Dr hab. Zbigniew M. Karaczun ROLA I ZNACZENIE ZEWNĘTRZNYCH ZESPOŁU MONITORUJĄCEGO Warszawa

KIM SĄ MONITORUJĄCY Są zespołem wybranym przez Komisję Europejską w drodze przetargu i mającym wspierać ją w zapewnieniu efektywnego i prawidłowego wdrażania projektów LIFE + Posiadają doświadczenie i wiedzę w ochronie środowiska i przyrody, procedurach LIFE + (m.in. Postanowień Wspólnych) oraz rozumieją uwarunkowania lokalne Śledzą i oceniają przebieg projektu i jego zgodność z budżetem i Postanowieniami Wspólnymi Wspierają i pomagają beneficjentów w realizacji projektu

ROLA MONITORUJĄCYCH Weryfikacja realizacji projektu –Wizyty u beneficjentów (co najmniej raz w roku) –Analiza raportów przygotowanych przez beneficjentów –Przygotowywanie sprawozdań dla Komisji Europejskiej NIE są upoważnieni do podejmowania decyzji w imieniu Komisji Europejskiej, mogą jedynie doradzać

ROLA MONITORUJĄCYCH Zalecenia lub stwierdzenia MoT przekazane beneficjentom NIE mogą być traktowane jako reprezentujące stanowisko Komisji Europejskiej, a jedynie jako wskazówki Działają na zasadach poufności identycznych z zasadami obowiązującymi Komisję Europejską

ROLA MONITORUJĄCYCH Wiedzę o projekcie czerpią z: –Analizy dokumentacji projektu –Analiz raportów przygotowanych przez beneficjentów zgodnie z warunkami umowy grantowej –Wywiadów z osobami prowadzącymi projekt (beneficjentami i współbeneficjentami) –Wizyt na miejscu realizacji projektu – obserwacje własne

ROLA MONITORUJĄCYCH Jak możemy pomóc: –Doradzając w zakresie interpretacji Postanowień Wspólnych –Doradzając w zakresie zgodności przygotowywanych dokumentów przez beneficjentów z wymaganiami LIFE +

ROLA MONITORUJĄCYCH Jak możemy pomóc: –Służąc jako pośrednik pomiędzy beneficjentem i Komisją – rekomendując rozwiązania w przypadku wystąpienia problemów –Wspierają upowszechnianie wyników projektu poprzez przygotowanie materiałów dla Communication Team i do broszur wydawanych przez Komisję Europejską.

JAK WSPÓŁPRACOWAĆ Z MONITORUJĄCYMI Zanim pytanie do Komisji – poprosić MoT o pomoc w rozwiązaniu problemu Kontaktować się z MoT w momentach, w których uznajemy, że powinniśmy się z nimi kontaktować Zanim wyślesz umowę partnerską, raport okresowy do Komisji – wyślij ją do MoT

JAK WSPÓŁPRACOWAĆ Z MONITORUJĄCYMI Zawsze przekazuj MoT kopie wszystkich materiałów i korespondencji kierowanej do Komisji Europejskiej – o takiej samej zawartości jak wysłane do Komisji Nie ukrywaj problemów przed MoT – im wcześniej będą rozpoznane, tym większe prawdopodobieństwo, że zostaną rozwiązane MY MAMY POMAGAĆ !!!

JAK WSPÓŁPRACOWAĆ Z MONITORUJĄCYMI MoT nie są kontrolerami (nie kontrolują beneficjentów) – ich zadaniem jest wspieranie beneficjentów i Komisji dla efektywnego i sprawnego wdrażania projektów LIFE +

JAK PRACOWAĆ Jak przewidujesz problemy – nie czekaj rozmawiaj z MoT niech ci doradzi jak je rozwiązać. Czytaj CP – to jest Biblia LIFE + Staraj się postępować zgodnie z harmonogramem i budżetem – jesli nie możesz uzasadnij, że nie wpłynie to negatywnie na cele projektu

JAK PRACOWAĆ Komisja jest Objective oriented – jeśli uznasz, że zmiana jest konieczna do osiągnięcia celu – zmieniaj. Ale dobrze uzasadnij zmianę – dlaczego ją zrobiłeś i dlaczego nie przewidziałeś tego w proposalu ZAWSZE informuj MoT i EC o planowanych i dokonanych zmianach

JAK PRACOWAĆ Staraj się robić to co zaplanowałeś w proposalu. Pamiętaj: lepsze jest wrogiem dobrego jeśli zrobisz coś spektakularnego, ale nie przewidywanego przez projekt, a nie dokonasz tego co powinieneś zrobić – możesz mieć kłopot !

JAK PRACOWAĆ Pisząc raporty z realizacji prac korzystaj z template na stronie LIFE + W raportach ZAWSZE odwołuj się do dat –Milestone –Deliverables –indicators –działań jakie były zaplanowane w projekcie.

JAK PRACOWAĆ Pisz jasno: zrealizowano zgodnie z projektem to i to...., to zrobiono wcześniej tj xx.xx.xx, a to później, tj xx.xx.xx gdyż.... Pisz – zgodnie z projektem uruchomiono stronę internetową projektu w dniu.... Wykonawca został wybrany zgodnie z proposalem w drodze zapytania o ofertę, a wartość usługi wyniosła xxx, tj. o 30% mniej/więcej, tyle samo jak zaplanowano w projekcie

JAK PRACOWAĆ Jeśli czegoś nie zrobiłeś – napisz dlaczego, kiedy to zrobisz i w jaki to sposób wpłynie na inne działania w projekcie i czy nie zagraża to celowi projektu Wszystkie znaczące zmiany uzgadniaj z MoT i notyfikuj w Komisji (zmiana celów, znaczące zmiany zakresu działań, budżetu). Staraj się to zrobić co najmniej 6 miesięcy przed zmianą

JAK PRACOWAĆ Jeśli nie możesz odzyskać VAT MUSISZ to potwierdzić pismem urzędowym właściwego Urzędu skarbowego. Samooświadczenia nie są wystarczające (ani powoływania się na przepisy). Jest propozycja, żeby VAT nie był kosztem kwalifikowanym....

