Zasady składania ofert w otwartych konkursach ofert na realizację zadań publicznych w gminie Śrem oraz rozliczania i składania sprawozdań końcowych z realizacji tych zadań 9 grudnia 2009 r.

Zasady składania ofert w otwartym konkursie ofert na realizację zadań publicznych w gminie Śrem

Rodzaje zadań

Upowszechnianie kultury fizycznej i sportu, również wśród osób niepełnosprawnych, z wyłączeniem sportu kwalifikowanego w rozumieniu ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o sporcie kwalifikowanym (Dz. U. Nr 155, poz z późn. zm.). Zadanie Nr 1 Prowadzenie zajęć sportowych w różnych dyscyplinach dla mieszkańców gminy Śrem, w szczególności szkoleń sportowych, zajęć sportowo-rekreacyjnych oraz obozów sportowych. Planowana wysokość środków wynosi: zł. Termin realizacji zadania: od 1 marca 2010 r. do 31 grudnia 2010 r. Zadanie Nr 2 Organizacja i udział w imprezach sportowych, w szczególności organizacja turniejów, mistrzostw miasta i gminy w sportach indywidualnych i grach zespołowych, spartakiad, mistrzostw województwa i Polski, imprez sportowo-rekreacyjnych oraz udział zawodników w regionalnych, ogólnopolskich i międzynarodowych zawodach sportowych i rozgrywkach. Planowana wysokość środków wynosi: zł. Termin realizacji zadania: od 1 marca 2010 r. do 31 grudnia 2010 r.

Porządek i bezpieczeństwo publiczne Zadanie Nr 3 Zapewnienie bezpieczeństwa osobom wypoczywającym nad Jeziorem Grzymysławskim i rzeką Wartą – ratownictwo wodne; Planowana wysokość środków wynosi: zł. Termin realizacji zadania: od 1 czerwca 2010 r. do 30 września 2010 r.

Kultura, sztuka, ochrona dóbr kultury i tradycji Zadanie Nr 4 Organizacja, w formie imprez plenerowych konkursów, wystaw, spotkań, festiwali oraz przeglądów, imprez kulturalnych i oświatowych w gminie Śrem, mających na celu realizację i kultywowanie tradycji regionalnych, historycznych, muzycznych i teatralnych ziemi śremskiej oraz promocję regionu śremskiego. Planowana wysokość środków wynosi: zł. Termin realizacji zadania: od 1 marca 2010 r. do 30 listopada 2010 r. Zadanie Nr 5 Realizacja zadań edukacyjnych – szkolenia muzyczne w zakresie gry na instrumentach, śpiewu oraz tańca. Planowana wysokość środków wynosi: zł Termin realizacji zadania: 1 marca 2010 r. do 31 grudnia 2010 r.

Pomoc społeczna, w tym pomoc rodzinom i osobom w trudnej sytuacji życiowej oraz wyrównywania szans tych rodzin i osób. Zadanie Nr 6 Organizacja Dnia Dziecka dla dzieci z gminy Śrem, w szczególności zaś z rodzin wymagających wsparcia społecznego. Imprezę należy zorganizować na Rynku w Śremie dla dzieci uczęszczających do klas od I do III szkół podstawowych prowadzonych na terenie gminy Śrem. Planowana wysokość środków wynosi: zł. Termin realizacji zadania: 1 czerwca 2010 r. Zadanie Nr 7 Organizacja mikołajek dla dzieci z gminy Śrem, w szczególności zaś z rodzin wymagających wsparcia społecznego. Imprezę należy zorganizować na Rynku w Śremie dla dzieci uczęszczających do klas od I do III szkół podstawowych prowadzonych na terenie gminy Śrem. Planowana wysokość środków wynosi: zł. Termin realizacji zadania: 3 grudnia 2010 r. Zadanie Nr 8 Organizacja wypoczynku letniego dla dzieci z gminy Śrem, w szczególności zaś z rodzin wymagających wsparcia społecznego. Planowana wysokość środków wynosi: zł. Termin realizacji zadania: 1 marca 2010 r. do 31 sierpnia 2010 r. Zadanie Nr 9 Tworzenie warunków dla rozwoju aktywności i samodzielności osób starszych i niepełnosprawnych, w szczególności organizacja zajęć, wycieczek mających na celu usprawnianie oraz przygotowywanie do samodzielnego i aktywnego życia społecznego. Planowana wysokość środków wynosi: zł Termin realizacji zadania: 1 marca 2010 r. do 31 grudnia 2010 r.

