w podnoszeniu kompetencji w zakresie zarządzania Badanie potrzeb szkoleniowych w podnoszeniu kompetencji w zakresie zarządzania statystyką biblioteczną   Edyta Kędzierska, Aldona Zawałkiewicz Warszawa, 22-23 października 2014 r.

Plan wystąpienia Wprowadzenie Cele i problemy badawcze Metodologia badań Realizacja badań Analiza wyników Podsumowanie

Cele i problemy badawcze Określenie celów gromadzenia danych statystycznych w bibliotekach. Wskazanie źródeł pozyskiwania danych. Zdefiniowanie głównych trudności jakie napotykają biblioteki podczas gromadzenia danych statystycznych rożnego typu. Dokonywanie analiz zgromadzonych danych: cele, sposoby, wykorzystanie. Poznanie preferowanych tematów i form szkoleń z zakresu statystyk i sprawozdawczości bibliotecznej.

Realizacja badań Metoda - badania ilościowe Technika - ankieta elektroniczna Termin - 25.03 - 15.05.2014 r.

Kwestionariusz ankiety Pytanie skalujące Pytanie otwarte Pytania półotwarte Pytania zamknięte Metryczka

Analiza wyników

liczba ankiet wypełnionych w całości: liczba ankiet niedokończonych: Liczba i udział procentowy ankiet poddanych analizie   liczba udział % liczba ankiet wypełnionych w całości: 218 90,83% liczba ankiet niedokończonych: 22 9,17% Suma: 240 100,00%

Liczba ankiet uzyskanych z poszczególnych typów bibliotek

Status ankietowanych (funkcja / stanowisko) Odpowiedź liczba udział % dyrektor 105 47,51% kierownik działu 31 14,03% kierownik filii 8 3,62% pracownik działu instrukcyjno-metodycznego 15 6,79% inne 61 28,05% brak odpowiedzi 19 4,12% liczba odpowiedzi 220

Status ankietowanych (funkcja / stanowisko)

Liczba wystąpień danej kwestii Status ankietowanych - inny Kategoria ogólna Kwestie szczegółowe Liczba wystąpień danej kwestii Bibliotekarz Bibliotekarz (młodszy, starszy) 43 Nauczyciel bibliotekarz 2 Bibliotekarz systemowy Kadra zarządzająca Zastępca dyrektora 5 Kierownik biblioteki Kierownik ds. administracyjnych 1 Inni Inspektor ds. kultury Instruktor Pracownik zajmujący się statystyką i dokumentami bibliotecznymi Specjalista ds. promocji i współpracy naukowej Specjalista ds. biblioteki

1 - bardzo trudno 2 3 4 5 - bardzo łatwo Użytkownicy Pracownicy biblioteki Finanse Zbiory Udostępnianie Wykorzystania zasobów elektronicznych Odwiedziny Inne usługi (np. uczestnictwo w szkoleniach, spotkaniach) Wyposażenie

Poziom trudności w ustalaniu danych dotyczących użytkowników Odpowiedź Liczba Udział % 1 – bardzo trudno 12 5,04% 2 8 3,36% 3 20 8,40% 4 69 28,99% 5 – bardzo łatwo 119 50,00% opcja "brak odpowiedzi" 10 4,20% suma ocen 1-5 228 100,00% suma wszystkich odpowiedzi w pytaniu 238 brak odpowiedzi 0,83% średnia arytmetyczna 4,21 odchylenie standardowe 1,09

Poziom trudności w ustalaniu danych dotyczących użytkowników

Poziom trudności w ustalaniu danych dotyczących użytkowników wg typu biblioteki Typ biblioteki   publiczna pedagogiczna naukowa Odpowiedź liczba udział % 1 – bardzo trudno 10 5,85% 0,00% 1 2,70% 2 3 23,07% 4 10,81% 15 8,77% 8,10% 56 32,75% 15,38% 9 24,32% 5 – bardzo łatwo 85 49,70% 7 53,84% 18 48,64% opcja "brak odpowiedzi" 1,75% 7,70% 5,40% suma ocen 1-5 168 12 35 suma wszystkich odp. 171 13 37 brak odpowiedzi średnia arytmetyczna 4,25 4,08 4,11 odchylenie standardowe 1,04 1,31 1,16

