1 Realizacja i rozliczenie projektów w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Opolskiego na lata 2007 – 2013 – Zagadnienia ogólne Dział Rozliczeń Projektów RPO

1. NAJWAŻNIEJSZE OBOWIĄZKI WYNIKAJĄCE Z UMOWY O DOFINANSOWANIE 2. ASPEKTY WPROWADZANIA ZMIAN DO REALIZOWANEGO PROJEKTU 3. WNIOSEK O PŁATNOŚĆ 4. ZAKRES STOSOWANIA PRAWA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

NAJWAŻNIEJSZE OBOWIĄZKI BENEFICJENTA WYNIKAJĄCE Z UMOWY O DOFINANSOWANIE ZABEZPIECZENIE PRAWIDŁOWJ REALIZACJI PROJEKTU: Beneficjent w ciągu 30 dni od dnia zawarcia umowy o dofinansowanie Projektu zobowiązany jest do wniesienia zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy, na kwotę nie mniejszą niż wysokość łącznej kwoty przyznanego dofinansowania. 3

WYODRĘBNIONA EWIDENCJA KSIĘGOWA Do obowiązków Beneficjenta, który jest odpowiedzialny za poprawność wydatkowania całości środków przeznaczonych na realizację projektu, należy prowadzenie dla danego przedsięwzięcia wyodrębnionej ewidencji księgowej. Obowiązek ten powstaje od samego początku realizacji projektu, a nie od momentu podpisania umowy o dofinansowanie. Zasady prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej w przypadku: * ksiąg rachunkowych – pełna księgowość * podatkowej księgi przychodów i rozchodów 4

NAJWAŻNIEJSZE OBOWIĄZKI BENEFICJENTA WYNIKAJĄCE Z UMOWY O DOFINANSOWANIE Beneficjent zobowiązuje się do przedstawiania na żądanie IP II wszelkich dokumentów, pisemnych informacji lub wyjaśnień związanych z realizacją Projektu, w wyznaczonym przez nią terminie. Beneficjent zobowiązuje się zachować określone we Wniosku trwałość projektu i docelowe wartości wskaźników realizacji projektu, przez okres 5 lat od daty jego zakończenia finansowego. W wypadku dofinansowania uzyskanego przez mikro, małych i średnich przedsiębiorców określone we Wniosku trwałość projektu i docelowe wartości wskaźników realizacji projektu, zachowane muszą zostać przez okres 3 lat od daty jego zakończenia finansowego.

NAJWAŻNIEJSZE OBOWIĄZKI BENEFICJENTA WYNIKAJĄCE Z UMOWY O DOFINANSOWANIE Beneficjent zobowiązuje się do poinformowania pisemnie IP II, w terminie 30 dni od dnia podpisania Umowy o wszystkich realizowanych przez siebie w dniu podpisania umowy projektach, finansowanych z funduszy strukturalnych, Funduszu Spójności lub innych funduszy Unii Europejskiej Beneficjent zobowiązuje się do poinformowania pisemnie IP II o rozpoczęciu realizacji, w trakcie obowiązywania Umowy, wszystkich innych projektów współfinansowanych z funduszy strukturalnych, funduszu Spójności lub innych funduszy Unii Europejskiej, w ciągu 30 dni od dnia podpisania umowy o dofinansowanie każdego z takich projektów

ASPEKTY WPROWADZANIA ZMIAN DO REALIZOWANEGO PROJEKTU: 1. Okres realizacji projektu. 2. Rachunek bankowy Beneficjenta. 3. Zmiany wartości poszczególnych kategorii wydatków. 4. Zmiany zakresu rzeczowego projektu. 7

§ 18 ust. 1 „Beneficjent zgłasza w formie pisemnej IP II zmiany dotyczące realizacji Projektu, nie później niż 30 dni przed planowanym Zakończeniem finansowym realizacji Projektu” 8

9 § 3 ust. 1 „Okres realizacji Projektu ustala się na: 1) rozpoczęcie realizacji: ) zakończenie rzeczowe realizacji: ) zakończenie finansowe realizacji: ” § 3 ust. 2 „IP II może zmienić terminy realizacji Projektu, określone w ust. 1, na wniosek Beneficjenta” OKRES REALIZACJI PROJEKTU