Promocja oraz organizacja wolontariatu Zadanie Nr 10 Organizacja szkoleń dla wolontariuszy. Planowana wysokość środków wynosi: zł Termin realizacji zadania: 1 marca 2010 r. do 30 listopada 2010 r. Zadanie Nr 11 Organizacja imprez promujących wolontariat oraz działalność wolontariacką. Planowana wysokość środków wynosi: zł Termin realizacji zadania: 1 marca 2010 r. do 30 listopada 2010 r.

Ochrona i promocja zdrowia Zadanie Nr 12 Organizacja, w formie festynów, imprez plenerowych, konkursów, seminariów, wykładów, konferencji, przedsięwzięć popularyzujących wiedzę na temat chorób cywilizacyjnych i zagrożeń zdrowotnych oraz przeciwdziałania im. Planowana wysokość środków wynosi: zł. Termin realizacji zadania: 1 marca 2010 r. do 30 listopada 2010 r.

Ekologia i ochrona zwierząt oraz ochrona dziedzictwa przyrodniczego Zadanie Nr 13 Przedsięwzięcia w zakresie czynnej ochrony przyrody, w szczególności akcje zadrzewieniowe, zwiększanie bioróżnorodności, ratowanie zagrożonych siedlisk, gatunków i obiektów przyrodniczych. Planowana wysokość środków wynosi: zł Termin realizacji zadania: 1 marca 2010 do 31 grudnia 2010 r.

Planowane kwoty na realizację poszczególnych zadań mogą ulec zmianie w związku podjęciem uchwały w sprawie budżetu gminy Śrem na 2010 r.

Zadania zlecone do realizacji podmiotom, które mogą brać udział w konkursie będą wspierane przez Urząd Miejski w Śremie

Kto może uczestniczyć w otwartym konkursie ofert: organizacje pozarządowe, osoby prawne i jednostki organizacyjne działające na podstawie przepisów o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego w Rzeczypospolitej Polskiej, o stosunku Państwa do innych kościołów i związków wyznaniowych oraz gwarancjach wolności sumienia i wyznania, jeżeli ich cele statutowe obejmują prowadzenie pożytku publicznego, stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego, jednostki organizacyjne podległe organom administracji publicznej lub przez nie nadzorowane Podmiot ubiegający się o dotację na realizację danego zadania musi prowadzić działalność statutową w dziedzinie objętej zaproponowanym zadaniem.

Termin i warunki składania ofert: Oferty należy złożyć osobiście lub nadesłać pocztą do dnia 4 stycznia 2010 r. (dla ofert nadesłanych pocztą decyduje data stempla pocztowego). Oferty winny być sporządzone na druku zgodnym ze wzorem zawartym w rozporządzeniu Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2005 r. w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2005r. Nr 264, poz. 2207). Do każdego zadania należy złożyć odrębną ofertę wraz z kompletem załączników. Oferta winna być złożona w zamkniętej kopercie opatrzonej numerem i nazwą zadania, w ramach którego oferent zamierza realizować swoją ofertę. W jednej opisanej kopercie może być umieszczona tylko jedna oferta.