Zestawienie średnich arytmetycznych przyznawanych punktów, określających poziom trudności w gromadzeniu danych

Średnia liczba punktów określająca poziom trudności w zbieraniu danych różnego typu w podziale na grupy bibliotek   Poziom trudności w ustalaniu danych dotyczących: Średnia ocen ogólna wg typu biblioteki publiczne pedagogiczne naukowe użytkowników 4,21 4,25 4.08 4,11 pracowników biblioteki 4,5 4,53 4,67 4,39 finansów 3,92 3,96 4,22 3,65 zbiorów 4,43 4,46 4,38 udostępniania 4,36 4.09 wykorzystania zasobów elektronicznych 3,63 3,68 3,31 odwiedzin 4,14 4,15 3,97 innych usług (np. uczestnictwo w szkoleniach, spotkaniach) 4,01 4,02 4,18 wyposażenia 4,23 4,73 4,03

Inne trudności w ustalaniu danych Kategoria ogólna Kwestie szczegółowe Liczba wystąpień danej kwestii dane dotyczące użytkowników Trudności z ustaleniem:   liczby użytkowników korzystających z biblioteki 3 liczby uczestników wystaw 1 charakterystyki odbiorców usług telefonicznych i elektronicznych niewiarygodny sposób pomiaru liczby użytkowników (metoda kołowrotka) dane finansowe budżetu organizatora 2 danych finansowych trudności organizacyjne krótki czas zbierana danych brak programu komputerowego biblioteka w strukturze innej instytucji definicja / typy danych niejasne/ nieprecyzyjne/ odmienne definiowanie pojęć konieczność zbierania zbędnych danych występowanie informacji tradycyjnej i elektronicznej inne brak możliwości pomiaru za dużo sprawozdawczości statystycznej dopiero po czasie okazuje się że jakieś dane są potrzebne trudności z ewidencjonowaniem informacji udzielonych telefonicznie brak brak trudności 17

Trudności w ustalaniu danych wymaganych przez różne instytucje Odpowiedź Liczba Procent (liczony od liczby respondentów) Procent liczony od liczby wskazań) nieprecyzyjne definicje terminów w formularzach zbierających dane statystyczne wymagane przez różne instytucje 161 67,65% 36,93% niedokładne objaśnienia dotyczące sposobu zbierania danych 151 63,45% 34,63% brak danych 34 14,29% 7,80% brak dostępu do określonych danych 75 31,51% 17,20% inne 15 6,30% 3,44% brak odpowiedzi 2 0,84%   liczba odpowiedzi 238 liczba wskazań 436 100,00%

Liczba wystąpień danej kwestii formularze i definicje Inne trudności w ustalaniu danych wymaganych przez różne instytucje Kategoria ogólna Kwestie szczegółowe Liczba wystąpień danej kwestii formularze i definicje niejednoznaczne definiowanie pojęć 3 zbieranie podobnych lub takich samych danych dla różnych instytucji / zestawień 4 zbieranie danych zbyt szczegółowe dane 1 krótki czas zbierania / skumulowanie zbierania danych w jednym czasie brak określenia technik pomiaru nieprecyzyjne techniki pomiaru inne uwzględnianie danych z jednego źródła, pomijanie z innych brak brak trudności 2

Placówki, na potrzeby których gromadzone są dane statystyczne Odpowiedź Liczba Procent (liczony od liczby respondentów) Procent (liczony od liczby wskazań) GUS 231 97,06% 39,76% SIO (System Informacji Oświatowej) 14 5,88% 2,41% AFBN (Analiza Funkcjonowania Bibliotek Naukowych) 33 13,87% 5,68% MKiDN 151 63,45% 25,99% Ranking Rzeczpospolitej 61 25,63% 10,50% inne 91 38,24% 15,66% brak odpowiedzi 2 0,83%   liczba odpowiedzi 238 liczba wskazań 581 100%

