Rozliczanie wydatków w projektach – wniosek o płatność Gdańsk, 23 marca 2018 r. Projekt współfinansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata 2014-2020

Racjonalne i efektywne Wydatki kwalifikowalne umowa wraz z wnioskiem o dofinansowanie - przepisy prawa krajowego i unijnego - „Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz FS w okresie programowania 2014-2020 ” -„Podręcznik Beneficjenta” jako instrukcja do systemu SL2014 Racjonalne i efektywne Cena rynkowa (taryfikator) Niezbędne

Identyfikacja wniosku dopasowanie wnp do nieodpowiedniej umowy/aneksu; - wskazanie okresu, za jaki składany jest wnp niezgodnie z harmonogramem płatności; - błędne określenie rodzaju wnp lub pominięcie jednego z checkboxów (o zaliczkę, o refundację, rozliczający zaliczkę, sprawozdawczy, o płatność końcową). WNP powinien być złożony na kwotę i w terminie określonym przez Beneficjenta w zaakceptowanym harmonogramie płatności. WNP to narzędzie, które pozwala na przedstawienie IZ postępu finansowego oraz rzeczowego w projekcie, który jest finansowany ze środków publicznych. 3

BLOK Projekt pola Numer umowy/decyzji, Nazwa Beneficjenta, Tytuł projektu, Program Operacyjny, Oś priorytetowa, Działanie i Poddziałanie (jeśli występuje) uzupełniane są automatycznie danymi z umowy; - wskazanie kwoty wydatków ogółem; - wskazanie kwoty wydatków kwalifikowalnych; - wskazanie kwoty dofinansowania; - wskazanie kwoty wnioskowanej, która jest niezgodna z harmonogramem płatności (zbyt wysoka, za niska lub o wartości 0,00 PLN); - niewskazanie kwoty refundacji, jeśli z uwagi na brak płynności finansowej zaangażowano środki własne. Kwoty podawane są do dwóch miejsc po przecinku, zaokrąglane zgodnie z matematycznymi regułami. 4

BLOK Postęp rzeczowy - nieprecyzyjne opisanie stanu realizacji zadań, jakie wykonane zostały w ramach projektu, w tym czynności związanych z zarządzaniem przedsięwzięciem; opis jest niespójny z danymi wykazanymi w poszczególnych częściach wniosku o płatność (np. wskaźniki produktu/rezultatu) oraz w module „Monitorowanie uczestników”; - niewykazywanie działań z zakresu równości szans i dostępności dla osób z niepełnosprawnościami; - błędne pod względem rachunkowym i rzeczowym określenie efektów w postaci wskaźników rezultatu i produktu w podziale na dane z bieżącego okresu czasu oraz od początku projektu; - zbyt ogólne opisanie problemów w projekcie; - brak przedstawienia środków naprawczych; - zbyt ogólne opisanie działań, które planowane są w projekcie; - powielanie informacji z poprzednich sprawozdań. 5

BLOK Postęp rzeczowy Wskaźniki produktu / rezultatu: - rozbieżności pomiędzy wartościami bazowymi i docelowymi wskaźników pomiędzy określonymi we wniosku o dofinansowanie a wykazanymi we wniosku o płatność; - niespójności pomiędzy danymi liczbowymi zawartymi we wniosku o płatność, a szczegółowymi informacjami zawartymi w module „Monitorowanie uczestników”; - w przypadku wystąpienia rozbieżności względem poprzedniego okresu rozliczeniowego opis zmiany wartości wskaźników należy zamieścić w części Problemy napotkane w trakcie realizacji projektu. 6

BLOK Postęp finansowy przedstawienie szczegółowych informacji nt. poniesionych w danym czasookresie wydatków; - w Zestawieniu dokumentów należy wskazać następujące informacje: a) nr dokumentu: - błędy literowe/cyfrowe weryfikowane w odniesieniu do dokumentów wylosowanych w próbie lub wynikające z porównania pomiędzy pozycjami; - niewykazywanie dokumentów źródłowych; przedstawianie dokumentów wtórnych; b) NIP wystawcy/PESEL: - pomijanie numeru; - wskazywanie numeru niezgodnego z danymi na dokumencie źródłowym; c) faktura korygująca (checkbox): - w przypadku pojawienia się faktury korygującej w bieżącym wnp należy wykazywać w zestawieniu wydatków kolejno obie faktury, zaznaczając przy tym checkbox przy fakturze korygującej. W tym przypadku nie korzysta się z zakładki Zwroty/korekty; d) nr księgowy lub ewidencyjny: - gdy wykazuje się dokument o określonym numerze dane w postaci nr ewidencyjnego oraz kwoty brutto dokumentu powinny być tożsame; 7

