Audyty systemów zarządzania i kontroli oraz audyty operacji

Audyty systemów zarządzania i kontroli Wytyczne Komisji Europejskiej dotyczące wspólnej metodyki oceny systemów zarządzania i kontroli w państwach członkowskich (okres programowania 2007-2013) COCOCF 08/0019/00-EN

Kluczowe elementy systemu zarządzania kontroli – Instytucja Zarządzająca/Instytucja Pośrednicząca: został zapewniony właściwy podział funkcji; procedury dotyczące wyboru projektów są adekwatne; wytyczne i informacje dla beneficjentów są odpowiednie; istnieją odpowiednie kontrole zarządcze; istnieje odpowiednia ścieżka audytu; zapewniono wiarygodne skomputeryzowane systemy księgowości i rachunkowości, monitorowania i sprawozdawczości (Krajowy System Informatyczny oraz Lokalny System Informatyczny, z których nastąpił transfer danych do KSI); podejmowane są odpowiednie działania zapobiegające i korygujące w przypadku wykrycia błędów systemowych.

Kluczowe elementy systemu zarządzania kontroli – Instytucja Certyfikująca/Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji został zapewniony właściwy podział funkcji; istnieje odpowiednia ścieżka audytu i skomputeryzowane systemy informatyczne; istnieją odpowiednie mechanizmy zapewniające wiarygodność i rzetelność poświadczenia; istnieje rzetelna ewidencja kwot podlegających procedurze odzyskiwania; procedury odzyskiwania kwot nienależnie wypłaconych są adekwatne.

4 kategorie oceny skuteczności kluczowych wymogów instytucji całego systemu: Kategoria nr 1 System działa dobrze tylko niewielkie usprawnienia są potrzebne, Kategoria nr 2 System działa, ale konieczne są usprawnienia, Kategoria nr 3 System działa częściowo, istotne usprawnienia są konieczne, Kategoria nr 4 System nie działa.

Ocena systemów zarządzania i kontroli odbywa się w czterech etapach: Etap pierwszy polega na ocenie – w jednej z ww. kategorii - kryteriów oceny określonych dla każdego kluczowego wymogu. Etap drugi polega na wyciągnięciu wniosku w odniesieniu do poszczególnych kluczowych wymogów w oparciu o kryteria oceny ocenione uprzednio na etapie 1.

Etap trzeci polega na wyciągnięciu wniosków w odniesieniu do poszczególnych instytucji na podstawie wyników oceny kluczowych wymogów dokonanej na etapie 2. Na końcowym, czwartym etapie Instytucja Audytowa dokonuje powiązania między wnioskami dotyczącymi poszczególnych instytucji z wnioskiem ogólnym dotyczącym systemu.

Na potwierdzenie prawidłowości funkcjonowania elementów systemu zarządzania i kontroli (kryteriów oceny) Instytucja Audytowa przeprowadza weryfikację 10 elementów z całej populacji (np. ogłoszeń o naborach, wniosków o dofinansowanie, wniosków o płatność, dokumentacji z kontroli na miejscu). Na pozytywny wynik weryfikacji składają się 2 elementy: instytucja przeprowadziła odpowiednie weryfikację i zostały udokumentowane jej wyniki, weryfikacja przeprowadzona przez IA potwierdziła prawidłowość wyniku przeprowadzonej przez instytucję weryfikacji.

Jeżeli instytucja nie przeprowadziła lub nie udokumentowała wymaganej weryfikacji lub w wyniku ponownej weryfikacji IA doszła do odmiennych wniosków niż podjęte przez instytucję, badanie ma wynik negatywny, co oznacza, że system zarządzania i kontroli badanym przypadku nie zadziałał skutecznie. Procentowy udział negatywnych wyników badania we wszystkich zbadanych przez IA elementach populacji ma wpływ na ocenę kryterium przyjętego w badaniu, a w dalszej kolejności kluczowego wymogu kontrolnego i całego systemu zarządzania i kontroli.