Źródła pozyskiwania danych statystycznych w bibliotekach Odpowiedź Liczba Procent (liczony od liczby respondentówi) Procent (liczony od liczby wskazań) wpisy w zeszytach odwiedzin, udzielonych informacji itp. 210 88,24% 29,45% kartoteki wypożyczeń 144 60,50% 20,20% system biblioteczny 135 56,72% 18,93% systemy elektroniczne np. bramki lub liczniki dla liczby odwiedzin, RFID 31 13,03% 4,35% badania - ankietowe, grupy focusowe, obserwacje, wywiady 63 26,47% 8,84% systemy elektroniczne rejestrujące ruch zasobów elektronicznych, statystyki odwiedzin strony www 104 43,70% 14,59% inne 26 10,92% 3,65% brak odpowiedzi 2 0,83%   liczba odpowiedzi 238 liczba wskazań 713 100,00% średnia liczba wskazań 3

Posiadanie elektronicznego systemu gromadzenia danych Odpowiedź Liczba Udział % Tak 112 47,46% Nie 124 52,54% brak odpowiedzi 4 1,67% suma 240

Posiadanie elektronicznego systemu gromadzenia danych wg typu biblioteki Biblioteka Odpowiedzi Publiczna N=171 Pedagogiczna N=13 Naukowa N=37 tak 75 (43,86%) 11 (84,62%) 21 (56,76%) nie 96 (56,14%) 2 (15,38%) 16 (43,24%)

Sposoby analizy danych statystycznych Odpowiedź Liczba Procent (liczony od liczby respondentów) Procent liczony od liczby wskazań) tylko ilościowe dane statystyczne, np. liczba zbiorów, liczba użytkowników 205 89,52% 40,92% wskaźniki, np. liczba wypożyczeń na jednego użytkownika 187 81,66% 37,33% średnia arytmetyczna (danych, wskaźników) 86 37,55% 17,17% mediana (danych, wskaźników) 12 5,24% 2,40% inne miary, np. dominanta, wskaźniki korelacji, zróżnicowania, wariancje 4 1,75% 0,80% żadne 2 0,87% 0,40% Inne 5 2,18% 1,00% brak odpowiedzi 11 4,58% liczba odpowiedzi 229   liczba wskazań 501 100,00%

Cele analiz statystycznych Odpowiedź Liczba Procent (liczony od liczby respondentów) Procent (liczony od liczby wskazań) zarządzania własną placówką biblioteczną 176 76,86% 28,76% zarządzania siecią bibliotek 67 29,26% 10,95% dla potrzeb organizatora 186 81,22% 30,39% dla innych instytucji 174 75,98% 28,43% nie są wykonywane 4 1,75% 0,65% Inne 5 2,18% 0,82% brak odpowiedzi 11 4,58%   liczba odpowiedzi 229 liczba wskazań 612 100%

Wykorzystanie danych lub miar statystycznych w celu porównania z wynikami innych placówek działających w podobnym środowisku Odpowiedź liczba udział % Tak 145 63,32% Nie 82 35,81% brak odpowiedzi 13 5,42% liczba odpowiedzi 227 Porównanie danych i miar z innymi placówkami

Wykorzystanie danych lub miar statystycznych w celu porównania z wynikami innych placówek działających w podobnym środowisku wg typu bibliotek Biblioteka Odpowiedzi Publiczna N=171 Pedagogiczna N=13 Naukowa N=37 tak 110 (64,33%) 9 (69,23%) 26 (70,27%) nie 61 (35,67%) 4 (30,77%) 11(29,73%)

Placówki, z którymi porównywane są dane statystyczne Odpowiedź liczba Procent (liczony od liczby respondentów) Procent liczony od liczby wskazań) biblioteki 143 98,62% 81,71% instytucje kultury działające w danym środowisku 20 13,79% 11,43% instytucje oświatowe działające w danym środowisku 9 6,21% 5,14% Inne 3 2,07% 1,71% brak odpowiedzi 0% liczba odpowiedzi 145 liczba wskazań 175 100%

Obszary działalności bibliotek, na które mają wpływ analizy danych Odpowiedź liczba Procent (liczony od liczby respondentów) Procent liczony od liczby wskazań) kształtowanie zbiorów 182 79,48% 24,53% politykę kadrową 69 30,13% 9,30% zakres i formę proponowanych usług 160 69,87% 21,56% promocję instytucji 146 63,76% 19,68% rzecznictwo w sprawie bibliotek 66 28,82% 8,89% współpracę z innymi instytucjami 92 40,17% 12,40% nie mają wpływu 23 10,04% 3,10% Inne 4 1,75% 0,54% brak odpowiedzi 11 4,58% liczba odpowiedzi 229 liczba wskazań 742 100%

