Rozliczanie wydatków w ramach projektów realizowanych w ZPORR

WAŻNE DOKUMENTY Poradnik dla Beneficjentów Priorytetu 2 ZPORR „Europejski Fundusz Społeczny w ZPORR – poradnik dla Ostatecznych Odbiorców (Beneficjentów)” - Wersja z 14 czerwca 2006 r. Europejski Fundusz Społeczny w ZPORR - Kwalifikowalność wydatków (zawierający wytyczne kwalifikowalności dla Beneficjentów Priorytetu 2 ZPORR oraz Wytyczne dla instytucji uczestniczących w realizacji Priorytetu 2 ZPORR) - wersja z 24 kwietnia 2006 r.

LINKI 1.www.zporr.gov.pl : Finansowanie, Formularze wniosków o płatność, pkt.8 Wniosek beneficjenta o płatność – wersja z 11 lipca 2006r. 2. www.mf.gov.pl : Ministerstwo Finansów, Unia Europejska, SIMIK,Generator Wniosków Płatniczych w ramach SIMIK 04-06 3. www.kwalifikowalnosc.gov.pl

Wypełnianie wniosku o płatność

WNIOSEK BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ Załącznik do rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 22 września 2004 r. (poz. 2206) WZÓR WNIOSEK BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ (1_) Wniosek za okres: od............................ do..................................................... Instytucja przyjmująca wniosek: Nr wniosku: Data wpłynięcia wniosku: Osoba przyjmująca wniosek: Podpis i pieczęć: (2_) Fundusz strukturalny: .............................................................................. (3_) Program Operacyjny:................................................................................. (4_) Priorytet: ......... ........................................................................................ (5_) Działanie: ................................................................................................. (6_) Poddziałanie: ............................................................................................ (7_) Nazwa projektu: ....................................................................................... (8_) Nr projektu/partnerstwa na rzecz rozwoju:* ............................................... (9_) Umowa/decyzja* o dofinansowaniu nr .................... (10_) z dnia ................ na kwotę dofinansowania .........................PLN, słownie ............................... .................................................................................................................... (11_)co stanowi ............% kwoty wydatków kwalifikowalnych. (12_) Okres realizacji projektu od ................. do .......................................... (13_) Płatność (pierwsza, pośrednia, końcowa, premia) ....................................... (14_) kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem ....................... PLN (15_) wnioskowana kwota ........................................................................ PLN (16_) kwota otrzymanych płatności w ramach projektu: ............................... PLN

(17_) DANE BENEFICJENTA Nazwa/Imię i nazwisko*:.................................................................................... ul./al./pl................................................................................................................nr domu:.............. nr lokalu:................. miejscowość:................................................ kod:................................... telefon:......................... faks:....................... e-mail: ........................................ (18_) Osoba do kontaktu (jeżeli inna niż beneficjent): Imię i nazwisko: ........................................................................................... telefon:......................... faks:....................... e-mail: .................................... (19_) Rachunki bankowe, na które należy dokonać płatności (zgodnie z umową/decyzją* o dofinansowaniu projektu): Posiadacz rachunku:............................................................................................... Nazwa banku:......................................................................................................... nr rachunku bankowego:.........................................................................................

INFORMACJA FINANSOWA dotycząca wniosku (20_) ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem Lp. nr dokumentu data wystawienia dokumentu numer księgowy lub ewidencyjny pozycja w zesta- wieniu rzeczowo-finansowym kategoria interwencji data zapłaty sposób zapłaty (G – gotówka, P – przelew, K - karta) nazwa towaru lub usługi/pozycja na dokumencie NIP wystawcy dokumentu kwota dokumentu brutto kwota dokumentu netto kwota wydatków kwalifikowalnych w tym VAT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 suma ogółem w PLN Potwierdzam ilość załączonych kopii dokumentów oraz dowodów zapłaty z niniejszym zestawieniem. Imię i nazwisko: ............................................................ data: ................................. podpis: ...................................

