BADANIE KRYTERIÓW POZACENOWYCH W PRZETARGACH PUBLICZNYCH Raport z badania CATI dla: ZIPSEE „Cyfrowa Polska”

Spis treści Wstęp Informacje o badaniu Najważniejsze ustalenia Wyniki Wnioski

Wstęp Kontekst badania W swojej bieżącej działalności ZIPSEE zajmuje się wskazanymi przez Członków zagadnieniami, jednocześnie zwracając uwagę na wszelkie inicjatywy legislacyjne, które mogą mieć bezpośredni lub pośredni wpływ na działalność zrzeszonych firm. Jedną z istotnych zmian legislacyjnych jest wprowadzenie w połowie roku 2016 kryteriów pozacenowych jako obowiązkowych kryteriów wyborów ofert. Ustawa Prawo Zamówień Publicznych nakazuje stosowanie pozacenowych kryteriów wyboru ofert. Zamawiający z sektora budowlanego wprowadzili więc kryteria dodatkowe: termin wykonania zamówienia i okres gwarancji. Praktyka wskazuje, że tylko te firmy, które zaoferują najkrótszy z możliwych okres wykonania zadania, a przy tym najdłuższą gwarancję, uzyskują zlecenie. Celem badania jest potwierdzenie lub zaprzeczenie tezy, że urzędnicy proponują wypełnienie kryteriów pozacenowych, a cena nie pozostaje jedynym kryterium wyboru. Czy tak naprawdę jest?

Informacje o badaniu Cele badania: Pomiar na ile cena jest głównym czynnikiem wyboru ofert, a na ile pozostałe kryteria pozacenowe. Metodologia: CATI (Computer Assisted Telephone Interviews) W oparciu o bazę Klienta w przypadku Jednostek samorządowych i zewnętrzne źródła w przypadku Jednostek centralnych. Termin realizacji: 24 listopada do 5 grudnia 2016. Dobór próby: W badaniu zastosowano podział na dwa typu podmiotów: Jednostki/Urzędy administracji samorządowej. Jednostki/Urzędy centralne np. Straż Miejska, Policja. Udało się sprawnie przeprowadzić wywiady w N=257 Jednostkach samorządowych. Skutecznie dotarliśmy do N=43 Jednostek centralnych. Badanie telefoniczne z Jednostkami administracji samorządowej i centralnej.

Najważniejsze ustalenia

Najważniejsze ustalenia Zarówno Jednostki administracji samorządowej, jak i centralnej stosują się do ustaleń wynikających z Ustawy o Prawie Zamówień Publicznych i stosują kryteria pozacenowe. Wyłaniają się dwa kluczowe kryteria stosowane w każdym przetargu publicznym: Okres udzielanej gwarancji (głównie na roboty budowalne, drogowe, zakup sprzętu komputerowego i oprogramowania) Termin realizacji zamówienia (głównie na roboty budowlane, dostawy) Zaletami szerszego wachlarza kryteriów są dla Jednostek samorządowych i centralnych przede wszystkim: Mierzalność, łatwość do porównania (niestety zaleta czasem jest wskazywana jako trudność, przeszkoda) Dążenie do wyboru usługi/produktu lepszej jakości Analizując pytania otwarte dotyczące przeszkód i wad, można stwierdzić, że barierami w stosowaniu licznych kryteriów są: Fakt, że czasami ze względu na specyfikę zamówienia, trudno jest określić pozacenowe kryteria Wydłużenie procesu wyboru najkorzystniejszej oferty 90% Jednostek samorządowych i 81% centralnych deklaruje, że urzędnicy powinni poszerzyć swoją wiedzę w zakresie pozacenowych kryteriów oceny ofert. 85% Jednostek samorządowych i 70% centralnych wyraża chęć udziału w szkoleniu na temat pozacenowych kryteriów.

Wyniki

Kategorie produktów/usług zgłaszanych do przetargów publicznych P1. Przygotowaniem przetargów na jakie produkty lub usługi zajmuje się Pan/i w swojej pracy? Pytanie otwarte, możliwość wpisania do 10ciu odpowiedzi. Jednostki samorządowe Jednostki centralne N=257 N=43 Na wykresie przedstawiono kategorie wskazane przez minimum 2% respondentów.

