Ministerstwo Sportu i Turystyki Departament Turystyki Modelowe rozwiązania w zakresie współpracy między biurami podróży a hotelami występującymi w krajach starej 15 UE Warszawa, 23 kwietnia 2008 r.

Ministerstwo Sportu i Turystyki Departament Turystyki Modelowe rozwiązania w zakresie współpracy między biurami podróży a hotelami występującymi w krajach starej 15 UE I. Ogólna charakterystyka istniejących praktyk w zakresie współpracy miedzy biurami podróży a hotelami. II. Przykłady rozwiązań w wybranych państwach „starej 15” UE

Ministerstwo Sportu i Turystyki Departament Turystyki Modelowe rozwiązania w zakresie współpracy między biurami podróży a hotelami występującymi w krajach starej 15 UE I. Ogólna charakterystyka istniejących praktyk w zakresie współpracy między biurami podróży a hotelami. Unia Europejska nie regulowała dotychczas kwestii związanych ze współpracą między biurami podróży a hotelami. Nie przewiduje się również podejmowania takich działań w najbliższej przyszłości.

Ministerstwo Sportu i Turystyki Departament Turystyki Modelowe rozwiązania w zakresie współpracy między biurami podróży a hotelami występującymi w krajach starej 15 UE Konsekwencją braku ujednolicenia zasad współpracy biur podróży z hotelami na szczeblu UE jest swoboda państw członkowskich w tym zakresie. Państwa Członkowskie mogą:  Uregulować w prawie krajowym zasady współpracy biur podróży z hotelami;  Zrezygnować z takiej regulacji pozostawiając kwestię ewentualnego opracowania modelu współpracy na szczeblu krajowym organizacjom branżowym.

Ministerstwo Sportu i Turystyki Departament Turystyki Modelowe rozwiązania w zakresie współpracy między biurami podróży a hotelami występującymi w krajach starej 15 UE Za przyjęciem drugiego z ww. rozwiązań przemawia fakt, iż regulacje prawne dotyczące prowadzenia działalności, postrzegane są przez przedsiębiorców jako bariera, ograniczająca swobodę ich działania. Z tego właśnie względu realizowana obecnie Strategia Lizbońska zakłada „poprawę otoczenia prawnego” przedsiębiorców, polegającego na ograniczeniu wszelkiego rodzaju obciążeń i ograniczeń wynikających z przepisów.

Ministerstwo Sportu i Turystyki Departament Turystyki Modelowe rozwiązania w zakresie współpracy między biurami podróży a hotelami występującymi w krajach starej 15 UE Analiza uzyskanych informacji z Wydziałów Promocji Handlu i Inwestycji oraz z POIT-ów, prowadzi do następujących wniosków:  państwa „Starej 15” nie wypracowały jednolitego modelu współpracy hoteli z biurami podróży obowiązującego na terenie UE;  stosowane modele różnią się między sobą;  w niektórych państwach obowiązują modele opracowane przez branżowe organizacje międzynarodowe;  nie podejmuje się działań mających na celu harmonizację zasad współpracy na obszarze UE.

Ministerstwo Sportu i Turystyki Departament Turystyki Modelowe rozwiązania w zakresie współpracy między biurami podróży a hotelami występującymi w krajach starej 15 UE II. Przykłady rozwiązań w wybranych państwach „Starej 15” UE

Ministerstwo Sportu i Turystyki Departament Turystyki Modelowe rozwiązania w zakresie współpracy między biurami podróży a hotelami występującymi w krajach starej 15 UE Finlandia Nie ma żadnych aktów prawnych regulujących zasady współpracy biur podroży z hotelami. Współpraca ta opiera się na prawie zwyczajowym lub/i tzw. gentelman agreement. Biura podroży zawierają umowy na rezerwacje miejsc hotelowych z sieciami hotelowymi lub pojedynczymi hotelami. W przypadku uznanych i cieszących się dobrą renomą touroperatorów hotele z reguły nie wymagają przedpłat za przyjęcie rezerwacji, wymagają jej natomiast od nowych, wchodzących dopiero na rynek biur podroży.

Ministerstwo Sportu i Turystyki Departament Turystyki Modelowe rozwiązania w zakresie współpracy między biurami podróży a hotelami występującymi w krajach starej 15 UE Hiszpania Współpraca biur podróży z hotelami nie jest regulowana. Nad jej prawidłowością czuwają liczne organizacje zrzeszające przedstawicieli branży turystycznej, działające na szczeblu ogólnokrajowym (np. AEDAVE), i autonomicznym (np. katalońskie stowarzyszenie UCAVE). Powszechna jest praktyka zróżnicowania wysokości cen usług hotelarskich. Najniższe ceny są oferowane organizatorom podroży (touroperatorom), nieco wyższe agencjom podróży (pośrednikom) a najwyższe bezpośrednim klientom. W przypadku niskiego obłożenia zarówno pojedyncze hotele jak i sieci hotelowe obniżają ceny, zachowując jednak ww. zasadę ich różnicowania (organizatorzy, pośrednicy, indywidualni klienci). Ważnym kierunkiem współpracy biur podróży z hotelami jest wspólna promocja kierowana do cudzoziemców.