(21_) ŹRÓDŁA, Z KTÓRYCH ZOSTAŁY SFINANSOWANE WYDATKI Źródło Kwota wydatków ogółem Kwota wydatków kwalifikowalnych Krajowe środki publiczne: - budżet państwa - budżet jednostek samorządu terytorialnego szczebla regionalnego - budżet jednostek samorządu terytorialnego szczebla lokalnego - inne środki publiczne Pozostałe źródła: - prywatne - Inne suma ogółem w PLN: w tym: - EBI - prefinansowanie na podstawie art. 209 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 249, poz. 2104, z późn. zm.) - inne

Lp. Rodzaj przychodu Kwota 1 2 suma ogółem w PLN: (22_) UZYSKANY PRZYCHÓD w okresie objętym wnioskiem (jeżeli zostało przewidziane w umowie/decyzji* o dofinansowaniu) Lp. Rodzaj przychodu Kwota 1 2 suma ogółem w PLN:

RAPORTOWANIE w przypadku SPO RiMSŻROW1 oraz SPO RiPR2 zamiast pkt 23 i 24 beneficjent wypełnia zestawienie rzeczowo-finansowe, stanowiące załącznik do wniosku o płatność. (23_) ZAKRES WYKONANYCH PRAC/ZAKUPÓW/USŁUG, NA KTÓRE ZOSTAŁY PONIESIONE WYDATKI OBJĘTE WNIOSKIEM ................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

Czy wydatki i postęp prac są zgodne z umową/decyzją* o dofinansowanie? (24_) ZGODNOŚĆ POSTĘPÓW REALIZACJI PROJEKTU Z UMOWĄ/DECYZJĄ* O DOFINANSOWANIE W OKRESIE OBJĘTYM WNIOSKIEM Czy wydatki i postęp prac są zgodne z umową/decyzją* o dofinansowanie? tak nie Jeśli nie, proszę poniżej wyjaśnić przyczyny odstępstw od harmonogramu rzeczowo-finansowego zawartego w umowie/decyzji* o dofinansowanie. ............................................................................................................................................................................................................................................ ___________________________ 1 Sektorowy Program Operacyjny „Restrukturyzacja i modernizacja sektora żywnościowego oraz rozwój obszarów wiejskich 2004-2006”, przyjęty rozporządzeniem Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 3 września 2004 r. w sprawie przyjęcia Sektorowego Programu Operacyjnego „Restrukturyzacja i modernizacja sektora żywnościowego oraz rozwój obszarów wiejskich 2004-2006” (Dz. U. Nr 197, poz. 2032). 2 Sektorowy Program Operacyjny „Rybołówstwo i przetwórstwo ryb 2004-2006”, przyjęty rozporządzeniem Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 11 sierpnia 2004 r. w sprawie Sektorowego Programu Operacyjnego „Rybołówstwo i przetwórstwo ryb 2004-2006” (Dz. U. Nr 197, poz. 2027).

Miejscowość: Data: Podpis (imię i nazwisko): (25_) Oświadczenie beneficjenta: Ja, niżej podpisany, niniejszym oświadczam, że informacje zawarte we wniosku są zgodne z prawdą, a wydatki wykazane we wniosku zostały zapłacone. Jestem świadomy odpowiedzialności karnej wynikającej z art. 271 kodeksu karnego, dotyczącej poświadczania nieprawdy co do okoliczności mającej znaczenie prawne. Oświadczam, że dokumentacja związana z projektem przechowywana jest ...................................................................................................................... (26_) Załączniki: 1. Potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie faktur lub dokumentów księgowych o podobnej wartości dowodowej, zgodne z poz. (20_) wniosku, wraz z dowodami zapłaty; 2. Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów potwierdzające odbiór/wykonanie prac; 3. Oznaczone datą i potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie wyciągów bankowych lub przelewów bankowych, dokumentujących operacje na rachunku, którego wniosek dotyczy; 4. Inne dokumenty, o ile są wymagane zgodnie z umową/decyzją* o dofinansowanie. (27_) Miejscowość: Data: Podpis (imię i nazwisko): * Niepotrzebne skreślić.

