Efektywność zarządzania w sektorze publicznym Ministerstwo Finansów 16 czerwca 2015 r. Coroczne spotkanie przedstawicieli komitetów audytu

Wyzwania przed administracją publiczną Wzmocnienie efektywności zarządzania, w tym zarządzania finansami publicznymi jako element reform w sektorze publicznym stanowiących odpowiedź na bieżące i strategiczne potrzeby i wyzwania 2

Główne kierunki reform Wdrożenie logiki i kultury zarządzania opartej na efektach przez wszystkie podmioty publiczne Efektywne wykorzystywanie środków publicznych i innych zasobów Przejrzystość działalnościNakierowanie na potrzeby klientówInnowacyjność działalności 3

Kontrola zarządcza jako element reformy zarządzania w jsfp Usystematyzowanie zarządzania w sektorze publicznym Wskazanie elementów systemu zarządzania kluczowych z perspektywy nowoczesnej teorii i praktyki zarządczej Systematyczna ocena i poprawa przyjętych rozwiązań 4

Cel audytu wewnętrznego w jednostce Audyt wewnętrzny jest działalnością niezależną i obiektywną, której celem jest wspieranie ministra kierującego działem lub kierownika jednostki w realizacji celów i zadań, między innymi, poprzez systematyczną ocenę kontroli zarządczej, dlatego podstawowym zadaniem audytora wewnętrznego jest wspieranie kierownictwa jednostki w osiąganiu planowanych celów i zadań poprzez dostarczanie zapewnienia o prawidłowym funkcjonowaniu kontroli zarządczej. 5

Audyt wewnętrzny jako narządzie oceny 6 Audyt wewnętrzny: ocenia funkcjonowanie kontroli zarządczej w jednostce rekomenduje usprawnienia w obszarach, które tego wymagają

Elementy kontroli zarządczej adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza w jednostce prawidłowe funkcjonowanie jej elementów: środowisko wewnętrzne, zarządzanie ryzykiem, informacja i komunikacja, monitorowanie i ocena, mechanizmy kontrolne. 7

Ocena kontroli zarządczej Ocena kontroli zarządczej dokonywana przez audytora wewnętrznego powinna dotyczyć w szczególności adekwatności, skuteczności i efektywności ustanowionych mechanizmów kontrolnych zabezpieczających jednostkę przed nieprawidłowościami w realizacji zadań i/ lub nieosiągnięciem celów. 8

Adekwatne mechanizmy kontrolne w najbardziej odpowiedni sposób odpowiadają na zidentyfikowane ryzyka. Ocena następuje poprzez sprawdzenie: czy istotnie odnoszą się one do przyczyn lub skutków wystąpienia określonego ryzyka, czy ograniczają wystąpienie ryzyka do ustalonego, akceptowalnego poziomu, czy prawidłowe stosowanie mechanizmów kontrolnych zabezpiecza jednostkę przed zmaterializowaniem się skutków kluczowych ryzyk. 9

Skuteczne mechanizmy kontrolne działają w taki sposób, w jaki zostały zaprojektowane, a ich działanie przynosi oczekiwany efekt. Ocena następuje poprzez sprawdzenie: czy mechanizmy kontrolne zabezpieczają jednostkę przed ryzykami bez konieczności podejmowania dodatkowych działań (obok zaprojektowanych mechanizmów), czy ryzyka są ograniczane w pożądanym stopniu, czy mechanizmy kontrolne odnoszą się do przyczyn lub skutków wystąpienia określonego ryzyka. 10

Efektywne mechanizmy kontrolne skutecznie chronią jednostkę przed ryzykiem przy jednoczesnym ponoszeniu przez nią możliwie najmniejszych nakładów związanych z ich funkcjonowaniem. Ocena następuje poprzez sprawdzenie: jakie są koszty wdrażania i funkcjonowania mechanizmów kontrolnych w relacji do ewentualnych strat lub szkód powstałych w przypadku zmaterializowania się ryzyka, jakie są efekty (korzyści) uzyskiwane w wyniku działania mechanizmów kontrolnych w stosunku do ponoszonych kosztów ich ustanowienia. 11

W rezultacie w dobrze funkcjonującym systemie kontroli zarządczej adekwatne, skuteczne i efektywne mechanizmy kontrolne przyczyniają się do zrealizowania przyjętych przez jednostkę celów i zadań. 12

Rola Komitetów Audytu Powołane, aby monitorować i wspierać: rozwój kontroli zarządczej jakość audytu wewnętrznego 13 w ministerstwie i dziale/działach