System działa dobrze, tylko niewielkie usprawnienia są potrzebne System działa, ale konieczne są usprawnienia System działa częściowo, istotne usprawnienia są konieczne System nie działa % "Tak"≥ 90% 90%>% "Tak"≥ 75% 75%>% "Tak"≥ 50% % "Tak"< 50%

Ocena systemu zarządzania i kontroli ma wpływ na parametry doboru próby do audytu operacji

Audyty operacji art. 16 rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiającego szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1783/1999

Audyty operacji mają na celu weryfikację, czy: operacja spełnia kryteria wyboru w ramach właściwego programu operacyjnego, została zrealizowana zgodnie z decyzją o dofinansowaniu oraz jest zgodna ze wszystkim warunkami dotyczącymi jej przeznaczenia, wykorzystania i zakładanych celów; wydatki zadeklarowane są zgodne z zapisami księgowymi i dokumentami dowodowymi przechowywanymi przez beneficjenta; wydatki zadeklarowane przez beneficjenta są zgodne z zasadami wspólnotowymi krajowymi; wkład publiczny został wypłacony beneficjentowi zgodnie z art. 80 rozporządzenia (WE) nr 1083/2006.

w oparciu o następujące parametry techniczne: Dobór próby do audytu operacji opiera się w pierwszej kolejności na metodzie statystycznego losowego doboru próby, w oparciu o następujące parametry techniczne: poziom ufności: 60%-90% (w zależności od oceny efektywności funkcjonowania systemów); próg istotności: 2%; błąd oczekiwany: 15% wartości progu istotności.

Przyjęcie poziomu ufności jest uzależnione od wyników przeprowadzonej oceny systemów. Jeśli w wyniku przeprowadzonych testów mechanizmów kontrolnych system zostanie oceniony jako: funkcjonujący dobrze – IA przyjmuje 60% poziom ufności; funkcjonujący, lecz pewne ulepszenia są wymagane – IA przyjmuje 70% poziom ufności; funkcjonujący częściowo i istotne ulepszenia są wymagane – IA przyjmuje 80% poziom ufności; zasadniczo niefunkcjonujący – IA przyjmuje 90% poziom ufności.

Roczne opinie o funkcjonowaniu systemów zarządzania i kontroli Zgodnie z rozporządzeniem Komisji (WE) nr 1828/2006 Instytucja Audytowa może wydać opinię: bez zastrzeżeń; z zastrzeżeniami; negatywną.

Opinie wydawane są na podstawie wyników audytu systemu zarządzania i kontroli oraz audytów operacji

Audyty operacji Audyt systemu Wartość błędów poniżej progu istotności (2% wydatków deklarowanych do KE w okresie objętym badaniem) Wartość błędów powyżej progu istotności (2% wydatków deklarowanych do KE w okresie objętym badaniem) Funkcjonuje dobrze, jedynie drobne usprawnienia są konieczne –kategoria 1 Bez zastrzeżeń Negatywna Funkcjonuje, ale konieczne są usprawnienia – kategoria 2 Częściowo funkcjonuje, istotne usprawnienia są konieczne – kategoria 3 Z zastrzeżeniami Nie funkcjonuje – kategoria 4

Najistotniejsze ustalenia z audytów operacji Uchybienia w procedurze udzielania zamówień publicznych

Zamawiający wymagał, aby potencjalni oferenci dysponowali sprzętem / urządzeniami / maszynami potrzebnymi do realizacji zamówienia już w momencie składania oferty przetargowej. W opinii KE Zamawiający może wymagać od oferentów przedstawienia dowodów posiadania odpowiedniego sprzętu na czas realizacji umowy a nie w trakcie przeprowadzania procedury przetargowej.

Zamawiający wskazał, że każdy członek konsorcjum musi spełniać określone warunki udziału w postępowaniu. W opinii KE powyższe jest sprzeczne z ideą tworzenia konsorcjum, tj. połączenia ze sobą środków poszczególnych członków konsorcjum, tak aby mogli wspólnie spełnić kryteria uczestnictwa w przetargu

Zamawiający wskazał w SIWZ, że tylko pewien % prac można zlecić podwykonawcom / wyliczył roboty/usługi, które mogły zostać zlecone podwykonawcom. W opinii KE podwykonawstwo powinno być zawsze dopuszczalne.

Zamawiający przedłużył termin na składanie ofert i zakończenie prac nie publikując korekty w Dzienniku Urzędowym UE. W opinii KE Zamawiający zmienił ważne elementy ogłoszenia o przetargu.