Jak poprawnie wypełnić ofertę: ofertę należy wypełnić czytelnie tzn. maszynowo, komputerowo lub pisemnie, w ofercie należy udzielić odpowiedzi na wszystkie pytania. Jeśli pytanie nie dotyczy oferenta lub składanej oferty należy wpisać „nie dotyczy” lub „0”(zero), w miejscach, w których należy podać wartości liczbowe, data realizacji zadania musi być zgodna z datą realizacji zadania określoną w zarządzeniu konkursowym, W ofercie i na załącznikach podpisują się osoby uprawnione do składania oświadczeń woli tzn. wskazane w statucie oraz odpisie KRS lub uchwale

w ofercie należy określić szczegółowo wszystkie rodzaje kosztów związanych z realizacją zadania, w kalkulacji kosztów nie można wyceniać pracy wolontariuszy, bezpłatnego użyczenia obiektów, sprzętów materiałów lub innych pozafinansowych kosztów projektu. Koszty te należy wpisać w pkt IV. 3 oferty podając orientacyjną wycenę, dotacja nie może być wykorzystana na:  zadania i zakupy inwestycyjne,  remonty,  zakup gruntów,  pokrycie kosztów utrzymania biura organizacji pozarządowej w tym także wydatków na wynagrodzenie pracowników, poza zakresem realizacji zadania,  działalność religijną i polityczną.

Do oferty należy dołączyć: aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego (ważny do 3 miesięcy od daty wystawienia) lub w przypadku stowarzyszeń zwykłych: wyciąg z rejestru stowarzyszeń zwykłych prowadzonego przez starostę (ważny do 3 miesięcy od daty wystawienia) oraz uchwałę lub inny dokument potwierdzający skład osobowy władz stowarzyszenia lub w przypadku organizacji działających na podstawie przepisów o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego: zaświadczenie o osobowości prawnej oraz upoważnienie dla proboszcza do reprezentowania parafii i zaciągania zobowiązań finansowych lub dekret powołujący kościelną osobę prawną,

w przypadku oddziału terenowego organizacji: pełnomocnictwo zarządu głównego dla przedstawicieli oddziału terenowego do składania w imieniu tej organizacji oświadczeń woli w zakresie nabywania praw i zaciągania zobowiązań finansowych oraz dysponowania środkami przeznaczonymi na realizację zadania, o którego dofinansowanie stara się jednostka organizacyjna, sprawozdanie merytoryczne za 2008 rok, a w przypadku krótszej działalności – za okres dotychczasowej działalności, sprawozdanie finansowe za 2008 r. (składające się z trzech elementów: bilansu, rachunku wyników lub rachunku zysków i strat, informacji dodatkowej), a w przypadku krótszej działalności – za okres dotychczasowej działalności, aktualny statut organizacji, umowę partnerską lub oświadczenie partnera – w przypadku wskazania partnera w pkt V.1 oferty.

Kopie wymaganych załączników powinny być potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osoby upoważnione do składania oświadczeń w imieniu oferenta.

Przykładowy kosztorys realizacji zadania

Lp.Rodzaj kosztów (koszty merytoryczne i administracyjne związane z realizacja zadania) Ilość jednostek Koszt jednostkowy Rodzaj miary Koszt całkowity (w zł) Z tego z wnioskowanej dotacji (w zł) Z tego z finansowych środków własnych, środków z innych źródeł oraz z wpłat i opat adresatów (w zł) IWYNAGRODZENIE ,001400,001000,00 1.Wynagrodzenie trenera3050 złGodz.1500,00800,00700,00 2.Wynagrodzenie koordynatora6015 złDni900,00600,00300,00 II KOSZTY ADMINISTRACYJNE ,00200,0090,00 1.Wynajem sali380 złDni240,00200,0040,00 2.Obsługa księgowa510 złGodz.50,000,0050,00 IIIMATERIAŁY SZKOLENIOWE ,00900,00 1.Zakup papieru, teczek, długopisów 9020 złSzt.1800,00900,00 IVPROMOCJA PROJEKTU000110,0060,0050,00 1.Druk plakatów501,20 złSzt.60,00 0,00 2.Druk ulotek1000,50 złSzt.50,000,0050,00 VWYŻYWIENIE000910,00900,0010,00 1.Catering9110,00 złosób910,00900,0010,00 O ogół em 5510,003460,002050,00

W konkursie nie będą brały udziału oferty, które: zostały złożone po terminie, zostały złożone w niewłaściwy sposób (np. przesłane faksem lub drogą elektroniczną, złożone bez koperty), zostały złożone na niewłaściwym formularzu, zostały złożone niekompletnie wypełnione lub wypełnione w sposób nieczytelny, zostały złożone przez podmiot nieuprawniony do ubiegania się o dotację, zostały złożone bez podpisów osób upoważnionych, zostały złożone bez wymaganych załączników lub załączniki nie zostały podpisane przez osoby upoważnione, zostały złożone z niepotwierdzonymi za zgodność z oryginałem kopiami dokumentów,

zostały złożone przez organizację, która według statutu nie prowadzi działalności w dziedzinie objętej zaproponowanym zadaniem, zawierają błędną kalkulację przewidywanych kosztów realizacji zadania, nie zawierają kosztorysu, w którym szczegółowo określono wszystkie rodzaje kosztów związanych z realizacją zadania, zawierają kosztorys, w którym wyceniono pracę wolontariuszy, bezpłatne użyczenie obiektów, sprzętów, materiałów lub innych pozafinansowych kosztów projektu. zostały złożone bez umowy partnerskiej lub oświadczenia partnera w przypadku wskazania w pkt V.1 oferty partnera przy realizacji zadania,

nie są zgodne z warunkami udziału w konkursie (np. proponowane działania nie wchodzą w zakres konkursu, realizacja projektu wykracza poza wyznaczony limit środków finansowych).

Termin, tryb i kryteria stosowane przy dokonywaniu wyboru oferty. Komisja rozpatrzy oferty do dnia 1 lutego 2010 r. Ostateczną decyzję o udzieleniu dotacji i jej wysokości podejmuje Burmistrz Śremu w formie zarządzenia. Od podjętej decyzji nie przysługuje odwołanie. Wyniki konkursu zostaną podane do wiadomości publicznej w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie internetowej Urzędu ( oraz na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu Miejskiego w Śremie.

Kryteria, które mają zastosowanie przy rozpatrywaniu ofert: doświadczenie wnioskodawcy w realizacji tego typu zadań, ocena kalkulacji kosztów w odniesieniu do zakresu rzeczowego zadania (celowość, efektywność, oszczędność), wysokość finansowych środków własnych organizacji oraz pozyskanych od sponsorów i z innych źródeł, które są przeznaczone na realizacją zdania, dysponowanie kadrą zdolną do realizacji zadania, ocena dotychczasowej realizacji zadań zleconych przez gminę Śrem, planowane działania przy realizacji zadania (bogactwo form i metod), dodatkowy wkład własny – zasoby rzeczowe oraz/lub osobowe.

Umowa na realizację zadania zostanie podpisana po dostarczeniu:  W przypadku organizacji, które otrzymają niższą dotację niż wskazana w ofercie - zaktualizowanego kosztorysu i harmonogramu realizacji zadania  W przypadku wszystkich organizacji - oświadczenia o zgodności odpisu z rejestru ze stanem prawnym i faktycznym w dniu podpisania umowy.

Zasady rozliczania i sporządzania sprawozdań końcowych z realizacji zadań publicznych w gminie Śrem

Sprawozdanie końcowe składa się w terminie określonym w umowie w Biurze Obsługi Klienta Urzędu Miejskiego w Śremie. Obowiązuje data wpływu do Urzędu. Sprawozdanie należy wypełnić czytelnie tzn. maszynowo, komputerowo lub pisemnie. Wszystkie pozycje formularza sprawozdania muszą zostać wypełnione. W przypadku, gdy dana pozycja sprawozdania nie będzie wypełniana piszemy: „nie dotyczy” lub wstawiamy: cyfrę „0” (zero) w miejscach, które wymagają podania wartości liczbowych. Zabrania się samodzielnego nanoszenia jakichkolwiek zmian we wzorze formularza sprawozdania.

Poszczególne części sprawozdania odpowiadają częściom oferty. W związku z tym sporządzając sprawozdanie należy w nim uwzględnić i szczegółowo opisać wszystkie działania zaplanowane w złożonej ofercie, zarówno w części merytorycznej, jak również w części dotyczącej nakładów finansowych związanych z realizacją zadania.

