Wymagania w zakresie sporządzania załączników Działanie 2.2 Wyrównywanie szans edukacyjnych poprzez programy stypendialne Wymagania w zakresie sporządzania załączników do wniosku o płatność Białystok, 3 czerwca 2005 r.

Działanie 2.2 Wyrównywanie szans edukacyjnych poprzez programy stypendialne wykaz załączników do wniosku beneficjenta o płatność: Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie faktur i/lub innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej, potwierdzających dokonanie wydatków kwalifikowalnych, (dostarczone w dwóch egzemplarzach), 2. Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów potwierdzających odbiór/wykonanie prac (dostarczone w dwóch egzemplarzach),

Działanie 2.2 Wyrównywanie szans edukacyjnych poprzez programy stypendialne wykaz załączników do wniosku beneficjenta o płatność: . 3. Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie wyciągów z rachunku bankowego Beneficjenta/kopie przelewów bankowych, (dostarczone w dwóch egzemplarzach ), 4. Inne dokumenty, o ile są wymagane zgodnie z umową/decyzją o dofinansowanie. Są nimi np.: - harmonogram płatności dla projektu na dwa kolejne kwartały. - w przypadku zakupu urządzeń, które nie zostały zamontowane – poświadczone j.w. za zgodność z oryginałem kopie protokołów odbioru urządzeń, przyjęcia na magazyn z podaniem ich miejsca składowania,

Działanie 2.2 Wyrównywanie szans edukacyjnych poprzez programy stypendialne Przykładowe dokumenty księgowe: 1. Faktury Beneficjenta, 2. Inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej: - Dokumenty potwierdzające koszty zatrudnienia: Lista Płac i ZUS DRA Lista uczniów, którym beneficjent wypłacił stypendium (w przypadku projektów typu I - uczniowie), Lista studentów, którym beneficjent wypłacił stypendium (w przypadku projektów typu II - studenci),

Działanie 2.2 Wyrównywanie szans edukacyjnych poprzez programy stypendialne Dowód księgowy: Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: art. 21 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz.694 z późn. zm.): określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych, 4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,

Działanie 2.2 Wyrównywanie szans edukacyjnych poprzez programy stypendialne Dowód księgowy: 5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, 6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Działanie 2.2 Wyrównywanie szans edukacyjnych poprzez programy stypendialne Wymagany opis dowodu księgowego: Art. 35 Ustawy o finansach publicznych ( Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz.148 z późn. zm.): Informacja o poprawności merytorycznej, Informacja o poprawności formalno – rachunkowej. 2. W przypadku dokumentów księgowych podlegających ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz.177 z późn. zm.) – wskazanie podstawy prawnej z ustawy.

Działanie 2.2 Wyrównywanie szans edukacyjnych poprzez programy stypendialne Wymagany opis dowodu księgowego: Numer umowy o dofinansowanie w ramach ZPORR, Nazwę projektu, Odniesienie do pozycji w harmonogramie rzeczowym złożonym we wniosku o dofinansowanie - opisać w sposób nie budzący wątpliwości związek wydatku z projektem – zaznaczyć w opisie faktury, do której kategorii wydatku przedstawionego we wniosku aplikacyjnym odnosi się wydatek opisany fakturą, 4. Nr księgowy lub ewidencyjny dokumentu, pod jakim został zarejestrowany (nr umieszczony w prawym górnym rogu dokumentu)

Działanie 2.2 Wyrównywanie szans edukacyjnych poprzez programy stypendialne Wymagany opis dowodu księgowego: 5. Faktury/inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej powinny być opatrzone adnotacją : Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego oraz ze środków budżetu państwa.” 6. Wszystkie kopie dokumentów powinny być podpisane za zgodność z oryginałem przez osobę do tego uprawnioną. 7. Prawidłowo potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia to podpis oraz data na każdej stronie z zapisem „potwierdzam za zgodność z oryginałem” lub podpis oraz data na pierwszej stronie z zapisem „potwierdzam za zgodność z oryginałem od strony …do strony….” – dokument powinien mieć ponumerowane strony i być spięty, tak aby nie ulegało wątpliwości, co jest potwierdzane za zgodność z oryginałem.

Działanie 2.2 Wyrównywanie szans edukacyjnych poprzez programy stypendialne dokumentowanie wydatków związanych z Personelem: Lista Płac może zostać dołączona do wniosku, gdy zostały zapłacone jej wszystkie składniki ( wyciągi bankowe z wyodrębnionego rachunku Beneficjenta potwierdzające przekazanie wynagrodzenia pracownikowi, odprowadzenie składek pracownika do ZUS oraz podatku dochodowego do Urzędu Skarbowego, ewentualnie innych potrąceń np. PZU) ZUS DRA (opisany w taki sposób, aby były wyszczególnione wszystkie kwoty składek każdego z pracowników zaangażowanych w projekt (wyciąg bankowy)

Działanie 2.2 Wyrównywanie szans edukacyjnych poprzez programy stypendialne dokumentowanie wydatków związanych z Personelem: 3. Dokumenty potwierdzające zaangażowanie pracownika w projekt (umowa o pracę, zakres czynności, karta czasu pracy, kalkulacja dotycząca wyliczenia stawki godzinowej oraz wynagrodzenia należnego w ramach realizowanego projektu), 4. Informacja dotycząca rozliczenia należnej kwoty brutto pracownikowi z wyszczególnieniem poszczególnych składek wynagrodzenia (Poświadczenie wydatków związanych z kosztami zatrudnienia za okres od….do…)

Działanie 2.2 Wyrównywanie szans edukacyjnych poprzez programy stypendialne dokumentowanie wydatków Beneficjentów Ostatecznych: W celu pełnego udokumentowania poniesionych wydatków Beneficjent winien przedstawić: Listę uczniów /studentów z dowodem zapłaty, Zestawienie faktur/innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej Beneficjentów Ostatecznych (zał. Nr 2 do instrukcji wypełniania wniosku beneficjenta o płatność),

Działanie 2.2 Wyrównywanie szans edukacyjnych poprzez programy stypendialne dokumentowanie wydatków Beneficjentów Ostatecznych: 3. Regulamin przyznawania stypendium obowiązujący u Beneficjenta wraz z imienną listą przyznanych stypendiów, 4. Umowę/porozumienie pomiędzy Beneficjentem i jednostką realizującą projekt (szkołą), 5. W przypadku, gdy przedstawione dokumenty są podpisane/opisane przez inne osoby, niż wskazane w umowie o dofinansowanie, Beneficjent powinien dołączyć właściwe upoważnienia.

Działanie 2.2 Wyrównywanie szans edukacyjnych poprzez programy stypendialne dokumentowanie innych wydatków Beneficjenta: W przypadku, jeśli wydatki wykazane na fakturze/innym dokumencie księgowym o równoważnej wartości dowodowej w 100% nie są kwalifikowalne, dokument powinien zawierać opis wskazujący ilość i kwotę kwalifikowalną z wyodrębnieniem kwoty VAT ( np. zakupiono 20 ryz papieru, natomiast kwalifikowalnych w ramach projektu jest 5 ryz, wówczas należy wskazać kwalifikowalną ilość (5 ryz papieru ) oraz wartość brutto, z wyszczególnieniem kwoty VAT.

Działanie 2.2 Wyrównywanie szans edukacyjnych poprzez programy stypendialne dokumentowanie innych wydatków Beneficjenta: 2. W przypadku, jeśli Beneficjent poniósł wydatek za przeprowadzone rozmowy telefoniczne, powinien dostarczyć fakturę VAT oraz biling wskazujący w opisie kwalifikowalne pozycje przeprowadzonych rozmów oraz ich łączną wartość brutto, w tym kwotę VAT.

Działanie 2.2 Wyrównywanie szans edukacyjnych poprzez programy stypendialne dowody zapłaty: Wydatki kwalifikowalne Beneficjenta powinny być ponoszone z wyodrębnionego rachunku Beneficjenta wskazanego w umowie o dofinansowanie projektu. Do wniosku o płatność należy załączyć wyciągi bankowe potwierdzające poniesienie wydatków, ewentualnie zwroty środków. Przedstawione dowody zapłaty powinny zostać opisane poprzez wskazanie numeru i nazwy realizowanego projektu. Ww. opis winien zostać podpisany przez Beneficjenta lub osobę upoważnioną.

Działanie 2.2 Wyrównywanie szans edukacyjnych poprzez programy stypendialne dowody zapłaty: 3. Kserokopie dowodów zapłaty powinny być czytelne, z wyraźną datą dokonania płatności. 4. W przypadku, jeśli przelew dotyczy kilku faktur, należy dokonać opisu przelewu poprzez wskazanie kwoty, jaka została przelana na opłacenie faktury dotyczącej wydatków kwalifikowalnych w ramach danego projektu. 5. W przypadku, jeśli wydatek dotyczy wypłaconego stypendium, dowodem zapłaty może być : dokument „KW”, wyciąg z rachunku bankowego lub sama lista uczniów, którym wypłacono stypendia, jeśli jest na niej potwierdzenie odbioru gotówki przez Beneficjenta Ostatecznego ( czytelny podpis, data, klauzula „ kwituję odbiór”).

Działanie 2.2 Wyrównywanie szans edukacyjnych poprzez programy stypendialne Dokumenty potwierdzające odbiór/wykonanie prac: Protokół odbioru. w przypadku zakupu urządzeń, które nie zostały zamontowane dodatkowo kopie protokołów odbioru urządzeń, przyjęcia na magazyn z podaniem ich miejsca składowania, W uzasadnionych przypadkach dokumentem potwierdzającym odbiór może być oświadczenie Beneficjenta wskazujące fakt dokonania odbioru i jego przedmiot.

Działanie 2.2 Wyrównywanie szans edukacyjnych poprzez programy stypendialne Inne załączniki do wniosku: Tabela rozliczenia otrzymanych transz dotacji. Harmonogram płatności na dwa kolejne kwartały. Tabela dotycząca wkładu własnego Beneficjenta. Należy pamiętać, aby ww. dokumenty były sporządzane zgodnie ze wzorami stanowiącymi załączniki do „instrukcji do wniosku beneficjenta o płatność dla priorytetu 2 ZPORR”.

Działanie 2.2 Wyrównywanie szans edukacyjnych poprzez programy stypendialne Inne uwagi: Do umieszczania paraf oraz podpisów na załącznikach należy używać tuszu niebieskiego, Wszystkie załączniki muszą być poświadczone za zgodność z oryginałem ( data, podpis i pieczęć beneficjenta lub osoby upoważnionej), Wszystkie załączniki muszą być opisane poprzez podanie nr i nazwy projektu, Wszystkie opisy na załącznikach muszą być podpisane przez beneficjenta lub osobę upoważnioną,

Działanie 2.2 Wyrównywanie szans edukacyjnych poprzez programy stypendialne Inne uwagi: Beneficjent powinien opisać wszystkie dokumenty księgowe wskazując kwotę brutto, w tym wysokość podatku VAT, poniesionych wydatków kwalifikowalnych na potrzeby realizacji projektu ( jeśli nie wszystkie pozycje na dokumencie są kwalifikowalne), 6. Faktury/inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej załączone do wniosku o płatność powinny zostać opisane i podpisane przez Beneficjenta/osobę upoważnioną do reprezentowania Beneficjenta na oryginale, a następnie z oryginału należy sporządzić kserokopię.

Działanie 2.2 Wyrównywanie szans edukacyjnych poprzez programy stypendialne Inne uwagi: Na fakturach/innych dokumentach o równoważnej wartości dowodowej beneficjent powinien umieścić w prawym górnym rogu numer księgowy lub ewidencyjny dokumentu, pod jakim został zarejestrowany. Wydatki poniesione przez Beneficjentów Ostatecznych uznane przez Beneficjenta za kwalifikowalne w ramach projektu powinny wynikać z ustalonego katalogu wydatków obligatoryjnie wymaganych przez szkołę.

Działanie 2.2 Wyrównywanie szans edukacyjnych poprzez programy stypendialne Przykłady najczęściej popełnianych błędów: Niewłaściwe opisywanie faktur/innych dokumentów księgowych ( np. do której kategorii wydatku przedstawionego we wniosku aplikacyjnym odnosi się wydatek opisany fakturą, brak nr i nazwy projektu/umowy), Brak właściwych opisów dotyczących udzielonego zamówienia publicznego ( podstawa prawna), Błędy rachunkowe, Błędy literowe w pisowni nazwisk i imion Beneficjentów Ostatecznych, Przedstawiane dokumenty księgowe nie spełniają wymogów ustawy o rachunkowości.

Działanie 2.2 Wyrównywanie szans edukacyjnych poprzez programy stypendialne Przykłady popełnianych błędów: 6. Opisywanie i podpisywanie załączników przez osoby nieupoważnione. 7. Dokonywanie płatności z innego rachunku niż wskazany w Umowie o dofinansowanie projektu, 8. Sporządzanie nieczytelnych kserokopii dokumentów, 9. Brak wyciągów bankowych potwierdzających poniesienie wydatków na wszystkie składniki wyszczególnione w Liście Płac ( koszty osobowe). 10. Pomijanie w rozliczeniu składek pracodawcy ( ZUS DRA).

Dziękujemy Państwu za uwagę