ELEMENTY DOBREGO WNIOSKU Ewa Kocińska Regionalny Punkt Kontaktowy PR UE e-mail: ek@ppnt.poznan.pl http://www.ppnt.poznan.pl/rpk

Najważniejsze hasła: Project – projekt, zespół działań dla osiągnięcia danego celu, z określonym czasem wykonania, zasobami i trybem zarządzania. Objective – ogólny cel projektu, (cel jest różny od działań, celu nie można „zrobić”) Goals – „podcele” szczegółowe (jeżeli cel jest odległy określamy „punkty do osiągnięcia po drodze”) Workplan - plan pracy w projekcie, składa się zazwyczaj z kilku workpackages, które z kolei dzielą się na tasks. Z planu pracy wynika, jakie działania będą podjęte dla osiągnięcia wyników, kto i co kiedy robi i z jakim rezultatem.

Deliverable - praktyczny (wymierny i namacalny) rezultat danego workpackage (WP) potrzebny do realizacji następnego etapu, np. raport, prototyp, zastaw próbek itd.. Milestones - „kamienie milowe”, decydujące o sukcesie projektu, punkty wyznaczające postęp w realizacji projektu (określone zarówno czasowo jak i jakościowo), zupełnie różne od deliverables mają wyznaczać po zakończeniu danej fazy projektu czy warto kontynuować prace projektowe Results – wyniki projektu (ostateczne lub pośrednie), które można wykorzystać (exploit) lub rozpowszechnić (disseminate)

Wykres Gantta – wykres zadań w czasie, można na nim również oznaczyć „milestones” oraz zależności przekazywania wyników. Wykres PERT – diagram zależności logicznych (przekazywania wyników, zależności w czasie) działań projektu. Zarządzanie projektem – system podziału ról, organizacji pracy, podejmowania decyzji, monitoringu projektu i sprawozdawczości w tym struktura decyzyjna i organizacyjna.

Pełen tytuł wniosku (max. 200 znaków) Na początek: tytuł i acronim Pełen tytuł wniosku (max. 200 znaków) Akronim projektu ( max. 20 znaków) Abstract – max 2000 znaków – zwięzły opis projektu

Typowa struktura części opisującej plan pracy Strona tytułowa Naukowe i technologiczne cele projektu w stosunku do tzw. „state of the art.” Ustosunkowanie się do programu Planowane rezultaty Aspekty innowacyjne Plan pracy projektu (założenia, milestones, opis Workpackages – cele, działania, deliverables, results) Lista Deliverables i Workpackages Zarządzanie konsorcjum

Cele projektu Określamy cel główny projektu (main objective) - osiągalny i mierzalny Cel główny rozbijamy na kilka celów pośrednich (specific goals) Jeden lub kilka workpackages jest potrzebnych, żeby osiągnąć cel pośredni Struktura opisu celów: cel, problem, wyzwanie, odpowiedź projektu, cele pośrednie, oczekiwane rezultaty, poziom ryzyka

Co może być ważne dla ewaluatorów? Czy cele naukowe i techniczne są określone jasno, w weryfikowalny sposób (skwantyfikowany, o ile możliwe) Czy cele są realistyczne, czy autorzy uwzględnili ryzyko ich nie osiągnięcia.

Innowacyjność Międzynarodowy stan wiedzy i ograniczenia techniczne istniejących produktów, procesów, technologii, metodologii, polityk, norm itd. mając na uwadze cele projektu Uzasadnić wybrane podejście naukowe, biorąc pod uwagę inne konkurencyjne podejścia Opisać oryginalność zaproponowanej pracy i uzasadnić główne innowacje Tu też można opisać poziom ryzyka (zamiast w celach)

Co może być ważne dla ewaluatorów? Czy w projekcie wykazano dobrą znajomość stanu badań/techniki? Jaki jest stopień oryginalności i postępu ponad poziom obecnego stanu? Jaki jest poziom ryzyka i sposobu radzenia sobie z ryzykiem?

Najważniejszy - plan pracy Podział projektu na logiczne fazy, prosta logiczna konstrukcja Podział na „pakiety zadaniowe” Zaplanowanie w czasie, zaplanowanie zasobów (Wykres Gantt’a) Wewnętrzna logika pakietu zadań cele - działania (tasks) - rezultaty i deliverables (kwantyfikować gdzie tylko można) Na końcu dodajemy Pakiet Zarządzanie projektem i Wykorzystanie wyników

Wykres Gantt’a

Diagram PERT

Wspólnotowa wartość dodana europejski wymiar problemu (problem ważny dla Europy, nie dla pojedynczego kraju czy regionu Europy) - DLACZEGO EUROPA POTRZEBUJE NASZEGO PROJEKTU? europejska wartość dodana konsorcjum - potrzeba ustanowienia masy krytycznej, w finansowych i ludzkich kategoriach oraz kombinacja komplementarnych zasobów i doświadczenia osiągalnych w różnych organizacjach, na europejskim poziomie - DLACZEGO NASZ PROJEKT POTRZEBUJE EUROPY? wkład projektu w politykę unijną lub zajęcie się problemami standaryzacji lub regulacji unijnych.