Część II sprawozdania - Sprawozdanie z wykonania wydatków.

Urząd Miejski w Śremie sprawdzając wydatki poniesione na realizację zadania sprawdza poprawność i zgodność ze złożoną ofertą oraz zawartą umową, zarówno wydatków pokrytych z dotacji z budżetu gminy Śrem, jak również wydatków pokrytych ze środków własnych organizacji lub ze środków pozyskanych z innych źródeł

Tabela nr 1 „Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów (zł)” W kolumnie „Rodzaj kosztów (koszty merytoryczne i administracyjne związane z realizacja zadania)” oraz „Całość zadania (zgodnie z umową)” należy przepisać poszczególne rodzaje kosztów oraz koszty, które znajdują się w złożonej ofercie lub korekcie kosztorysu, jeśli była wymagana, z podziałem na koszty finansowane z dotacji oraz z środków własnych, natomiast w kolumnie „Bieżący okres sprawozdawczy” należy określić faktycznie poniesione wydatki związane z realizacją całości zadania.

Lp. Rodzaj kosztów (koszty merytoryczne i administracyjne związane z realizacją zadania) Całość zadania (zgodnie z umową) Poprzednie okresy sprawozdawcze (narastająco)* Bieżący okres sprawozdawczy – w przypadku sprawozdania końcowego – za okres realizacji zadania koszt całkowity z tego z dotacji z tego z finansowych środków własnych, środków z innych źródeł oraz wpłat i opłat adresatów* koszt całkowity z tego z dotacji z tego z finansowy ch środków własnych, środków z innych źródeł oraz wpłat i opłat adresató w* koszt całkowity z tego z dotacji z tego z finansowych środków własnych, środków z innych źródeł oraz wpłat i opłat adresatów* I. WYNAGRODZE NIE 2400 zł1400 zł 1000 zł zł1400 zł 1500 zł 1. Wynagrodzenie trenera 1500 zł800 zł700 zł zł800 zł1000 zł 2. Wynagrodzenie koordynatora 900 zł600 zł300 zł zł600 zł500 zł

Z dotacji mogą być jedynie pokrywane wydatki, które zostały zaplanowane wcześniej w ofercie: np. jeżeli w ofercie zaplanowano zakup papieru i tonera to nie można pokrywać wydatków za prąd oraz zakup znaczków. Zgodnie z § 14 ust. 2 umowy zmiany terminów, jak również wszelkie zmiany rzeczowe i finansowe, w tym pozyskanie dodatkowych źródeł finansowania, wymagają pisemnej informacji, najpóźniej na 14 dni przed dokonaniem zmian, na którą gmina Śrem wyrazi zgodę

Zasada przesuwania o 10% środków finansowych z dotacji pomiędzy pozycjami kosztorysu

Zgodnie z § 4 ust. 1 umowy można zwiększyć lub umniejszyć daną kwotę o kwotę nie przekraczającą 10% kwoty, z której oraz do której organizacja przesuwa środki.

Lp. Rodzaj kosztów (koszty merytoryczne i administracyjne związane z realizacją zadania) Całość zadania (zgodnie z umową) Poprzednie okresy sprawozdawcze (narastająco)* Bieżący okres sprawozdawczy – w przypadku sprawozdania końcowego – za okres realizacji zadania koszt całkowi ty z tego z dotacji z tego z finansow ych środków własnych, środków z innych źródeł oraz wpłat i opłat adresató w* koszt całkowi ty z tego z dotacji z tego z finansow ych środków własnych, środków z innych źródeł oraz wpłat i opłat adresató w* koszt całkowi ty z tego z dotacji z tego z finansow ych środków własnych, środków z innych źródeł oraz wpłat i opłat adresató w* 1Transport5000 zł3000 zł2000 zł zł2700 zł1300 zł 2Zakup napojów1000 zł500 zł zł800 zł1200 zł Og ółe m 6000 zł3500 ZŁ2500 zł zł3500 zł2500 zł Źle dokonane przesunięcie o 10% środków pomiędzy pozycjami