BLOK Postęp finansowy e) data wystawienia dokumentu (w formacie: RRRR-MM-DD) - jest późniejsza niż data zapłaty; - w różnych pozycjach dot. tego samego dokumentu pojawiają się odmienne daty wystawienia; - jest niespójna z dokumentem źródłowym; f) data zapłaty: - jest wcześniejsza niż data wystawienia dokumentu; - w przypadku rozliczania wynagrodzeń w kolumnie data zapłaty należy wykazać daty pochodnych od wynagrodzeń; - w zestawieniu należy wykazywać wydatki, których data zapłaty nie wykracza poza okres rozliczeniowy wniosku o płatność; g) nazwa towaru lub usługi: - opis wydatku, który uniemożliwia określenie racjonalności i efektywności poniesionego kosztu; - brak jednostek miary wynikających z zapisów wniosku o dofinansowanie; - błędnie przedstawiona kalkulacja związana z wydatkiem; h) numer kontraktu: - brak wykazania stosownej informacji; 8

BLOK Postęp finansowy i) kwota dokumentu brutto: - gdy wykazywany do rozliczenia jest dokument, który zawiera pozycje dotyczące kosztów niezwiązanych z realizacją projektu, w kolumnie kwota dokumentu brutto należy wykazać wartość całego dokumentu; - rozbieżności pomiędzy kwotą brutto dokumentu a wartością wykazaną w wnp; j) kategoria kosztów – nazwa kosztu: - błędne przyporządkowanie wydatków do kategorii określonej we wniosku o dofinansowanie; k) wydatki kwalifikowalne: - błędy wynikające z niewłaściwej kalkulacji kosztu; - rozbieżności z wartościami wynikającymi z dokumentów źródłowych; - wykazywanie wydatków niezgodnych z „Wytycznymi” lub niewynikającymi z zapisów wniosku o dofinansowanie; - wykazywanie wydatków, na które Beneficjent nie otrzymał zgody IZ; l) w tym VAT: - wykazywanie wydatków bez uwzględnienia podatku VAT; - wykazywanie w jednej pozycji całej kwoty podatku odnoszącej się do różnych stawek podatku; - niewłaściwe wykazane stawki VAT; - brak wyjaśnień w sytuacji, gdy stawka VAT wynosi 0,00 PLN; - błędnie wystawione faktury VAT; 9

BLOK Postęp finansowy m) dofinansowanie: - przy wypełnianiu zestawienia dokumentów należy zwrócić uwagę na wysokość wydatków wykazanych w kolumnach wydatki kwalifikowalne oraz dofinansowanie - wysokość kwoty wydatku powinna być różna gdy przedstawiany do rozliczenia wydatek jest objęty wkładem własnym, jeśli nie - kwoty w omawianych kolumnach powinny być tożsame; n) kategoria podlegająca limitom: - gdy ujmuje się wydatki, które określono jako podlegające limitom, należy w zestawieniu dokumentów wypełnić kolumnę wydatki w ramach limitu oraz przypisać wydatek do odpowiedniej kategorii (środek trwały, cross-financing, wkład rzeczowy); o) wydatki w ramach limitu: - błędna kalkulacja wydatku, który podlega limitowaniu; p) uwagi (600 znaków): - niespójne zapisy, wykluczające się z informacjami zawartymi w innych częściach wnp; - przedstawianie informacji niezwiązanych z realizowanym projektem. 10

