Planowanie jako istotny element w pracy Lidera Kraków, dnia 26.11.2012r. Tomasz Sitek

Planowanie Planowanie daje odpowiedź: Dokąd zmierzasz? W jaki sposób tam dotrzeć? Jak dowiedzieć się, że dochodzisz do celu? Podejmowanie decyzji wymaga planowania Nie ma dwóch organizacji, które planują w ten sam sposób. “Planowanie zmusi Cie do myślenia o tym, co do tej pory się wydarzyło, co sie dzieje w danej chwili i co może się wydarzyć” - Philip Kotler - dokąd zmierzasz? - w jaki sposób tam dojdziesz? - jak dowiesz sie, że dochodzisz do celu? 2

Cele planowania Plan sprzedaży – np. osiągnięcie 10 mln zł sprzedaży w roku bieżącym Plan marketingu – np. stworzenie programu lojalnościowego Plan zatrudnienia – np. wzrost zatrudnienia o 5% Plan rentowności – np. polepszenie wskaźnika EBITDA o 2 pkt. Procentowe Plan zakupów i dostaw surowców – np. dywersyfikacja dostawców, 40% wzrost udziału dostawców lokalnych) Biznes plan – np. rozpoczęcie nowej działalności, start nowej linii pakującej 3

Brian Tracy o planowaniu Bian Tracy (ur. w 1944 w Vancouver) – kanadyjski pisarz i twórca e-booków z dziedziny rozwoju osobistego i psychologii sukcesu. Wiele z jego publikacji znalazło się na liście światowych bestellerów. Brian Tracy jest zaliczany do najlepszych mówców zawodowych na świecie. Każdego roku przemawia do ponad ćwierć miliona ludzi w całych Stanach Zjednoczonych, Europie, Azji i Australii[potrzebne źródło]. Przemówienia Briana, jego wykłady i seminaria zyskały opinię „inspirujących, zabawnych i ciekawych, motywujących i pouczających”. Do jego słuchaczy zaliczają się przedsiębiorstwa z rankingu „Fortune 500”, jak również firmy i stowarzyszenia różnej wielkości. Jego prezentacje i seminaria dotyczące przywództwa, sprzedaży i strategii biznesowych odbywają się w wielu krajach świata. Obecnie jest prezesem Brian Tracy International z siedzibą w Kalifornii. 1 minuta dobrego planowania = 10 minut mniej pracy 4

Proces planowania Planowanie jest wsparciem podejmowania decyzji Postępuje sekwencyjnie, w kolejności: Prognozowanie (PKB, długość życia, itp.) Programowanie (uaktualnienie oferty, lepsze wytypowanie grup docelowych, itp.) Tworzenie planu (planowane działania w kierunku realizacji celu głównego) 5

Trudna sztuka planowania Główne bariery Niechęć do ustalania celów Niewłaściwie zdefiniowane cele Niewłaściwy system wynagradzania Dynamiczne i złożone otoczenie Opór wobec zmian Przezwyciężanie barier Zrozumienie roli celów i planowania Komunikowanie się i współuczestnictwo Spójność, rewizja i aktualizacja Skuteczne systemy nagradzania 6

Metody planowania Rodzaj metody Odmiana 1 Odmiana 2 Odmiana 3 Planowanie sieciowe Metoda ścieżki krytycznej (CPM) Metoda PERT – czas jest zmienną losową, metody statystyczne do oceny ryzyk Diagramy Gantta Służą do planowania i mierzenia wykonania planu za pomocą rozpisania wydarzeń w formie ilościowej i graficznej Scenariusze Stanów otoczenia Procesów otoczenia Możliwych wydarzeń Symulacje Modele matematyczne, zbudowane i przetestowane na prawidłowość symulacji – realizowane w 7 krokach Analiza portfelowa Przedstawia możliwości wyboru sposobu działania za pomocą kombinacji rynek-produkt i podejmowania decyzji o wyborze najlepszego rozwiązania oraz zaplanowania drogi jego osiągnięcia Horyzont czasowy Długoterminowe (np. 5-cioletnie) Średnioterminowe (np. od 1 roku do 5 lat) Krótkoterminowe (np. 1 rok i krócej) 7

Planowanie sprzedaży to Odpowiedzialne zadanie Lidera sprzedaży, Wyznaczanie celów, np. SMART Motywowanie pracowników do działania Kontrola, monitoring i ocena pracy Zespołu, Delegowanie zadań do wykonania przez sprzedawców Wsparcie przy budowaniu dobrych nawyków sprzedawców, ich samokontroli i samooceny. Cele typu SMART – Specyficzny, Mierzalny (Policzalny), Achievable (Osiągalny), Realistyczny, Terminowy 8

