Zestaw narzędzi szkoleniowych w zakresie GPP 4. Ocena potrzeb

Zestaw narzędzi szkoleniowych w zakresie GPP Moduł 1: Wprowadzenie Moduł 4: Ocena potrzeb Moduł 2: Strategiczne aspekty GPP Moduł 5: GPP na rzecz gospodarki o obiegu zamkniętym Moduł 3: Prawne aspekty GPP Moduł 6: Współpraca z podmiotami z branży Moduł 7: Działania (sektory kluczowe dla GPP) Moduł 4: Ocena potrzeb

Moduł 4: spis treści Czym jest ocena potrzeb? Konsultacje z użytkownikami Uzasadnienie zakupu — deklaracja potrzeb Przedmiot zakupu Odbiorcy przedmiotu zakupu Wielkość zakupu Sposób nabycia — elastyczne umowy Inne zasoby Moduł 4: Ocena potrzeb

Czym jest ocena potrzeb? Zielone zamówienia publiczne nie tylko mają sprawić, aby instytucje publiczne kupowały towary/usługi preferowane z punktu widzenia środowiska — chodzi o zmniejszenie ogólnego negatywnego wpływu zamówień publicznych Jedne z najbardziej oczywistych sposobów na osiągnięcie tego celu to zmniejszenie zapotrzebowania na towary, usługi i roboty budowlane Ocena potrzeb ma na celu: Ograniczanie niepotrzebnych zakupów Zapewnienie, aby przedmiot zakupów spełniał wymagania Opracowanie zamówień i umów pozwalających na elastyczność w dłuższym okresie Moduł 4: Ocena potrzeb

Konsultacje z użytkownikami Użytkownicy zamówień to odbiorcy wewnętrzni w organizacji zamawiającej lub osoby z zewnątrz (np. obywatele) Aby zakupy na pewno były odpowiednie do potrzeb, konieczne są konsultacje z użytkownikami Powinny być przeprowadzone przed rozpoczęciem procesu zamówienia i ewentualnie kontynuowane w trakcie przetargu / realizacji zamówienia Moduł 4: Ocena potrzeb

Uzasadnienie zakupu — deklaracja potrzeb Przed rozpoczęciem przetargu należy podać dokładne uzasadnienie zakupu („ponieważ kupiliśmy to w zeszłym roku” nie jest wystarczającym powodem) Potrzeby powinny być podsumowane w formie prostej deklaracji, która będzie potwierdzać, że uwzględniono rozwiązania alternatywne wobec zakupów, np. dzielenie zasobów, naprawa/modernizacja, leasing Deklaracja może być przydatna jako argument w uzasadnieniu biznesowym zamówienia Powinna być otwarta na weryfikację pod kątem aspektów środowiskowych Moduł 4: Ocena potrzeb

Przedmiot zakupu — określenie przedmiotu Ocena potrzeb i konsultacje z użytkownikami pomagają w określeniu przedmiotu zamówienia Jest komunikatem dla rynku informującym o tym, co kupuje dana organizacja, więc powinna zawierać: informację, czy zamówienie dotyczy dostaw, usług lub robót budowlanych tytuł i krótki opis zamówienia odpowiednie kody CPV (dla ofert na szczeblu UE – publikowanych w Dz.U.) Określenie przedmiotu zamówienia jest ważne, ponieważ determinuje zakres kryteriów GPP stosowanych przez organizację Moduł 4: Ocena potrzeb

Przedmiot zakupu — specyfikacja Ocena potrzeb pomaga sformułować najbardziej odpowiednią specyfikację — na podstawie kryteriów funkcjonalności lub norm Pozwala unikać metody „kopiuj i wklej” Podobnie jak deklaracja potrzeb, specyfikacje powinny podlegać weryfikacji pod względem środowiskowym, nie mając przy tym zbyt nakazowego charakteru, dając szansę MŚP na konkurowanie itp. Moduł 4: Ocena potrzeb

Specyfikacje oparte na wydajności/wynikach Specyfikacje oparte na wydajności lub wynikach zawierają raczej opis potrzeb, których zamówienie dotyczy, a nie dokładne wymogi co do sposobu wykonania Wybór najbardziej efektywnego sposobu zaspokojenia tych potrzeb należy do dostawców, którzy mają też możliwość proponowania innowacyjnych rozwiązań korzystnych dla środowiska Przykład: zapotrzebowanie w zakresie oświetlenia biurowego należy określić w kategoriach ilości lumenów potrzebnych w różnych pomieszczeniach o różnych porach, a nie w odniesieniu do liczby wymaganych opraw oświetleniowych lub wielkości mocy Moduł 4: Ocena potrzeb

Odbiorcy zakupów: wspólne udzielanie zamówienia Wspólne zamówienia pomogą zaoszczędzić zasoby i zwiększyć popyt na towary i usługi ekologiczne W ramach oceny potrzeb należy rozważyć poniższe opcje: Czy możliwy jest zakup na podstawie istniejącej umowy w sprawie zamówienia lub umowy ramowej? Czy możliwe jest zawarcie umowy w sprawie zamówienia lub umowy ramowej, z których będą korzystać inni? Czy możliwe jest wspólne udzielenie zamówienia z co najmniej jedną inną instytucją? Moduł 4: Ocena potrzeb

Wielkość zakupu Przetargi publikowane w Dz.U. wymagają uprzedniego oszacowania całkowitego wolumenu lub zakresu zamówienia Szacunki nie stanowią jednak zobowiązania umownego do zakupu Ocena potrzeb może pomóc w oszacowaniu wielkości zamówienia bez wykraczania poza rzeczywistą ilość lub zakres Dotyczy to zarówno usług i robót budowlanych, jak i dostaw Moduł 4: Ocena potrzeb

Sposób nabycia — elastyczne umowy Umowy w sprawie zamówienia i umowy ramowe zwykle są zawierane na kilka lat, w ciągu których potrzeby mogą się zmienić Warunki umowy powinny być wystarczająco elastyczne, aby umożliwić dostosowanie ilości, częstotliwości itp. Mogą też zawierać klauzulę dotyczącą „najlepszej dostępnej technologii” lub „ciągłego doskonalenia”, która pobudzi innowacje ekologiczne Umowy ramowe są szczególnie skuteczne, jeśli chodzi o elastyczność zakupów Moduł 4: Ocena potrzeb

Dalsze wytyczne Wskazówki dotyczące zamówień publicznych na innowacje (2018) Podręcznik Procura+ (wydanie trzecie, 2016) Ekologiczne zakupy (wydanie trzecie, 2016) Zamówienia publiczne na rzecz gospodarki o obiegu zamkniętym — wskazówki (2017) Przykłady dobrych praktyk Helpdesk dla GPP Aby uzyskać wsparcie w zakresie GPP, skontaktuj się nieodpłatnie z unijnym punktem informacyjnym Helpdesk dla GPP Helpdesk Zestaw narzędzi opracowany dla Komisji Europejskiej przez ICLEI – Samorządy na rzecz Zrównoważonego Rozwoju Autor modułu: Public Procurement Analysis Właściciel, Wydawca: Komisja Europejska, DG ds. Środowiska, 2019 Zdjęcia: dzięki uprzejmości Pixabay.com na licencji Creative Commons CCO Wyłączenie odpowiedzialności: Niniejszy zestaw narzędzi stanowi dokument służb Komisji o charakterze orientacyjnym i nie należy traktować go w żaden sposób jako wiążący dla tej instytucji. Komisja Europejska ani żadna osoba działająca w imieniu Komisji nie ponoszą odpowiedzialności za możliwe wykorzystywanie informacji zawartych w niniejszym dokumencie. Moduł 4: Ocena potrzeb