Instrukcja kancelaryjno-archiwalna w instytucji ze specjalistycznym zasobem archiwalnym Opracował: Mariusz Mysiakowski Archiwum Akademii Medycznej w Warszawie 30 grudnia 2018

Zasadność wprowadzenia instrukcję kancelaryjną wprowadza się na mocy art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 z późn. zm.) instrukcję archiwalną odpowiednio na mocy Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16.09.2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375) 30 grudnia 2018

Podstawowe definicje akta - wszelkiego rodzaju dokumentacja bez względu na sposób jej wytworzenia, powstała bądź też nadsyłana czy składana w danej jednostce organizacyjnej w związku z jej działalnością dokument - akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienia lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych (np. decyzja, orzeczenie, świadectwo itp.) komórka organizacyjna – podstawowa część jednostki organizacyjnej, powołana do wykonywania określonych zadań i wymieniona w regulaminie organizacyjnym np. wydział, instytut, katedra, zakład, zespół, dział, samodzielna sekcja, samodzielne stanowisko pracy sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy, także podanie, pismo, dokument np. w postaci faksu czy poczty elektronicznej, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności urzędowych teczka aktowa (spraw) - teczka wiązana, skoroszyt, segregator itp. służąca do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych 30 grudnia 2018

System kancelaryjny w Akademii Medycznej w Warszawie obowiązuje mieszany (rejestrowo-rzeczowy) system kancelaryjny w systemie dziennikowym – kancelaria nadaje pismu kolejny numer wpływu wynikający z dziennika podawczego, prowadzonego chronologicznie. Numer ten łamany przez dwie ostatnie cyfry roku jest zarazem znakiem pisma. Każde wpływające do kancelarii pismo ma własny, unikalny znak. Dziennik podawczy pełni także rolę kontrolki obiegu akt w systemie bezdziennikowym – sekretariat lub pracownik ds. kancelaryjnych dokonuje właściwej rejestracji pisma, wykorzystując do tego celu symbole klasyfikacyjne z rzeczowego wykazu akt w tym systemie rejestruje się sprawy, a nie poszczególne pisma dotyczące tej samej sprawy 30 grudnia 2018

System mieszany – dziennik podawczy korespondencyjny 30 grudnia 2018

System mieszany – spis spraw 30 grudnia 2018

Jednolity rzeczowy wykaz akt podstawą systemu kancelaryjnego jest wykaz akt, który służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania oraz klasyfikacji, kwalifikacji i niszczenia akt (spraw) jest niezależny od struktury organizacyjnej obejmuje wszystkie zagadnienia z zakresu działalności administracyjno-naukowej wszystkie zagadnienia podzielone są w oparciu o klasyfikację rzeczową podział ten oparto na zasadzie od ogółu do szczegółu jest skonstruowany przy użyciu podziału dziesiętnego 30 grudnia 2018

Schemat funkcjonalny Grupy naczelne I rzędu oznaczone cyframi od 0 do 6 ZARZĄDZANIE 1 KADRY 2 ŚRODKI RZECZOWE 3 FINANSE I KSIĘGOWOŚĆ 4 BEZPIECZEŃSTWO 5 DYDAKTYKA I WYCHOWANIE 6 BADANIA NAUKOWE 30 grudnia 2018

Grupa 0 ZARZĄDZANIE dzieli się na: Schemat funkcjonalny c.d. Grupy niższego rzędu (II rząd) oznaczone cyframi od 00 do 64 Grupa 0 ZARZĄDZANIE dzieli się na: 00 Organy kolegialne 01 Organizacja. Zarządzanie 02 Planowanie. Sprawozdawczość 03 Problematyka statystyczno-analityczna 04 Działalność promocyjno-reprezentacyjna 05 Obsługa prawna. Skargi i wnioski 06 Informatyka 07 Współdziałanie i kontakty 08 Biurowość. Archiwum Uczelni 09 Kontrola i audyt wewnętrzny 30 grudnia 2018

Schemat funkcjonalny c.d. Podział rzeczowy od ogółu do szczegółu 30 grudnia 2018

30 grudnia 2018

30 grudnia 2018

30 grudnia 2018

30 grudnia 2018

Znakowanie spraw Przykładowo ASK-0550-5-05 ASK 0550 5 05 BIURO DS. SZPITALI I BAZY KLINICZNEJ REJESTRY SKARG I WNIOSKÓW NUMER SPRAWY W SPISIE SPRAW SKRÓCONA LICZBA ROKU 30 grudnia 2018

Układ pisma 30 grudnia 2018 Pan mgr Tomasz Ciechomski Akademia Medyczna w Warszawie I Wydział Lekarski ul. Żwirki i Wigury 61 02-091 Warszawa Wasze pismo z dnia Znak Nasz znak Data 2006-07-23 MM-2/06 AO-724/99/06 2006-07-31 Sprawa: dot. zwrotu akt Szanowny Panie, W odpowiedzi na Pana pismo w sprawie przedłużenia terminu zwrotu akt Biuro Organizacyjno-Prawne prosi o ponowne wypełnienie załączonej poniżej karty wypożyczenia. Łączę wyrazy szacunku /-/ Małgorzata Wieczorek zał. Karta wypożyczenia - 1 egz. Do wiadomości: 1) Archiwum 2) a/a MM/BJP 30 grudnia 2018