§ 1 pkt 14 (stary wzór umowy) / § 1 pkt 16 (nowy wzór umowy) „Ilekroć w niniejszej umowie jest mowa o: (...) „Rachunku bankowym Beneficjenta” – należy przez to rozumieć rachunek bankowy którego posiadaczem jest Beneficjent, nr , nazwa -----, prowadzony w PKO Bank Polski S.A. Oddział I w Namysłowie, na który będzie przekazywana refundacja części poniesionych przez Beneficjenta wydatków kwalifikowanych objętych umową oraz z którego ponoszone są wydatki w ramach projektu” § 18 ust. 14 „Zmiany rachunków bankowych określonych w umowie dokonuje się w drodze aneksu do umowy” 10 RACHUNEK BANKOWY BENEFICJENTA

§ 18 ust. 2 „Zmiany wartości poszczególnych kategorii wydatków lub wskaźników realizacji projektu, określonych we Wniosku, spowodowane czynnikami innymi niż określone w ust. 8 lub 12 wymagają akceptacji IP II” § 18 ust. 3 „O wprowadzeniu zmian, o których mowa w ust. 2, do umowy w formie aneksu decyduje IP II” 11 ZMIANY WARTOŚCI POSZCZEGÓLNYCH KATEGORII WYDATKÓW

§ 3 ust. 4 „Beneficjent jest zobowiązany do zrealizowania pełnego zakresu rzeczowego Projektu zgodnie z Wnioskiem i Umową” § 3 ust. 5 „Zakres rzeczowy jest określony w szczególności w harmonogramie rzeczowo-finansowym projektu (...)” 12 ZMIANY ZAKRESU RZECZOWEGO PROJEKTU

§ 3 ust. 6 „ Możliwe jest wprowadzenie zmian w realizacji projektu, w tym zmian w zakresie rzeczowym projektu pod warunkiem łącznego spełnienia poniższych warunków: 1) zachowania na niezmienionym poziomie, lub zwiększenia wartości wskaźników realizacji projektu określonych we Wniosku, 2) zachowania lub skuteczniejszego osiągnięcia celów projektu określonych we Wniosku, 3) stwierdzenia przez IP II, że wprowadzone zmiany, w tym zmiany zakresu rzeczowego projektu, nie pogorszą jakości oferowanych produktów lub usług lub prowadzić będą do ich polepszenia, 4) zapewnienia racjonalności i celowości wydatkowania środków publicznych przynajmniej na poziomie pierwotnie określonym we wniosku” 13

§ 3 ust. 7 „Wszelkie zmiany o których mowa w ust. 6 wprowadzone mogą być jedynie za uprzednią zgodą IP II z uwzględnieniem § 18 umowy oraz ich zgodności z prawem polskim i wspólnotowym, w szczególności Prawem Zamówień Publicznych lub zasadami określonymi w Umowie dla podmiotów, które nie stosują Prawa Zamówień Publicznych”. 14

§ 2 ust. 17 Wszelkie wydatki w ramach projektu, których poniesienie stało się konieczne po podpisaniu umowy, a których poniesienie jest konieczne w celu prawidłowego zrealizowania projektu, Beneficjent ma obowiązek zgłosić do IP II. IP II może podjąć decyzję o wprowadzeniu tych wydatków do zapisów umowy, lecz jedynie jako wydatków niekwalifikowalnych.

WNIOSEK O PŁATNOŚĆ TERMINY SKŁADANIA WNIOSKU O PŁATNOŚĆ: Beneficjent jest zobowiązany złożyć wniosek o płatność, co najmniej raz na 3 miesiące, jednakże nie częściej niż raz w miesiącu, licząc od momentu podpisania umowy o dofinansowanie. Brak wydatków po stronie Beneficjenta nie zwalnia go z obowiązku przedkładania wniosków o płatność z wypełnioną częścią dotyczącą przebigu realizacji projektu (częścią sprawozdawczą). Wniosek o płatność końcową Beneficjent powinien złożyć w terminie 25 dni od dnia zakończenia finansowego realizacji projektu lub od podpisania umowy o dofinansowanie, jeśli data ta następuje po dacie zakończenia finansowego realizacji prjektu. 16

WYMOGI FORMALNE: Beneficjent sporządza wniosek beneficjenta o płatność w GENERATORZE WNIOSKÓW ( Oryginał formularza wniosku o płatność powinien być podpisany niebieskim tuszem na ostatniej stronie przez osoby upoważnione do reprezentowania wnioskodawcy oraz opatrzony pieczęcią. Do OCRG składany jest jeden egzemplarz wniosku o płatność w wersji papierowej oraz w wersji elektronicznej (format xml i pdf) wraz z wymaganymi załącznikami Beneficjent ma obowiązek przechowywania tego samego egzemplarza złożonego do IP II wniosku beneficjenta o płatność wraz z załącznikami w swojej siedzibie zgodnie z zapisami umowy o dofinansowaie. 17