JAK PRACOWAĆ Realizacja projektu nie może być argumentem dla podwyżki płac pracownikom. LIFE zwraca koszty pracy pracodawcom, a nie nagradza finansowo wykonawców !!! LIFE płaci tylko za czas produktywny, przeznaczony na realizacje projektu, który jest potwierdzony w Timesheet.

JAK PRACOWAĆ UE zwraca koszty pracy na podstawie ilości przepracowanych dla projektu dniówek 8 godzinnych: Wynagrodzenie roczne Wartość dniówki = Czas przepracowany dla projektu Czas przepracowany dla projektu – ilość dniówek przepracowanych w danym roku

JAK PRACOWAĆ Czas pracy dotyczy jedynie tzw. Czasu produktywnego – tj. czasu w rzeczywistości poświęcanemu pracy. Czasem produktywnym nie są godziny przepracowane w ramach: Rzeczywiście wykorzystanego urlopu Wakacji bankowych Weekendów - wyjątkowo może być Zwolnień chorobowych Zwrotów za wykorzystanie innych godzin pracy niż pierwotnie zakładano

JAK PRACOWAĆ Czasem produktywnym jest też czas poświęcony na spotkania, udział w konferencjach, warsztatach i szkoleniach.

JAK PRACOWAĆ WYNAGRODZENIE ROCZNE TO 5 POZYCJI 1.Roczne wynagrodzenie, z uwzględnieniem pensji 13 i 14 jeśli są one przewidziane w umowie o pracę 2.Koszty wynagrodzenia w trakcie ustawowego urlopu – o ile nie są one włączone w poz. 1

JAK PRACOWAĆ 3.Obowiązkowe, ustawowe obciążenia socjalne pracodawcy i pracownika – ubezpieczenie zdrowotne, socjalne, inne – jeśli objęte umową o pracę w przypadku instytucji beneficjenta (dobrowolne ubezpieczenie nie są ujęte w tej pozycji i nie są kosztem osobowym uwzględnianym przez UE) 4.Ubezpieczenie emerytalne – zgodnie z wynegocjowanymi przez Związki Zawodowe zasadami dla instytucji beneficjenta (dobrowolne lub dodatkowe ubezpieczenie emerytalne nie są ujęte w tej pozycji i nie są kosztem osobowym uwzględnianym przez UE, chyba, że pracodawca gwarantuje je w umowie o prace WSZYSTKIM swoim pracownikom);

JAK PRACOWAĆ 5.Specjalne płatności (dodatki, premie etc.) wypłacane przez beneficjenta WSZYSTKIM pracownikom, na zasadach niedyskryminujących (które istniały już przed rozpoczęciem realizacji projektu) Koszty roczne = Koszty roczne nie uwzględniają bonusów dla pracowników – samochód służbowy, komórka, wakacje na Bali etc....

JAK PRACOWAĆ LIFE zwraca tylko za czas pracy, który został zarejestrowany w TIMESHEETS 1.Czas pracy powinien być rejestrowany w sposób usystematyzowany i metodyczny, codziennie. Może to zostać skontrolowane przez MoT lub przedstawiciela EU (DO lub FDO), który w trakcie wizyty monitorującej poprosi o przedstawienie TIMESHEET z bieżącego miesiąca.

JAK PRACOWAĆ 2. TIMESHHET powinien być podpisany przez osobę, której praca jest rejestrowana oraz osobę nadzorująca tę pracę co miesiąc – rekomenduje się, aby podpisy były składane w trakcie pierwszego tygodnia kolejnego miesiąca. 3.Zaleca się, aby procedura wypełniania TIMESHEET została przyjęta przez instytucję (beneficjenta) jako zarządzenie (instrukcja na piśmie skierowana do pracowników).

JAK PRACOWAĆ Lista sprawdzająca TIMESHEET 1. Czy zawiera jasne odniesienie do projektu LIFE (numer projektu, akronim) 2. Czy zawiera dane osoby, której jest to TIMESHEET (imię i nazwisko, funkcja w projekcie) 3. Czy zawiera jednoznaczne oznaczenie roku, miesiąca i kolejnych dni tego miesiąca

JAK PRACOWAĆ 4. Czy zawiera szczegółowe informacje o ilości czasu przepracowanego na rzecz projektu LIFE (w godzinach, w poszczególnych dniach roboczych) w kolejnych dniach 5. Czy zawiera szczegółowe informacje o ilości czasu przepracowanego na rzecz innych projektów finansowanych ze środków UE (w godzinach, w poszczególnych dniach roboczych) w kolejnych dniach

JAK PRACOWAĆ 6. Czy zawiera informacje o ilości czasu przepracowanego dla działalności innej niż projekt LIFE i inne projekty UE w kolejnych dniach (w godzinach w poszczególnych dniach roboczych) 7. Czy zawiera datę i podpis pracownika (którego czas jest określony w TIMESHEET) 8. Czy zawiera datę i podpis osoby nadzorującej pracę osoby, której czas pracy określony jest w TIMESHEET

JAK PRACOWAĆ Wszystkie odpowiedzi na ww. pytania powinny brzmieć TAK Notabene: Timesheet do ściągnięcia ze strony LIFE +

POLSCY MONITORUJĄCY Edyta Owadowska Projekty LIFE NAT Zbigniew M. Karaczun Projekty LIFE ENV i INF

DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ i POWODZENIA !!!