Prezentacja na Side Event, 5.11.2009 Barcelona 2017-03-31 Sprawozdanie merytoryczne z realizacji projektu na różnych etapach przedsięwzięcia Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Departament Edukacji Ekologicznej Małgorzata Sikora Doradca w Departamencie Edukacji Ekologicznej Warszawa, NFOŚiGW, 24 czerwca 2010 r. 1

Program szkolenia godz. 9.45 - 10.15 Rejestracja uczestników (recepcja, budynek 3A) SALA 102bc godz. 10.30-11.15 Sprawozdanie merytoryczne z realizacji projektu na różnych etapach przedsięwzięcia godz. 11.15 – 12.45 Zasady sporządzania dokumentacji finansowej – weryfikacja dokumentacji rozliczeniowej przedsięwzięć SALA 105ab godz. 12.45 – 13.30 Przerwa (lunch) godz. 13.30 – 15.00 Dyskusja, pytania, konsultacje

Zakres prezentacji Merytoryczne aspekty rozliczania i sprawozdawczości w projektach 1. Obowiązki Beneficjenta wynikające z umowy o dofinansowanie realizacja celów i produktów projektu; ważne terminy realizacji; oznakowanie i informacja o dofinansowaniu 2. Harmonogram działań jako narzędzie planowania, monitoringu i kontroli. 3. Sprawozdania z realizacji projektu. podstawowe zasady sporządzania sprawozdań; wzory i rodzaje sprawozdań (okresowe i końcowe); załączniki merytoryczne; 4. Akceptacja produktów. 5. Trwałość projektu. 6. Obowiązek stosowania Prawa Zamówień Publicznych. 7. Zmiany w projekcie. 8. Kontrola i przechowywanie dokumentów.

Umowa o dofinansowanie (dotacja, przekazanie środków) PODPISYWANIE UMOWY: Osoby zgodne z reprezentacją KRS/upoważnienia = ZACIĄGANIE ZOBOWIĄZAŃ WEKSLOWYCH siedziba NF lub poświadczenie notarialne do umowy – aktualny odpis KRS, kopia statutu, zaświadczenia ZUS, US (<3 miesiące), WIOŚ, Urząd Marszałkowski, oświadczenie VAT Zabezpieczenie - standardowo weksel własny in blanco – kwota umowy + odsetki jak od zaległości podatkowych NAJWAŻNIEJSZE ZAPISY UMOWNE: § 4 – sposób opisywania dokumentów rozliczeniowych Efekt rzeczowy/ekologiczny i jego zwymiarowanie Realizacja zgodnie z wnioskiem i harmonogramem rzeczowo-finansowym Terminy składania sprawozdań okresowych i sprawozdania końcowego! Konieczność uzgadniania wszelkich zmian Maksymalny % dofinansowania NF Zaliczkowanie – rozliczanie zaliczki Stosowanie PZP Prawa autorskie Trwałość przedsięwzięcia INNE POSTANOWIENIA: Właściwe znakowanie - LOGO NFOŚiGW!!! Zgodnie z instrukcją pomoc publiczna de minimis – obowiązki sprawozdawcze Warunki szczególne precyzują zapisy warunków ogólnych i są dostosowane do konkretnego przedsięwzięcia

Harmonogram rzeczowo - finansowy Dotowany zobowiązany jest do realizacji Przedsięwzięcia zgodnie z Harmonogramem rzeczowo – finansowym, w terminie określonym w Warunkach Szczególnych oraz do osiągnięcia Efektu rzeczowego i Efektu ekologicznego, w terminach i zakresie określonych w Warunkach Szczególnych, jak również do zapewnienia wymaganej Trwałości Przedsięwzięcia; Kalkulacja kosztów ogólnych (czynsz, telekomunikacja itp.); Weryfikacja wykonania na etapie rozliczenia – zderzenie efektu z założeniami; Koszty kwalifikowane i niekwalifikowane w kontekście harmonogramu rzeczowo finansowego; Wydatki a koszty wobec aktualizacji harmonogramu rzeczowo - finansowego

Zasady przyznania, wypłaty i rozliczania zaliczki Wypłata w formie zaliczki – w uzasadnionych przypadkach, decyzja Zarządu w momencie przyznawania dofinansowania; zaliczka na I kwartał realizacji projektu Wypłata na podstawie wniosku o wypłatę zaliczki – złożonego najpóźniej na 14 dni przed terminem wypłaty zaliczki określonym w warunkach szczególnych (pkt 15 i16) „pożytki” - kwota odsetek z oprocentowania depozytów bankowych utworzonych z otrzymanych, a niewydatkowanych kwot zaliczki, które to odsetki Dotowany uzyskał lub powinien był uzyskać działając starannie, bez pokrzywdzenia Dotującego Konieczność dbałości o środki z zaliczki - w oparciu o średnioważoną stopę oprocentowania depozytów bankowych, uzyskaną w danym okresie rozliczeniowym przez NFOŚiGW z tytułu lokowania jego własnych środków Zwrot pożytków - na rachunek NFOŚiGW bez wezwania, w terminie do 7 dni po upływie danego kwartału (§ 6, pkt 2); jednocześnie Dotowany winien przesłać wyciąg bankowy za dany okres, dokumentujący wysokość pożytków W przypadku opóźnienia Dotowanego w zapłacie pożytków NFOŚiGW może naliczać odsetki za opóźnienie w wysokości jak dla zaległości podatkowych Wyodrębniony rachunek bankowy – prowadzenie konta, opłaty bankowe - niekwalifikowane Rozliczenie zaliczki warunkuje kolejne wypłaty transz dotacji Rozliczenie zaliczki – 14 dni przed terminem określonym w pkt 16 warunków szczególnych, udokumentowanie wydatków jak w przypadku transz refundacyjnych + dodatkowo dowody przelewów do każdego dokumentu rozliczeniowego oraz wyciąg bankowy za dany okres

Obowiązki sprawozdawcze (1) Sprawozdania okresowe – warunek wypłaty transzy dotacji: Termin złożenia kompletu dokumentów rozliczeniowych - najpóźniej na 14 dni przed terminem wypłaty (tj. najczęściej 17/18 dzień ostatniego miesiąca kwartału; uwaga na IV kwartał!) Sprawozdanie merytoryczne Załączniki merytoryczne Dokumenty finansowe Zestawienie dokumentów rozliczeniowych Sprawozdanie końcowe – potwierdzenie realizacji przedsięwzięcia: Termin określony w warunkach szczególnych umowy (pkt III.7), do 60 dni po terminie zakończenia przedsięwzięcia Zestawienie kosztów poniesionych na realizację przedsięwzięcia (zmiany) Oświadczenia zgodnie z pkt III.7 warunków szczególnych UWAGA: Jeżeli koniec terminu przypada na dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się najbliższy kolejny dzień powszedni

Obowiązki sprawozdawcze (2) UWAGA!!! zestawienia dokumentów finansowych i sprawozdania podpisują każdorazowo osoby uprawnione do reprezentacji zgodnie ze Statutem oraz księgowy przy zestawieniach finansowych Sprawozdanie okresowe spójne z harmonogramem rzeczowo – finansowym oraz opisem przedsięwzięcia zawartym w zaktualizowanym Wniosku o dofinansowanie; Odniesienie się do zwymiarowania (nakłady, formaty) i innych założeń z wniosku (sposób dystrybucji, grupa docelowa, tematyka, uzyskane efekty) Uwaga: przedkładane do rozliczenia umowy o dzieło i umowy zlecenia powinny zawierać szczegółowo sprecyzowane zadania spójne z harmonogramem rzeczowo-finansowym i programem szkolenia, konferencji czy warsztatów (np. „przeprowadzenie warsztatu nt. … w dniu …”, lub „wygłoszenie referatu nt. … podczas konferencji pt. ... w dniu……”) Wszystkie koszty muszą mieć charakter przepływu finansowego (bez kosztów szacunkowych, ryczałtowych, amortyzacji, barterów, zniżek itp.)

Obowiązki sprawozdawcze (3) do pierwszego rozliczenia należy dołączyć Oświadczenie VAT (wg wzoru NF) w przypadku, gdy Beneficjent JEST płatnikiem VAT, nadal może otrzymywać kwotę brutto (jeśli VAT nie jest odliczany od podatku należnego w rozliczeniu z Urzędem Skarbowym) w przypadku, gdy zgodnie z oświadczeniem VAT podatek NIE JEST kosztem przedsięwzięcia, nie może być również kosztem własnym

Obowiązki sprawozdawcze (4) Wykonanie prac remontowo – budowlanych: W ramach rozliczenia tego zadania należy przedstawić następujące dokumenty: Protokół odbioru wykonanych prac (częściowy/końcowy) zawierający następujące informacje: datę dokonania odbioru/sporządzenia protokołu zakres/przedmiot wykonanych prac skład Komisji odbierającej prace (przedstawiciele Wykonawcy i Zamawiającego) ustalenia Komisji dotyczące wyników pracy („praca została wykonana zgodnie z umową”; „w stosunku do umowy wskazuje się następujące niezgodności:…”) uzgodnienia dotyczące usunięcia stwierdzonych wad (jeśli dotyczy!) koszt poniesiony na wykonanie danego zakresu prac

Obowiązki sprawozdawcze (5) Zakup sprzętu, mebli i pomocy dydaktycznych W ramach rozliczenia tego zadania należy przedstawić następujące dokumenty: Dowody przejęcia w stan posiadania zakupionego sprzętu: dokument OT - przyjęcie środka trwałego dokument PZ– przyjęcie materiału z zewnątrz; wpis do księgi inwentarzowej; Informacje tj.: Parametry zakupionego sprzętu, mebli i pomocy dydaktycznych (którymi scharakteryzowane zostały one w HRF)

Obowiązki sprawozdawcze (6) Szkolenia, konferencje, warsztaty W ramach rozliczenia tego zadania należy przedstawić następujące informacje: listy obecności uczestników (kopie poświadczone za zgodność z oryginałem) termin i miejsce szkolenia program szkolenia, tytuły referatów i wykładów z podaniem czasu ich trwania nazwiska trenerów i/lub prelegentów egzemplarz materiałów szkoleniowych/ konferencyjnych lub pokonferencyjnych wzór formularza ewaluacyjnego (jeśli dotyczy) informację o poinformowaniu uczestników szkolenia o dofinansowaniu przedsięwzięcia ze środków NFOŚiGW oraz umieszczeniu tej informacji i logo NFOŚiGW na materiałach szkoleniowych

Obowiązki sprawozdawcze (7) Wydawnictwa i pomoce dydaktyczne (książki, ulotki, foldery, plakaty, wydawnictwa multimedialne itp.) W sprawozdaniu okresowym należy: umieścić parametry techniczne wydawnictwa/pomocy dydaktycznej, nakład i listę dystrybucyjną oraz informację o umieszczeniu logo z adnotacją o dofinansowaniu dołączyć pokazowy egzemplarz wydawnictwa Koszty związane z obsługą stron internetowych Koszty przeznaczone na aktualizację stron www: należy podać liczbę aktualizacji i przedstawić przykładowe wydruki stron lub linki do aktualizacji. Stworzenie nowej strony internetowej: należy przedstawić szczegółowe informacje (działy, podstrony itp.) oraz załączyć przykładowe wydruki. Prasa Zestawienie kosztów stanowiących wkład własny lub innych podmiotów X egzemplarzy każdego dotowanego numeru czasopisma

Obowiązki sprawozdawcze (8) Filmy/ spoty i programy telewizyjne i radiowe emitowane w telewizji na antenie ogólnopolskiej: w sprawozdaniu okresowym należy opisać zakres przeprowadzonych prac oraz podać liczbę dni zdjęciowych przed emisją na antenie ogólnopolskiej niezbędne jest przeprowadzenie kolaudacji w siedzibie NFOŚiGW (lub w sposób obiegowy) przy udziale Dotowanego, Dotującego oraz wyznaczonych przez NFOŚiGW Ekspertów. Dotowany w momencie podpisania umowy zobowiązuje się do wprowadzenia zmian do programu/ filmu/spotu zgodnie z ustaleniami Komisji Kolaudacyjnej Kosztorys wstępny vs kosztorys powykonawczy

Obowiązki sprawozdawcze (9) Konkursy W ramach rozliczenia tego zadania należy przedstawić: protokół z posiedzenia jury konkursu kopie potwierdzeń odbioru nagród oświadczenie Dotowanego o odprowadzeniu podatku dochodowego od osób fizycznych zgodnie z obowiązującymi przepisami (w przypadku nagród finansowych/ grantów) Imprezy edukacyjne sprawozdanie z opisem przebiegu imprezy informacja o konkursach, wystawach, koncertach dokumentacja fotograficzna Ew. protokół przekazania/odbioru terenu, koszty rekultywacji

Obowiązki sprawozdawcze (10) Koordynacja programu Koordynator przedstawia szczegółowy opis czynności, jakie w tym okresie podjął w ramach zarządzania przedsięwzięciem oraz opisuje podróże podając cele i uzasadnienie ich odbycia. UWAGA: przedkładane w rozliczeniu druki delegacji powinny zawierać informacje o środkach transportu, pozwalające sprawdzić wiarygodność i ZASADNOŚĆ kosztów podróży.  Koszty administracyjno – biurowe Krótkie podsumowanie rozliczanych w danym okresie kosztów poniesionych na obsługę administracyjno-biurową Ewentualnie oświadczenie dotyczące całkowitych kosztów utrzymania w danym okresie

Udział procentowy NFOŚiGW w koszcie przedsięwzięcia podpisując umowę, Dotowany oświadcza, że dysponuje wymaganym wkładem własnym na realizację Przedsięwzięcia, który stanowi różnicę pomiędzy kosztem całkowitym Przedsięwzięcia a kwotą dotacji udzielonej na podstawie Umowy maksymalny udział procentowy jest określony w warunkach szczególnych umowy na etapie realizacji projektu udział kontrolowany przez Dotowanego ostatecznie określany w oświadczeniu przy zamykaniu umowy może podlegać kontroli zarówno w trakcie trwania projektu (NFOŚiGW) jak i po jego zakończeniu (UKS) wkład własny musi być dokumentowany dowodami księgowymi (wyłącznie koszty kwalifikowane, mające charakter przepływu finansowego) Uwaga na koszty niekwalifikowane!

Udział procentowy NFOŚiGW w koszcie przedsięwzięcia Maksymalny poziom dofinansowania: Kategoria I (cykl najlepszych artykułów prasowych, reportaży lub felietonów- wydanie wkładki o objętości do 4 kolumn w numerze) do 50% kosztów wydania wkładki edukacyjnej Kategoria II (czasopisma ekologiczne poruszające sprawy związane z ekologią w sposób popularny, o zasięgu ogólnopolskim) do 40% Kategoria III (czasopisma branżowe w całości poświęcone sprawom ekologii) do 40% Kategoria IV (czasopisma adresowane wyłącznie do samorządów lokalnych- wydanie wkładki o objętości do 4 kolumn w numerze) do 50% kosztów wydania wkładki edukacyjnej Udział % musi być kontrolowany przez beneficjenta na etapie realizacji umowy i przedstawiania kosztów

Akceptacja produktów Konieczność dostarczania wszelkich produktów do akceptacji przez NFOŚiGW przed produkcją/ drukiem itp. (dotyczy wydawnictw, pomocy dydaktycznych, filmów, spotów itp.), w szczególności: dostarczanie projektów graficznych (oznakowanie zgodnie z instrukcją) dostarczanie opinii recenzenta – eksperta z dziedziny W przypadku produkcji telewizyjnych/radiowych: kolaudacja filmów/spotów telewizyjnych i radiowych, audycji radiowych – dostarczenie materiału z wyprzedzeniem pozwalającym na dokonanie zmian; zgodność z założeniami (scenariusz, kosztorys powykonawczy) Prawa autorskie do utworów: Dotowany zobowiązany jest w umowach z wykonawcami zapewnić przejście na Dotowanego całości majątkowych praw autorskich do rezultatów (w tym ich elementów składowych) prac wykonawców na wszystkich polach eksploatacji potrzebnych Dotowanemu do korzystania z rezultatów tych prac NFOŚiGW otrzymuje prawa autorskie na pewnych polach eksploatacji

Prawo Zamówień Publicznych § 7 pkt 3 Dotowany zobowiązany jest przy realizacji Przedsięwzięcia udzielać zamówień z zachowaniem zasad wynikających z przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2007 r., Nr 223, poz. 1655) Dotowany przechowuje dokumentację związaną z wyborem wykonawców i okazuje ją w przypadku kontroli przedsięwzięcia w uzasadnionych przypadkach tj. wysokie koszty jednostkowe, „nowatorskie” usługi itp. Dotowany przedstawia co najmniej 2 oferty (w przypadku, gdy zamówienie nie było objęte PZP)

Zmiany w realizacji przedsięwzięcia § 8 pkt 1 Zmiany Harmonogramu rzeczowo – finansowego wymagają dla swej skuteczności pisemnej zgody NFOŚiGW Pismo z prośbą o zmiany (wg wzoru) z uzasadnieniem, wskazaniem kwot i pozycji harmonogramu, ew. zmiany zakresu rzeczowego Pismo z prośbą o zmianę/y musi być podpisane zgodnie z reprezentacją Dotowanego (ma charakter aneksu) Tryby akceptacji zmian (w zależności od skali zmian) Możliwość wyrażenia częściowej zgody na zmiany

Najczęstsze błędy w sprawozdawczości Dokumenty rozliczeniowe niekompletne, nieuporządkowane Niezgodność z zapisami harmonogramu (nakłady, wymiary, zawartość merytoryczna), samowolne zmiany! Brak monitorowania udziału % Koszty niekwalifikowane (data poniesienia kosztu)! Opisy na fakturze niezgodne z harmonogramem (inne nakłady, formaty, liczby uczestników) Delegacje – brak pojemności silnika, brak kopii biletów, brak zatwierdzenia Niejasne umowy o dzieło, nieprawidłowe opisy list płac, brak umów do rachunków Brak właściwej dokumentacji merytorycznej (protokoły jury, właściwie opisane listy obecności, protokoły odbioru nagród), brak OT sprzętu Brak udokumentowania aktualizacji stron internetowych Inne…… Uzupełnienia dokumentów - § 4 pkt 5 – Dotowany zobowiązany jest przedłożyć żądane dokumenty w formie i zakresie wymaganej przez NFOŚiGW, w wyznaczonym przez NFOŚiGW terminie, nie krótszym jednak niż 14 dni

Kontrola przedsięwzięcia NFOŚiGW uprawniony jest w każdym momencie do żądania od Dotowanego przedstawienia informacji i dokumentów dotyczących Dotowanego lub realizacji Przedsięwzięcia, a także do żądania udostępnienia miejsca realizacji Przedsięwzięcia w celu dokonania oględzin i przeprowadzenia kontroli; Dotowany zobowiązany jest prowadzić dokumentację dotyczącą przebiegu realizacji Przedsięwzięcia zgodnie z obowiązującymi przepisami i w sposób umożliwiający przeprowadzenie w każdym czasie jej weryfikacji. Dokumenty należy przechowywać nie krócej niż do upływu okresu trwałości Przedsięwzięcia; Kontrole planowe i doraźne (w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w dokumentacji).

Dziękuję za uwagę Departament Edukacji Ekologicznej tel. (+4822) 45 90 100 e-mail: szkolenie@nfosigw.gov.pl