Prawno-administracyjne aspekty realizacji projektów IAPP Piotr Bednarek Krajowy Punkt Kontaktowy Programów Badawczych UE Instytut Podstawowych Problemów Techniki Polskiej Akademii Nauk Projekty IAPP - Warszawa, 26 lutego 2008 r.

 Realizacja każdego badawczego projektu europejskiego - w tym projektu IAPP - składa się z dwu, wzajemnie równoważnych, części:  część merytoryczna,  część administracyjno-prawna: a.prawne przygotowanie umów, b.przygotowanie zasad finansowych i księgowych w instytucji, c.przygotowanie do fizycznej obsługi przyjmowanych obcokrajowców.  Brak przygotowania do realizacji części administracyjno-prawnej może spowodować zablokowanie projektu. Zasada podstawowa

 W instytucji musi istnieć efektywny system koordynacji działań związanych z udziałem w projektach:  Przed przystąpieniem do realizacji projektu zespół badawczy winien porozumieć się z działem prawnym i finansowych w celu ustalenia, czy instytucja gotowa jest do realizacji określonych zasad projektu.  Administracja instytucji nie może być informowana o projekcie w chwili, gdy projekt ten już ma się rozpoczynać w instytucji.  Współpraca pomiędzy działami instytucji musi trwać w całym okresie realizacji projektu. Podstawy współpracy w instytucji

 W przypadku przyjęcia cudzoziemca w Polskiej instytucji:  Wiza dla cudzoziemca  Legalizacja pobytu w Polsce  Najem mieszkania i zameldowanie  Pomoc w pierwszych dniach życia w Polsce (kurs języka, komunikacja, poczta etc.)  Przygotowanie umowy z cudzoziemcem  Wypłata wynagrodzenia  Odprowadzanie składek na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne  Zgłoszenie do II filaru w OFE  Opodatkowanie dochodu z projektu  Pomoc przy rocznym rozliczeniu podatkowym  Obsługa księgowa projektu Przegląd głównych zagadnień prawno-administracyjnych projektu IAPP - czyli, gdzie kryją się pułapki (I)

 W przypadku wyjazdu pracownika z polskiej instytucji:  Forma „wysłania” pracownika (oddelegowanie, urlop bezpłatny, urlop szkoleniowy).  Opłacanie składek na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne i formularz E 101.  Opodatkowanie dochodu z projektu.  Zapewnienie „bezpieczeństwa” wyjeżdżającemu pracownikowi.  Przygotowanie umowy z pracownikiem i instytucją zagraniczną. Przegląd głównych zagadnień prawno-administracyjnych projektu IAPP - czyli, gdzie kryją się pułapki (II)

 W projektach IAPP umowa konsorcjum nie jest formalnym wymogiem realizacji projektu.  Niezależnie od powyższego zaleca się jednak podpisanie stosowanej umowy pomiędzy instytucjami partnerskimi w celu doprecyzowania wzajemnych praw i obowiązków tych instytucji w zakresie realizacji prac badawczych w projekcie, w tym w zakresie obsługi administracyjnej.  Umowa konsorcjum może regulować m.in. takie kwestie jak: a.zasady rozliczeń finansowych pomiędzy partnerami, b.zasady przesyłania pracowników naukowych, c.zasady organizacji pracy pracowników u partnera etc. Umowa konsorcjum

 Obywatele państw Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) tj. UE + Norwegii, Islandii i Liechtenstein oraz nienależącej do EOG Szwajcarii mogą przyjechać do Polski na podstawie dokumentu podróży (np. paszport) i pracowć bez zezwolenia na pracę.  Z upływem 3 miesięcy pobytu w Polsce obywatele EOG muszą dokonać w Urzędzie Wojewódzkim, zgłoszenia faktu swojego pobytu w Polsce.  Do dokonania w/w zgłoszenia niezbędne będzie zameldowanie.  Rejestracji faktu pobytu dokonuje się w wydziale ds. cudzoziemców urzędu wojewódzkiego (w Warszawie przy ul. Długiej 5). Wjazd i legalizacja pobytu (I)

