ppłk Krzysztof Cholewiński WARSZTATY DLA PRZEDSTAWICIELI ORGANIZACJI POZARZĄDOWYCH WSPÓŁPRACUJĄCYCH Z RESORTEM OBRONY NARODOWEJ POPOWO, STYCZNIA 2011 ROKU

ppłk Krzysztof Cholewiński ZASADY SPORZĄDZANIA SPRAWOZDAŃ Z WYKONANIA ZADANIA PUBLICZNEGO SFINANSOWANEGO (DOFINANSOWANEGO) Z DOTACJI MON NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANE BŁĘDY W SPRAWOZDANIACH Z WYKONANIA ZADANIA WARSZTATY DLA PRZEDSTAWICIELI ORGANIZACJI POZARZĄDOWYCH WSPÓŁPRACUJĄCYCH Z RESORTEM OBRONY NARODOWEJ

ZŁOŻENIE SPRAWOZDANIA JEST OBOWIĄZKIEM ppłk Krzysztof Cholewiński3

Podstawa prawna regulująca sporządzanie sprawozdań: ppłk Krzysztof Cholewiński4 ZASADY SPORZĄDZANIA SPRAWOZDAŃ Z WYKONANIA ZADANIA PUBLICZNEGO SFINANSOWANEGO (DOFINANSOWANEGO) Z DOTACJI MINISTERSTWA OBRONY NARODOWEJ Ustawa z r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Art Organizacje pozarządowe (…) zobowiązują się do wykonania zadania publicznego w zakresie i na zasadach określonych w umowie (…). Art. 17. Organ administracji publicznej zlecający zadanie publiczne dokonuje kontroli i oceny realizacji zadania (…). Art Sprawozdanie z wykonania zadania publicznego określonego w umowie należy sporządzić w terminie 30 dni po upływie terminu, na który umowa została zawarta (…).

Podstawa prawna regulująca sporządzanie sprawozdań (cd.): ppłk Krzysztof Cholewiński5 ZASADY SPORZĄDZANIA SPRAWOZDAŃ Z WYKONANIA ZADANIA PUBLICZNEGO SFINANSOWANEGO (DOFINANSOWANEGO) Z DOTACJI MINISTERSTWA OBRONY NARODOWEJ Wzór sprawozdania z wykonania zadania publicznego. Załącznik nr 3 do: Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z r. w sprawie wzoru oferty i realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (DzU ). Obowiązuje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (DzU z r.). Rozporządzenie powyższe na podstawie art. 24 ustawy z r. o zmianie ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz niektórych ustaw (DzU ) straciło moc z dniem r.

z r.z r. Cele i rezultaty Opis wykonania zadania Opis, sposób dofinansowania a wykonanie zadanie Opis osiągniętych rezultatów Liczbowe określenie skali działań Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów Informacja o kwocie przychodów Rozliczenie ze względu na źródło finansowania Dodatkowe informacje Wykaz załączników Poświadczenie złożenia / Adnotacje urzędowe ppłk Krzysztof Cholewiński6 ROZPORZĄDZENIE MPiPS w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania

Podstawowe dokumenty regulujące sporządzanie sprawozdań : ppłk Krzysztof Cholewiński7 ZASADY SPORZĄDZANIA SPRAWOZDAŃ Z WYKONANIA ZADANIA PUBLICZNEGO SFINANSOWANEGO (DOFINANSOWANEGO) Z DOTACJI MINISTERSTWA OBRONY NARODOWEJ Umowa o dofinansowanie lub sfinansowanie zadania publicznego. Zasady przyznawania i rozliczania przez Ministra Obrony Narodowej dotacji na realizację zadań publicznych organizacjom pozarządowym w 2011 roku

Sporządzanie sprawozdań a zapisy: ppłk Krzysztof Cholewiński8 ZASADY SPORZĄDZANIA SPRAWOZDAŃ Z WYKONANIA ZADANIA PUBLICZNEGO SFINANSOWANEGO (DOFINANSOWANEGO) Z DOTACJI MINISTERSTWA OBRONY NARODOWEJ Ustawy z r. o rachunkowości Ustawy z r. o finansach publicznych

PODSTAWOWE ZASADY SPORZĄDZANIA SPRAWOZDAŃ Z WYKONANIA ZADANIA PUBLICZNEGO SFINANSOWANEGO (DOFINANSOWANEGO) Z DOTACJI MON ZGODNIE ZE WZOREM (załącznikiem do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania). TERMINOWO (termin określony w umowie, nie dłużej jak 30 dni od daty zakończenia zadania – data wpływu do kancelarii). Terminowy zwrot niewykorzystanej części dotacji – data wpływy na konto).