Znaczenie usytuowania KA dla jego działalności 14 MINISTER KIEROWNICTWO MINISTERSTWA KOMITET AUDYTU Jednostka w dziale Komórki organizacyjne w ministerstwie Komórka audytu wewnętrznego Komórki organizacyjne w ministerstwie

Struktura systemu kontroli zarządczej Minister kontrola zarządcza - poziomy odpowiedzialności w ministerstwie członkowie Kierownictwa dyrektorzy komórek organizacyjnych oraz inne osoby zobowiązane do realizacji zadań w zakresie kontroli zarządczej w jednostkach w dziale kierownicy jednostek w dziale audyt wewnętrzny komórka audytu wewnętrznego w ministerstwie kierownicy komórek audytu wewnętrznego w jednostkach w dziale lub audytorzy wewnętrzni / zleceniobiorcy Komitet Audytu

opinia komitetu audytu i wnioski na potrzeby „Oświadczenia o stanie kontroli zarządczej” opiniowanie planu działalności oraz sprawozdania z wykonania planu działalności ministra zapoznanie się z informacjami na temat kluczowych ryzyk zidentyfikowanych w ministerstwie i dziale/działach Sygnalizowanie kluczowych ryzyk i rekomendowanie rozwiązań 16 Główne z dotychczasowych działań KA w zakresie kontroli zarządczej

Główne z dotychczasowych działań KA w zakresie audytu wewnętrznego analizy wskaźnikowe efektywności audytu wewnętrznego monitorowanie systemu zapewnienia jakości, w tym ocen wewnętrznych i zewnętrznych funkcji audytu wewnętrznego, pozyskiwanie informacji nt. audytu od kierowników jednostek, zgłaszanie priorytetów do rocznych planów audytu wewnętrznego, analiza wyników zadań audytowych oraz stopnia wdrażania rekomendacji wydanych przez audyt, analiza informacji przekazanych przez audyt wewnętrzny, w tym planów i sprawozdań z wykonania planów audytu oraz oceny stanu KZ wydanej przez AW, 17

Czynniki wpływające na skuteczność działań komitetów audytu Czynniki organizacyjne dotyczące komitetu audytu Czynniki środowiskowe dotyczące ministerstwa i/lub działu/działów Stopień wnikliwości analiz prowadzonych przez komitet audytu Zakres wydawanych rekomendacji Sposób i zakres monitorowania skutków działań komitetu audytu 18

Czynniki organizacyjne Jaki wpływ na skuteczność komitetu audytu ma jego skład (całkowita liczba członków, liczba członków niezależnych, ich wiedza i doświadczenie)? Czy istnieje związek między skutecznością komitetu a wskaźnikiem uczestnictwa jego członków w posiedzeniach? Jaki wpływ na skuteczność komitetu ma udział w posiedzeniu Przewodniczącej/Przewodniczącego komitetu audytu? 19

Czynniki środowiskowe Jaki wpływ na skuteczność komitetu audytu ma otoczenie, w którym działa (wielkość ministerstwa, liczba działów, liczba jednostek w dziale, partnerzy współpracujący)? Czy większa liczba jednostek w dziale przypadająca na członka komitetu przekłada się na efektywność komitetu? Czy komitet wykorzystuje (jest w stanie wykorzystywać) swoje usytuowanie dla usprawnienia procesów przechodzących przez różne komórki/jednostki? 20

Wnikliwość analiz Z czego wynika stopień wnikliwości analiz prowadzonych przez komitet audytu? Czy większa liczebność komórki audytu wewnętrznego w ministerstwie ma znaczenie dla stopnia wnikliwości analiz? Co (kto) ma wpływ na to, czym zajmuje się komitet audytu? Czy cechy osobowościowe kierującego komórką audytu wewnętrznego mają wpływ na funkcjonowanie komitetu audytu? 21

Wydawane rekomendacje Czy rekomendacje dotyczą tylko ministerstwa, czy tylko działu/działów, czy też w jednakowym stopniu odnoszą się zarówno do ministerstwa jak i jednostek w dziale? Co (kto) ma wpływ na zakres i przedmiot rekomendacji? 22

Monitorowanie efektów działalności Jakie formy monitorowania działalności podejmują komitety audytu? Czy oprócz stopnia wdrożenia zaleceń badają również efekt podjętych działań? 23

Panel dyskusyjny Zapraszam do aktywnej dyskusji 24