KOMPLETNOŚĆ ORAZ POPRAWNOŚĆ DOKUMENTACJI Wniosek beneficjenta o płatność wraz z załącznikami: * kopie faktur lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej * kopie dokumentów potwierdzających odbiór urządzeń, sprzętu lub wykonanie prac * w przypadku zakupu sprzętu/urządzeń, które nie zostały zamontowane – kopie protokołów odbioru urządzeń/sprzętu lub przyjęcia materiałów, z podaniem miejsca ich składowania * kopie wyciągów bankowych z rachunku bankowego beneficjenta wskazanego w umowie o dofinansowanie lub przelewów bankowych potwierdzających dokonanie zapłaty za całą wartość faktury/dokumentu księgowego * kopie innych niezbędnych dokumentów potwierdzających i uzasadniających prawidłową realizację projektu oraz potwierdzających, że wydatki zostały poniesione w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów Do każdego wniosku o płatność beneficjent zobowiązany jest dołączyć „Oświadczenie o niewykluczeniu z prawa otrzymania dofinansowania”, którego wzór stanowi załącznik nr 6 do Vademecum Tom III. Do wniosku o płatność końcową - w przypadku nie wykorzystania pełnej kwoty dofinansowania – Beneficjent przedkłada Załącznik nr 3 „Załącznik do wniosku końcowego” 18

WYMAGANIA DOTYCZĄCE DOKUMENTÓW FINANSOWYCH ZAŁĄCZONYCH DO WNIOSKU BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ Oryginały faktur lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej na odwrocie powinny posiadać opis zawierający co najmniej: * numer umowy o dofinansowanie * nazwę projektu * opis związku wydatku z projektem * kwotę wydatków kwalifikowalnych * informację o poprawności formalno-rachunkowej i merytorycznej (podpis i pieczęć) * informację w zakresie stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych * w przypadku, gdy w ramach projektu występuje pomoc publiczna należy zamieścić informację w tym zakresie z podziałem na kwoty objęte pomocą publiczną oraz nieobjęte pomocą publiczną * numer ewidencyjny lub księgowy * w przypadku faktur wystawionych w walucie obcej należy zamieścić datę oraz kurs waluty na dzień przeprowadzenia operacji zakupu oraz datę i kurs waluty na dzień zapłaty Do wniosku o płatność należy załączyć kserokopie faktur potwierdzone za zdodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania beneficjenta ( wraz z datą). 19

Niedopuszczalne jest, aby na kserokopiach faktur lub innych dokumentach księgowych, stanowiących załączniki do wniosku o płatność, znajdowały się zapisy innej treści niż na oryginałach. Faktury oraz inne dokumenty przedłożone do wniosku o płatność wystawione w języku obcym są dopuszczone przez IP II, pod warunkiem, że będą one przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego. Pozostałe załączniki do wniosku o płatność na oryginale powinny posiadać opis zawierający numer umowy oraz nazwę projektu. 20

ZAKRES STOSOWANIA USTAWY PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH W RAMACH RPO WO Ustawa Prawo Zamówień Publicznych z dnia 29 stycznia 2004 roku (Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759) – art. 3, ust. 1, pkt 5 - zwolnienie W sytuacji, gdy na mocy art. 3 ww. Ustawy beneficjent nie jest zobowiązany do jej stosowania, musi pamiętać, że zgodnie z art. 44, ust 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r., Nr157, poz ) „Wydatki publiczne powinny być dokonywane: 1) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad: a. uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów; b. optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów; 2) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań; 3) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.” Wydatki beneficjenta ponoszone w ramach realizacji projektu i podlegające refundacji z udziałem dotacji ze środków publicznych są uznawane jako wydatki publiczne. 21

Beneficjent nie stosujący Ustawy, zgodnie z dokumentem pn. Komunikat Wyjaśniający Komisji dotyczący prawa wspólnotowego obowiązującego w dziedzinie udzielania zamówień, które nie są lub są jedynie częściowo objęte dyrektywami w sprawie zamówień publicznych (Komunikat Komisji Europejskiej opublikowany w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej nr C 179 z dnia 01 sierpnia 2006 r.), jest zobowiązany: Zamieścić ogłoszenie w celu zagwarantowania upublicznienia informacji o zamówieniu, tak aby potencjalni oferenci z siedzibą w innych państwach członkowskich UE mieli dostęp do informacji odnoszących się do zamówienia przed jego udzieleniem i w konsekwencji będą w stanie wyrazić swoje zainteresowanie otrzymaniem zamówienia. Zagwarantować przejrzyste zasady udzielania zamówienia poprzez zapewnienie uczciwych warunków konkurencji wszystkim podmiotom wyrażającym zainteresowanie zamówieniem.

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU W celu spełnienia wymogu upublicznienia informacji o zamówieniu Beneficjent jest zobowiązany do zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w jednym z niżej wymienionych środków publikacji: - Internet (strona internetowa Beneficjenta lub portal internetowy stworzony specjalnie w celu zamieszczania ogłoszeń o niskiej wartości np. portal branżowy) - Krajowe dzienniki urzędowe lub krajowe dzienniki specjalizujące się w ogłoszeniach o zamówieniach publicznych bądź gazety o zasięgu krajowym. - Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej Minimalny zakres ogłoszenia: - Podstawowe informacje dotyczące zamówienia, które ma być udzielone - Sposób udzielenia zamówienia - Zaproszenie do skontaktowania się z Beneficjentem

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU Beneficjent zobowiązany jest do udokumentowania upublicznienia ogłoszenia o zamówieniu. Beneficjent może odstąpić od opublikowania ogłoszenia o zamówieniu, jednak tylko i wyłącznie w uzasadnionych przypadkach, takich jak: - Wystąpienie pilnej konieczności spowodowanej nieprzewidywalnymi wydarzeniami. - Zamówienie z przyczyn technicznych, artystycznych lub związanych z ochroną praw wyłącznych może zostać wykonane jedynie przez określony podmiot gospodarczy. Każdy przypadek odstąpienia od zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu musi zostać zaakceptowany przez IP II.

ZASADY UDZIELENIA ZAMÓWIENIA Niedyskryminacyjny opis przedmiotu zamówienia, który nie powinien odnosić się do określonego wyrobu, szczególnych sposobów postępowania, znaków towarowych, patentów, rodzajów lub specyficznego pochodzenia chyba, że takie odniesienie jest uzasadnione przedmiotem zamówienia i towarzyszą mu słowa „lub równoważne”, Równy dostęp dla podmiotów ze wszystkich państw członkowskich UE. Beneficjent nie może postawić wymogu, aby potencjalni oferenci posiadali siedzibę na terenie Polski. Uznawanie dyplomów, świadectw i innych dokumentów potwierdzających posiadane kwalifikacje w innych państwach członkowskich UE, Odpowiednie terminy, tak aby potencjalni oferenci z innych państw członkowskich UE byli w stanie przygotować i złożyć ofertę. Beneficjent jest zobowiązany do zagwarantowania następujących terminów na złożenie oferty: - nie krótszych niż 3 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia dla wydatku na zakup towaru lub usługi, którego cena netto nie przekracza zł, - nie krótszych niż 5 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia dla wydatku na zakup towaru lub usługi, którego cena netto wynosi od 10 00,01 zł do zł, - nie krótszych niż 7 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia dla wydatku na zakup towaru lub usługi, którego cena netto przekracza zł, - nie krótszych niż 14 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia dla zamówienia na roboty budowlane niezależnie od ich wartości. Przejrzyste i obiektywne podejście w stosunku do wszystkich uczestników postępowania

UDOKUMENTOWANIE POSTĘPOWANIA O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA * Pisemne protokoły z negocjacji handlowych (podpisane przez obie strony) * Pisemne oferty firm konkurencyjnych w stosunku do wykonawcy/ dostawcy, z którym Beneficjent podpisze umowę * Oświadczenie Beneficjenta uzasadniające dokonany wybór

UDOKUMENTOWANIE POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA Beneficjent zobowiązany jest do zgromadzenia i przechowywania następujących dokumentów: - Zakup towaru lub usługi, których cena netto nie przekracza ,00 zł – Oświadczenie uzasadniające dokonany wybór wykonawcy/dostawcy, - Zakup towaru lub usługi, których cena netto przekracza ,00 zł - Pisemne oferty firm konkurencyjnych (tzw. kontroferty) oraz Oświadczenie uzasadniające dokonany wybór wykonawcy/dostawcy, - Zakupu maszyn i urządzeń używanych do wartości zł netto – Oświadczenie uzasadniające dokonany wybór wykonawcy/dostawcy - Zakup maszyn i urządzeń używanych o wartości powyżej zł netto, - Pisemne oferty firm konkurencyjnych (tzw. kontroferty) oraz Oświadczenie uzasadniające dokonany wybór wykonawcy/dostawcy, - Zlecenie robót budowlanych niezależnie od ich wartości - Pisemne oferty firm konkurencyjnych (tzw. kontroferty) oraz Oświadczenie uzasadniające dokonany wybór wykonawcy/dostawcy

DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ Małgorzata Gorska-Kokoszka