Lider w zespole Lider jest: Komunikatywny i rzeczowy, Obdarzony autorytetem i charyzmą, „Motorem” zespołu, Odpowiedzialny, Przełamującym bariery, Przekonywujący 9

Planowanie w pracy Lidera WYNIKI Plany Analiza Lider bazuje na doświadczeniu informacjach z rynku kompetencjach ludzi i planuje realizację postawionych celów dzięki organizacji pracy ludzi kontroli i nadzoru działań Analiza wyników, zmian na rynku i stanu zasobów usprawnia planowanie i jego dokładność. 10

Planowanie pracy sprzedawców Doświadczeni pracownicy muszą znać nowe wymagania niezbędne do realizacji nowych celów Nowe osoby muszą wiedzieć o: celach i zadaniach, są dobrze wpasowane powierzone zadania wykonują jak najlepiej 11

Planowanie Lidera to też Budowanie relacji menadżerskich w firmie Określanie środków dla realizacji celów Coaching pracowników (nowe metody sprzedaży, nowi pracownicy, itp.) i korygowanie złych postaw Korekty założeń i planów 12

Generał Eisenhower o planowaniu Dwight David Eisenhower, ps. Ike (ur. 14 października 1890 w Denison, zm. 29 marca 1969 w Waszyngtonie) – amerykański dowódca wojskowy, generał armii United States Army, uczestnik II wojny światowej, Naczelny Dowódca Alianckich Ekspedycyjnych Sił Zbrojnych (1943–1945), polityk, 34. prezydent Stanów Zjednoczonych (1953–1961). 13

Planowanie wg macierzy Eisenhower’a Osobiste zaangażowanie Ważne Delegować lub realizować po A Delegować lub realizować po A, B Nie wykonywać lub delegować lub realizować po A, B, C Pilne 14

Ogólne zasady planowania Wiedza o możliwościach i aspiracjach pracowników Umiejętne wprowadzanie zmian i nowych wymagań Priorytety dla zadań (A, B, C, D), a dla każdego typu dodatkowe ważności, np.; I, II, III … Ustalanie, nadzór i kontrola nad realizacją celów pracowników, na przykład: ilość spotkań z klientami, nowe nazwiska rekomendowane przez naszych klientów, udział spotkań z nowymi klientami w stosunku do wszystkich spotkań [%] Skupienie nad realizacją celów zespołu, jedynie chwilowe skupianie uwagi na wybranych problemach 15

Harmonogramy Lidera Dla miesiąca – postawione cele zawodowe i osobiste – plan obejmuje nowe i już wcześniej planowane działania Dla tygodnia – przegląd zadań tygodnia wstecz, plan na najbliższy i wpisanie kluczowych działań do wykonania Dla dnia – przegląd realizacji zadań, planowanie czasu pomiędzy zadaniami Ogólne zasady 16

Rutynowe działania Lidera Planowanie kolejnych wpisów w kalendarz Lidera Zadania/spotkania do odbycia – wpis Czas na przygotowanie do spotkań – wpis Czas na wykonanie zadań – wpis Zadania skojarzone z powyższymi czynnościami Przyjazdy, Odjazdy – wpis Umawianie telefoniczne spotkań – wpis Inne, dochodowe działania – wpis Rutynowe spotkania Zespołu lub wideokonferencje Raporty zbiorcze Zespołu (statystyki, zestawienia) 17

„Złote reguły planowania” Zawsze zabierać ze sobą Kalendarz Korzystanie tylko z jednego kalendarza Zobowiązanie do codziennego planowania Korzystanie z dobrego systemu odsyłaczy Korzystanie z listy głównych zadań Korzystanie z miesięcznego indeksu 18

Cele odgórne np. Kwartalna Ocena Pracy Cele odgórne (strategia) są podstawą budowy planu operacyjnego dla Lidera – ilości, intensywność działań Lider zamienia cele odgórne na cele operacyjne Kwartalna Ocena Pracy jest niezbędna do oceny wyników i planowania zmian w działaniu Zespołu, który się zmienia i rozwija Earnings – przychody Time – czas beginner’s luck phenomenon – fenomen szczęścia początkującego Loss of confidence and money – utrata pewności i pieniędzy; consolidation of skills-break even phase – faza utrwalenia umiejętności/punkt rentowności; adoption of Trading Plan – expotential profits – przyswojenie planu handlowania – dochody wykładnicze; adjustment of earnings to goals and risk profile – dostosowanie zarobków do celów i profilu ryzyka 19

DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