LUDZIE LISTY PISZĄ... SKUTECZNOŚĆ KOMUNIKACJI W PIŚMIE OPRACOWANIE: st. nauczyciel języka polskiego EDYTA JASIELONIS GIMNAZJUM IM. A. KREPSZTUL W BUTRYMAŃCACH

PISZĄC PISMA PRYWATNE I SŁUŻBOWE... WARTO MIEĆ ŚWIADOMOŚĆ: co piszemy, w jaki sposób piszemy, do kogo piszemy, co chcemy osiągnąć. NALEŻY PAMIĘTAĆ: wysłane pismo wpływa zawsze oraz w każdych okolicznościach na wizerunek nadawcy w oczach odbiorcy.

PRZYPOMNIENIE – PROCES KOMUNIKACJI: NADAWCA TREŚĆ PRZEKAZU KANAŁ ODKODOWANIE KOMUNIKATU oraz INTERPRETACJA KOMUNIKATU w określonym KONTEKŚCIE ODBIORCA

KORESPONDENCJA 3 FAZY KAŻDEGO PISMA: 1. Zgromadzenia dostatecznej liczby informacji, która stanowi bazę do podjęcia stosownej decyzji. 2. Ustalenia odpowiedniego rozwiązania i podjęcie postanowienia. 3. Opracowania i wysłania pisma, które będzie wynikiem dwóch pozostałych. *** W procesie tworzenia pism biorą udział dwa ogniwa: 1 NADAWCA – KOMUNIKAT PISEMNY – 2 ODBIORCA

PISANIE LISTÓW List musi zawierać: miejscowość i datę nagłówek wstęp treść listu zakończenie (w tym różne zwroty grzecznościowe) podpis postscriptum (PS)

PISANIE SMS-ów SMS-y są niezwykle skrótowe (pojedynczy SMS to tylko 160 znaków). Są skracane słowa, np. biblio zamiast biblioteka. Pojawiają się specjalne znaki, np. emotikony, :). Skrótowość SMS-ów powoduje, że dla oszczędności miejsca niektórzy pomijają spacje, piszą tekst ciągły, a nowy wyraz odróżniają wielką literą. Zazwyczaj konieczne jest podpisywanie SMS-ów (dotyczy to tylko tych nadawców, których nazwisk nie mamy zapisanych w pamięci telefonu). W SMS-ach dobrze jest przestrzegać, na ile pozwalają możliwości techniczne, zasad pisowni i znaków polskich. Bywa, że niezachowanie tych wymogów prowadzi do nieporozumień.

BARIERY W KOMUNIKACJI PISEMNEJ wiekowe i pojęciowe niewłaściwego kanału komunikacyjnego niewłaściwego kodu lingwistyczna lub pojęciowa fizjologiczna NADAWCA zupełnie opacznie interpretuje intencje ODBIORCY *** SPOSÓB NA UNIKNIĘCIE BARIER: Zadbać o to, by język traktować w sposób świadomy.

KOMUNIKATY WERBALNE I NIEWERBALNE PISMA 1. KOMUNIKATY WERBALNE, czyli napisane słowa. 2. Ważne są KOMUNIKATY NIEWERBALNE zawarte w takich aspektach pisma, jak: rodzaj i format papieru, układ treści (blokowy lub od akapitów), edycja tekstu (tzn. marginesy, odstępy, rozmieszczenia tytułów pisma i in.), umiejętność uwypuklania szczegółów, poprawność językowa i ortograficzna, skreślenia i inne poprawki, rodzaj użytej czcionki lub charakter pisma (przy pisaniu odręcznym), sposób zaadresowania koperty, sposób włożenia blankietu (papieru firmowego, formularza) do koperty, użycie odpowiedniego środka komunikacji (np. zaproszeń nie przesyła się faxem) i in. TO WSZYSTKO TWORZY WIZERUNEK NADAWCY W OCZACH ODBIORCY PISMA.

ZASADY SKUTECZNEJ KOMUNIKACJI PISEMNEJ ZASADA KOMPLETNOŚCI ZASADA ZWIĘZŁOŚCI ZASADA POBUDZANIA WYOBRAŹNI ZASADA KLAROWNOŚCI

ZASADA KOMPLETNOŚCI Upewnij się: czy uwzględniasz, kto jest odbiorcą i jaki jest cel pisma. Uwzględnij wszystkie fakty, które wynikają z tematu, celu oraz potrzeb odbiorcy.

ZASADA ZWIĘZŁOŚCI Buduj krótkie zdania. Wykorzystuj tylko istotne informacje. Unikaj powtórzeń.

ZASADA POBUDZANIA WYOBRAŹNI Wzbogacaj tekst elementami wizualnymi (np. symbole, wykresy). Używaj czasowników operacyjnych (np. „należy zrobić”, a nie „powinno być zrobione”). Unikaj abstrakcyjnych rzeczowników.

ZASADA KLAROWNOŚCI Wybieraj powszechnie znane słowa. Dbaj o przejrzystość tez, których bronisz. Stosuj czytelną formę (np. wyraźna struktura). Używaj ograniczonej liczby krojów i wielkości czcionki. Posługuj się przykładami oraz odniesieniami do zrozumiałych faktów.

PISZ ZROZUMIALE: używaj wyrazów konkretnych, a unikaj abstrakcyjnych; używaj wyrazów rodzimych, a unikaj obcych, słabo przyswojonych; unikaj zagęszczenia rzeczowników kończących się na – cja; nazywaj osoby i rzeczy wprost, a unikaj omówień; unikaj określeń wielowyrazowych, jeśli tę samą treść możemy oddać jednym wyrazem; nowe terminy wprowadzaj do tekstu tylko w razie konieczności; łącz z jednym orzeczeniem nie więcej niż trzy, cztery określenia; umieszczaj bezpośrednio koło siebie wyrazy, które się łączą ze sobą; unikaj zdań wielokrotnie złożonych.

CECHY DOBREGO STYLU DOSTOSOWANIE SIĘ TWÓRCY do sytuacji komunikacyjnej (formy i treści). ZWIĘZŁOŚĆ – jasny i zrozumiały styl. PRECYZJA i PROSTOTA – oszczędność użytych środków. POPRAWNOŚĆ gramatyczna i ortograficzna.

ETAPY POWSTAWANIA TEKSTU ETAP I Analiza ODBIORCÓW, przemyślenie treści i zbieranie danych. ETAP II Tworzenie TEKSTU. ETAP III KOREKTA, czyli sprawdzanie TEKSTU.

FORMY STYLISTYCZNE W KORESPONDENCJI – LIST ELEKTRONICZNY dzisiaj – to przesyłanie tekstu, plików, grafiki, a także narzędzie komunikacji służbowej i prywatnej. Każdy powinien odzwierciedlać i umacniać markę treścią, stylem i czasem dotarcia do ODBIORCY. MARKA – TO OBIETNICA.

ETYKIETA OWA DLA PRZYPOMNIENIA – BUDOWA A: 1.NAGŁÓWEK zawierający adresy. 2. TEMAT wiadomości oraz TREŚCI, czyli INFORMACJI.

JAKIE TEMATY SĄ NAJLEPSZE? REGUŁY POSTĘPOWANIA Z TEMATEM Stosuj krótkie TEMATY. Wprowadzaj TEMATY jak najlepiej charakteryzujące TREŚĆ wiadomości. Podawaj TEMATY zrozumiałe dla ADRESATA.

TREŚĆ WIADOMOŚCI Dbaj o przejrzystość wiadomości. Dbaj, by list oficjalny był krótki. Sprawdzaj pisownię. Nie krępuj się używać powszechnie znanych skrótów i akronimów. Unikaj pisania tekstu samymi wersalikami (wielkimi literami). ZAPIS WERSALIKAMI OZNACZA KRZYK Ograniczaj formatowanie w służbowych i prywatnych ach.

JAK PODPISYWAĆ E? SŁUŻBOWE E podpisuj IMIENIEM I NAZWISKIEM (można zastosować zakończenie typu „POZDRAWIAM”, „POZDRAWIAM SERDECZNIE” lub „ŻYCZĘ MIŁEGO DNIA”), dodając informacje kontaktowe (jak na wizytówce: IMIĘ, NAZWISKO, STANOWISKO, NAZWA FIRMY, ADRES, ADRES OWY, NR TELEFONU STACJONARNEGO, FAKSU, TELEFONU KOMÓRKOWEGO).

ZGODNY Z MARKĄ TAK Nadawaj om aktualny temat wiadomości. Posługuj się stroną czynną. Traktuj każdy jak coś nowego. Nadawaj wiadomościom konwersacyjny charakter. Używaj pełnych zdań. Pisz krótko i zwięźle. Buduj zdania zawierające najwięcej wyrazów. Podpisuj e imieniem i nazwiskiem. Nie śpiesz się z odpowiedzią, by uniknąć błędów w pisowni lub pochopnych reakcji. Pisownię wielką literą stosuj adekwatnie do sytuacji.

ZGODNY Z MARKĄ NIE Odpowiedź jako reakcja pochopna lub z błędami pisowni. Spóźniona (PAMIĘTAJ – ZGODNIE Z ETYKIETĄ – MASZ 2 dni na udzielenie odpowiedzi). Nadużywanie skrótów. Strona bierna. Pompatyczny, rozwlekły i zbyt kwiecisty jest nudny i źle się go czyta.

ZANIM WYŚLESZ , SPRAWDŹ: WŁAŚCIWOŚĆ ADRESU. SENS TEMATU. FORMAT WIADOMOŚCI. JASNOŚĆ CELU WIADOMOŚCI. POPRAWNOŚĆ JĘZYKOWA. TON WIADOMOŚCI. ZAWARTOŚĆ INFORMACJI WIADOMOŚCI. UWZGLĘDNIJ: CZY POCZTA ELEKTRONICZNA JEST WŁAŚCIWYM ŚRODKIEM PRZEKAZANIA TYCH INFORMACJI? CZY ADRESAT BĘDZIE ZAINTERESOWANY TREŚCIĄ WIADOMOŚCI?

DEKALOG UŻYTKOWNIKÓW POCZTY ELEKTRONICZNEJ E FORMUŁUJ JASNO I ZWIĘŹLE, UWZGLĘDNIAJĄC POTRZEBY ADRESATÓW. ZWRACAJ UWAGĘ NA PISOWNIĘ I GRAMATYKĘ. SZANUJ CZAS. OTRZYMANE WIADOMOŚCI TRAKTUJ JAKO POUFNE. NIGDY NIE ZAKŁADAJ, ŻE , KTÓRY WYSYŁASZ, POZOSTANIE POUFNY. CZYTAJ INSTRUKCJE. POZNAWAJ MOŻLIWOŚCI SWOJEJ POCZTY ELEKTRONICZNEJ ORAZ KULTURĘ INTERNETU. NIE BĄDŹ JEDNAK NIEUPRZEJMY WOBEC TYCH, KTÓRZY WIEDZĄ MNIEJ. POMYŚL DWA RAZY, NIM KLIKNIESZ NA WYŚLIJ (SEND). NIE WSZYSTKIE WIADOMOŚCI WYPADA PRZEKAZYWAĆ ZA POMOCĄ A. ODPOWIADAJ W CIĄGU 2 DNI. POCZTA ELEKTRONICZNA JEST ŚWIATEM RZECZYWISTYM.

LITERATURA POLECANA: Bell de Tienne Kristen „KOMUNIKACJA ELEKTRONICZNA”, Wolters Kluwer, Warszawa 2009 r. Binsztok Aleksander (praca zbiorowa) „KOMPENDIUM TECHNIK PERSWAZYJNYCH”, HELION, Gliwice 2011 r. Bugajski Marian „JĘZYK W KOMUNIKOWANIU”, PWN, Warszawa 2007 r. Czyżowski Wojciech „BIUROWOŚĆ I KORESPONDENCJA”, Warszawa 1990 r. Fras Janina „DZIENNIKARSKI WARSZTAT JĘZYKOWY”, WUW, Wrocław 1999 r. Fuchsel Halina „KORESPONDENCJA W FIRMIE”, Poltext, Warszawa 2009 r. Garret Paula, Denis Steve „EFEKTYWNA KOMUNIKACJA PISEMNA W BIZNESIE. PRAKTYCZNY PORADNIK DLA TYCH, KTÓRZY NIE LUBIĄ TRACIĆ CZASU”, LIBER, Warszawa 2004 r. Grzenia Jan „KOMUNIKACJA JĘZYKOWA W INTERNECIE”, PWN, Warszawa 2007 r. Miller Samanta „ OWY SAVOIR-VIVRE”, Rebis, Poznań 2003 r. Radosław Pawelec „JĘZYK POLSKI. PORADNIK SKUTECZNEJ KOMUNIKACJI W MOWIE I PIŚMIE”, Langenscheidt, Warszawa.

BARDZO DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