Polityka personalna w Urzędzie Miejskim w Zabrzu oparta na łączeniu potrzeb pracodawcy i oczekiwań pracowników Urząd Miejski w Zabrzu

Zwięzły opis zgłaszanego rozwiązania (1) Główne założenie polityki personalnej UM Zabrze to realizacja celów Miasta opisanych m.in. w Strategii Rozwoju Miasta Zabrze na lata 2008-2020 łącząc potrzeby pracodawcy i oczekiwania pracowników zachowując ramy prawne. . System podnoszenia kompetencji pracowników Urzędu Miejskiego w Zabrzu w tym realizacja projektu Kompetentni Urzędnicy w ramach Programu Kapitał Ludzki w partnerstwie z Politechniką Śląską w Gliwicach w okresie 01.03.2011 – 28.02.2013 r. Oceny pracownicze z uwzględnieniem karty rozwoju pracownika System oceniania pracowników służy ocenie wyników pracy pod kątem wytyczonych celów, a także ma na celu stworzenie sytemu motywowania pracowników i planowania ich rozwoju. Elektroniczne rozwiązania wspomagające procesy w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi - E-rekrutacja - elektroniczne nabory - Aplikacja ZZL

Zwięzły opis zgłaszanego rozwiązania (2) Dodatkowo Miasto Zabrze we współpracy z lokalnymi Uczelniami podjęło współpracę w zakresie organizacji cyklicznej Międzynarodowej Konferencji pn.: „Kierunki Rozwoju Zarządzania Zasobami Ludzkimi”, której celem jest: zaprezentowanie dobrych praktyk Wymiana poglądów i doświadczeń wśród grona przedstawicieli środowiska samorządowego, naukowego oraz sektora prywatnego . Podczas Konferencji prezentowane są również rozwiązania Naszych Miast Partnerskich w zakresie ZZL i organizacji pracy urzędu

Adekwatność zgłaszanego rozwiązania: Działania podjęte przez Urząd w zakresie stworzenia spójnej polityki personalnej rozpoczęły się na podstawie decyzji Prezydenta Miasta o reorganizacji Urzędu, w tym utworzeniu Wydziału Zarządzania Zasobami Ludzkimi i Organizacji Pracy Urzędu w ramach którego funkcjonuje Referat Kadr i Szkoleń (w latach 2007-2008 było to Biuro Dyrektora Urzędu) . Celem utworzenia było głównie: podwyższanie standardów wykonywania zadań przez samorząd usprawnienie komunikacji wewnątrz organizacji zwiększenia zaangażowania pracowników gospodarne i celowe wydatkowanie środków publicznych

Skuteczność zgłaszanego rozwiązania System szkoleń, uwzględniający potrzeby pracodawcy jak również oczekiwania pracowników oraz zrealizowany projekt Kompetentni Urzędnicy, w ramach którego zostały osiągnięte następujące rezultaty: system monitorowania satysfakcji klientów z usług świadczonych przez UM, procedura aktualizowania „Mapy Aktywności” Organizacji Pozarządowych na terenie Gminy narzędzie informatyczne – mapa aktywności lokalnej projekt „Kompetentni Urzędnicy” w sposób pozytywny wpłynął na wyniki uzyskane w przeprowadzonych badaniach- w przeciągu lat 2011– 2013 poprawiono jakość obsługi klienta. wzrósł wskaźnik zadowolenia klientów z jakości usług świadczonych przez UM o 5% w stosunku do roku 2008 oraz o 6,4% w stosunku do roku 2011. SYSTEM PODNOSZENIA KOMPETENCJI Osiągnięte rezultaty to przede wszystkim: zmiany wynagrodzeń pracowników np. wśród grupy pracowników, która zgłosiła chęć zmiany wynagrodzenia w 63,75% oczekiwania pracowników zostały rozpatrzone pozytywnie, zmiany stanowisk, określanie planów szkoleniowych w oparciu o oczekiwania pracowników, stworzenie potencjalnej kadry kierowniczej, przeniesienia służbowe między wydziałami, OCENY PRACOWNICZE usprawnienie procedur z zakresu ZZL, bardziej efektywne zarządzanie zespołami przez bezpośrednich przełożonych, zwiększona kontrola zasad w zakresie czasu pracy w związku z tym, iż system sam ich pilnuje na podstawie ustawionych parametrów, integracja z innymi podsystemami dziedzinowymi, dzięki której pracownik może na bieżąco weryfikować informacje, system pełni role kanału komunikacyjnego w zakresie wniosków urlopowych, harmonogramów, planów dokumentów czy dokumentów związanych z rozliczeniem czasu pracy pomiędzy pracownikami a działem kadrowym w Urzędzie Miejskim w Zabrzu, ELEKTRONICZNE ROZWIĄZANIA WSPOMAGAJĄCE PROCESY W ZAKRESIE ZZL