Lp. Rodzaj kosztów (koszty merytoryczne i administracyjne związane z realizacją zadania) Całość zadania (zgodnie z umową) Poprzednie okresy sprawozdawcze (narastająco)* Bieżący okres sprawozdawczy – w przypadku sprawozdania końcowego – za okres realizacji zadania koszt całkow ity z tego z dotacji z tego z finansow ych środków własnych, środków z innych źródeł oraz wpłat i opłat adresató w* koszt całkow ity z tego z dotacji z tego z finansow ych środków własnych, środków z innych źródeł oraz wpłat i opłat adresató w* koszt całkow ity z tego z dotacji z tego z finansow ych środków własnych, środków z innych źródeł oraz wpłat i opłat adresató w* 1Transport5000 zł3000 zł2000 zł zł2400 zł1600 zł 2Zakup napojów1000 zł500 zł zł550 zł1450 zł Og ółe m 6000 zł3500 zł2500 zł zł2950 zł3050 zł Poprawnie dokonane przesunięcie o 10% środków pomiędzy pozycjami Przykład 1

Lp. Rodzaj kosztów (koszty merytoryczne i administracyjne związane z realizacją zadania) Całość zadania (zgodnie z umową) Poprzednie okresy sprawozdawcze (narastająco)* Bieżący okres sprawozdawczy – w przypadku sprawozdania końcowego – za okres realizacji zadania koszt całkow ity z tego z dotacji z tego z finansow ych środków własnych, środków z innych źródeł oraz wpłat i opłat adresató w* koszt całkow ity z tego z dotacji z tego z finansow ych środków własnych, środków z innych źródeł oraz wpłat i opłat adresató w* koszt całkow ity z tego z dotacji z tego z finansow ych środków własnych, środków z innych źródeł oraz wpłat i opłat adresató w* 1Transport5000 zł3000 zł2000 zł zł3180 zł1600 zł 2Zakup napojów2000 zł1800 zł200 zł zł1620 zł180 zł Og ółe m 7000 zł4800 zł2200 zł zł4800 zł1780 zł Przykład 2

Zasada umniejszania kosztów zaplanowanych w ofercie na realizację danej pozycji

Umniejszając wydatki na realizację danej pozycji kosztorysu należy umniejszyć o taki sam procent zarówno wydatki poniesione ze środków własnych organizacji, jak również z dotacji.

Przykład Lp. Rodzaj kosztów (koszty merytoryczne i administracyjne związane z realizacją zadania) Całość zadania (zgodnie z umową) Poprzednie okresy sprawozdawcze (narastająco)* Bieżący okres sprawozdawczy – w przypadku sprawozdania końcowego – za okres realizacji zadania koszt całkowi ty z tego z dotacji z tego z finansow ych środków własnych, środków z innych źródeł oraz wpłat i opłat adresató w* koszt całkowi ty z tego z dotacji z tego z finansow ych środków własnych, środków z innych źródeł oraz wpłat i opłat adresató w* koszt całkowi ty z tego z dotacji z tego z finansow ych środków własnych, środków z innych źródeł oraz wpłat i opłat adresató w* 1Transport5000 zł3000 zł2000 zł zł2400 zł1600zł

Na realizację pozycji zaplanowano ogólną kwotę 5000 zł wydatkowano kwotę 4000 zł, w związku z tym: 4000 zł stanowi 80% zaplanowanej kwoty 5000 zł 80% z kwoty zaplanowanej w ofercie, która miała zostać pokryta z dotacji (3000 zł) wynosi 2400 zł, ze środków własnych organizacja winna pokryć kwotę 1600 zł

