Zasady redagowania pism urzędowych

Prezentacja na temat: "Zasady redagowania pism urzędowych"— Zapis prezentacji:

1 Zasady redagowania pism urzędowych

2 Pismo urzędowe powinno być:
Zrozumiałe napisane prostym, komunikatywnym językiem Konkretne przedmiot sprawy powinien być jednoznacznie określony Zwięzłe warto ująć pewne części pisma w formie tabeli lub punktów Kompletne powinno zawierać niezbędne dla adresata informacje i być bezpośrednio związane z celem korespondencji Sugestywne Powinno opierać się na faktach, uzasadniać zajęte stanowisko i zawierać właściwą argumentację Uprzejme należy stosować powszechnie przyjęte w Polsce zwroty grzecznościowe Poprawne językowo pod względem stylistycznym, gramatycznym, ortograficznym i interpunkcyjnym

3 Elementy pisma urzędowego (biurowego)
miejsce i data wystawienia nazwa i adres nadawcy nazwa i adres odbiorcy znak powoławczy grzecznościowy zwrot rozpoczynający zwięzłe określenie sprawy treść pisma formuła kończąca podpis wykaz załączników rozdzielnik

4 Pismo w układzie europejskim
miejscowość i data nadawca adresat znaki powoławcze określenie sprawy grzecznościowa formuła rozpoczynająca Treść pisma wprowadzenie przedstawienie i uzasadnienie wnioski formuła zakończeniowa podpis elementy dodatkowe załączniki rozdzielniki

5 Formy zwrotów w korespondencji pisemnej
adresat forma zwrotu Prezydent Panie Prezydencie Papież, patriarcha Kościoła Prawosławnego Jego Świątobliwość Ambasador, wyższy urzędnik ambasady, Arcybiskup, biskup Jego / Jej Ekscelencja Kardynał Jego Eminencja Król, Królowa Jego / Jej Wysokość Rektor Jego / Jej Magnificencja

6 Układ blokowy a układ linearny treści pisma
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Układ blokowy Układ linearny

7 Skróty i skrótowce Skróty tytułów naukowych i zawodowych – np.: prof. – profesor, doc. – docent, dr – doktor, mgr – magister, inż. – inżynier, gen. – generał, red. – redaktor, dyr. – dyrektor, mjr – major, kpt. – kapitan Skróty często powtarzających się słów i zwrotów – np.: szt – sztuk, nr – numer, ul. – ulica, m. – mieszkanie, al. – aleja, wg – według, l. – liczba, poz. – pozycja, r. – rok, t. – tom Skróty nazw i jednostek monetarnych – np.: zł – złoty, gr – grosz, m – metr, cm – centymetr, kg – kilogram, t – tona, l – litr, ha – hektar, km – kilometr Skrótowce nazw firm, organizacji i instytucji – jeśli składają się z początkowych liter poszczególnych wyrazów stanowiących nazwę, są pisane wielkimi literami – np.: NBP – Narodowy Bank Polski, PKO – powszechna Kasa Oszczędności, MSZ – Ministerstwo Spraw Zagranicznych, PAN - Polska Akademia Nauk Skrótowce będące połączeniem kilku skrótów – pisane małymi literami z kropkami lub bez – np.: k.o. – kulturalno-oświatowy, bhp – bezpieczeństwo i higiena pracy, br. – bieżący rok, jw.. – jak wyżej, np. – na przykład, itd. – i tak dale, jtzn. – to znaczy, itp. – i temu podobne, tj. – to jest, ww. – wyżej wymieniony, ds. – do spraw, cdn. – ciąg dalszy nastąpi,

8 Pismo w układzie amerykańskim
nadawca miejscowość i data znaki powoławcze adresat określenie sprawy grzecznościowa formuła rozpoczynająca wprowadzenie Treść pisma przedstawienie i uzasadnienie wnioski formuła zakończeniowa podpis elementy dodatkowe załączniki rozdzielniki

9 Adresowanie kopert Pan
Adres na kopercie należy pisać równolegle do jej dłuższego boku, w prawej dolnej części przesyłki, w odległości nie mniejszej niż 5 mm od prawego brzegu i nie mniejszej niż 15 mm od dolnego brzegu Adres pisze się z pojedynczą interlinią, blokowo Pisanie adresu zaczyna się od nazwy lub imienia i nazwiska odbiorcy listu, następnie robi się dodatkowy odstęp i podaje nazwę ulicy i numer domu i mieszkania, w ostatnim wierszu umieszcza się kod pocztowy i nazwę miejscowości, którą należy pisać wielkimi literami (wersalikami), nie podkreślając Hotel Bajka ul. Zielona 5 Dębno Pan Jan Kowalski ul. Spokojna 5 m. 4 Warszawa