Priorytet 2 ZPORR – „Wzmocnienie rozwoju zasobów ludzkich w regionach” z wyłączeniem działania 2.5 „Promocja przedsiębiorczości” ........................................ (pieczęć zakładu pracy) A. Zestawienie wydatków związanych z personelem projektu .........................(nr i nazwa projektu): Poz. z zestawienia (20_) Wynagrodzenia brutto Składki na ubezpieczenia społeczne[1] FP i FGŚP Składka na ubezpieczenie zdrowotne Zaliczka na podatek dochodowy Wynagrodzenia netto W tym składki płatnika W tym składki ubezpieczonego Emerytalne Rentowe wypadkowe chorobowe 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 I Pracownicy zaangażowani w realizację projektu II Wszyscy pracownicy -------------

B. Koszty kwalifikowalne składek finansowanych przez płatnika (suma kolumn, 2, 3, 4 i 8 z wiersza I z tabeli powyżej): PLN C. Całkowite koszty kwalifikowalne związane z personelem projektu (suma kolumn 1, 2, 3, 4 i 8 z wiersza I z tabeli powyżej): PLN Oświadczam, że wydatki wykazane w tabeli są zgodne z deklaracją ZUS DRA, PIT-4, oraz listą płac. ..................................................... .................................. ................................................ (miejscowość) (data) (podpis) _____________________________ [3] W wierszu II należy wpisać kwotę będącą sumą kwot z kolumn od 2 do 7.

Priorytet 2 ZPORR – „Wzmocnienie rozwoju zasobów ludzkich w regionach” z wyłączeniem działania 2.5 „Promocja przedsiębiorczości” TABELA ROZLICZENIA OTRZYMANYCH TRANSZ DOTACJI Numer i nazwa projektu…………………………………………………………………….. Nazwa Beneficjenta…………………………………………………………………………. Nr Kwota PLN Kwota wg instytucji przyjmującej wniosek 1 Całkowita kwota dotacji przyznanej na projekt[z1] 2 Wnioskowana transza dotacji[z2] 3 Suma otrzymanych transz dotacji[z3] 4 Skumulowana wartość środków zwróconych na rachunek IW[z4] 5 Wartość środków zwróconych w okresie wnioskowania 6 Skumulowana wartość przychodu wygenerowanego w trakcie realizacji projektu[z5] 7 Skumulowana wartość rozliczonych środków [z6] 8 Kwota otrzymanej ostatnio transzy dotacji[z7] 9 Kwota ogółem do rozliczenia (3+6-4-5-7)[z8] 10 Kwota rozliczana niniejszym wnioskiem [z9] 11 % rozliczenia [(7+10)/(3+6-4-5)]*100 12 Kwota pozostająca do rozliczenia w kolejnym wniosku (9-10) 13 Zweryfikował 14 Zatwierdził

POTWIERDZENIE REALIZACJI PRAC Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego oraz ze środków budżetu państwa miejscowość, dn. …………… Nazwa Beneficjenta dotyczy projektu: (nazwa i numer projektu)………………………….. POTWIERDZENIE REALIZACJI PRAC Potwierdzam odbiór/wykonanie prac w ramach projektu (nazwa i numer projektu) opłaconych na podstawie następujących dokumentów: 1. (numer i data dokumentu) 2. 3. Podpisy osób upoważnionych do reprezentowania Beneficjenta

Rodzaje wydatków kwalifikowalnych - dołączane dokumenty

Koszt kwalifikowalny - definicja … to każdy koszt niezbędny do realizacji projektu, poniesiony w okresie realizacji projektu, nie wcześniej jednak niż w dniu złożenia wniosku aplikacyjnego.

Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków KOSZTY KWALIFIKOWALNE: 1. Zostały faktycznie poniesione w okresie realizacji projektu. Zostały udokumentowane. Były bezpośrednio związane z projektem. Były celowe i zasadne dla realizacji projektu Znajdują się w budżecie wniosku aplikacyjnego.