BLOK Postęp finansowy wydatki podlegające limitom: a) pomijanie oznaczenia jako cross-financing wydatków dotyczący zakupu infrastruktury (elementy nieprzenośne, na stałe przytwierdzone do nieruchomości), dostosowania lub adaptacji budynków i pomieszczeń; b) pomijanie oznaczenia jako środek trwały wydatków, których wartość jednostkowa jest równa albo wyższa niż 3 500,00 PLN netto. c) pomijanie oznaczenia jako wkład rzeczowy wydatków zgodnych z założeniami wniosku o dofinansowanie (np. koszty sal, praca wolontariusza); d) niedołączanie Oświadczenia dot. braku współfinansowania wydatku w ramach wkładu własnego w przeciągu ostatnich 7 lat z innych źródeł publicznych. 11

BLOK Postęp finansowy - sposób prowadzenia analizy dokumentów zależy od sposobu rozliczania wydatków we wniosku o płatność: a) metody uproszczone - weryfikacji podlegają dowody postępu rzeczowego projektu oraz dokumenty potwierdzające osiągnięcie produktów lub rezultatów określonych w umowie o dofinansowanie (np. certyfikaty, listy obecności, oświadczenia, zaświadczenia urzędowe, dokumentacja zdjęciowa, protokoły odbioru); b) rzeczywiście poniesione wydatki - weryfikacji podlegają dokumenty finansowo – księgowe (np. listy płac, rachunki, faktury) wraz z dowodami zapłaty (wyciągi bankowe, potwierdzenia przelewów, raporty kasowe); 12

BLOK Postęp finansowy - w celu zapewnienia prawidłowej oceny kwalifikowalności wydatków dokonywana jest analiza polegająca na weryfikacji dokumentów źródłowych; - sprawdzeniu podlega dokumentacja dotycząca 5% pozycji wydatków, które zostały wykazane w danym wniosku o płatność (minimum 3, a maksimum 10 pozycji); a) brak dostarczenia dokumentów we wskazanym terminie; b) dostarczanie nieodpowiednich dokumentów; c) pomijanie części dokumentacji (np. potwierdzenia płatności); d) dostarczenie nieczytelnych dokumentów; e) przekazanie dokumentów, które nie stanowią dokumentacji źródłowej, a dokument wewnętrzny Beneficjenta; f) umieszczenie opisu Beneficjenta na dokumencie, który uniemożliwia identyfikację wydatku lub przedstawia błędną kalkulację, w tym w podziale na źródła finansowania. 13

% kosztów bezpośrednich Projekty o wartości kosztów bezpośrednich BLOK Postęp finansowy - wskazanie wydatków poniesionych w postaci ryczałtu w innej wysokości niż wynikająca z zapisów umowy skutkuje wezwaniem do uzupełninia wniosku o płatność - należy wykazać kwotę z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, zaokrąglaną zgodnie z matematycznymi regułami. % kosztów bezpośrednich Projekty o wartości kosztów bezpośrednich 25% do 830 tys. PLN włącznie 20% powyżej 830 tys. PLN do 1 740 tys. PLN włącznie 15% powyżej 1 740 tys. PLN do 4 550 tys. PLN włącznie 10% przekraczającej 4 550 tys. PLN 14

monitorowanie i ewaluacja BLOK Postęp finansowy kategorie wydatków w ramach kosztów pośrednich, które związane są z wydatkami dot. administrowania projektem obsługa - kadrowa - księgowa - finansowa (konto projektu) - prawna (zamówienia publiczne) - sekretariat - koszty utrzymania (media, ochrona, ubezpieczenia majątkowe) koordynacja monitorowanie i ewaluacja - strona www - oznakowanie - materiały informacyjne koszty zarządu promocja rekrutacja 15

BLOK Postęp finansowy - w przypadku wystąpienia konieczności poprawy wydatku wykazanego w poprzednich wnioskach o płatność koniecznym jest wykazanie korekty „na plus” bądź „na minus”; przedstawione wartości wpływają na wysokość wydatków zatwierdzonych od początku realizacji projektu; - błędem jest wykazanie w zakładce Zwroty/korekty wydatków pominiętych do rozliczenia w poprzednich okresach rozliczeniowych. Pominięte dokumenty księgowe należy ujmować w zestawieniu wydatków w bieżącego wniosku; - w zakładce nie należy korygować wydatków z bieżącego okresu rozliczeniowego. Należy wykazywać w zestawieniu dokumentów wydatki o skorygowanej, poprawnej wartości; - w przypadku korygowania kosztów bezpośrednich należy pamiętać o skorygowaniu kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem. 16

