Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP Regionalny Program Operacyjny Województwa Podlaskiego na lata Infolinia:

Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP Kontrola projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata Białystok, 29 marzec 2010 r. 2

Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP Podstawy prawne kontroli w ramach RPOWP na lata Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (art. 60), Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 ustanawiające szczegółowe zasady wykonania Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego ogólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego i Funduszu Spójności oraz Rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (art. 13). 3

Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju - art. 26 ust. 1 pkt. 14 (Dz. U. z 2009 r. Nr 84, poz. 712 z późniejszymi zmianami) Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie procesu kontroli w ramach obowiązków Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym (wydane na podstawie art. 35 ust. 3 pkt. 9 ww. ustawy) z dnia 22 grudnia 2009 r. Instrukcja Wykonawcza Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Podlaskiego na lata , przyjętą Uchwałą nr 209/3212/10 Zarządu Województwa Podlaskiego z dnia 26 stycznia 2010 r. Umowa o dofinansowanie projektu. 4

Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP KONTROLA PROJEKTÓW NA MIEJSCU 1) Zaplanowanie czynności kontrolnych (zebranie dokumentów i informacji o projekcie; powołanie zespołu kontrolującego; sporządzenie upoważnień do kontroli), 2) Przekazanie Beneficjentowi zawiadomienia o kontroli (co najmniej 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem kontroli), 3) Przeprowadzenie czynności kontrolnych (termin wynika z upoważnienia lub z pisma zawiadamiającego o kontroli), 4) Sporządzenie i przekazanie Beneficjentowi informacji pokontrolnej (w ciągu 21 dni kalendarzowych od zakończenia kontroli). Beneficjent powinien w ciągu 14 dni kalendarzowych przekazać IZ RPOWP podpisaną lub nie podpisaną informację pokontrolną (z uzasadnieniem). 5) Sformułowanie i przekazanie ewentualnych zaleceń pokontrolnych (w terminie do 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania podpisanej przez Beneficjenta informacji pokontrolnej) 6) Weryfikacja wdrożenia zaleceń pokontrolnych Weryfikacja korespondencyjna Kontrola sprawdzająca (na miejscu realizacji projektu lub w siedzibie Beneficjenta) 5

Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP KONTROLA PROJEKTÓW NA MIEJSCU Instytucja Zarządzająca jest zobowiązana na mocy umowy do przeprowadzania kontroli, w tym kontroli na miejscu, obejmującej w szczególności sprawdzenie faktyczności ponoszonych wydatków oraz maksymalnie szczegółową kontrolę finansową i rzeczową realizacji projektu. Kontrole na miejscu służą uzyskaniu uzasadnionej pewności, że projekt został zrealizowany poprawnie, a zakładane rezultaty zostały osiągnięte. Instytucja Zarządzająca w trakcie kontroli prawidłowości realizacji projektów przez Beneficjentów, przeprowadza również kontrolę prawidłowości postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. 6

Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP KONTROLA PROJEKTÓW NA MIEJSCU Kontrola na zakończenie realizacji projektu: przeprowadzana jest po złożeniu przez Beneficjenta wniosku o płatność końcową, przed jego akceptacją i ostatecznym rozliczeniem projektu, obejmuje sprawdzenie kompletności i zgodności z przepisami dokumentacji związanej z realizacją projektu niezbędnej do zachowania ścieżki audytu na poziomie instytucji kontrolującej, w szczególności dokumentów potwierdzających prawidłowość poniesionych wydatków. 7

Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP KONTROLA PROJEKTÓW NA MIEJSCU Podczas Kontroli na zakończenie realizacji projektu Instytucja Zarządzająca sprawdza czy dany projekt był realizowany zgodnie m. in. z następującymi przepisami: Ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz z późniejszymi zmianami), Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240), Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz.1655 z późniejszymi zmianami), Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz z późniejszymi zmianami), Ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2006 r. Nr 156, poz z późniejszymi zmianami), Ustawy z dnia 27 kwietnia 2001 r. Prawo ochrony środowiska (Dz. U. z 2008 r. Nr 25, poz. 150 z późniejszymi zmianami), Ustawy z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 19, poz. 115 z późniejszymi zmianami). 8

Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP KONTROLA PROJEKTÓW NA MIEJSCU Zgodnie z zawartą umową Beneficjent zobowiązany jest m. in. do: prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej, stosowania ustawy prawo zamówień publicznych jeżeli dotyczy to Projektu i Beneficjenta, Informowania społeczeństwa o współfinansowaniu Projektu ze środków Unii Europejskiej, osiągnięcia zakładanych wskaźników produktu, osiągnięcia zakładanych wskaźników rezultatu i monitorowania ich, zgłaszania do Instytucji Zarządzającej wszelkich nieprawidłowości występujących podczas realizacji Projektu. Ww. elementy są m. in. kontrolowane podczas kontroli na zakończenie realizacji Projektu. 9

Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP KONTROLA PROJEKTÓW NA MIEJSCU W ramach kontroli prawidłowości stosowania ustawy o zamówieniach publicznych szczególną uwagę zwraca się m. in. na: Czy ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane we właściwym publikatorze? Czy wartość szacunkowa zamówienia została prawidłowo oszacowana z należytą starannością? Czy SIWZ zawiera wszystkie niezbędne elementy wymagane ustawą? Czy wymagania postawione wykonawcą w SIWZ nie naruszają zasad uczciwej konkurencji? Czy zmiany dot. ogłoszenia zostały opublikowane we właściwym publikatorze? Czy wszyscy uczestnicy postępowania zostali powiadomieni o wyborze najkorzystniejszej oferty? 10

Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP KONTROLA PROJEKTÓW NA MIEJSCU W ramach kontroli prawidłowości stosowania ustawy o zamówieniach publicznych szczególną uwagę zwraca się m. in. na: Czy ogłoszenie o udzieleniu zamówieniu zostało opublikowane we właściwym publikatorze? Czy wszyscy uczestnicy postępowania zostali powiadomieni o złożonym proteście? Czy umowa została podpisana we właściwym terminie? Czy w przypadku zawarcia aneksu do umowy Zamawiający przewidział taką możliwość w SIWZ (art. 144 ust. 1)? Czy została zawarta umowa na roboty dodatkowe? Czy zostało wniesione zabezpieczenie należytego wykonania umowy – odpowiednie zapisy w SIWZ? 11

Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP KONTROLA PROJEKTÓW NA MIEJSCU W ramach kontroli prawidłowości stosowania ustawy prawo budowlane szczególną uwagę zwraca się m. in. na: Czy decyzja pozwolenia na budowę jest prawomocna? Czy wszyscy uczestnicy procesu budowlanego posiadają odpowiednie uprawnienia budowlane? Czy wszyscy uczestnicy procesu budowlanego przynależą do Izby Inżynierów w okresie trwania inwestycji? Czy Dziennik budowy jest prawidłowo prowadzony? Czy sporządzono protokoły odbioru robót (częściowe, na zakończenie)? Czy powiadomiono właściwy organ o rozpoczęciu, zakończeniu budowy? Czy uzyskano pozwolenie na użytkowanie jeżeli wynika to z zapisów pozwolenia na budowę? 12

Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP KONTROLA PROJEKTÓW NA MIEJSCU Ponadto podczas kontroli na zakończenie realizacji szczególną uwagę zwraca się m. in. na: Czy dana inwestycja została ujęta w ewidencji środków trwałych? Czy został wystawiony dowód OT? Czy zostały zamontowane Tablice pamiątkowe? Czy zostały zamontowane Tablice informacyjne (m. in. kontrola w trakcie realizacji)? Czy Beneficjent wywiązuje się z informacji i promocji Projektu zadeklarowanej we wniosku o dofinansowanie (prasa, Internet, ulotki, itp.)? Czy zakupiony sprzęt został prawidłowo oznakowany? 13

Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP KONTROLA PROJEKTÓW NA MIEJSCU NIEPRAWIDŁOWOŚĆ Jakiekolwiek naruszenie przepisów prawa wspólnotowego wynikające z działania lub zaniechania podmiotu gospodarczego, które powoduje lub mogłoby spowodować szkodę w budżecie ogólnym Unii Europejskiej w drodze finansowania nieuzasadnionego wydatku z budżetu ogólnego (art.2 pkt 7 Rozporządzenia Rady (WE) 1083/2006). Nieprawidłowość ma miejsce również w przypadku naruszenia przepisów prawa krajowego koniecznych do zapewnienia odpowiedniego stosowania prawa wspólnotowego. 14

Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP KONTROLA PROJEKTÓW NA MIEJSCU Najczęściej popełniane błędy i nieprawidłowości stwierdzone podczas czynności kontrolnych: Brak informacji w SIWZ dot. jakie dokumenty ma złożyć wykonawca mający siedzibę poza Rzeczpospolitą Polską (zamówienia poniżej progów unijnych). Brak informacji w SIWZ dot. że wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia i nie określono warunków ich udziału w postępowaniu. Zmiana terminu składania ofert nie opublikowana we właściwym publikatorze. Zawieranie aneksów z naruszeniem art. 144 ust. 1. Określenie w SIWZ warunków udziału wykonawców poprzez możliwość naruszenia zasady uczciwej konkurencji (art. 22 ust. 2). Określenie wartości szacunkowej zamówienia bez zachowania należytej staranności. 15

Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP KONTROLA PROJEKTÓW NA MIEJSCU Najczęściej popełniane błędy i nieprawidłowości stwierdzone podczas czynności kontrolnych: Rezygnacja z wykonywania określonych robót, a w ich miejsce wykonywanie robót innych (o tej samej wartości) nie objętych zamówieniem i traktowanie ich jako zamienne oraz nie zgłaszanie tego faktu do Instytucji Zarządzającej. Występowanie robót zamiennych podczas realizacji umów ryczałtowych. Nie informowanie Instytucji Zarządzającej o możliwości nie osiągnięcia wskaźnika produktu. Wykazywanie wskaźnika produktu, rezultatu nie na dzień sprawozdawczy wniosku, ale na dzień wypełniania wniosku. Korektorowanie niewłaściwych opisów na oryginałach faktur, zamiast przekreślenia i napisania prawidłowej treści. 16

Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP KONTROLA PROJEKTÓW NA MIEJSCU Najczęściej popełniane błędy i nieprawidłowości stwierdzone podczas czynności kontrolnych: Zawieranie umów zleceń z własnymi pracownikami na czynności, które mają w swoim zakresie czynności. W Ogłoszeniu o zamówieniu, SIWZ brak informacji o współfinansowaniu Projektu przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata Na SIWZ, zawartych umowach brak informacji o współfinansowaniu Projektu w ramach RPOWP na lata po zawarciu umowy z Instytucją Zarządzającą (treść, logo). Brak kontrasygnaty Skarbnika przy zawieranych umowach. Naklejanie logotypów na dokumentach związanych z realizacją Projektu. 17

Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP KONTROLA PROJEKTÓW NA MIEJSCU Najczęściej popełniane błędy i nieprawidłowości stwierdzone podczas czynności kontrolnych: Brak daty sporządzenia kosztorysu inwestorskiego. Brak daty aktualizacji kosztorysu inwestorskiego, gdy został utworzony powyżej 6 miesięcy od daty wszczęcia postępowania. Brak udokumentowania powtórzonych czynności. Nie poinformowanie wszystkich uczestników postępowania o wniesionym proteście, odwołaniu. Określenie wartości szacunkowej zamówienia na Druku ZP-1 lub ZP-2 jako brutto zamiast netto. Na opisie oryginału faktury brak zapisu na podstawie jakiego art. udzielono zamówienia publicznego. 18

Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP KONTROLA PROJEKTÓW NA MIEJSCU KONTROLA W TRAKCIE REALIZACJI I DORAŹNA Kontrola w trakcie realizacji projektu – potrzeba jej przeprowadzenia wynika z warunków określonych w Instrukcji Wykonawczej Instytucji Zarządzającej. Przekazanie Beneficjentowi zawiadomienia o kontroli w trakcie realizacji projektu jest obligatoryjne. Kontrola doraźna – kontrola, której potrzeba przeprowadzenia wynika z przesłanek dających podstawy do podejrzenia popełnienia poważnych nieprawidłowości przez Beneficjenta. Przekazanie Beneficjentowi zawiadomienia o kontroli doraźnej nie jest obligatoryjne. 19

Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Stwierdzenie uchybień i/lub nieprawidłowości Wydanie zaleceń pokontrolnych Zalecono działania naprawcze Nieprawidłowości w zakresie informacji i promocji Projektu Nieprawidłowości w zakresie ewidencji księgowej oraz opisie dokumentów księgowych Nieprawidłowości w zakresie sprawozdawczości Dokonano zmniejszenia dofinansowania Ponoszenie wydatków poza okresem realizacji Projektu Zwiększenie zakresu robót Błędne kwalifikowanie kosztów Proces formułowania zaleceń pokontrolnych

Uchybienia w zakresie informacji i promocji Projektu nie realizowanie zobowiązań w zakresie promocji określonych we wniosku o dofinansowanie, brak oznakowania o współfinansowaniu zakupu ze środków Unii Europejskiej na zakupionym sprzęcie, brak informacji słownej o realizowanym programie i jego współfinansowaniu ze środków Unii Europejskiej na stronie internetowej Beneficjenta, brak tablicy pamiątkowej w miejscu realizacji projektu, tablica pamiątkowa niezgodna z wytycznymi Instytucji Zarządzającej RPOWP, brak informacji o źródłach finansowania projektu w umowach z wykonawcami. Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Nieprawidłowości w zakresie wyodrębnionej ewidencji księgowej oraz opisie dokumentów księgowych dokonywanie korekt w opisach faktur/dowodów księgowych niezgodnie z art. 22 ustawy o rachunkowości (np. korektorowanie mazakiem białkującym, zaklejanie), na pierwszej stronie faktur brak informacji o źródłach finansowania Projektu oraz adnotacji ujęto we wniosku o płatność z dnia…, brak wyodrębnionej ewidencji księgowej – naruszenie § 12 umowy o dofinansowanie, zawartej pomiędzy Instytucją Zarządzającą RPOWP a Beneficjentem, ujmowanie w ewidencji księgowej, wyodrębnionej na potrzeby Projektu, faktur nie związanych z Projektem. Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Przyczyny wynikające z niepoprawnej sprawozdawczości Nieprawidłowości w zakresie sprawozdawczości wskaźniki produktu i rezultatu oraz poziom wydatkowania w ramach projektu, wykazany we wniosku Beneficjenta o płatność końcową niezgodne ze stanem faktycznym stwierdzonym podczas czynności kontrolnych na miejscu realizacji Projektu, brak dowodów wskazanych we wniosku o dofinansowanie jako źródło dostarczenia informacji, wykazywanie w sprawozdaniach danych nie wynikających z dokumentów źródłowych. Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Nieprawidłowości skutkujące zmniejszeniem dofinansowania Projektu poniesienie wydatków poza okresem realizacji Projektu określonym umową o dofinansowanie, zwiększenie zakresu robót przykład: Beneficjent zwraca się z prośbą o aneksowanie umowy, argumentując, że z uwagi na zmiany cen rynkowych trzy kategorie kosztów w Projekcie uległy zmniejszeniu, natomiast jedna – zwiększeniu; de facto chodzi o przerzucenie oszczędności z ww. trzech kategorii do kategorii, która ulega zwiększeniu - kontrola stwierdza, że zwiększenie wartości jest wynikiem zwiększenia zakresu robót /roboty dodatkowe/, a nie jak deklarował Beneficjent zmianą ceny rynkowej), błędne kwalifikowanie kosztów przykład: zakwalifikowanie ceny trzyletniego ubezpieczenia od przypadkowych uszkodzeń do ceny nabycia środka trwałego i zakwalifikowanie jej do wydatków kwalifikowanych przeznaczonych na zakup tego środka. Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Współpraca z firmami konsultingowymi jakość firm konsultingowych na rynku bardzo różna, posiłkowanie się usługami firm doradczych powinno opierać się na współpracy, a nie cedowaniu przez Beneficjenta pełni odpowiedzialności na firmy zewnętrzne, Beneficjent powinien skrupulatnie sprawdzać, co podpisuje przy kolejnych wnioskach, w ostatecznym rozliczeniu to bowiem Beneficjent ponosi pełną odpowiedzialność Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Dziękuję za uwagę. 27

Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP Punkty Informacji RPOWP: Punkt Informacji w Białymstoku Punkt Informacji w Białymstoku ul. Handlowa 6 Infolinia: Punkt Informacji w Łomży Punkt Informacji w Łomży ul. Polowa 53 tel.: (086) Punkt Informacji w Suwałkach Punkt Informacji w Suwałkach ul. Kościuszki 62 tel.: (087)