Najważniejsze kryteria pozacenowe w przetargach publicznych P2. Jakie kryteria pozacenowe są dla Państwa najważniejsze w przetargach publicznych? Pytanie wielowyborowe. Termin / warunki płatności Doświadczenie wykonawcy Rękojmia Czas reakcji na pojawiające się usterki

Przedmioty przetargów podlegające najważniejszym kryteriom pozacenowym P3. W przetargach na jakie produkty, usługi czy roboty budowlane przeważnie stosują Państwo wskazane przez Pana/Panią kryteria? Pytanie otwarte. Okres udzielanej gwarancji Termin realizacji zamówienia

Częstotliwość stosowania najważniejszych kryteriów pozacenowych P4. Jak często stosują Państwo wskazane przez Pana/Panią kryteria? Pytanie jednowyborowe. Okres udzielonej gwarancji Jednostki samorządowe, N=218 Jednostki centralne, N=23 Termin realizacji zamówienia Jednostki samorządowe, N=102 Jednostki centralne, N=21 Kryterium jakościowe Jednostki samorządowe, N=17 Jednostki centralne, N=16 Wymogi techniczne Jednostki samorządowe, N=5 Jednostki centralne, N=10 Kryteria dotyczące ochrony środowiska/ kryteria ekologiczne Jednostki samorządowe, N=18 Jednostki centralne, N=3

Częstotliwość stosowania najważniejszych kryteriów pozacenowych P4. Jak często stosują Państwo wskazane przez Pana/Panią kryteria? Pytanie jednowyborowe. Okres udzielanej gwarancji Jednostki samorządowe, N=218 Jednostki centralne, N=23 Termin napraw i serwisów Jednostki samorządowe, N=9 Jednostki centralne, N=3 Jakość dostarczonych produktów Jednostki samorządowe, N=16 Jednostki centralne, N=7 Termin realizacji zamówienia Jednostki samorządowe, N=102 Jednostki centralne, N=21 Kryterium jakościowe Jednostki samorządowe, N=17 Jednostki centralne, N=16 Wymogi techniczne Jednostki samorządowe, N=5 Jednostki centralne, N=10 Kryteria dotyczące ochrony środowiska / kryteria ekologiczne Jednostki samorządowe, N=18 Kryteria dotyczące aspektów społecznych / dot. Zatrudniania osób defaworyzowanych Jednostki samorządowe, N=7 Jednostki centralne, N=5 Inne kryteria, specyficzne dla danego przetargu Jednostki samorządowe, N=83 Jednostki centralne, N=20

Powody stosowania wybranych kryteriów pozacenowych P5. Dlaczego [wyświetl najczęściej wskazywane w P4] jest najczęściej przez Państwa wykorzystywanym kryterium oceny ofert? Pytanie otwarte. Jednostki samorządowe Jednostki centralne Okres udzielanej gwarancji N=210 Wyłaniają się dwa główne kryteria stosowania kryteriów cenowych: 1. Okres udzielanej gwarancji jest zdaniem 37% badanych jednostek najczęściej stosowanym kryterium poza cenowym, ponieważ zabezpiecza formalnie na skutek usterki lub awarii. 2. Termin realizacji zamówienia zaś dla 30% badanych podmiotów gwarantuje przede wszystkim szybką realizację projektu. Pozostałe kryteria pozacenowe były wymieniane przez znacznie mniejszą liczbę osób. Termin realizacji zamówienia N=65

Jednostki samorządowe Chęć do stosowania kryteriów pozacenowych (osoby rzadko stosujące kryteria pozacenowe przy wyborze ofert) P6. Wskazał/a Pan/i, że w Pana/i urzędzie stosują Państwo przede wszystkim kryteria związane z ceną i niewiele kryteriów pozacenowych. Czy chciał/aby Pan/i w swojej pracy stosować więcej pozacenowych kryteriów oceny ofert? Pytanie na skali zadawane tym, którzy podali co najwyżej trzy kryteria pozacenowe przy wyborze ofert. Jednostki samorządowe Jednostki centralne N=250 N=34

Jednostki samorządowe Powody poszerzenia kryteriów oceny ofert o kryteria pozacenowe (osoby chętne, często stosujące kryteria pozacenowe) P7. Dlaczego chciał/aby Pan/i częściej stosować kryteria pozacenowe w ocenie ofert? Pytanie otwarte zadawane tylko tym, którzy odpowiedzieli w P6 „zdecydowanie tak” lub „raczej tak”. Jednostki samorządowe Jednostki centralne N=125 N=13 30% badanych jednostek wypowiedziało się odnośnie powodów poszerzenia kryteriów oceny ofert o kryteria pozacenowe. Główne powody to: zapewnienie wyższej jakości i trwałości wymóg prawny żeby to nie cena była czynnikiem decydującym o wyborze wykonawcy żeby wybrać wiarygodnego i solidnego wykonawcę

Jednostki samorządowe Powody nieposzerzenia kryteriów oceny ofert o kryteria pozacenowe (osoby niechętne, rzadko stosujące kryteria pozacenowe) P8. Dlaczego niechciał/aby Pan/i częściej stosować kryteriów pozacenowych w ocenie ofert? Pytanie otwarte zadawane tylko tym, którzy odpowiedzieli w P6 „zdecydowanie nie” lub „raczej nie”. Jednostki samorządowe Jednostki centralne N=78 N=5 11% badanych podmiotów wypowiedziało się w tej kwestii. Powody nieposzerzania kryteriów ofert o kryteria pozacenowe przez Jednostki centralne są takie same jak w przypadku jednostek samorządowych: „To zależy od specyfiki zamówienia” „Są trudne do zmierzenia i ocenienia, nieobiektywne” „Nie mamy takiej potrzeby/tyle, ile stosujemy nam wystarczy” „Nie są istotne, nie mają wpływu na przetarg”

Zalety stosowania wielu kryteriów pozacenowych (osoby często stosujące kryteria pozacenowe przy wyborze ofert) P9. Powiedział/a Pan/i, że w Państwa urzędzie często stosują Państwo kryteria pozacenowe w ocenie ofert. Jakie dostrzega Pan/i zalety stosowania wielu kryteriów pozacenowych w przetargach? Pytanie otwarte zadawane tym, którzy podali cztery lub więcej kryteria pozacenowe przy wyborze ofert. Jednostki samorządowe Jednostki centralne To, że nie tylko cena gra rolę, ale inne rzeczy też mają wpływ. Polepszenie jakości. Zwiększa to konkurencję. Otrzymujemy wysokiej jakości produkty lub usługi. Pozacenowe kryteria determinują to, jaki produkt otrzymujemy, czy mamy dostatecznie długi okres gwarantujący ochronę sprzętu, czas gwarancji pozwala zapewnić właściwą ochronę czy usunięcie awarii urządzenia bez ponoszenia dodatkowych kosztów. Odpowiednie dobory kryteriów. Dłuższa gwarancja. Nie skupiamy się nie tylko i wyłącznie na cenie, przez co możemy dostać produkt bardziej kompletny.

Wady stosowania wielu kryteriów pozacenowych (osoby często stosujące kryteria pozacenowe przy wyborze ofert) P10. A jakie dostrzega Pan/i wady? Pytanie otwarte zadawane tym, którzy podali cztery lub więcej kryteria pozacenowe przy wyborze ofert. Jednostki samorządowe Jednostki centralne Czasami jest taki przedmiot zamówienia gdzie trudno wymyśleć kryteria pozacenowe. Wydłużenie procesu wyboru najkorzystniejszej oferty. Za wysoki obowiązkowy procent kryteriów, trudno dobrać. Czasem na siłę szuka się kryteriów pozacenowych. Nie odzwierciedlają korzyści, które można byłoby uzyskać. Nie zawsze można dopasować kryterium pozacenowe. Wtedy podnosi się cenę oferty. Nie wszystkie można określić w sposób mierzalny. Musimy się czasami nagłowić, gdzie ciężko poza ceną znaleźć inne kryteria wyboru. Zmuszanie zamawiającego do stosowania kryteriów na siłę. Tylko stwarza problemy.

Przeszkody w stosowaniu zróżnicowanego katalogu kryteriów pozacenowych przy wyborze ofert P11. Jakie przeszkody widzi Pan/i w stosowaniu zróżnicowanego katalogu kryteriów pozacenowych? Co by sprawiło, że stosowałby/aby Pan/i bardziej zróżnicowany katalog kryteriów pozacenowych? Pytanie otwarte.

Jednostki samorządowe Czy urzędnicy w Polsce powinni poszerzyć swoja wiedzę na temat pozacenowych kryteriów oceny ofert? P12. Jak Pan/i uważa, czy urzędnicy w Polsce powinni poszerzyć swoją wiedzę na temat pozacenowch kryteriów oceny ofert? Pytanie jednowyborowe na skali. Jednostki samorządowe Jednostki centralne N=250 N=34

Jednostki samorządowe Chęć uczestnictwa w szkoleniu na temat pozacenowych kryteriów oceny ofert P13. A czy Pan/i chciał/aby wziąć udział w szkoleniu na temat pozacenowych kryteriów oceny ofert? Pytanie jednowyborowe na skali. Jednostki samorządowe Jednostki centralne N=250 N=34

Wnioski

Wnioski 1/2 Co ważne, aż 35 proc. przetargów w urzędach centralnych dotyczy zakupu sprzętu komputerowego i oprogramowania. Z badania wynika wprost, że najważniejszym kryterium pozacenowym z punktu widzenia zamawiającego jest okres gwarancji – dla 85 proc. w jednostkach samorządowych i 53 proc. w jednostkach centralnych. Co ciekawe, okres gwarancji jest istotnym kryterium dla 36 proc. jednostek centralnych zamawiających sprzęt komputerowy i oprogramowanie. Zdaniem badanych kryterium to jest chętnie stosowane ze względu na fakt, że jest łatwo mierzalne i porównywalne. Zamawiający chętnie kierują się też terminem realizacji – 49 proc. w jednostkach centralnych i 40 w samorządowych. Okazuje się jednak, że przy zakupie sprzętu komputerowego i oprogramowania termin realizacji nie jest już tak istotny – zwraca na niego uwagę jedynie 14 proc. zamawiających jednostek centralnych. Badanie pokazuje, że urzędnicy zarówno szczebla centralnego, jak i samorządowego rzadko stosują kryteria dotyczące ochrony środowiska. Wśród jednostek centralnych żaden z badanych nie zadeklarował, że stosuje to kryterium we wszystkich przetargach. Wśród jednostek samorządowych kryteria środowiskowe są stosowane przy każdym przetargu zaledwie w 11 proc. Podobnie żaden z respondentów szczebla centralnego nie zadeklarował, że kieruje się wymogami technicznymi przy wszystkich przetargach. Co ciekawe, inna sytuacja jest na szczeblu samorządowym – 40 proc. badanych stosuje to kryterium przy każdym zamówieniu.

Wnioski 2/2 Jakie są powody, że urzędnicy nie poszerzają kryteriów oceny ofert o aspekty pozacenowe? Dla większości badanych są one trudne do zmierzenia i ocenienia. Część z nich nie widzi również potrzeby, by kryteria pozacenowe w ogóle stosować. Dla 13 proc. respondentów z jednostek samorządowych wciąż najważniejszym kryterium jest cena. Zarówno urzędnicy z jednostek centralnych – 38 proc. i samorządowych – 50 proc – deklarują chęć stosowania kryteriów pozacenowych w przyszłości. Zdaniem jednej trzeciej badanych kryteria pozacenowe pozytywnie wpływają na trwałość i jakość zamawianych produktów czy usług. Znacząca większość jednostek, zarówno centralnych jak i samorządowych, że urzędnicy powinni poszerzyć swoją wiedzę w zakresie pozacenowych kryteriów oceny ofert.oraz wyraża chęć udziału w szkoleniu na temat pozacenowych kryteriów.

ARC Rynek i Opinia Sp. z o. o. ul ARC Rynek i Opinia Sp. z o. o. ul. Juliusza Słowackiego 12 01-627 Warszawa tel.: +48 022 584 85 20 fax.: +48 022 584 85 01 Iwona.wojtaszek@arc.com.pl