BLOK Postęp finansowy - przedstawienie informacji nt. poniesionych wydatków w podziale na źródła ich finansowania: a) środki wspólnotowe b) krajowe środki publiczne (BP; JST; inne) c) prywatne pieniężny lub niepieniężny (majątek, praca wolontariusza) publiczny lub prywatny (decyduje status prawny beneficjenta, partnera bądź strony trzeciej) może być wniesiony w ramach kosztów pośrednich Dofinansowanie Wkład własny Wartość projektu 17

BLOK Postęp finansowy - błędne wskazanie informacji związanych z dotychczas przekazanymi i rozliczonymi zaliczkami; - wykazywanie odsetek narosłych od środków zaliczki. BLOK Informacje - Polityki wspólnotowe; - Oświadczenia – odpowiedzialność karna za przedstawianie we wniosku o płatność informacji nieprawdziwych (art. 297 kodeksu karnego); - brak wskazania aktualnego miejsca przechowywania dokumentacji związanej z realizowanym projektem; BLOK Załączniki - w systemie SL2014 umieszczane są dokumenty niezwiązane z weryfikowanym wnioskiem o płatność; - ograniczona objętość do 20 MB – składanie skanów o większej wadze; 18

Przydatna funkcjonalność w SL2014 istnieje możliwość sprawdzenia poprawności przygotowanego wniosku o płatność; - w sytuacji, gdy system wykryje błędy lub niekompletność danych, pojawi się stosowny komunikat w postaci tzw. „Wyniku walidacji”, który prezentuje listę uchybień w kolorze czerwonym; - w kolorze pomarańczowym pojawiają się ostrzeżenia, które nie blokują możliwości złożenia wniosku. 19

(składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne) BLOK Baza personelu koszty związane z zaangażowaniem personelu => obowiązek umieszczania odpowiednich danych w module Baza personelu: wynagrodzenie netto podatek ZUS (składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne) inne (FP, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, „13”, delegacje, dodatek (max. 40 %), nagrody, premie) Koszty personelu 20

Personel projektu personel projektu – osoby zaangażowane do realizacji zadań lub czynności w ramach projektu na podstawie stosunku pracy, osoby samozatrudnione (tj. osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, które są beneficjentem projektu i jednocześnie stanowią personel tego projektu), osoby współpracujące w rozumieniu art. 12 pkt 5 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych oraz wolontariusze; - czas pracy zaangażowanej osoby nie może przekroczyć łącznie 276 godzin miesięcznie - osoby zatrudnione na umowy cywilnoprawne nie stanowią personelu projektu i są wykonawcami usługi zlecanej przez Beneficjenta; 21

VAT Podwójne finansowanie zakup używanego środka trwałego zakup środka trwałego + amortyzacja w przypadku możliwości odzyskania tego podatku ze środków budżetu państwa VAT współfinansowanego ze środków UE lub/oraz dotacji z krajowych środków publicznych w ciągu 7 poprzednich lat (10 lat dla nieruchomości) zakup używanego środka trwałego wkład własny niepieniężny współfinansowany ze środków UE lub/oraz dotacji z krajowych środków publicznych w ciągu 7 poprzednich lat (10 lat dla nieruchomości) rozliczenie wydatku w kosztach bezpośrednich i pośrednich 22

Wydatki kwalifikowalne Harmonogram płatności - wraz z wnioskiem o płatność powinien zostać złożony Harmonogram płatności, który jest rodzajem prognozy finansowej; - Harmonogram płatności determinuje termin złożenia wniosku o płatność jak i kwotę wydatków, którą sprawozdanie będzie obejmowało; - w formularzu należy przedstawić planowane wydatki oraz transze dofinansowania w podziale na okresy czasowe – miesięczne bądź kwartalne; - planowane wydatki stanowią sumę kosztów finansowanych ze środków unijnych i dotacji jak i wkładu własnego Beneficjenta. Rok Kwartał Miesiąc Wydatki kwalifikowalne Dofinansowanie Ogółem Zaliczka Refundacja 23

Kluczem do skutecznego przygotowania wniosku o płatność jest przejrzystość i porządek w dokumentacji projektowej.

Dziękuję za uwagę. 25