Wskazania dotyczące preferowanych tematów szkoleń Odpowiedź Liczba Procent (liczony od liczby odpowiedzi) Procent (liczony od liczby wskazań) podstawy statystyki bibliotecznej i badania efektywności bibliotek 111 49,33% 21,14% pozyskiwanie danych statystycznych 67 29,78% 12,76% metody wyznaczania i obliczania wskaźników efektywności 96 42,67% 18,29% fachowa analiza danych statystycznych i wskaźników 115 51,11% 21,90% wykorzystywanie danych i wskaźników do różnych celów 130 57,78% 24,76% inne 6 2,67% 1,14% brak odpowiedzi 15 6,25% liczba odpowiedzi 225 liczba wskazań 525 100%

Preferowane tematy szkoleń

Zainteresowanie szkoleniami / warsztatami wg typu bibliotek Biblioteka Odpowiedź Publiczna N=171 Pedagogiczna N=13 Naukowa N=37 Liczba/% wskazań Liczba/% wskazań podstawy statystyki bibliotecznej i badania efektywności bibliotek 89 23,79% 6 16,66% 14 13,72% pozyskiwanie danych statystycznych   49 13,10% 4 11,11% 13 12,74% metody wyznaczania i obliczania wskaźników efektywności 62 16,57% 8 22,22% 24 23,53% fachowa analiza danych statystycznych i wskaźników 79 21,12% 9 25,00% 26 25,49% wykorzystywanie danych i wskaźników do różnych celów 95 25,40 25 24,51% liczba wskazań 374 36 102

Wskazania dotyczące preferowanych tematów szkoleń wg typu bibliotek 1. Wykorzystanie danych i wskaźników do różnych celów: - wszystkie typy bibliotek 2. Fachowa analiza danych statystycznych i wskaźników: - biblioteki naukowe: 70,27% odpowiedzi - biblioteki pedagogiczne: 69,23% odpowiedzi - biblioteki publiczne: 46,20% odpowiedzi 3. Metody wyznaczania i obliczania wskaźników efektywności: - biblioteki naukowe: 64,85% odpowiedzi - biblioteki pedagogiczne: 61,54% odpowiedzi - biblioteki publiczne: 36,26% odpowiedzi

Wskazania dotyczące preferowanych form szkoleń Odpowiedź Liczba Procent (liczony od liczby odpowiedzi) Procent (liczony od liczby wskazań) szkolenia tradycyjne (warsztaty, wykłady) 191 84,89% 58,05% szkolenia online 83 36,89% 25,23% forum 28 12,44% 8,51% lista dyskusyjna 24 10,67% 7,29% inne 3 1,33% 0,91% brak odpowiedzi 15 6,25% liczba odpowiedzi 225 liczba wskazań 329 100%

Preferowane formy szkoleń

Wskazania dotyczące preferowanych form szkoleń wg typu bibliotek Warsztaty / wykłady: - publiczne: 88,88% - naukowe: 78,38% - pedagogiczne: 76,92% 2. Szkolenia online: - pedagogiczne: 69,23% - naukowe: 45,95% - publiczne: 30,99% 3. Forum: - naukowe: 21,62% - publiczne: 10,53% - pedagogiczne: 0,00% 4. Lista dyskusyjna: - naukowe: 27,03% - publiczne: 7,02%

Liczba i procent odpowiedzi (liczony od liczby respondentów) Zainteresowanie szkoleniami / warsztatami wg typu bibliotek i statusu ankietowanego    Biblioteka   Odpowiedź Publiczna N=171 Pedagogiczna N=13 Naukowa N=37 Dyrektor Bibliotekarz Liczba i procent odpowiedzi (liczony od liczby respondentów) 80 46,78% 91 53,22% 4 30,77% 9 69,23% 22 59,46% 15 40,54% podstawy statystyki bibliotecznej i badania efektywności bibliotek 38 47,5% 51 56,04% 1 25,00% 5 55,55% 10 45,45% 2 13,33% pozyskiwanie danych statystycznych 17 21,25% 32 35,16% 50,00% 22,22% 22,72% 33,33% metody wyznaczania i obliczania wskaźników efektywności 27 33,75% 35 38,46% 3 75,00% 8 36,36% fachowa analiza danych statystycznych i wskaźników 42 52,5% 37 40,66% 6 66,66% 27,27% wykorzystywanie danych i wskaźników do różnych celów 44 55,00% 88,88% 7 46,66% liczba wskazań 168 297 14 59 39