PODSTAWOWE ZASADY SPORZĄDZANIA SPRAWOZDAŃ Z WYKONANIA ZADANIA PUBLICZNEGO SFINANSOWANEGO (DOFINANSOWANEGO) Z DOTACJI MON ZGODNIE Z WARUNKAMI ZAWARTEJ UMOWY (OFERTY), w tym realizacja celów zadania (TAK – opis uzyskanych rezultatów, NIE – przyczyny, skutki), opis zadania, zgodność z kosztorysem, wykorzystanie deklarowanych środków własnych, przesunięcia środków, RZECZYWISTY PRZEBIEG REALIZACJI ZADANIA (opis faktycznie zrealizowanych przedsięwzięć w ramach wykonania zadania, LICZBOWE PRZEDSTAWIENIE SKALI DZIAŁAŃ, opis działania partnerów i podwykonawców, odstępstwa od przedstawionych w ofercie harmonogramów, kosztorysu, budżetu zadania, itp.).

PODSTAWOWE ZASADY SPORZĄDZANIA SPRAWOZDAŃ Z WYKONANIA ZADANIA PUBLICZNEGO SFINANSOWANEGO (DOFINANSOWANEGO) Z DOTACJI MON POPRAWNOŚĆ WPISYWANYCH DANYCH (rozliczenie finansowe wolne od błędów rachunkowych, dowody księgowe z wszystkimi danymi, podpisy osób upoważnionych, itp.). ZAŁACZNIKI (kopie umów z rachunkami, kopie list płac, dokumentacja postępowania o zamówienia publiczne oraz wszelkie inne dodatkowe materiały mogące udokumentować działania faktyczne podjęte przy realizacji zadania).

ppłk Krzysztof Cholewiński12 NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANE BŁĘDY W SPRAWOZDANIACH Z WYKONANIA ZADANIA WYKONANIE SPRAWOZDANIA ZAKOŃCZENIE ZADANIA PRZESŁANIE DO KANCELARII DWiPO ANALIZA SPRAWOZDANIA PRZYJĘCIE SPRAWOZDANIA INFORMACJA O PRZYJĘCIU WNIOSEK O KOREKTĘ (UZUPEŁNIENIE) WYKONANIE I PRZESŁANIE KOREKTY ANALIZA KOREKTY SPRAWOZDANIA Wysłanie sprawozdania nie jest jego zakończeniem. Kiedy następuje przyjęcie sprawozdania?

1.Niezachowywanie terminów (złożenia sprawozdania, wykonania wydatków, zwrotu niewykorzystanej części dotacji). 2.Brak lub bardzo ogólnikowo opisane cele i rezultaty zadania. Brak konkretnego odniesienia się do zrealizowanego zadania - kopiowanie treści z oferty. Brak dokładnego opisu czy wszystkie zaplanowane działania zostały zrealizowane zgodnie z harmonogramem. Brak dokładnego, liczbowego opisu skali osiągniętych działań. 3.Działania niezgodnie z zapisami w Krajowym Rejestrze Sądowym czy statutem organizacji, np. podpisywanie umów przez osoby nieuprawnione. 4.Dokonywanie przesunięć środków z dotacji do 5% bez stosownego uzasadnienia (zgodnie z umową). 5.Dokonywanie przesunięć środków z dotacji powyżej 5% bez stosownego aneksu (zgody Zleceniodawcy). 6.Dokonywanie przesunięć środków z dotacji na pozycje kosztorysu, które nie są dotowane. 7.Obniżanie deklarowanych środków własnych. NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANE UCHYBIENIA W TRAKCIE REALIZACJI ZADAŃ

8.W sprawozdaniach brak materiałów dokumentujących przestrzeganie zapisów umowy (logo MON, znak promocyjny, informacja o dofinansowaniu przedsięwzięcia z dotacji MON). 9.Wykonanie części II pkt. 1 sprawozdania niezgodnie z kosztorysem. 10.Brak spójności w części II sprawozdania (sprawozdanie z wykonania wydatków). Rozbieżności pomiędzy pkt. 1 a 3. Brak lub niewłaściwe wartości procentowe w pkt Brak dat, numerów dokumentów księgowych w Zestawieniu faktur. Uwzględnianie faktur pochodzących sprzed lub po dacie określonej w umowie o czasie realizacji zadania. 12.Brak deklarowanych załączników. 13.Złożenie sprawozdania na druku niezgodnym z Rozporządzeniem, lub pomijanie poszczególnych pozycji sprawozdania. 14.Rozliczanie umów. Odbiór umowy o dzieło, rozliczenie umowy zlecenia, a data podpisania umowy, wystawienia rachunków i wypłaty środków. 15.Brak kopii dowodu wpłaty niewykorzystanej części dotacji. NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANE UCHYBIENIA W TRAKCIE REALIZACJI ZADAŃ

1.Z tytułu nieterminowego złożenia sprawozdania 2.Z tytułu obniżenia deklarowanych środków własnych 3.Przesuwanie środków z dotacji powyżej 5% bez zgody Zleceniodawcy 4.Nieterminowy zwrot niewykorzystanej dotacji PRZYCZYNY DOCHODZENIA NALEŻNOŚCI (KARY, ZWROTY, ODSETKI)

Odstąpienie od dochodzenia należności Skarbu Państwa skutkuje naruszeniem dyscypliny finansów publicznych!

Dziękuję Państwu i sobie życzę, jak najmniej błędów w sprawozdaniach. W naszych wspólnych kontaktach spokoju, wyważenia i zrozumienia dla obu stron … ppłk Krzysztof Cholewiński17