Szkoła podstawowa w Goszowicach Przygotowali:

Plan prezentacji 1. Charakterystyka organizacji. 2. Opis organizacji wg modelu Leavit’a. 3. Problemy występujące w organizacji. 4. Wybrany przez nas problem organizacyjny i jego przyczyny. 5. Badanie problemu. 6. Charakterystyka wariantów rozwiązania i wybór najkorzystniejszego. 7. Wnioski i uwagi końcowe. 8. Zastosowane metody.

Opis organizacji Nazwa organizacji: Szkoła Podstawowa w Goszowicach. Forma prawna/status prawny: Gminna samorządowa jednostka organizacyjna- Szkoła Podstawowa publiczna. Obecnym dyrektorem jest mgr Beata Lichosik. Rok powstania i czas działalności: Początek XX wieku; placówka polska- od roku 1945 do chwili obecnej. Siedziba organizacji: Budynek szkoły znajduje się w Goszowicach, gmina Pakosławice, powiat nyski, województwo opolskie. Zakres terytorialny działania: Miejscowości znajdujące się na terenie gminy Pakosławice, a więc Prusinowice, Pakosławice, Reńska Wieś, Śmiłowice, Rzymiany, Goszowice, Frączków, Korzękwice, oraz Bykowice. Wielkość: mała szkoła wiejska, zatrudnia 16 osób, w tym 10 pracowników należących do kadry pedagogicznej.

Przedmiot działalności Prowadzona działalność: Działalność dydaktyczna oraz wychowawcza. Misją Szkoły Podstawowej w Goszowicach jest umożliwienie dobrego startu w życie swoim uczniom poprzez niesienie kaganka oświaty oraz rozwijanie chęci do nauki i ciekawości świata uczniów. Ponadto Szkoła Podstawowa w Goszowicach kształtuje właściwe postawy społeczne wśród swoich uczniów a także dba, by abiturienci posiadali kulturę osobistą na jak najwyższym poziomie.

Zadania i cele Podwyższenie poziomu informatyzacji szkoły Wzbogacenie sprzętu informatycznego Szkolenie pracowników Doskonalenie współpracy z dostawcami Pozyskanie dofinansowań z pomocy społecznej dla dzieci z ubogich rodzin – dożywianie Uzyskanie tytułu „SZKOŁY Z KLASĄ”

Struktura Organizacją kieruje dyrektor, wyznaczając bieżące cele, kierunki w zakresie poszczególnych działów. Wszyscy uczestnicy procesów przebiegający w szkole poruszają się w zakresie swoich obowiązków zgodnie z zaleceniami dyrektora i obowiązkami zawartymi w „Karcie praw i obowiązków nauczyciela”.

Opis organizacji

Ludzie W szkole podstawowej w Goszowicach zatrudnionych jest 19 pracowników na stanowiskach: Dyrektor Grono pedagogiczne (nauczyciele: 12 osób) Sekretarz Pielęgniarka Woźny Kucharka Sprzątaczka Kierowca

Technologia Szkoła podstawowa w Goszowicach posiada komputer stacjonarny w gabinecie dyrektora, z systemem operacyjnym WINDOWS XP i pakietem OFFICE 2007

Technologia Procesy realizowane w organizacji: Procesy kształcenia Procesy transportowe Procesy przygotowania posiłków Procesy kontrolne

Szkoła Podstawowa w Goszowicach Otoczenie Szkoła Podstawowa w Goszowicach rodzice uczniowie pracownicy konkurencja Dostawcy usług ZUS Urząd Skarbowy Władze gminy Sanepid MEN

Diagnoza stanu Opóźnienia w wydawaniu porcji obiadowych.(~20min) Brudne toalety uczniów (około 9 są już brudne) Walka pomiędzy nauczycielami o etat (napięte relacje między pracownikami) Mało wydajny system archiwizacji i dostępu do danych (długi czas oczekiwania na dokumenty)

Ogólne sformułowanie problemu Zmniejszenie opóźnienia o 95% w wydawaniu posiłków, przygotowanie odpowiedniej ilości obiadów na przerwę obiadową (w przeciągu dwóch miesięcy).

Obszar badań Obszarem badań jest proces przygotowywania posiłków a także proces ich dostawy na stołówkę. Obejmuje on kuchnię oraz dostawcę półproduktów. Procesowi przygotowania i wydawania posiłków towarzyszą: Proces zamówienia Proces dostawy Proces przyjęcia zamówienia do kuchni Proces wprowadzenia zamówienia do ewidencji

Przyczyny problemu Brak dostatecznej ilości pracowników na stołówce w czasie przygotowywania i wydawania posiłków. Przestarzała technologia oraz częste awarie maszyn. Tylko jedna osoba prowadzi kuchnię.

Rozpoznanie problemu Wg kryterium Simona i Newella: problem dobrze ustrukturalizowany Wg kryterium merytorycznego: problem optymalizacyjny Wg kryterium stopnia złożoności problemu: problem złożony

metoda „fotografia dnia roboczego” Badanie problemu metoda „fotografia dnia roboczego” Fotografia dnia roboczego pozwala na określenie stopnia wykorzystania czasu przez pracownika, aby następnie utworzyć szereg wskaźników obejmujących takie kategorie czasu, jak: czynności związane z przygotowaniem i zakończeniem zadania, bezpośrednie wykonywanie zadania, obsługa stanowiska roboczego i zaspokojenie potrzeb fizjologicznych.

Fotografia dnia pracy CZYNNOŚĆ CZAS BIEŻĄCY CZAS TRWANIA Godz min Początek obserwacji 8 00 1 Przyjście do pracy 5 CD 2 Przebranie się w odzież ochronną 05 3. Przygotowanie stanowiska 13 10 4. Przyjęcie zamówionego towaru 23 30 5. Przygotowanie półproduktów do przyrządzenia posiłków 53 60 CP 6. Obieranie ziemniaków i wstawienie ich do gotowania 9 40 7. Przygotowanie surówki do obiadu 33 45 8. Przerwa na toaletę 11 18 PO 9. Przygotowanie mięsa do smażenia 28 85 10. Nakładanie porcji obiadowych na talerz i wydawanie 12 25 11. Zbieranie i mycie brudnych naczyń 70 12. Składanie zamówienia na kolejny dzień 14 13. Sprzątanie stanowiska pracy 38 80 14. Koniec pracy 15 58

Fotografia dnia pracy (2) CP- czynność podstawowa CD- czynność dodatkowa PO- potrzeby osobiste Po analizie dnia pracy zauważalnie długi czas realizacji czynności typu obieranie ziemniaków, przygotowania mięsa oraz surówki.

Zestawienie czasu zadań

Zestawienie czasu zadań do wydawania obiadów.

Rozpoznanie problemu - diagram Ishikawy (1) Za pomocą diagramu Ishikawy przedstawimy graficznie wzajemnie ze sobą powiązane przyczyny niepowodzeń oraz związki przyczynowo skutkowe poprzez uszeregowanie przyczyn i pokazanie ich wzajemnej zależności. Diagram został opracowany na podstawie wywiadów przeprowadzonych w szkole podstawowej w Goszowicach.

Ustalenie przyczyn problemu - diagram Ishikawy (2) Zarządzanie Ludzie Brak systemu magazynowania Bark szkoleń Zła ergonomia pracy Brak półproduktów Niewystarczające kwalifikacje pracowników Słaba wydajność Opóźnienia dostaw Brak odpowiednich narzędzi Opóźnienia w wydawaniu porcji obiadowych Zła organizacja czasu Brak pieniędzy Brak organizacji materiałów Brak nowoczesnego sprzętu Niepunktualny dostawca Niedostateczny nadzór Opóźnienie w dostawach Brak zgłoszenia zapotrzebowania Narzędzia Półprodukty Błędy w zamówieniach

Identyfikacja przyczyn problemu Przyczyny opóźnień w wydawaniu posiłków na podstawie ankiety pokazują: 80% opóźnień powstaje z powodu zbyt dużej ilości pracy przypadającej na jedną osobę 20% opóźnień powstających w procesie wydawania posiłków spowodowanych jest przez awarie sprzętu.

Propozycje rozwiązania problemu Po rozmowie z kucharką oraz przy pomocy „burzy mózgów” otrzymaliśmy takie warianty rozwiązań: 1. Zatrudnienie dodatkowego pracownika jako pomoc kuchenna. 2. Zmiana dostawcy świeżych produktów. 3. Zakup nowego sprzętu gastronomicznego, który usprawnił by pracę w kuchni. 4. Zmiana godzin pracy kucharki, musiałaby przychodzić do pracy wcześniej.

Wybór rozwiązania Po dokładnej analizie poszczególnych wariantów rozwiązań wyeliminowaliśmy: Zakup nowego sprzętu gastronomicznego, który usprawnił by pracę w kuchni- ponieważ wiązało by się to z czasem potrzebnym na zorganizowanie przetargu, oraz pozyskaniem funduszy na ten cel. Zmianę godzin pracy kucharki- w momencie opóźnienia dostawy nie miałaby produktów, a za każdą godzinę pracy należy się wynagrodzenie, co mogłoby naruszyć budżet szkoły.

Wybór rozwiązania. Wariantami nad którymi zastanawialiśmy się było: Zatrudnienie nowego pracownika jako pomoc kuchenna. Zmiana dostawcy świeżych produktów.

Projekt usprawnień, sposób wdrożenia, przewidywane efekty Jako rozwiązanie wybranego przez nas problemu organizatorskiego wybraliśmy zatrudnienie pomocy kuchennej. Wdrożenie: Zaproponowanie ½ etatu sprzątaczce szkoły, jeśli nie przyjmie propozycji to ogłoszenie rekrutacji na stanowisko, selekcja kandydatów i wybór pracownika. Przewidywane efekty: Szybsza ilość przygotowywanych posiłków , oraz sprawniejsze wydawanie gotowych porcji obiadowych na stołówkę. Możliwość sprzedaży większej ilość porcji obiadowych co wiąże się z większym zyskiem szkoły.

Wnioski i uwagi końcowe Uważamy, że zaproponowany przez nas projekt usprawnień zostałby pozytywnie odebrany przez organizację. Pomogłoby to skrócić opóźnienia w przygotowywaniu i wydawaniu posiłków, oraz spowodowałoby większe zadowolenie uczniów, nauczycieli i pracowników szkoły korzystających ze stołówki szkolnej.

Zastosowane metody i techniki Wywiad Fotografia dnia pracy Diagram Ishikawy Burza mózgów

Dziękujemy za uwagę.