 Obywatele państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) aby rozpocząć pracę w Polsce muszą przed przyjazdem uzyskać wizę krajową w celu wykonywania pracy.  Przy reazlizacji prac badawczych nie jest w tym wypadku wymagane zezwolenie na pracę.  Nie póżniej niż 45 dni przed końcem wizy należy w urzędzie wojewódzkim złożyć kompletny wniosek o wydani zezwolenia na zaieszkanie na czas oznaczony.  Do wniosku należy dołączyć dowód zameldowania.  Dokumenty składa się w wydziale ds. cudzoziemców urzędu wojewódzkiego (w Warszawie przy ul. Długiej 5). Wjazd i legalizacja pobytu (II)

Art. 21 ust. 1 pkt 46 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatkudochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity: Dz. U r. nr 14, poz. 176 z późn zm.) stanowi, iż wolne od podatku są dochody otrzymane przez podatnika, jeżeli: a) pochodzą od rządów państw obcych, organizacji międzynarodowych lub międzynarodowych instytucji finansowych ze środków bezzwrotnej pomocy, w tym ze środków programów ramowych badań, rozwoju technicznego i prezentacji Unii Europejskiej i z programów NATO, przyznanych na podstawie jednostronnej deklaracji lub umów zawartych z tymi państwami, organizacjami lub instytucjami przez Radę Ministrów, właściwego ministra lub agencje rządowe, w tym również w przypadkach, gdy przekazanie tych środków jest dokonywane za pośrednictwem podmiotu upoważnionego do rozdzielania środków bezzwrotnej pomocy oraz b) podatnik bezpośrednio realizuje cel programu finansowanego z bezzwrotnej pomocy; zwolnienie nie ma zastosowania do dochodów osób fizycznych, którym podatnik bezpośrednio realizujący cel programu zleca - bez względu na rodzaj umowy - wykonanie określonych czynności w związku z realizowanym przez niego programem. Zwolnienie podatkowe

1.Wynagrodzenie główne (monthly living allowance) 2.Dodatek z tytułu relokacji (monthly mobility allowance) 3.Dodatek na koszty podróży (travel allowance) 4.Jednorazowy dodatek na rozwój własnej kariery naukowej (career exploratory allowance)  Podstawą wymiaru składek na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne jest tylko wynagrodzenie główne o ile: a.podpisana zostanie umowa o pracę i b.wszystkie składniki zostaną wyodrębnione w treści umowy.  Wynagrodzenie pracowników wyjeżdżających pomniejszone zostanie o wartość diet z tytułu podróży służbowej.  Powyższe zasady nie dotyczą umowy cywilnoprawnej. Podstawa wymiaru składek na obowiązkowe ubezpieczenia spoleczne

 Na terytorium państw EOG i w Szwajcarii obowiązuje koordynacja systemów ubezpieczeń społecznych określająca zadady podlegania tym ubezpieczeniom przez pracowników migrujących.  Migrujący pracownik podlega tylko jednemu systemowi ubezpieczeń społecznych nawet kiedy jest delegowany lub ma kilka niezależnych od siebie miejsc pracy.  Jedyną podstawą do zgłoszenia pracownika do zagranicznego ubezpieczenia społecznego jest formularz E 101.  Należy unikać sytuacji, kiedy to zagraniczna instytucja wypłacająca polskiemu pracownikowi wynagrodzenie musiałaby zgłosić się do polskiego sytemu ubezpieczeń społecznych jako płatnik.  Więcej informacji w poradnikach ZUS: Koordynacja systemów ubezpieczeń społecznych w Europie

 Europejska Karta Ubezpieczenia Społecznego (EKUZ) (ang. EHIC) - uprawnia do korzystania z opieki zdrowotnej za granicą na takich samych zasadach jakie obowiązują obywateli danego państwa, co NIE oznacza, że zawsze uprawnia do darmowej pomocy medycznej.  EKUZ działa w państwach EOG i w Szwajcarii.  Wyjeżdżając na dłuższe pobyty lub na wyjazdy charakteryzujące się większym stopniem ryzyka należy zastanowić się na dodatkowym ubezpieczenim komercyjnym.  Więcej informacji na stronie NFZ: EKUZ

Dziękuję za uwagę Krajowy Punkt Kontaktowy Programów Badawczych UE Instytut Podstawowych Problemów Techniki Polskiej Akademii Nauk ul. Żwirki i Wigury Warszawa tel: fax: Osoba do kontaktu: Piotr Bednarek