Ministerstwo Sportu i Turystyki Departament Turystyki Modelowe rozwiązania w zakresie współpracy między biurami podróży a hotelami występującymi w krajach starej 15 UE Holandia Powszechnie akceptowany jest zwyczaj oferowania przez hotele niższych cen lokalnym biurom, a nieco wyższych touroperatorom zagranicznym. Jednak obserwacja rynku pokazuje, że w praktyce zwyczaj ten nie zawsze jest respektowany. Wiele hoteli przyjęło jako zasadę stosowanie tzw. ceny dnia – dającej im w praktyce pełną swobodę ustalania ich wysokości, co w praktyce oznacza, że w każdej chwili mogą zmienić cenę– uzasadniając taką zmianę, zmianą obłożenia hotelu danym dniu. Wiele hoteli przyjmuje rezerwacje głównie przez Internet. Skłonność hoteli do oferowania biurom korzystnych warunków jest zróżnicowana w zależności od regionu, w którym hotel się znajduje. Brak miejsc hotelowych w Amsterdamie powoduje, że hotele są mało elastyczne, a współprac z nimi wg oceny biur podróży jest bardzo trudna. Zupełnie inna sytuacja panuje w Limbugrii znajdującej się w południowej części Królestwa Niderlandów.

Ministerstwo Sportu i Turystyki Departament Turystyki Modelowe rozwiązania w zakresie współpracy między biurami podróży a hotelami występującymi w krajach starej 15 UE Irlandia W Irlandii nie wypracowano jednolitego, modelowego rozwiązania w zakresie współpracy biur podróży z hotelami. Zasady współpracy są określane w drodze dwustronnych umów touroperatorόw z hotelami, ewentualnie ich sieciami. Kluczowe znaczenie dla ustalania takich warunków ma sytuacja panująca na rynku.

Ministerstwo Sportu i Turystyki Departament Turystyki Modelowe rozwiązania w zakresie współpracy między biurami podróży a hotelami występującymi w krajach starej 15 UE Niemcy Nie wypracowano modelowego rozwiązania dotyczącego współpracy biur podróży z hotelami. Współpraca taka odbywa się w oparciu o umowy zawierane między hotelami i biurami podróży, w których hotele gwarantują biurom podróży odpowiednie prowizje, niższe ceny bądź upusty cenowe. Wysokość prowizji lub upustów jest uzależniona od doświadczeń z dotychczasowej współpracy, a w szczególności jej długości, liczby kierowanych gości, wzajemnego zaufania. Według oceny DRV / Niemieckie Zrzeszenie Biur Podróży/ oraz IHA / Niemieckie Zrzeszenie Hotelarstwa/ współpraca ta układa się dobrze. Dla wielu małych hoteli i pensjonatów współpraca z biurami podróży stanowi podstawę ich funkcjonowania, ponieważ umożliwia uzyskanie obłożenia. Stosowane przez hotele zniżki i upusty, stanowią dla biur podróży zachętę do nawiązywania stałej współpracy.

Ministerstwo Sportu i Turystyki Departament Turystyki Modelowe rozwiązania w zakresie współpracy między biurami podróży a hotelami występującymi w krajach starej 15 UE Portugalia Portugalia jest jedynym krajem, w którym kwestie współpracy biur podróży z hotelami są regulowane prawnie. W szczególności stosuje się:  w stosunkach międzynarodowych (strony mają siedzibę w różnych państwach) praktyczny kodeks postępowania opracowany i przyjęty przez AIH – Associacao Internacional de Hotelaria (Międzynarodowe Stowarzyszenie Hotelarskie) i FUAAV – Federacao Universal das Associacoes de Agencias de Viagens (Ogólnoświatową Federację Stowarzyszeń Biur Podróży) – dokument ten nie ma jednak charakteru powszechnie obowiązującego;

Ministerstwo Sportu i Turystyki Departament Turystyki Modelowe rozwiązania w zakresie współpracy między biurami podróży a hotelami występującymi w krajach starej 15 UE Portugalia  w stosunkach krajowych (obie strony mają siedzibę w Portugalii) rozdział 7 ustawy Decreto-Lei nr 264/86: W myśl artykułu 62 tej ustawy ceny ustalone przez przedstawicieli branży hotelowej i proponowane biurom podróży jako końcowe ceny najmu powinny być identyczne z cenami proponowanymi klientom indywidualnym. Niezależnie od ustalonych cen i ofert specjalnych, przedstawiciele branży hotelowej mają obowiązek dołożenia wszelkich starań w celu realizacji usługi o podobnym standardzie oraz w terminie, który został określony w umowie między stronami. Artykuł 64 wprowadza obowiązek dokonywania i potwierdzania rezerwacji na piśmie. Podczas dokonywania rezerwacji klient (biuro podróży) ma obowiązek podania daty rozpoczęcia i zakończenia pobytu, a także rodzaju zamawianych usług. Przy potwierdzeniu ważności rezerwacji przedstawiciel hotelu powinien poinformować klienta na temat cen zamawianych świadczeń.