Tabela nr 3 „Zestawienie faktur (rachunków)” W tabeli tej należy spisać wszystkie faktury/rachunki, które związane były z realizacją zadania, zarówno te, które opłacone zostały w całości lub w części ze środków pochodzących z dotacji oraz tych, które opłacone były z innych środków). W tabeli tej należy wpisać: a) w kolumnie: numer dokumentu księgowego – należy podać nr faktury/rachunek, b) w kolumnie: numer pozycji kosztorysu – należy podać, do której pozycji kosztorysu z oferty lub korekty kosztorysu jeśli była wymagana dany wydatek się odnosi, c) w kolumnie: data – należy podać datę wystawienia faktury/rachunku, d) w kolumnie: nazwa wydatku – należy wpisać nazwę wydatku zawartą w treści faktury, e) w kolumnie: kwota – należy wpisać pełną kwotę faktury/rachunku, f) w kolumnie: z tego ze środków pochodzących z dotacji – należy podać wysokość kwoty z faktury/rachunku, która jest rozliczana z dotacji, g) w kolumnie: z tego z finansowych środków własnych lub z innego źródła – należy podać wysokość kwoty faktury/rachunku, która jest rozliczana ze środków własnych lub z innych źródeł.

Przykład L.p.Numer dokumentu księgowego Numer pozycji kosztorysu DataNazwa wydatkuKwota (zł) Z tego ze środków pochodząc ych z dotacji (zł) z tego z finansowyc h środków własnych lub z innych źródeł (zł) 1FV/009977/2009III/ papier300 zł200 zł100 zł

Do sprawozdania należy dołączyć: listy uczestników projektu, publikacje wydane w ramach projektu, raporty, wyniki sportowe, ulotki, plakaty, merytoryczne konspekty szkoleń lub warsztatów, materiały szkoleniowe, dyplomy, zdjęcia itp., jak również konieczne działania prawne (kopie umów, kopie dowodów przeprowadzenia odpowiedniego postępowania w ramach zamówień publicznych). Kserokopie wymienionych dokumentów winny być potwierdzone za zgodność z oryginałem. kserokopie faktur i rachunków dokumentujących poniesione koszty pokryte z dotacji. Dwustronne kserokopie opisanych faktur muszą być obustronnie potwierdzone za zgodność z oryginałem z datą i podpisem osoby uprawnionej. Beneficjent powinien przedstawić do wglądu oryginały dowodów księgowych, które opłacone zostały w całości lub w części ze środków pochodzących z dotacji. Każda z faktur (rachunków) powinna być opatrzona na odwrocie pieczęcią oferenta oraz zawierać sporządzony w sposób trwały opis zawierający informacje: z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta (nr umowy, data jej zawarcie) oraz jakie było przeznaczenie zakupionych towarów, usług lub innego rodzaju opłaconej należności, a także w jakiej części kwota ta została pokryta z otrzymanej dotacji.

Przykład poprawnie opisanej faktury: Potwierdzam transport uczestników obozu w Zakopanem w dniach r. zgodnie z zawartą umową nr 209/PEU.PS/09 z dnia 29 maja r. Z dotacji wydatkowano kwotę: 2400 zł, ze środków własnych: 1600 zł. Pod opisem powinny znaleźć się pieczęcie organizacji oraz pieczęcie i podpisy osób upoważnionych do składania oświadczeń woli w imieniu organizacji.

Środki finansowe na realizację zadania otrzymane z Urzędu Miejskiego w Śremie winny być wykorzystane, a dokumenty księgowe potwierdzające te wydatki winny być wystawione w terminie do 14 dni od daty zakończenia zadania zgodnie z § 9 ust. 1 umowy. Przykład: Termin realizacji zadania: od 5 maja do 31 sierpnia Środki należy wydatkować: do dnia 14 września ostatnie dokumenty księgowe mogą być wystawione z datą: 14 września

Środki finansowe z dotacji, które nie zostaną wydatkowane do tego terminu, zgodnie z § 9 ust. 2 umowy winny być zwrócone wraz z odsetkami na rachunek bankowy Urzędu Miejskiego w Śremie w terminie 14 dni. Przykład: Środki, których nie wydano do dnia 14 września należy zwrócić wraz z odsetkami do dnia 28 września

Wszystkie druki (druk oferty i sprawozdania) oraz instrukcje wypełniania oferty i sprawozdania końcowego zamieszczone są na stronie UM w Śremie: w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) w zakładce: Współpraca z organizacjami pozarządowymiwww.srem.pl