Perspektywy gospodarcze i technologiczne Strategiczny wpływ na gospodarkę, technikę Europy Wykorzystanie wyników przez partnerów: wspólne plany (umowa konsorcjum) korzyści dla partnerów (motywacja) plany wykorzystania wyników Ochrona własności intelektualnej Rozpowszechnianie wyników: środki, czas target groups

Zarządzanie (I) Zarządzanie zasobami ludzkimi (tworzenie konsorcjum, komunikacja między partnerami, podział ról - kto będzie koordynatorem, organizacja spotkań, kontrola wykonania zadań, wybór osób do realizacji zadań w swojej organizacji, podejmowanie decyzji, sposób rozwiązywania sporów i konfliktów, itp.) Zarządzanie zasobami materialnymi (wybór miejsca realizacji projektu, sprzętu, planowanie zakupu wyposażenia, materiałów itp.niezbędnego do realizacji projektu) Zarządzanie finansami (ustalenie budżetu projektu, podział środków na realizację poszczególnych zadań, planowanie wynagrodzeń, wydatki, wycena wkładu własnego, czuwanie nad przepływem środków)

Zarządzanie (II) Zarządzanie zadaniami: - koordynacja działań, - ustalenie celów głównych i pośrednich projektu, - rozbicie projektu na logiczne fazy, - opisanie każdej fazy projektu (data rozpoczęcia, data zakończenia, opis, partner odpowiedzialny za realizację projektu, opis fazy, spodziewane efekty - mierzalne, fizyczne np. raport, prototyp) - podział zadań miedzy partnerów, - kamienie milowe, - opisanie oczekiwanych rezultatów działań, - raporty, kontrola wykonania zadań wewnątrz projektu, zapewnienie jakości wykonania zadań.

Zarządzanie (II) Zarządzanie czasem (czas trwania projektu, podział zadań w czasie, kiedy mają być osiągnięte poszczególne cele główne i pośrednie, kiedy będą pisane raporty, kiedy planujemy spotkania partnerów, audyty z Unii Europejskiej, kiedy wypłacane będą pieniądze przez koordynatora) Zarządzanie prawami własności intelektualnej (do kogo będą należeć ewentualne patenty, kto i w jakiej formie będzie mógł rozpowszechniać wyniki badań, w którym momencie będzie musiała być zachowana poufność, itd.)

Podział ról w konsorcjum Kto do czego jest potrzebny i dlaczego Rola, zadania i kompetencje koordynatora

Zadania Koordynatora Tworzenie połączenia pomiędzy służbami komisji, a konsorcjum - negocjowanie kontraktu, raportowanie, regularne kontakty Codzienna koordynacja i kontrola pracy zgodnie z dodatkiem technicznym Przygotowywanie regularnych spotkań Dystrybucja płatności do partnerów Zapewnienie niezakłóconego przebiegu projektu Marketing projektu na każdym etapie realizacji i po zakończeniu

Komunikacja Wewnątrz konsorcjum, Z Komisją Europejską Na zewnątrz Odpowiednie środki (listy e-mailowe, spotkania, przepływ dokumentów, strony WWW, publikacje, biuletyn projektu, konferencje, wystawy, wykorzystanie ICTs) Kto, co, komu, kiedy?

Wewnętrzny monitoring Spotkania Raporty Prezentacje Odwiedziny koordynatora

Co może być ważne dla ewaluatorów? Czy plan pracy realistycznie prowadzi do rezultatów? Czy odpowiednio dobrano podejście, metody, partnerów dla realizacji celów? Czy dobrze zdefiniowano „milestony”? Czy określono kryteria oceny pracy projektu?

Główne przyczyny odrzucenia projektów Projekt nie jest innowacyjny Niejasne cele Niejasno zdefiniowane role poszczególnych partnerów, ich zakres zadań, doświadczenie w tej dziedzinie, zarządzanie grupą Niejasne zaangażowanie czasowe partnerów Projekt zbyt ambitny Budżet projektu zbyt duży/mały, zła dystrybucja środków pomiędzy partnerów Zbyt mała/duża liczba partnerów Niejasne zastosowanie wyników badań

Wnioski, które zostały przyjęte Są jasne i zwięzłe dla osoby, dla której językiem ojczystym nie jest język angielski Są innowacyjne i doskonałe pod względem naukowym Mają grupę wspaniałych, uzupełniających się partnerów Rozmiar grupy gwarantuje sprawne zarządzanie Wykazują doświadczenie i sprawność w zarządzaniu projektem Prezentują zastosowanie i rozpowszechnienie wyników badawczych Mają realistyczny budżet

Przydatne linki 7. Program Ramowy http://cordis.europa.eu/fp7 6. Program Ramowy http://cordis.europa.eu/fp6 Strony w języku polskim: http://www.kpk.gov.pl http://www.ppnt.poznan.pl/rpk http://www.grantyeuropejskie.pl

DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ Poznański Park Naukowo-Technologiczny Fundacji UAM Regionalny Punkt Kontaktowy Programów Ramowych UE tel: +48 061 827 97 45 fax: +48 061 827 97 41 www.ppnt.poznan.pl/rpk