Przejrzystość procesu wdrożenia rozwiązania Wprowadzając nowe rozwiązania w zakresie polityki personalnej nie można zapomnieć o zachowaniu zasad przejrzystości. W Urzędzie Miejskim w Zabrzu pracownicy są partnerami przy wdrożeniach nowych rozwiązań, przeprowadzane są badania ankietowe oraz wywiady w celu precyzyjnego określenia potrzeb i oczekiwań pracowników. Bez analizy otrzymywanych informacji zwrotnych m.in. w zakresie ocen pracowniczych i wyciągania wniosków, a co za tym idzie podejmowania decyzji personalnych na bazie otrzymanych wyników system jest nieskuteczny. Wprowadzono również szkolenie wewnętrzne, w ramach którego pracownicy zapoznawani są m.in. z kulturą organizacji.

Trwałość zgłaszanego rozwiązania Wdrożony system podnoszenia kompetencji jest elementem stałym polityki personalnej prowadzonej przez Urząd Miejski. Ustawa o pracownikach samorządowych gwarantuje nam przeznaczanie środków na podnoszenie kwalifikacji w związku z tym, nawet jeśli byłyby one stosunkowo niskie, to dzięki trenerom wewnętrznym jak również realizowaniem szkoleń grupowych zewnętrznych Urząd jest w stanie realizować to zadania na wysokim poziomie. System podnoszenia kompetencji Ustawa o pracownikach samorządowych wymaga stworzenia regulaminu oceniania pracowników, ale to od tej jednostki zależy czy system ocen potraktuje jako czynnik motywacyjny dla pracowników w celu osiągania postawionych celów. Aby system był efektywny każdy bezpośredni przełożony dokonujący ocen powinien rozumieć jego cele i zadania. W związku z tym w UM w Zabrzu każdorazowo przed rozpoczęciem ocen pracowniczych prowadzone są szkolenia dla kadry kierowniczej z metodologii ocen pracowniczych, w tym w zakresie prowadzenia rozmów oceniających (warsztaty). Dodatkowo pracownikom są również przedstawiane wyniki poprzednich ocen w skali Urzędu, a także osiągnięte rezultaty. Oceny pracownicze Elektroniczne rozwiązania wspomagające procesy zzl są najbardziej korzystne w średnich i dużych organizacjach, gdzie duża ilość pracowników, budynków utrudnia komunikację. Minimalnymi warunkami trwałości systemu są przede wszystkim środki finansowe na narzędzie informatyczne, wyspecjalizowana kadra działu personalnego, która trafnie opisze procesy ZZL tak aby można je było zaimplementować do narzędzi informatycznych. Kolejnym elementem jest kampania informacyjno-szkoleniowa wśród pracowników aby takie narzędzia były wykorzystywane w bieżącej pracy. Elektroniczne rozwiązania wspomagające procesy w zakresie ZZL

Możliwość zastosowania w innych jednostkach samorządowych: Każda organizacja, która chce osiągać założone cele powinna inwestować w swoich pracowników, w związku z tym warto kształtować politykę personalną, która diagnozuje potrzeby dwóch stron ukierunkowane na cele organizacji. Wyodrębnienie jednej komórki zajmującej się kształtowaniem polityki personalnej Analiza potrzeb pracodawcy i pracowników Stworzenie procedur w zakresie polityki personalnej, w szczególności dot. podnoszenia kompetencji pracowników, systemu oceniania, systemu wynagradzania Elektroniczne rozwiązania wspomagające procesy zarządzania zasobami ludzkimi Wyselekcjonowanie trenerów wewnętrznych w organizacji, którzy będą w sposób ciągły podnosić wiedzę i przekazywać kierunki rozwoju organizacji pracownikom Minimalne wymagania to przede wszystkim: