Zestaw narzędzi szkoleniowych w zakresie GPP 6 Zestaw narzędzi szkoleniowych w zakresie GPP 6. Współpraca z podmiotami z branży

Zestaw narzędzi szkoleniowych w zakresie GPP Moduł 1: Wprowadzenie Moduł 4: Ocena potrzeb Moduł 5: GPP na rzecz gospodarki o obiegu zamkniętym Moduł 2: Strategiczne aspekty GPP Moduł 6: Współpraca z podmiotami z branży Moduł 3: Prawne aspekty GPP Moduł 7: Działania (sektory kluczowe dla GPP) Moduł 6: Współpraca z podmiotami z branży

Moduł 6: Współpraca z podmiotami z branży Moduł 6: spis treści Czym jest współpraca z podmiotami z branży i dlaczego jest potrzebna? Ramy prawne współpracy z podmiotami z branży Etap przygotowania do współpracy Jak rozpocząć współpracę z podmiotami z branży Zarządzanie ryzykiem Moduł 6: Współpraca z podmiotami z branży

Czym jest współpraca z podmiotami z branży? Współpraca z podmiotami z branży to proces, który ma miejsce przed rozpoczęciem, w trakcie lub po zakończeniu przetargu Ma na celu: Znalezienie potencjalnych oferentów i/lub rozwiązań Budowanie zdolności podmiotów z branży, aby mogły spełnić wymogi Uzyskanie wiedzy potrzebnej do opracowania procedury zamówienia i umowy Pomoc dostawcom w złożeniu konkurencyjnych ofert Moduł 6: Współpraca z podmiotami z branży

Dlaczego współpraca z podmiotami z branży jest potrzebna? Skuteczna współpraca może: zmienić i poprawić sposób planowania zamówień i zarządzania nimi zapewnić lepsze rozpoznanie rynku i pomóc zamawiającym dokonywać bardziej świadomych i mądrych zakupów zwiększyć zaufanie dostawców do zamawiającego i podnieść jego wiarygodność — aby stał się preferowanym kupującym stworzyć warunki rynkowe potrzebne do dostarczania zrównoważonych i innowacyjnych rozwiązań Moduł 6: Współpraca z podmiotami z branży

Ramy prawne współpracy z podmiotami z branży Unijne dyrektywy dotyczące zamówień publicznych przewidują możliwość przeprowadzenia wstępnych konsultacji rynkowych z dostawcami Art. 40 dyrektywy 2014/24/UE stanowi, iż: „Przed rozpoczęciem postępowania o udzielenie zamówienia instytucje zamawiające mogą przeprowadzić konsultacje rynkowe z zamiarem przygotowania zamówienia i poinformowania wykonawców o swoich planach i wymaganiach dotyczących zamówienia”. Moduł 6: Współpraca z podmiotami z branży

Ramy prawne współpracy z podmiotami z branży Aspekty prawne współpracy z podmiotami z branży Musi być prowadzona w przejrzysty i niedyskryminacyjny sposób Wyniki konsultacji nie mogą dawać nieuczciwej przewagi żadnemu z dostawców zaangażowanych we współpracę Musi być sprawiedliwa, otwarta i przejrzysta Rozmowy muszą być rejestrowane Należy zagwarantować integralność, np. przekazując wszystkim dostawcom identyczny zestaw informacji Wszystkim dostawcom należy zapewnić równy dostęp i równe traktowanie Moduł 6: Współpraca z podmiotami z branży

Etap przygotowania do współpracy Określenie wymagań przed rozpoczęciem współpracy Ocena potrzeb i konsultacje z użytkownikami Sprawdzenie, jakie rozwiązania już są dostępne na rynku Ustalenie, jakich wyników i funkcji oczekuje się od zamówienia Moduł 6: Współpraca z podmiotami z branży

Etap przygotowania do współpracy Wykonanie wstępnej analizy rynku Dojrzałość: czy rynek jest na tyle rozwinięty, aby zaspokoić potrzeby? Wykonalność: czy rynek posiada techniczne możliwości, aby spełnić wymogi? Innowacyjność techniczna/produktowa: czy oczekuje się postępu technologicznego lub udoskonaleń produktu/usługi? Konkurencyjność i zdolność: jak wielu dostawców może wykonać zamówienie? Zrównoważony rozwój: czy dostawcy oferują rozwiązania kwestiach dotyczących zrównoważonego rozwoju? Moduł 6: Współpraca z podmiotami z branży

Etap przygotowania do współpracy Studium przypadku: Gmina Kopenhaga (1/2) Cel polityczny to 90 % żywności ekologicznej serwowanej w posiłkach, w tym halal, oraz zapewnienie różnorodności i sezonowości owoców i warzyw Współpraca z podmiotami z branży — etap przygotowań i przetarg: 1. Zapytanie pracowników kuchni, czego potrzebują. 2. Spotkania z dostawcami przed przetargiem — co i jak jest obecnie dostarczane? 3. Konsultacje z pracownikami kuchni w trakcie formułowania zamówienia. 4. Dzień otwarty dla dostawców zorganizowany 10 dni po publikacji ogłoszenia o zamówieniu w celu objaśnienia prostym językiem treści specyfikacji. 5. Po spotkaniu podmioty z branży mogły zadawać pisemne pytania, które wraz z odpowiedziami są (anonimowo) opublikowane i dostępne dla wszystkich uczestników. Pełne studium przypadku Moduł 6: Współpraca z podmiotami z branży

Etap przygotowania do współpracy Studium przypadku: Gmina Kopenhaga (2/2) Potencjalne oszczędności z punktu widzenia środowiska, np. niższa emisja gazów cieplarnianych, dzięki 88 % żywności ekologicznej w obiektach miejskich Korzyści z szeroko zakrojonego dialogu z podmiotami z branży: Innowacje w ofercie i dostawie produktów Większe zrównoważenie nabywanej żywności Lepsze relacje z dostawcami Wiedza i doświadczenie Współpraca z podmiotami zmniejszyła ryzyko braku ofert związanego z zamówieniami na innowacje Czasochłonne, ale opłacalne z punktu widzenia wiedzy o rynku = innowacyjne, ale realistyczne specyfikacje zachęcające do konkurowania Pełne studium przypadku Moduł 6: Współpraca z podmiotami z branży

Jak rozpocząć współpracę z podmiotami z branży Aktywizowanie podmiotów z branży na poszczególnych etapach zamówienia Przed ogłoszeniem zamówienia W trakcie przetargu Po zakończeniu przetargu Publikacja wstępnego ogłoszenia informacyjnego i przesłanie planu dot. zamówienia Uczestnictwo w targach branżowych Uczestnictwo w spotkaniach dostawców z nabywcami Rozesłanie prośby o informacje Zorganizowanie spotkania dla dostawców poświęcone prezentacji proponowanych rozwiązań Spotkanie z organizacjami branżowymi Spotkanie z grupą kluczowych dostawców Sondowanie rynku Przekazanie instrukcji przed ogłoszeniem przetargu Warsztaty branżowe Przekazanie instrukcji dostawcom, którzy przedłożyli oferty Przekazanie instrukcji zakwalifikowanym dostawcom Zorganizowanie sesji pytań i odpowiedzi lub rozesłanie listy pytań i odpowiedzi do wszystkich dostawców Udostępnienie wszystkim dostawcom informacji o zwycięskiej ofercie Ponowne przekazanie instrukcji dostawcom Umowa i zarządzanie relacjami z dostawcami Strategiczne zarządzanie relacjami z dostawcami Aktualizowanie wiedzy o rynku i konkurencyjnych ofertach Moduł 6: Współpraca z podmiotami z branży

Jak rozpocząć współpracę z podmiotami z branży Przed ogłoszeniem zamówienia Badanie i analiza ogólnodostępnych danych: badanie rynku za pomocą narzędzi i źródeł internetowych Konsultacje z innymi instytucjami publicznymi: sprawdzenie, co kupują inni (większa pewność dla decydentów unikających ryzyka!) Publikacja wstępnego ogłoszenia informacyjnego: poinformowanie podmiotów na rynku o konsultacjach Kwestionariusz badania rynku i dostawców: przydatny i mało czasochłonny sposób na szybkie uzyskanie informacji Wyrażenie zainteresowania: wykorzystywane do wstępnej rejestracji dostawców oraz do oceny zdolności rynkowej Moduł 6: Współpraca z podmiotami z branży

Jak rozpocząć współpracę z podmiotami z branży Przed ogłoszeniem zamówienia cz. 2 Przesłanie planu dot. zamówienia: powiadomienie dostawców o nadchodzących zamówieniach publicznych Pokazy handlowe: uczestnictwo w pokazach handlowych pozwala poznać potencjalne możliwości Spotkania dostawców z nabywcami: wydarzenia, na których potencjalny nabywca może poznać potencjalnego dostawcę Specjalne prezentacje: okazja dla dostawców do przedstawienia rozwiązań związanych z zamówieniem Moduł 6: Współpraca z podmiotami z branży

Jak rozpocząć współpracę z podmiotami z branży Przed ogłoszeniem zamówienia cz. 3 Spotkanie z organizacjami branżowymi: omówienie swoich potrzeb z przedstawicielami branży, którzy mogą przedstawić możliwe rozwiązania Spotkanie z grupą kluczowych dostawców: omówienie swoich potrzeb oraz umożliwienie dostawcom zadawania pytań i przedstawiania możliwych rozwiązań problemu Dni otwarte dla dostawców: przed publikacją ogłoszenia o zamówieniu należy zorganizować „odprawę” dla dostawców Wspieranie tworzenia sieci kontaktów wśród dostawców: organizowanie lub zachęcanie do spotkań między potencjalnymi dostawcami Moduł 6: Współpraca z podmiotami z branży

Jak rozpocząć współpracę z podmiotami z branży Studium przypadku: Transport for London (1/2) W 2015 r. Transport for London (TfL) postanowił obniżyć całkowite koszty cyklu życia oświetlenia sieci londyńskiego metra. Rozpoczęcie współpracy z podmiotami z branży na wczesnym etapie miało na celu pobudzenie konkurencyjności i innowacji na rynku oświetlenia w całej Europie. Prospekt dotyczący badania rynku Prezentacje na największych europejskich konferencjach dot. oświetlenia Opracowanie i wykorzystanie internetowych narzędzi składania ofert Rozesłanie kwestionariuszy badań rynku w celu zebrania informacji o możliwościach producentów, innowacyjnych technologiach i doświadczeniach w zakresie innowacji Goszczenie dostawców na wydarzeniu „Suppliers Morning”: uczestniczyło w nim ponad 70 producentów, dostawców i przedstawicieli europejskiego stowarzyszenia przemysłu oświetleniowego (LIA). Pełne studium przypadku Moduł 6: Współpraca z podmiotami z branży

Jak rozpocząć współpracę z podmiotami z branży Studium przypadku: Transport for London (2/2) Współpraca z podmiotami z branży pomogła TfL uzyskać informacje o prawie 300 różnych innowacyjnych technologiach oświetleniowych od 75 dostawców Wyniki orientacyjne sugerują obniżenie kosztów całego cyklu życia o 25 % i zmniejszenie zużycia energii Współpraca z podmiotami z branży zaowocowała innowacjami, które są nadal rozwijane na etapie realizacji zamówienia dzięki opcji „odświeżania produktu” Wnioski płynące z doświadczeń TfL Nie należy się bać współpracy z podmiotami z branży, nawet na wczesnym etapie. Branża posiada informacje, które można wykorzystać do wzmocnienia swojego uzasadnienia biznesowego. Warto szeroko zarzucać sieć. Należy zaktywizować możliwie najwięcej producentów i dostawców i zachęcać do jak największej konkurencji na rynku. Pełne studium przypadku Moduł 6: Współpraca z podmiotami z branży

Jak rozpocząć współpracę z podmiotami z branży W trakcie przetargu Po opublikowaniu ogłoszenia o zamówieniu można przekazać instrukcje: dostawcom, którzy wyrazili zainteresowanie złożeniem oferty dostawcom, którzy się zarejestrowali lub wyrazili zainteresowanie zakwalifikowanym dostawcom Ważne jest stosowanie zasad równego traktowania i przekazanie wszystkim dostawcom takich samych informacji Moduł 6: Współpraca z podmiotami z branży

Jak rozpocząć współpracę z podmiotami z branży Ponowne przekazanie instrukcji dostawcom po zakończeniu przetargu Dostawcy powinni znać powód, dla którego ich propozycja nie została przyjęta Należy odpowiedzieć na wszelkie wątpliwości dostawców Należy poprosić o informacje zwrotne dotyczące postępowania o udzielenie zamówienia Spotkanie ze „zwycięskim” dostawcą i omówienie oferty Przypomnienie dostawcom, że wykraczania ponad wymogi i specyfikacje dotyczące zrównoważonego rozwoju jest akceptowane i doceniane Moduł 6: Współpraca z podmiotami z branży

Moduł 6: Współpraca z podmiotami z branży Zarządzanie ryzykiem Zrozumienie ryzyka związanego ze współpracą z podmiotami z branży Zapewnienie nieuczciwej przewagi jednego dostawcy Oskarżenia o faworyzowanie Współpraca prowadzona w sposób niekorzystny dla danej grupy dostawców Formułowanie specyfikacji lub wymogów na korzyść jednego potencjalnego dostawcy lub rozwiązania Niezapewnienie ochrony praw własności intelektualnej dostawcy lub poufnych informacji handlowych Moduł 6: Współpraca z podmiotami z branży

Moduł 6: Współpraca z podmiotami z branży Zarządzanie ryzykiem Proste działania zmniejszające ryzyko Postawa sprawiedliwa, otwarta i transparentna Planowanie, jak i kiedy zostanie podjęta współpraca z podmiotami z branży Zadbanie o to, by postępowanie było jasne dla wszystkich dostawców, oraz brak wygórowanych oczekiwań Równe traktowanie wszystkich dostawców — nie wolno dyskryminować Udostępnianie wszystkim dostawcom takich samych informacji Należy zachować zapis z odbytych spotkań Należy jasno zakomunikować dostawcom, jakie informacje będą, a jakie nie będą im udostępniane w ramach współpracy i konsultacji rynkowych Moduł 6: Współpraca z podmiotami z branży

Dalsze wytyczne Raport dotyczący najlepszych praktyk współpracy z podmiotami z branży (2018) Ekologiczne zakupy (wydanie trzecie, 2016) Podręcznik Procura+ (wydanie trzecie, 2016) Helpdesk dla GPP Aby uzyskać wsparcie w zakresie GPP, skontaktuj się nieodpłatnie z unijnym punktem informacyjnym Helpdesk dla GPP Helpdesk Zestaw narzędzi opracowany dla Komisji Europejskiej przez ICLEI – Samorządy na rzecz Zrównoważonego Rozwoju Autor modułu: ICLEI – Samorządy na rzecz Zrównoważonego Rozwoju Właściciel, Wydawca: Komisja Europejska, DG ds. Środowiska, 2019 Zdjęcia: dzięki uprzejmości Pixabay.com na licencji Creative Commons CCO Wyłączenie odpowiedzialności: Niniejszy zestaw narzędzi stanowi dokument służb Komisji o charakterze orientacyjnym i nie należy traktować go w żaden sposób jako wiążący dla tej instytucji. Komisja Europejska ani żadna osoba działająca w imieniu Komisji nie ponoszą odpowiedzialności za możliwe wykorzystywanie informacji zawartych w niniejszym dokumencie.