Uporządkowanie akt w obrębie teczki opisanie teczki ułożenie spraw wewnątrz teczek tj. w kolejności wynikającej ze spisu spraw, a w obrębie spraw chronologicznie, przy czym pismo rozpoczynające sprawę powinno być na wierzchu wyłączenie wtórników (dubletów) akta kat. A umieszcza się w specjalnych teczkach bezkwasowych, zaś kat. B w teczkach zwykłych, wiązanych z teczek akt kat. A należy usunąć wszelkie części metalowe arkusze o wymiarach większe niż format A-4 powinny być zgięte równolegle do brzegów pozostałych kart grubość teczki z aktami nie może przekraczać grubości grzbietu okładki teczki (3 cm) teczki należy ułożyć w porządku numerycznym ustalonym w wykazie akt w teczce akt kat. A na wierzchu powinien znajdować się spis spraw opisujący zawartość teczki w teczce akta kat. A powinny być paginowane (ponumerowane) i zszyte najlepiej klipsem archiwizacyjnym na spodniej, wewnętrznej stronie teczki musi być klauzula (pieczątka) informująca o końcowej ilości zapisanych stron teczki umieszcza się w specjalnych pudłach archiwalnych z tektury litej bądź falistej opisując na grzbiecie jak teczkę 30 grudnia 2018

Schemat opisu teczki aktowej 30 grudnia 2018

Uporządkowanie akt w obrębie teczki c.d. ułożenie spraw wewnątrz teczek tj. w kolejności wynikającej ze spisu spraw, a w obrębie spraw chronologicznie, przy czym pismo rozpoczynające sprawę powinno być zawsze na wierzchu wyłączenie wtórników (dubletów) akta kat. A umieszcza się w specjalnych teczkach bezkwasowych, zaś kat. B w teczkach zwykłych, wiązanych z teczek akt kat. A należy usunąć wszelkie części metalowe arkusze o wymiarach większe niż format A-4 powinny być zgięte równolegle do brzegów pozostałych kart grubość teczki z aktami nie może przekraczać grubości grzbietu okładki teczki (3 cm) teczki należy ułożyć w porządku numerycznym ustalonym w wykazie akt w teczce akt kat. A na wierzchu powinien znajdować się spis spraw opisujący zawartość teczki w teczce akta kat. A powinny być paginowane (ponumerowane) i zszyte najlepiej klipsem archiwizacyjnym na spodniej, wewnętrznej stronie teczki musi być klauzula (pieczątka) informująca o końcowej ilości zapisanych stron teczki umieszcza się w specjalnych pudłach archiwalnych z tektury litej bądź falistej opisując na grzbiecie jak teczkę 30 grudnia 2018

Ułożenie pism w ramach tej samej sprawy 2005.12.26. ASK-0550-5(4)/05 2005.07.13. Układ chronologiczny ASK-0550-5(3)/05 2005.01.07. ASK-0550-5(2)/05 Taki sam znak pism 2005.01.05. ASK-0550-5(1)/05 30 grudnia 2018

Uporządkowanie akt w obrębie teczki c.d. wyłączenie wtórników (dubletów) akta kat. A umieszcza się w specjalnych teczkach bezkwasowych, zaś kat. B w teczkach zwykłych, wiązanych z teczek akt kat. A należy usunąć wszelkie części metalowe arkusze o wymiarach większe niż format A-4 powinny być zgięte równolegle do brzegów pozostałych kart grubość teczki z aktami nie może przekraczać grubości grzbietu okładki teczki (3 cm) teczki należy ułożyć w porządku numerycznym ustalonym w wykazie akt w teczce akt kat. A na wierzchu powinien znajdować się spis spraw opisujący zawartość teczki w teczce akta kat. A powinny być w prawym górnym rogu każdej zapisanej strony spaginowane (ponumerowane) i najlepiej zszyte tzw. klipsem archiwizacyjnym na spodniej, wewnętrznej stronie teczki musi być klauzula (pieczątka) informująca o końcowej ilości zapisanych stron teczki umieszcza się w specjalnych pudłach archiwalnych z tektury litej, bezkwasowej bądź też falistej opisując je na grzbietach jak teczkę 30 grudnia 2018

Przekazywanie akt do Archiwum akta spraw zakończonych przechowuje się w komórkach organizacyjnych przez 3 lata, a następnie przekazuje się do Archiwum lub na makulaturę po protokolarnym brakowaniu (niszczeniu) po upływie okresu przechowywania w pierwszym nie później jednak niż w drugim kwartale każdego roku komórki przekazują akta spraw zakończonych do Archiwum przejęcie akt powinno być poprzedzone przeglądem dokonanym przez pracownika Archiwum w celu stwierdzenia kompletności przekazania i prawidłowości uporządkowania w obrębie teczki akta przekazuje się na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych sporządzonych odrębnie dla kat. „A” w ilości - 4, a dla kat. „B” w odpowiednio 3 egzemplarzach akta przekazuje się kompletnymi rocznikami. Jeżeli część akt jest nadal potrzebna do prac bieżących, pozostawia się je w komórce organizacyjnej na zasadzie użyczenia z zasobu archiwum, jednak po uprzednim uporządkowaniu oraz przekazaniu spisów zdawczo-odbiorczych (także w wersji elektronicznej) 30 grudnia 2018

Dziękuję, za uwagę i cierpliwość … i do zobaczenia… już wkrótce na pokazach uzupełniających 30 grudnia 2018