Ryczałtowa metoda rozliczania kosztów ogólnych w ramach projektów w Działaniu 1.4 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013 Dział Finansowy NARODOWE CENTRUM BADAŃ I ROZWOJU

Komisja Europejska wyraziła zgodę na wprowadzenia ryczałtowej metody rozliczania kosztów ogólnych w ramach nowych projektów z I i II osi Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka - tym samym wszyscy beneficjenci, którzy podpisali umowy o dofinansowanie w ramach tegorocznego konkursu Narodowego Centrum Badań i Rozwoju w Działaniu 1.4 PO IG, przechodzą na uproszczoną, ryczałtową metodę rozliczania kosztów ogólnych.

Koszty ogólne rozliczone ryczałtem są traktowane jako wydatki poniesione. Beneficjent nie ma obowiązku zbierania ani opisywania dokumentów księgowych w ramach projektu na potwierdzenie poniesienia wydatków, które zostały wykazane jako koszty ogólne, w związku z tym dokumenty te nie podlegają kontroli na miejscu realizacji projektu.

W ramach jednego projektu nie jest możliwe rozliczanie części kosztów ogólnych metodą ryczałtową, a pozostałej części na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków. W przypadku rozliczania kosztów ogólnych metodą ryczałtową wypłata dofinansowania na pokrycie kosztów ogólnych uzależniona jest od ponoszenia wydatków innych niż koszty ogólne (wniosek o płatność nie może zawierać jedynie kategorii kosztów ogólnych występujących samodzielnie).

W związku z wprowadzeniem ryczałtowej metody rozliczania kosztów ogólnych konieczne jest wprowadzenie zmian do umowy o dofinansowanie oraz Harmonogramu rzeczowo – finansowego. Instytucja Pośrednicząca niezwłocznie przekaże beneficjentom aneks do umowy o dofinansowanie oraz informację na temat koniecznych zmian w Harmonogramie.

Do momentu podpisania aneksu do umowy o dofinansowanie wprowadzającego regulacje dotyczące rozliczania kosztów ogólnych metodą ryczałtową nie należy składać wniosków o płatność rozliczających poniesione koszty (refundacji oraz rozliczenia zaliczek). Weryfikacja już złożonych wniosków o płatność jest wstrzymana (nie dotyczy wniosków o płatność zaliczkową).

Procentowe wskaźniki kosztów ogólnych rozliczanych ryczałtem (dla badań przemysłowych oraz prac rozwojowych), zgodne ze wykazanymi we wniosku o dofinansowanie (nie większe jednak niż 6%), zostaną określone w umowie o dofinansowanie. Wskaźniki te będą podstawą do rozliczania kosztów ogólnych we wnioskach o płatność w zależności od wysokości przedstawianych do rozliczenia kosztów bezpośrednich, zgodnych z budżetem projektu i zasadami kwalifikowalności w ramach PO IG.

Procentowy wskaźnik kosztów ogólnych rozliczanych ryczałtem to stosunek wykazanych w Harmonogramie rzeczowo - finansowym dołączonym do wniosku o dofinansowanie kwalifikowanych kosztów ogólnych do sumy kosztów kwalifikowanych wykazanych w pozostałych kategoriach. O wskaźnik ryczałtu kosztów ogólnych (%) = ----------------------- * 100 W+A+G+E+Op Wskaźnik ryczałtu kosztów ogólnych zostanie wyliczony oddzielnie dla badań przemysłowych oraz prac rozwojowych.

W przypadku zlecania przez beneficjenta realizacji zadań merytorycznych na zewnątrz podstawa wyliczenia kwoty kosztów ogólnych rozliczanych ryczałtem ulega pomniejszeniu o wartość zleconych zadań (poprzez pomniejszenia wartości kosztów bezpośrednich). Jako zlecenie zadań merytorycznych należy rozumieć powierzenie podmiotom zewnętrznym (wykonawcom) realizacji istotnej części zadania lub jego całości.

Na wysokość kosztów ogólnych rozliczonych ryczałtem mają wpływ nie tylko koszty bezpośrednie wykazane we wnioskach o płatność, lecz również wszelkiego rodzaju pomniejszenia, które dokonywane są w ramach projektu, np. w związku korektami finansowymi. W przypadku uznania (np. przez zespół kontrolny) za niekwalifikowany kosztu bezpośredniego, w stosunku do którego zostały naliczone ryczałtem koszty ogólne, odpowiedniemu pomniejszeniu ulegają także rozliczone koszty ogólne (kwota korekty zostaje odpowiednio powiększona o wskaźnik ryczałtu).

