związku ze zmianami ustawy. Jeżeli nie było wcześniejszej korespondencji, nie ma potrzeby wprowadzania adresata w zagadnienie, wprowadzenie można pominąć.
Przedstawienie zagadnienia -przedstawienie problemu jest najważniejszą i obowiązkową częścią każdego pisma. Należy w nim szczegółowo wyjaśnić sprawę, z którą występuje się do adresata. Problem powinien być przedstawiony jasno, zwięźle, wyczerpująco i jednoznacznie.
Uzasadnienie - ma na celu przekonanie adresata o słuszności stanowiska zajmowanego przez nadawcę pisma. Nadawca podaje motywy swego postępowania i zajętego stanowiska. Uzasadnienie jest obowiązkową częścią tekstu pisma. Z reguły jest ono dłuższe od przedstawienia zagadnienia. Jego treść powinna być płynna, jasna, zwięzła i jednoznaczna. Powinno podbudować argumentami przedmiot sprawy, być przekonujące, wyczerpujące, prowadzić do wniosków. Istnieją dwa rodzaje uzasadnień: - faktyczne - podaje się w nim stan faktyczny sprawy, - prawne - podaje się w nim podstawę prawną zajętego stanowiska lub prawną ocenę stanu faktycznego.
Wnioski - są częścią końcową pisma Wnioski - są częścią końcową pisma. Stanowią podsumowanie pisma i ponowne podkreślenie jego istoty. Mają na celu wywarcie na odbiorcy pisma pozytywnego wrażenia. Jeżeli w częściach poprzedzających sprawa została szczegółowo przedstawiona, wnioski mogą się ograniczyć do jednego zdania, np.: Biorąc powyższe pod uwagę, uprzejmie proszę o pozytywne załatwienie mojej sprawy i... Podsumowując powyższe, uprzejmie proszę o przychylne ustosunkowanie się do mojego wniosku i... Liczę na pozytywne rozpatrzenie sprawy.