Ministerstwo Sportu i Turystyki Departament Turystyki Modelowe rozwiązania w zakresie współpracy między biurami podróży a hotelami występującymi w krajach starej 15 UE Portugalia Artykuł 65 reguluje kwestię anulowania rezerwacji. Anulacja powinna być dokonana na piśmie, i respektować następujące zasady: - Jeżeli rezygnacja nastąpi do siedmiu dni przed pierwszym dniem, w którym rozpoczyna się rezerwacja miejsca noclegowego lub innej usługi, przedstawiciel hotelu nie ma prawa pobrania jakichkolwiek opłat odszkodowawczych. W przypadku rezerwacji grupowych: - jeżeli rezygnacja dotyczy więcej niż połowy zarezerwowanych miejsc i została zgłoszona co najmniej trzydzieści dni przed pierwszym dniem, w którym rozpoczyna się rezerwacja miejsca noclegowego lub innej usługi, przedstawiciel hotelu nie ma prawa pobrania jakichkolwiek opłat odszkodowawczych. - jeżeli rezygnacja dotyczy więcej niż jednej czwartej dokonanych rezerwacji i została zgłoszona co najmniej piętnaście dni przed pierwszym dniem, w którym rozpoczyna się rezerwacja miejsca noclegowego lub innej usługi, przedstawiciel hotelu nie ma prawa pobrania jakichkolwiek opłat odszkodowawczych. -jeżeli rezygnacja dotyczy mniej niż jednej dziesiątej dokonanych rezerwacji i została zgłoszona co najmniej siedem dni przed pierwszym dniem, w którym rozpoczyna się rezerwacja miejsca noclegowego lub innej usługi, przedstawiciel hotelu nie ma prawa pobrania jakichkolwiek opłat odszkodowawczych.

Ministerstwo Sportu i Turystyki Departament Turystyki Modelowe rozwiązania w zakresie współpracy między biurami podróży a hotelami występującymi w krajach starej 15 UE Portugalia Biuro podróży ma obowiązek potwierdzenia ostatecznej liczby rezerwacji co najmniej siedem dni przed pierwszym dniem, w którym rozpoczyna się rezerwacja miejsca noclegowego lub innej usługi. Za rezerwacje grupowe uznaje się rezerwacje co najmniej 10 miejsc noclegowych lub innych usług, chyba że umowa między stronami stanowi inaczej. W myśl artykułu 66 ww. ustawy, jeżeli rezerwujący rezygnuje z dokonanej rezerwacji, jednak nie dokona anulowania na warunkach wynikających z tej ustawy, hotel ma prawo do pobrania 100% uprzednio uiszczonej kaucji za każde miejsce noclegowe lub każdą zamówioną usługę. W przypadku rezygnacji z rezerwacji grupowych, opłaty pobierane przez hotel są obliczane na takiej samej zasadzie, pod warunkiem, że liczba niezrealizowanych rezerwacji przekracza 20% rezerwacji dokonanych zgodnie z postanowieniami tego artykułu. Zgodnie z treścią artykułu 67 tej ustawy, przedstawiciele branży hotelowej mają prawo pobierać kaucję. Przyjmuje się, że jeżeli istnieje obowiązek uiszczenia kaucji, rezerwację uznaje się za dokonaną jedynie po opłaceniu kaucji przez biuro. Jeżeli biuro podróży dokona anulacji na warunkach określonych w art.65 ww. ustawy, hotel ma obowiązek zwrotu kaucji.

Ministerstwo Sportu i Turystyki Departament Turystyki Modelowe rozwiązania w zakresie współpracy między biurami podróży a hotelami występującymi w krajach starej 15 UE Portugalia W myśl artykułu 68 ustawy, w przypadku, gdy realizacja usługi okaże się niemożliwa z winy przedstawicieli branży hotelowej, wówczas hotel zobowiązany jest do zwrotu dokonanej przez rezerwującego zapłaty za usługę na warunkach określonych w art. 66. Wprowadzono również zasadę, że zwrot uiszczonej przez rezerwującego zapłaty powinien wyczerpywać w całości wszelkie roszczenia rezerwującego wobec biura podróży z tytułu niewykonanej usługi.

Ministerstwo Sportu i Turystyki Departament Turystyki Modelowe rozwiązania w zakresie współpracy między biurami podróży a hotelami występującymi w krajach starej 15 UE Wielka Brytania współpraca pomiędzy hotelami i agencjami turystycznymi w Wielkiej Brytanii została sformalizowana w 2000 roku w postaci tzw. Kodeksu Postępowania (Code for Agent-Hotelier Relations) opracowanego we współpracy z Association of British Travel Agents (ABTA) - British Hospitality Association (BHA).

Ministerstwo Sportu i Turystyki Departament Turystyki Modelowe rozwiązania w zakresie współpracy między biurami podróży a hotelami występującymi w krajach starej 15 UE Włochy We Włoszech obowiązuje regulacja prawna dotycząca współpracy agencji podróży i struktur hotelowych opracowana przez ECTAA HOTREC.