Rodzaje kosztów wskazane w katalogu kosztów ogólnych nie mogą zostać wykazane w ramach kosztów bezpośrednich projektu – w trakcie sprawdzania wniosku o płatność zostanie zweryfikowane czy w zestawieniu poniesionych kosztów bezpośrednich nie zostały wykazane koszty ogólne rozliczane metodą ryczałtową.

Do kategorii kosztów ogólnych należą (jest to katalog zamknięty): koszty wynajmu lub utrzymania budynków niezbędnych dla realizacji projektu, tj.: koszty wynajmu, czynszu lub amortyzacji budynków administracyjnych, koszty mediów, koszty sprzątania i ochrony pomieszczeń, koszty adaptacji pomieszczeń dla celów realizacji projektu; koszty administracyjne, tj.: opłaty za telefony, Internet, usługi pocztowe i kurierskie, opłaty skarbowe i notarialne, BHP, usługi bankowe, koszty ubezpieczeń majątkowych, zakup materiałów biurowych;

koszty wynagrodzeń wraz z pozapłacowymi kosztami pracy personelu zarządzającego oraz personelu wsparcia; inne niż koszty wynagrodzeń koszty związane z zatrudnionym personelem tj. delegacje; koszty zakupu usług zewnętrznych, obejmujących usługi księgowe, audytu (w tym koszty usług w zakresie obowiązkowego audytu zewnętrznego), usługi prawne, które nie stanowią elementu stałej lub okresowej działalności beneficjenta, ani nie są związane z jego bieżącymi wydatkami operacyjnymi, zakup ogłoszeń prasowych, usługi drukarskie i usługi kopiowania dokumentów.

W niektórych, szczególnych przypadkach możliwa jest sytuacja, w której ww. rodzaje kosztów, ze względu na swoje zastosowanie, nie są zaliczane do kosztów ogólnych i w związku z tym zostały ujęte w Harmonogramie finansowo – rzeczowym w kategoriach innych niż koszty ogólne. W takim wypadku koszty te są wciąż ponoszone i rozliczone na podstawie dokumentów księgowych, jako koszty bezpośrednie.

Generator wniosków o płatność oraz karty rozliczenia zadań Wykazywanie kosztów ogólnych rozliczanych ryczałtem we wniosku o płatność Generator wniosków o płatność oraz karty rozliczenia zadań

Generator Wniosków o płatność – tabela 11. Zestawienie dokumentów Kwoty ryczałtu kosztów ogólnych dla badań przemysłowych i prac rozwojowych należy umieścić jako oddzielne pozycje na końcu tabeli nr 11 - Zestawienia dokumentów.

Generator Wniosków o płatność – tabela 13. Postęp rzeczowo - finansowy Kwoty ryczałtu kosztów ogólnych w tabeli 13 należy wykazać na liście zadań jako dodatkowe pozycje (zadania). Sumę kosztów ryczałtu należy podać również w poz. „W tym wydatki związane z kosztami pośrednimi…”

Generator Wniosków o płatność – pkt 9 i 10 Poz. 9 = Suma wydatków kwalifikowalnych wykazanych w tabeli nr 11 Poz. 10 = Kwota dofinansowania

Karta rozliczenia zadania W karcie rozliczenia zadania są wykazywane tylko koszty bezpośrednie

Karta podsumowania wydatków kwalifikowalnych dla badań przemysłowych Wysokość ryczałtu kosztów ogólnych jest wyliczana w kartach podsumowania wydatków na poszczególne rodzaje badań – osobno dla badań przemysłowych i osobno dla prac rozwojowych.

Karta podsumowania wydatków kwalifikowalnych dla prac rozwojowych

Karta podsumowania wydatków kwalifikowalnych dla projektu Suma kosztów kwalifikowalnych dla bieżącego wniosku = Suma wydatków kwalifikowalnych tabeli 11 Generatora = Suma wydatków kwalifikowalnych tabeli 13 Generatora = pkt. 8a Generatora Kwota dofinansowania bieżącego wniosku o płatność = pkt. 10 Generatora Wniosków o płatność

DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