Wydatki kwalifikowalne - budżet we wniosku o dofinansowanie

6.1.1.1 Wydatki związane z personelem Koszty wynagrodzeń personelu wraz z obowiązującymi składkami na ubezpieczenie społeczne (ubezpieczenie emerytalne, rentowe i wypadkowe) Umowa o pracę: lista płac; „Zestawienie wydatków związanych z personelem projektu” (miesięczne) umowa o pracę (również aneksy do umowy), zaświadczenie o oddelegowaniu pracownika, zakres czynności; karta czasu pracy (w przypadku oddelegowania pracownika na niepełny etat), WB potwierdzający odprowadzenie składek; potwierdzenie odbioru wynagrodzenia (np. rachunek, przelew).

6.1.1.1 Wydatki związane z personelem Koszty wynagrodzeń personelu wraz z obowiązującymi składkami na ubezpieczenie społeczne (ubezpieczenie emerytalne, rentowe i wypadkowe) Umowa zlecenie lub umowa o dzieło: - umowa; rachunek za wykonane zlecenie/dzieło; WB potwierdzający odprowadzenie składek wynikających z umowy; potwierdzenie odbioru wynagrodzenia (np. rachunek, przelew).

6.1.1.1 Wydatki związane z personelem Koszty wynagrodzeń personelu wraz z obowiązującymi składkami na ubezpieczenie społeczne (ubezpieczenie emerytalne, rentowe i wypadkowe) - deklaracja ZUS DRA - „Zestawienie wydatków związanych z personelem projektu” (miesięczne)

6.1.1.1 Wydatki związane z personelem W sytuacji, gdy Ostateczny Odbiorca, będący właścicielem firmy, prowadzący działalność gospodarczą jako osoba fizyczna, pełni równocześnie funkcję personelu zaangażowanego w realizację projektu dowodem poniesienia wydatku może być nota księgowa (zgodnie z Ustawą o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r.)

6.1.1.1 Wydatki związane z personelem Koszty podróży, zakwaterowania, diet Rozliczanie kosztów przejazdów personelu projektu - należy uwzględniać odpowiednie przepisy krajowe w tym zakresie zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990 ze zm.); Koszty paliwa (faktura, ewidencja przebiegu pojazdu) Koszty podróży służbowych (delegacje) Jeżeli wykorzystany jest prywatny samochód osobowy to należy dołączyć umowę pomiędzy pracownikiem a Ostatecznym Odbiorcą o wykorzystywaniu samochodu prywatnego do celów służbowych.

6.1.1.2 Wydatki dotyczące Beneficjentów Ostatecznych Koszty podróży, zakwaterowania, wyżywienia Zestawienie kosztów dojazdu Beneficjentów Ostatecznych Bilety dojazdowe (oryginały) wraz z listą obecności, winny być przechowywane w siedzibie Beneficjenta

6.1.1.3 Inne wydatki Koszty korzystania z pomieszczeń i ich utrzymania (wyliczenie proporcji użytkowania pomieszczeń bezpośrednio dla realizacji projektu) - faktury za wynajem faktury za czynsz + wyliczenie proporcji użytkowania pomieszczeń bezpośrednio dla realizacji projektu faktury za opłaty ponoszone w związku z eksploatacją pomieszczeń (np. gaz, prąd, woda) + wyliczenie proporcji wykorzystania bezpośrednio w ramach projektu wyciągi bankowe Raport kasowy i KW

6.1.1.3 Inne wydatki koszty usług księgowych, szkoleniowych koszty działań promocyjnych i informacyjnych koszty materiałów szkoleniowych faktury rachunki wyciągi bankowe Raport kasowy i KW

6.1.1.3 Inne wydatki koszty administracyjne odnoszące się do projektu, wyliczone w sposób proporcjonalny do okresu współfinansowania projektu EFS, np.; koszty ubezpieczenia sprzętu, pomieszczenia, osób, koszty marketingu i rekrutacji uczestników, koszty doradztwa prawnego, koszty opłat notarialnych związane bezpośrednio z projektem i niezbędne dla przygotowania i wdrażania projektu, koszty związane z prowadzeniem dokumentacji projektów, koszty związane z oceną i oddziaływaniem projektu i jego monitorowaniem, koszty bankowe związane z otwarciem i prowadzeniem rachunków administrowanie portalem internetowym - faktury rachunki wyciągi bankowe Raport kasowy i KW

6.1.1.3 Inne wydatki VAT stosowne oświadczenie Koszty gwarancji bankowych i ubezpieczeniowych, stanowiących formę zabezpieczenia realizacji projektu gwarancja bankowa polisa wyciąg bankowy Raport kasowy i KW

6.1.1.3 Inne wydatki Koszty audytu Koszty zakupu sprzętu (komputerowego, biurowego) faktury rachunki wyciągi bankowe Raport kasowy i KW

SPOSÓB OPISU DOKUMENTÓW W prawym górnym rogu dokumentu należy wpisać numer księgowy oraz ołówkiem numer kolejny z zestawienia 20_ Na pierwszej stronie oryginału dokumentu należy napisać adnotację „Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego oraz ze środków budżetu państwa” Na odwrocie dokumentu, opis powinien zawierać następującą treść: Numer projektu………………………….. Nazwa projektu….................... zgodnie z umową nr…............... z dnia….........................w ramach Działania…... Priorytet II ZPORR; Kategoria wydatku (P,B lub I) - Poz. Budżetu:….................. (nazwa zgodnie z budżetem projektu) Opis wydatku ……………………(opisać w sposób nie budzący wątpliwości związek wydatku z projektem) Kwota wydatków kwalifikowanych …....................................................... Zgodne z art. …ust…Ustawy z dnia 29.01.04 Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z dn. 09.02.2004r., Nr.19, poz.177, z późn. zm.) podpis Beneficjenta

SPOSÓB OPISU DOKUMENTÓW Sprawdzono pod względem merytorycznym dnia…............................. podpis…................................... sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym dnia….................. podpis…............................................. Zatwierdzono do zapłaty zł….......................................... słownie złotych…...................................podpis…………… Sposób płatności (przelew/gotówka z dnia …)……podpis…. Sposób ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, data, podpis (dotyczy umów zlecenia, umów o dzieło) – na pierwszej stronie rachunku powinna znajdować się treść: Stwierdzam, że dzieło zostało wykonane w dniu i zatwierdzam do wypłaty kwotę…...........(słownie:….............................................) Data…......................Podpis….........................................

SPOSÓB OPISU DOKUMENTÓW 4. Podpisy powinny być złożone w sposób umożliwiający identyfikację osoby podpisującej, tj. poprzez złożenie czytelnego podpisu, a w przypadku złożenia podpisu skróconego ostemplowane imienną pieczątką. 5. Każda strona dokumentu powinna być potwierdzona za zgodność z oryginałem: Zapis: „za zgodność z oryginałem”, data i odręczny podpis osoby, wraz z podaniem pełnionej funkcji/stanowiska służbowego w instytucji składającej wniosek (np. pieczątka) lub Podpis na pierwszej stronie z zapisem: „potwierdzam za zgodność z oryginałem od strony ….. do strony….”- dokument powinien mieć ponumerowane strony i być spięty, tak aby nie uległo wątpliwości, co jest potwierdzone za zgodność z oryginałem

Ogólne przyczyny uznania wydatków za niekwalifikowalne

1) Przekroczenie wydatków w poszczególnych podkategoriach kosztów wykazanych we wniosku aplikacyjnym 2) Brak ujęcia wydatku w budżecie wniosku aplikacyjnego 3) Brak celowości wydatku np. zakup komputera w ostatniej fazie realizacji projektu

4) Poniesienie wydatku poza okresem realizacji projektu np 4) Poniesienie wydatku poza okresem realizacji projektu np. koszt zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy poniesiony wcześniej niż data rozpoczęcia projektu 5) Wydatek poniesiony niezgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych 6) Niekwalifikująca się grupa Ostatecznych Beneficjentów

Wydział Obsługi Finansowej EFS Dziękuję za uwagę. Wydział Obsługi Finansowej EFS tel. (085) 74 97 248, 74 97 225