Zamówienie zostało udzielone w ramach procedury negocjacji bez ogłoszenia, za zgodą Prezesa UZP Zamawiający uzasadnił wybór trybu długim okres czasu upływający pomiędzy złożeniem wniosku o dofinansowanie a decyzją o przyznaniu dofinansowania, co uniemożliwiło zakończenie projektu do końca roku kalendarzowego, z zachowaniem standardowych terminów przewidzianych w ustawie Prawo zamówień publicznych.

Powyższe w opinii KE nie uzasadnia wyboru zastosowanego trybu Ponadto Zamawiający argumentował, że powyższe okoliczności nie zaistniały z jego winy i nie były możliwe do przewidzenia. Powyższe w opinii KE nie uzasadnia wyboru zastosowanego trybu

Zamawiający zastosował procedurę przetargu ograniczonego przyśpieszoną, z terminem 15 dni na składanie wniosków o dopuszczenie do udziału w przetargu (zamiast 37 dni) oraz terminem 10 dni na składanie ofert (zamiast 40 dni).

Zamawiający swoją decyzję uzasadnił koniecznością wykorzystania budżetu na dany rok i uniknięcia utraty dofinansowania. Powód ten w opinii KE nie spełnia wymogu nadzwyczajnej pilności, nie uzasadnia skrócenia standardowych terminów.

Zamawiający, po podpisaniu umowy z wykonawcą, wprowadził zmiany do pierwotnego projektu. Umowa została zmieniona na mocy art. 67 ust. 5 ustawy Prawo zamówień publicznych. Udzielono zamówienia dodatkowego z wolnej ręki, uzasadniając to wystąpieniem sytuacji niemożliwej do przewidzenia.

Brak było wystarczających powodów uzasadniających bezpośrednie przyznanie kontraktu dla prac dodatkowych: brak było nieprzewidzianych okoliczności a nowe zamówienie obejmowało prace, które zostały już przewidziane w pierwotnym zamówieniu.

Zamawiający przeprowadził kilka (5-6) odrębnych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego na wykonanie sieci wodociągowych i kanalizacyjnych / budowy dróg w trybie przetargu nieograniczonego. Ogłoszenie o zamówieniu nie zostało przekazane do publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej z uwagi na nieprzekroczenie progu kwotowego w poszczególnych zamówieniach.

W opinii KE należało zsumować wartości poszczególnych zamówień i dokonać publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii z uwagi na przekroczenie progu kwotowego

Zapisy SIWZ zobowiązują potencjalnych oferentów do udokumentowania, że dysponują osobami (lub przedstawią pisemne zobowiązanie innych podmiotów do ich udostępnienia), które m.in. legitymują się przynależnością do Okręgowej Izby Inżynierów Budownictwa. Zdaniem audytorów Komisji Europejskiej nałożenie takiego wymogu na wykonawców zagranicznych wydaje się stanowić ograniczenie, które mogłoby utrudnić, opóźnić albo uniemożliwić prowadzenie przez nich działalności w Polsce lub też sprawić, że działalność ta stanie się mniej atrakcyjna.

Zgodnie z artykułem 6 dyrektywy 2005/36/WE z dnia 7 września 2005r Zgodnie z artykułem 6 dyrektywy 2005/36/WE z dnia 7 września 2005r. w sprawie uznawania kwalifikacji zawodowych, Państwo Członkowskie powinno zwolnić usługodawców prowadzących działalność w innym Państwie Członkowskim z wymogów obowiązujących osoby wykonujące dany zawód na jego terytorium, dotyczących uzyskania zezwolenia, rejestracji albo członkostwa w organizacji lub instytucji zawodowej. Państwo Członkowskie powinno wprowadzić automatyczną rejestrację tymczasową albo członkowstwo pro forma organizacji lub instytucji zawodowej, o ile taka rejestracja lub uzyskanie członkostwa nie spowoduje w żaden sposób opóźnienia ani utrudnienia w świadczeniu usług, ani nie spowoduje obciążenia usługodawcy dodatkowymi kosztami.

Zgodnie z artykułem 63 dyrektywy, transpozycja jej postanowień do prawa krajowego powinna nastąpić do dnia 20 października 2007r. Polskie władze wdrożyły postanowienia dyrektywy dotyczące tymczasowej rejestracji w regionalnej izbie inżynierów budownictwa w drodze zmiany ustawy o samorządach zawodowych architektów, inżynierów budownictwa oraz urbanistów oraz ustawy Prawo budowlane, która weszła z życie w dniu 13 grudnia 2008r.

Dziękuję za uwagę !!!