Zestaw narzędzi do budowania relacji partnerskich w organizacji Urząd Miasta w Dzierżoniowie   Warszawa, 25.06.2013

Opis rozwiązania W Urzędzie Miasta w Dzierżoniowie obrano za cel podejmowanie działań przyczyniających się do integrowania zespołu, motywowania do wspólnej pracy, budowania kultury organizacyjnej opartej na relacjach partnerskich, ponieważ zmotywowani i zintegrowani pracownicy są najważniejszym czynnikiem sukcesu organizacji i podstawą do doskonalenia. Relacje partnerskie budowane są wielopłaszczyznowo – zarówno w stosunkach między pracownikami jak i na linii pracownik-kierownictwo. W 2009 r. Urząd określił kluczowe czynniki sukcesu, w których główną rolę odgrywa obszar pracowników. Wdrażając model EFQM Zespół pracowników (TGV) opierał się głównie na jednej z fundamentalnych zasad modelu „Odnoszenie sukcesów dzięki pracownikom”. W 2010 roku opracowano i wdrożono Zasady Zarządzania Zasobami Ludzkimi, których podstawowymi elementami są kluczowe wartości zarządzania zasobami ludzkimi określonymi jako - Zasady 4P.

Kluczowe wartości w zarządzaniu zasobami ludzkimi 4xP: P jak Profesjonalizm P jak Praca zespołowa P jak Partycypacja P jak Partnerstwo

W celu realizacji zasad 4P Urząd stosuje zestaw sprawdzonych 6 narzędzi, mających na celu dialog z pracownikami, zwiększenie ich zaangażowania i budowanie relacji partnerskich, są to: Narzędzie Nr 1: Organizacja imprez imieninowych, integracyjnych i wyjazdowych wycieczek. Narzędzie Nr 2: Realizacja pełnego procesu badań satysfakcji pracowników. Narzędzie Nr 3: Redagowanie i wydawanie przez Zespół pracowników urzędowej gazetki, pn. „Urzędowa Lokomotywa” oraz organizowanie Plebiscytu na najsympatyczniejszą koleżankę/kolegę. Narzędzie Nr 4: Wzmacnianie i doskonalenie kultury pracy zespołowej. Narzędzie Nr 5: Włączanie pracowników w proces zarządzania poprzez autorskie opracowywanie instrukcji , regulaminów z obszaru zarządzania pracownikami. Narzędzie Nr 6: Angażowanie pracowników w działania na rzecz społeczeństwa poprzez uczestnictwo w różnych akcjach społecznych , np. udział pracowników w akcji WOŚP, zbiórka pieniędzy dla chorych dzieci, przekazywanie świątecznych paczek dla potrzebujących, oddawanie krwi, udział w akcji „Mogiłę Pradziada ocal od zapomnienia”, 1 % od podatku.   Opis rozwiązania

Adekwatność zgłaszanego rozwiązania Stwierdzonymi problemami w organizacji było: „załamanie” wyników badań satysfakcji pracowników, zbyt małe zaangażowanie pracowników w realizację wspólnych projektów czy zadań, obniżanie poczucia jedności zespołu pracowników, bardzo duża ilość nowych, trudnych do realizacji zadań,

Skuteczność zgłaszanego rozwiązania Potwierdzeniem na skuteczność wdrożonych podejść są: wyniki satysfakcji pracowników, które uzyskały ponownie wysoki poziom, mała absencja pracowników, niska rotacja, podwyższa się profesjonalizm pracowników, corocznie zwiększa się zaangażowanie w pracę zespołową, jednym z kluczowych zespołów jest powołany w 2009r zespół TGV, który doprowadził organizację do uzyskania Europejskiej Nagrody Doskonałości EFQM w 2012r., a którego praca stanowiła dobrą praktykę w fundacji EFQM. Zdecydowana większość pracowników uczestniczy w imprezach integracyjnych i imieninowych, chętnie angażując się w przygotowywanie programów artystycznych. Wielu pracowników włącza się w różne akcje społeczne.

W wyniku podjętych działań organizacja odnotowuje wysoki poziom satysfakcji z pracy w urzędzie

Sukcesywnie wzrasta ilość powoływanych zespołów, a także zaangażowanie pracowników w pracę zespołową

Przejrzystość procesu wdrożenia rozwiązania W 2010 opracowano i wdrożono jednolite i przejrzyste zasady powoływania i funkcjonowania zespołów pracowniczych. Dzięki opracowanym dokumentom zwiększyła się przejrzystość doboru pracowników do zespołu przy zachowaniu zasady jawności. Projekt ankiety w badaniach satysfakcji pracowników jest konsultowany z pracownikami przed rozpoczęciem badania, informowani są oni także o celu i wynikach badania. Corocznie po badaniu satysfakcji wdrażane są działania doskonalące uwzględniające potrzeby pracowników. Wszyscy pracownicy mogą uczestniczyć w procesie przygotowywania nowych regulaminów i instrukcji dotyczących spraw wewnątrz organizacji: W 2008r. pracownicy wspólnie opracowali Kodeks Etyki. W 2009r. wdrożono wspólnie Standardy Obsługi Klienta. W 2010r. opracowano projekt Regulaminu Wynagradzania.

Trwałość zgłaszanego rozwiązania Opisane podejście stanowi szereg działań, które maja wieloletnią praktykę a wszystkie działania mają kontynuację i są doskonalone. - Imprezy imieninowe organizowane są od 2000 roku. - Urząd prowadzi badania satysfakcji pracowników od 2004r. - Od 2009r. wydawana jest kwartalnie „Lokomotywa Urzędowa” -Od 2010r organizowany jest Plebiscyt na najsympatyczniejszą/ego koleżankę/kolegę - Cyklicznie organizowane są akcje społeczne.

Możliwość zastosowania w innych jednostkach samorządowych Wdrożone rozwiązania są zalecane do implementacji w organizacjach, które odnotowują niski poziom zaangażowania i motywacji pracowników. Działania te nie wymagają zaangażowania nadmiernych nakładów finansowych czy rzeczowych. Opisane podejście stanowi szereg działań, które były wdrażane sukcesywnie od kilku lat. Nie zaleca się wdrażania wszystkich działań jednocześnie. Bardzo ważna jest faza konsultacji z pracownikami i informowanie ich na każdym etapie podejmowanych działań.

Urząd Miasta w Dzierżoniowie wostrowska@um.dzierzoniow.pl, Dziękuję za uwagę Wanda Ostrowska – Zastępca Burmistrza, Urząd Miasta w Dzierżoniowie wostrowska@um.dzierzoniow.pl, www.dzierzoniow.pl