Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach NAJCZĘŚCIEJ WYSTĘPUJĄCE NIERPAWIDŁOWOŚCI W TRAKCIE REALIZACJI PROJEKTÓW Kielce, 9 lipca 2007 r.

Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach Kielce, 9 lipca 2007 r. Zgodnie z § 10 umowy o dofinansowanie projektu Beneficjent zobowiązany jestpoddać się kontroli w zakresie prawidłowości realizacji projektu Beneficjent zobowiązany jest poddać się kontroli w zakresie prawidłowości realizacji projektu dokonywanej przez Instytucję Wdrażającą, Instytucję Pośredniczącą, Instytucję Zarządzającą oraz inne podmioty uprawnione do jej przeprowadzenia. dokonywanej przez Instytucję Wdrażającą, Instytucję Pośredniczącą, Instytucję Zarządzającą oraz inne podmioty uprawnione do jej przeprowadzenia.

Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach ZAKRES KONTROLI REALIZACJI PROJEKTU Kielce, 9 lipca 2007 r. Zgodność realizacji projektu z umową i harmonogramem Realizacja działań promocyjnych Realizacja działań promocyjnych Zasady i charakter współpracy z partnerami i innymi instytucjami Zasady i charakter współpracy z partnerami i innymi instytucjami Kadra realizująca projekt Kadra realizująca projekt Weryfikacja wykorzystania środków w ramach realizowanego projektu Weryfikacja wykorzystania środków w ramach realizowanego projektu Zasady rekrutacji beneficjentów ostatecznych projektu Zasady rekrutacji beneficjentów ostatecznych projektu Realizacja poszczególnych form wsparcia będących przedmiotem umowy Realizacja poszczególnych form wsparcia będących przedmiotem umowy Sposób i zasady prowadzenia dokumentacji dotyczącej umowy oraz jej udostępniania, przechowywania i archiwizowania Sposób i zasady prowadzenia dokumentacji dotyczącej umowy oraz jej udostępniania, przechowywania i archiwizowania Realizacja działań dotyczących monitorowania projektu Realizacja działań dotyczących monitorowania projektu Prawidłowość przygotowanych sprawozdań okresowych Prawidłowość przygotowanych sprawozdań okresowych Zastosowanie procedur udzielanych zamówień publicznych związanych z realizacją projektu Zastosowanie procedur udzielanych zamówień publicznych związanych z realizacją projektu

Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach Błędy w przygotowywanych materiałach informacyjnych lub promocyjnych Błędy w przygotowywanych materiałach informacyjnych lub promocyjnych Brak oznaczenia biura projektu i budynku, w którym się ono mieści Brak oznaczenia biura projektu i budynku, w którym się ono mieści Niewłaściwe oznakowanie prowadzonej dokumentacji projektu (np.: brak logotypów) Niewłaściwe oznakowanie prowadzonej dokumentacji projektu (np.: brak logotypów) Brak informacji o okresie archiwizacji dokumentów dotyczących wdrażanego projektu Brak informacji o okresie archiwizacji dokumentów dotyczących wdrażanego projektu NAJCZĘŚCIEJ WYSTĘPUJĄCE NIEPRAWIDŁOWOŚCI W ZAKRESIE DZIAŁAŃ PROMOCYJNYCH Kielce, 9 lipca 2007 r.

Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach NAJCZĘŚCIEJ WYSTĘPUJĄCE NIEPRAWIDŁOWOŚCI W ZAKRESIE ZATRUDNIANIA KADRY REALIZUJĄCEJ PROJEKT Kielce, 9 lipca 2007 r. Niejasno sformułowane umowy dotyczące zatrudnienia w projekcie Niejasno sformułowane umowy dotyczące zatrudnienia w projekcie Brak umów potwierdzających zatrudnienie osób wymienionych we wniosku o dofinansowanie Brak umów potwierdzających zatrudnienie osób wymienionych we wniosku o dofinansowanie Nieprawidłowy sposób dokumentowania czasu pracy pracowników projektu Nieprawidłowy sposób dokumentowania czasu pracy pracowników projektu Brak szczegółowego rozliczenia wynagrodzenia personelu projektu Brak szczegółowego rozliczenia wynagrodzenia personelu projektu

Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach Brak dokumentów potwierdzających status beneficjentów ostatecznych Brak dokumentów potwierdzających status beneficjentów ostatecznych Błędnie zakwalifikowani beneficjenci ostateczni Błędnie zakwalifikowani beneficjenci ostateczni Brak jasno określonych zasad rekrutacji i dokumentowania tego procesu Brak jasno określonych zasad rekrutacji i dokumentowania tego procesu Brak systemu informowania o wynikach rekrutacji Brak systemu informowania o wynikach rekrutacji NAJCZĘŚCIEJ WYSTĘPUJĄCE NIEPRAWIDŁOWOŚCI W ZAKRESIE REKRUTACJI I KWALIFIKACJI BENEFICJENTÓW OSTATECZNYCH Kielce, 9 lipca 2007 r.

Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach Brak dokumentów potwierdzających przeprowadzenie doradztwa zawodowego Brak dokumentów potwierdzających przeprowadzenie doradztwa zawodowego Brak list potwierdzających odbiór materiałów szkoleniowych Brak list potwierdzających odbiór materiałów szkoleniowych Brak odpowiedniego oznaczenia miejsc, w których odbywają się zajęcia dla beneficjentów ostatecznych Brak odpowiedniego oznaczenia miejsc, w których odbywają się zajęcia dla beneficjentów ostatecznych Bezzasadny zapis w umowie zawieranej z beneficjentami ostatecznymi o konieczności zwrotu kosztów szkolenia w przypadku rezygnacji z udziały w projekcie Bezzasadny zapis w umowie zawieranej z beneficjentami ostatecznymi o konieczności zwrotu kosztów szkolenia w przypadku rezygnacji z udziały w projekcie Niekompletna dokumentacja szkoleń lub zgromadzona w różnych miejscach Niekompletna dokumentacja szkoleń lub zgromadzona w różnych miejscach NAJCZĘŚCIEJ WYSTĘPUJĄCE NIEPRAWIDŁOWOŚCI W ZAKRESIE REALIZACJI FORM WSPARCIA Kielce, 9 lipca 2007 r.

Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach Brak określonego sposobu rozliczania powierzchni biurowej i rachunków za usługi telekomunikacyjne; brak decyzji o wydzieleniu konkretnego numeru na potrzeby biura projektu Brak określonego sposobu rozliczania powierzchni biurowej i rachunków za usługi telekomunikacyjne; brak decyzji o wydzieleniu konkretnego numeru na potrzeby biura projektu Niezgodność wersji (elektronicznej z papierową) przekazywanych dokumentów Niezgodność wersji (elektronicznej z papierową) przekazywanych dokumentów Brak kserokopii dowodów rejestracyjnych samochodów beneficjentów ostatecznych wymaganych do uzyskania zwrotu kosztów dojazdu na szkolenie Brak kserokopii dowodów rejestracyjnych samochodów beneficjentów ostatecznych wymaganych do uzyskania zwrotu kosztów dojazdu na szkolenie Brak kompletu dokumentacji projektu w biurze projektu Brak kompletu dokumentacji projektu w biurze projektu NAJCZĘŚCIEJ WYSTĘPUJĄCE NIEPRAWIDŁOWOŚCI W ZAKRESIE DOKUMENTACJI PROJEKTU Kielce, 9 lipca 2007 r.

Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach NAJCZĘŚCIEJ WYSTĘPUJĄCE NIEPRAWIDŁOWOŚCI W ZAKRESIE SPRAWOZDAWCZOŚCI Kielce, 9 lipca 2007 r. Nieterminowe przekazywanie sprawozdań okresowych Nieterminowe przekazywanie sprawozdań okresowych Niezgodność wersji sprawozdania przekazanej do WUP z przechowywaną w siedzibie Beneficjenta Niezgodność wersji sprawozdania przekazanej do WUP z przechowywaną w siedzibie Beneficjenta

Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach NAJCZĘŚCIEJ WYSTĘPUJĄCE NIEPRAWIDŁOWOŚCI W ZAKRESIE PROCEDUR UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Kielce, 9 lipca 2007 r. Niestosowanie przepisów Ustawy Prawo zamówień publicznych przy wyborze kadry realizującej projekt (wykładowcy) Niestosowanie przepisów Ustawy Prawo zamówień publicznych przy wyborze kadry realizującej projekt (wykładowcy) Niekompletna dokumentacja przeprowadzonych postępowań np.: brak wydruku ogłoszenia o zawarciu umowy z portalu Niekompletna dokumentacja przeprowadzonych postępowań np.: brak wydruku ogłoszenia o zawarciu umowy z portalu

Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach NAJCZĘŚCIEJ WYSTĘPUJĄCE NIEPRAWIDŁOWOŚCI W ZAKRESIE DOKUMENTACJI FINANSOWEJ PROJEKTU Kielce, 9 lipca 2007 r. Brak dokumentów potwierdzających wydatki (np. bilety) Brak dokumentów potwierdzających wydatki (np. bilety) Rozliczanie znacznie zawyżonych lub nieuzasadnionych wydatków Rozliczanie znacznie zawyżonych lub nieuzasadnionych wydatków Rozliczanie w wydatkach projektu kosztów stanowisk pracy, które nie były przewidziane w budżecie projektu Rozliczanie w wydatkach projektu kosztów stanowisk pracy, które nie były przewidziane w budżecie projektu Brak opisów lub niewłaściwie opisane dokumenty finansowe Brak opisów lub niewłaściwie opisane dokumenty finansowe Błędnie przywołana podstawa prawna Ustawy Prawo zamówień publicznych w opisach dokumentów finansowych Błędnie przywołana podstawa prawna Ustawy Prawo zamówień publicznych w opisach dokumentów finansowych Dokonywanie zakupów wyposażenia w końcowej fazie wdrażania projektu (wydatek niekwalifikowany) Dokonywanie zakupów wyposażenia w końcowej fazie wdrażania projektu (wydatek niekwalifikowany)

Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach NAJCZĘŚCIEJ WYSTĘPUJĄCE NIEPRAWIDŁOWOŚCI W ZAKRESIE DOKUMENTACJI FINANSOWEJ PROJEKTU – cd. Kielce, 9 lipca 2007 r. Ujmowanie we wnioskach o płatność poniesionych kosztów, które nie zostały uwzględnione w budżecie projektu Ujmowanie we wnioskach o płatność poniesionych kosztów, które nie zostały uwzględnione w budżecie projektu Ujmowanie kosztów wynagrodzeń w niewłaściwych pozycjach budżetu Ujmowanie kosztów wynagrodzeń w niewłaściwych pozycjach budżetu Różnice pomiędzy kserokopią dokumentu przekazanego do WUP a oryginałem przechowywanym w siedzibie Beneficjenta Różnice pomiędzy kserokopią dokumentu przekazanego do WUP a oryginałem przechowywanym w siedzibie Beneficjenta Zaległości w regulowaniu należności wobec kadry zatrudnionej do realizacji projektu Zaległości w regulowaniu należności wobec kadry zatrudnionej do realizacji projektu Opóźnienia w realizacji projektu w stosunku do harmonogramu Opóźnienia w realizacji projektu w stosunku do harmonogramu

Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach Odział ds. Kontroli Projektów Europejskiego Funduszu Społecznego Wojewódzki Urząd Pracy ul. Witosa 86, KIELCE Telefon: (41) (41) Fax: (41) Kielce, 9 lipca 2007 r.