Wnioski Wnioski Wnioski Wnioski Wnioski Wnioski Biblioteki uczestniczące w badaniu określiły, iż zebranie danych z większości wymienionych aspektów jest raczej łatwe (średnia z przyznanych punktów >4), jedynie w dwóch przypadkach poziom trudności można określić jako przeciętny (średnia z punktów <4, ale >3). Najłatwiej przychodzi bibliotekom uzyskanie danych o swoich pracownikach, najtrudniej natomiast o wykorzystaniu zasobów elektronicznych, dodatkowo najwięcej bibliotek określiło, iż nie gromadzi danych tego typu. Główne problemy związane z gromadzeniem danych dla różnych instytucji wynikają z niejednolitych kwestionariuszy przygotowanych przez poszczególne instytucje. Niejednoznacznie zdefiniowane terminy oraz nieprecyzyjne określenie sposobów zbierania danych to problem dostrzeżony w ok. 63% instytucji.

Wnioski Wnioski Wnioski Wnioski Wnioski Wnioski Biblioteki gromadzą obowiązkowe dane dla określonych instytucji. To do jakiej instytucji przekazują dane zależy od typu jednostki. Ok. ¼ bibliotek przekazuje także dane nieobowiązkowo do innych podmiotów. Biblioteki publiczne głównie pozyskują dane z tradycyjnych (papierowych) rejestrów danych, biblioteki pedagogiczne i akademickie w większości korzystają z elektronicznych źródeł danych. Nieco ponad 53% respondentów skazała, iż nie posiada elektronicznego systemu gromadzenia danych, 47% dysponuje takim systemem. Większość bibliotek dokonuje analiz na podstawie zebranych przez siebie danych statystycznych. 81% badanych instytucji posługuje się wskaźnikami. Analizy są dokonywane głownie dla potrzeb organizatora, dla siebie i dla innych instytucji.

Wnioski Wnioski Wnioski Wnioski Wnioski Wnioski Prawie 2/3 bibliotek deklaruje, że dane lub miary statystyczne wykorzystywane w ich bibliotekach porównywane są z wynikami innych placówek, niemal wszystkie biblioteki porównują się z innymi bibliotekami. Niekiedy biblioteki publiczne porównywane są z innymi instytucjami kultury działającymi w środowisku (12% respondentów), a czasem także biblioteki niezależnie od swojego typu porównują dane z instytucjami oświatowymi. Średnio pojedynczy respondent wskazał, iż analizy danych dokonywane w bibliotekach maja wpływ na co najmniej 3 z wymienionych aspektów. Przede wszystkim oddziaływają na kształtowanie zbiorów, zakres i formę proponowanych usług oraz promocję instytucji.

Wnioski Wnioski Wnioski Wnioski Wnioski Wnioski Respondenci oczekują przede wszystkim szkoleń z zakresu wykorzystywania danych i wskaźników do różnych celów oraz fachowej analizy danych statystycznych i wskaźników. Preferowane formy szkoleń to szkolenia tradycyjne (90,00% odpowiedzi) i szkolenia online (37% odpowiedzi). Największe zainteresowani szkoleniami online wykazują biblioteki pedagogiczne, a najmniejsze publiczne. Mimo iż pomiędzy dyrektorami a bibliotekarzami występują pewne różnice w zainteresowaniach obszarami tematycznymi proponowanych szkoleń, nie powinno to mieć wpływu na przygotowanie oferty szkoleniowej; nie ma tez potrzeby profilowania jej i kierowania do wybranych grup odbiorców.  

Dziękuję za uwagę Wykorzystano wyniki badań przeprowadzonych w ramach projektu "Obserwatorium bibliotek : analiza funkcjonowania bibliotek" finansowanego ze środków Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego