Beata Potemska Sylwia Menkarska-Milczarek Centra Usług Wspólnych -konsolidacja działań wspomagających realizację podstawowych zadań w samorządzie terytorialnym. Beata Potemska Sylwia Menkarska-Milczarek

Wspólna obsługa w samorządzie do 1.01.2016 roku. Dotychczasowy system prawny nie przewidywał możliwości zorganizowania wspólnej obsługi funkcji wsparcia w stosunku do innych jednostek organizacyjnych niż oświatowo-wychowawcze. W efekcie do każdej z pozostałych jednostek organizacyjnych gminy miały zastosowanie przepisy art. 53 i art. 54 ustawy o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.) obligujące kierowników samorządowych jednostek organizacyjnych oraz głównych księgowych do zapewnienia obsługi finansowej w każdej jednostce sektora finansów publicznych.

Dwie podstawowe formy organizacji usług wsparcia w odniesieniu do placówek oświatowo-wychowawczych System tradycyjny – oparty na dotychczasowej praktyce rozproszenia obsługi administracyjnej i finansowej, tj. zorganizowaniu jej w każdej placówce oświatowej. System scentralizowany – oparty na konsolidacji obsługi finansowo- księgowej i administracyjnej w wyodrębnionej jednostce organizacyjnej – tzw. ZEAS-sie.

Wspólna obsługa w samorządzie od 1.01.2016 roku. co z dalszym funkcjonowaniem ZEAS-ów powołanych na podstawie przepisów ustawy o systemie oświaty?

Analiza doktryny, przepisów prawa oraz odpowiedzi strony rządowej na interpelacje poselskie wskazuje, iż akceptowane są następujące warianty: Dostosowanie prawno-organizacyjne funkcjonującego na dotychczasowych zasadach zespołu ekonomiczno-administracyjnego szkół oraz placówek oświatowych do nowych przepisów ustawy o samorządzie gminnym. Likwidacja z jednoczesnym powołaniem nowej jednostki, albo dokonanie decentralizacji skonsolidowanych do tej pory usług pomiędzy poszczególne jednostki, które były obsługiwane. Włączenie funkcjonujących na dotychczasowych zasadach ZEAS-ów do utworzonego po 1 stycznia 2016 roku Centrum Usług Wspólnych.

Nie powinno się dopuścić do takiej sytuacji ! W przypadku nie podjęcia jakichkolwiek działań do końca 2016 roku ZEAS utraci byt prawny. Nie powinno się dopuścić do takiej sytuacji ! należności i zobowiązania gminy przynależne ZEAS-owi przejdą na urząd gminy, natomiast stosunki pracy nie zostaną przekształcone w stosunek pracy z CUW lub z urzędem gminy (nie będzie miał tu zastosowania art. 231 kodeksu pracy).

Każda gmina, na terenie której została zorganizowana wspólna obsługa w ramach ZEAS-u musi przeanalizować swoją sytuację i odpowiedzieć na pytania: czy utrzymać dotychczasowy zakres podmiotowy i przedmiotowy dotychczasowej wspólnej obsługi i jedynie dostosować sposób funkcjonowania dotychczasowego ZEAS-u do obowiązujących aktualnie przepisów? czy rozszerzyć kompetencje tej jednostki i utworzyć CUW? a może dokonać jej likwidacji i przywrócić obsługę administracyjną, finansową i organizacyjną w każdej szkole i placówce, które były do tej pory jednostkami obsługiwanymi?

Dokonując wyboru należy kierować się racjonalnymi przesłankami i nie zapominać o idei zorganizowania wspólnej obsługi w samorządzie. Z jednej strony ma ona doprowadzić do zredukowania kosztów związanych z obsługą usług wsparcia. Z drugiej do usprawnienia funkcjonowania jednostek organizacyjnych gminy zaliczanych do sektora finansów publicznych i podniesienia jakości świadczonych przez nie usług. Jednostka powołana do wspólnej obsługi nie może być kolejnym biurokratycznym tworem zorganizowanym jedynie „dla obsługi samego siebie”, który jeszcze bardziej podniesie, utrzymujące się i tak na bardzo wysokim poziomie, wydatki budżetowe na obsługę administracyjno – finansową.

Najbardziej odpowiednie do konsolidacji są procesy: Rutynowe Powtarzalne Charakteryzujące się dużą ilością podobnych transakcji, które angażują istotne zasoby Nie wymagają bezpośredniej interakcji z klientami zewnętrznymi

Usługi CUW - przykłady Finansowo-księgowe Kadrowo-płacowe Administracyjne Informatyczne Zakupy Ewidencja księgowa Rekrutacja Ochrona mienia Zarządzanie bazami danych Wspólne zakupy Sprawozdawczość Szkolenia Utrzymanie czystości Planowanie i Rozwój Zarządzanie dostawcami towarów i usług Ewidencja składników majątkowych Administracja kadrowa Obsługa nieruchomości Pomoc użytkownikom Obsługa należności i zobowiązań Doradztwo Zarządzanie flotą samochodową Archiwizacja Pomoc prawna Udostępnianie informacji

Warianty CUW w samorządzie ZAKRES OBSŁUGI - Wyspecjalizowane (sektorowe, wąskie) - Kompleksowe (wiele dziedzin, szeroki zakres) RODZAJ INSTYTUCJI OBSŁUGUJĄCEJ - Jednostka organizacyjna jednostki samorządu terytorialnego - Urząd gminy/starostwo powiatowe/urząd marszałkowski ZASIĘG TERYTORIALNY - Lokalny, tj. tworzony przez i dla JST - Ponadlokalny, tj. dla związku międzygminnego, powiatowy, powiatowo-gminny Wybór modelu organizacyjnego CUW zależy od wewnętrznych uwarunkowań każdego samorządu. Samorząd może utworzyć jednostkę organizacyjną do wąskiego zakresu usług (np. obsługi finansowej oświaty). Może również pójść dalej i objąć tą obsługą również inne jednostki budżetowe, a nawet samorządowe instytucje kultury z terenu gminy.

Indywidualne podejście Decyzje w przedmiocie zorganizowania wspólnej obsługi zarówno w wymiarze przedmiotowym, jak i podmiotowym powinny stanowić autonomiczne rozstrzygnięcia organów jednostek samorządu terytorialnego i muszą wynikać ze specyfiki danej jednostki, jej kondycji finansowej oraz zakresu realizowanych zadań.

Nie możemy zatem mówić o uniwersalnym modelu CUW, stworzonym na potrzeby administracji samorządowej. Istnieje konieczność indywidualnego podejścia do zorganizowania wspólnej obsługi funkcji wsparcia w każdej JST.

Dziękujemy za uwagę. Beata Potemska Sylwia Menkarska-Milczarek