Zarządzanie projektami Daria Motała 1

Tematyka Wprowadzenie do zarządzania projektami Tworzenie katalogu struktury podziału pracy (pakiety robocze) oraz struktury podziału pracy, definiowanie kamieni milowych, określanie czasów trwania zadań Tworzenie harmonogramu i diagramu sieciowego Definiowanie zasobów pracy i materiałowych, ich właściwości, przypisywanie zasobów do zadań Optymalizacja harmonogramu ze względu na obciążenie zasobów Zapisywanie rzeczywistego postępu prac, tworzenie raportów z wykonania zadań Określnie ryzyka związanego z projektem i jak można mu zapobiegać lub niwelować jego skutki

Zaliczenie Przedstawienie projektu Przedstawienie opracowanych raportów Obrona projektu – w przypadkach, gdy będzie to konieczne

Wprowadzenie do zarządzania projektami

Pojęcie projektu Projekt – niestandardowy, dość złożony, zbiór działań podejmowanych tymczasowo, który ma dać określony wynik, zwykle w zadanym z góry czasie. Projekt to sekwencja zadań podjętych z zamierzeniem osiągnięcia unikalnych celów w określonych ramach czasowych.

Projekt a zadania i procesy Innowacyjne Zadania Projekty Rutynowe Procesy Proste Złożone Projekto - procesy Projekty ekstremalne Projekto - procesy

Zakres projektu Jest to możliwie jak najdokładniejsze i całkowite określenie oczekiwanego wyniku projektu. Zakres nigdy nie określa konkretnych zadań mających na celu realizację projektu. Odpowiada na pytanie, co powinno być zrobione w projekcie. Wyznacza ramy do oszacowania kosztu projektu i czasu realizacji projektu.

Osoby w projekcie Sponsor – najważniejszy decydent: decyduje o zaangażowaniu środków, podejmuje decyzje w odniesieniu do przebiegu procesu projektu, niekiedy dokonuje wyboru kierownika, podejmuje decyzję o zaniechaniu projektu, gdy cele są niewykonalne. W przypadku projektów wewnętrznych jest to zazwyczaj osoba spośród wyższego kierownictwa. W przypadku projektów zewnętrznych sponsorem najczęściej jest osoba z zarządu klienta.

Osoby w projekcie Kierownik – zadania: Planowanie zadań, czynności, rezultatów, budżetu, sterowanie realizacją zadań, przydzielanie zasobów Dobór i organizowanie zespołu projektowego Tworzenie i utrzymywanie relacji z interesariuszami Monitorowanie statusu projektu Identyfikowanie problemów technicznych i funkcjonalnych Rozwiązywanie problemów lub poszukiwanie sposobów ich rozwiązania Radzenie sobie z kryzysem i zarządzanie konfliktem Rekomendacja wstrzymania projektu w sytuacji, gdy osiągniecie celów nie jest możliwe

Procesy zarządzania projektem zainicjowanie planowanie realizowanie kontrolowanie zamykanie

Procesy zarządzania projektem Zainicjowanie – rozpoczęcie projektu jako całości oraz poszczególnych jego faz Planowanie – stworzenie planu projektu, analizy pracy i wstępnego harmonogramu Realizowanie – wykonywanie konkretnych czynności w ramach projektu Kontrolowanie – śledzenie przebiegu czynności wykonawczych i ocena postępu projektu w kategoriach czasu, kosztu i jakości Zamykanie – zamknięcie poszczególnych faz i całego projektu oraz sformułowanie wniosków

Dobierając temat (cel) projektu…..

Etap rozpoczęcia projektu Opracowanie zagadnień związanych z: Listą potrzeb projektu Wykonalnością projektu Zaleceniami do projektu Sponsorem projektu Zgodą na realizację

Lista potrzeb Należy tu uwzględnić takie aspekty, jak: Udoskonalenia kapitałowe, Wymogi prawne, Rozwój nowego produktu, Ulepszenie procesu, Usunięcie problemu.

Wykonalność Konieczne jest branie pod uwagę ograniczeń: Technicznych, Finansowych, Operacyjnych, Geograficznych, Czasowych, Zasobowych, Prawnych, Politycznych.

Przykładowe Planowanie projektu

Cel projektu Stwierdzenie tego, po co realizowany jest projekt. Przykłady: Zaprojektować dla przedsiębiorstwa nowy system zakupów, który zredukuje do 3 dni realizację zamówień oraz zredukuje nadwyżki kupna do 10%. Wybrać odpowiednią działkę w okolicach Poznania i wybudować na niej do 1 czerwca drewniany dom o powierzchni 100 m2. Zorganizować konferencje na temat renowacji budynków gospodarczych w czasie nie dłuższym niż 6 miesięcy.

Cele pośrednie Określają co przewiduje rozpatrywany projekt. Powinien być on specyficzny, mierzalny, realistyczny i ograniczony czasowo. Przykłady: Zaprojektować dla przedsiębiorstwa nowy system zakupów, który zredukuje do 3 dni realizację zamówień oraz zredukuje nadwyżki kupna do 10%. Zbadać i wybrać zastępczy system zakupów w ciągu 2 miesięcy od otrzymania zgody na realizację, Zainstalować system, przeszkolić użytkowników i wdrożyć nowy system w ciągu 3 miesięcy od wyboru systemu zastępczego.

Zakres projektu Odnosi się on do ogólnej ilości pracy, jaka musi być włożona w realizację projektu, określenia zadań, które należy wykonać w ramach realizacji projektu. Przykład: Zakres: Zbadać, wybrać i zainstalować zastępczy system zakupów oraz przeszkolić jego użytkowników. Poza zakresem: Rozwój programu szkoleniowego Stała obsługa systemu

Skutki (efekty) projektu Mierzalne rezultaty dostarczone przez projekt: Pośrednie – wytworzone i w pewnych ilościach wykorzystywane w trakcie wykonywania projektu Końcowe i ostateczne – te, które przyjmuje klient po zakończeniu projektu. Należy przemyśleć wszystkie cele pośrednie i określić, co dzięki nim zostanie wytworzone.

Skutki (efekty) projektu - przykłady Zbadać i wybrać zastępczy system zakupów w ciągu 2 miesięcy od otrzymania zgody na realizację, Ekspertyza potencjalnych systemów Ostateczna lista potencjalnych systemów do późniejszego zbadania Wyniki badania każdego systemu Wybrany system Zainstalować system, przeszkolić użytkowników i wdrożyć nowy system w ciągu 3 miesięcy od wyboru systemu zastępczego. Zainstalowany system zakupów Przeszkoleni użytkownicy Nowy proces zakupów

Każdy wykonuje projekt samodzielnie!!! Zadania na dziś Wybranie tematu Ściągnięcie Ms Project Opanowanie podstawowej obsługi programu Zdefiniowanie min. 100 zadań Każdy wykonuje projekt samodzielnie!!!

Dziękuję za uwagę 