© 2013 IBM Corporation Jak efektywnie i bezpiecznie zarządzać majątkiem szpitala Piotr Walenko Cloud & Smarter Infrastructure IBM Region Polska i Kraje Bałtyckie

© 2013 IBM Corporation 2

3 Agenda Co składa się na majątek szpitala? Wyzwania Dyrektora Jak rozwiązać węzeł gordyjski? System IBM Maximo Korzyści biznesowe Propozycja współpracy

© 2013 IBM Corporation 4

5 Apteka Roboty chirurgiczne Urządzenia Systemy IT Laboratoria Budynki Instalacje Pojazdy Odpady

© 2013 IBM Corporation 6 Ludzie

© 2013 IBM Corporation 7 Bycie dyrektorem szpitala – zadanie trudne i odpowiedzialne Presja i odpowiedzialność: Społeczna Finansowa Prawna

© 2013 IBM Corporation 8 „Misją Szpitala Bielańskiego jest udzielanie świadczeń zdrowotnych na możliwie najwyższym poziomie jakości w zakresie dostępnych środkow finansowych, zgodnie z zasadami sztuki medycznej, doświadczeniem personelu, najlepszymi tradycjami, osiągnięciami naukowymi oraz nowymi technologiami medycznymi, w przyjaznych I bezpiecznych warunkach pobytu oraz pracy”

© 2013 IBM Corporation 9 Wyzwania Dyrektora Podział funkcjonalny szpitala na część „białą” i „szarą” Część lecznicza jest już wyciśnięta jak cytryna – ile można oszczędzać? Więcej ciąć się nie da W części administracyjnej nadal można zrobić dużo Bardzo drogi sprzęt – ma pracować, nie stać, jeżeli stoi to nie zarabia, generuje koszty Gdzie jest EKG?! Gdzie jest KTG?! Kto zabrał pompę z sali nr 9?! Lekarze – Dyrektorzy – Hipokrates!

© 2013 IBM Corporation 10 Wyzwania Dyrektora Roszczenia wobec szpitala – jak udokumentować swoją dobrą pracę? Kontrole, audyty, akredytacja, ISO, NIK – jak być zawsze po bezpiecznej stronie? Przejrzystość, transparentność, kontrola – jak ją uzyskać? Kalibracja urządzeń, np. Pompy infuzyjne, wagi aptekarskie, kontrola czerni monitorów NEC, GE innych

© 2013 IBM Corporation 11 Wyzwania Dyrektora Szpitale są zadłużone, szukają oszczędności, dodatkowych źródeł finansowania, optymalizują koszty Lekarze i pielęgniarki pracują na różne umowy, ludzie zmieniają się, rotują – optymalizacja czasu pracy Urząd Ochrony Radiologicznej Główny Inspektorat Sanitarny Logistyka, sprawy zamówień, dostawy sprzętu, leków i odczynników

© 2013 IBM Corporation 12 Wyzwania Dyrektora Utrzymanie infrastruktury w odpowiednim stanie Kontrola firm wykonawczych, dostawców, umowy SLA – czy firma X robi powierzone zadania zgodnie z umową, w wymaganym czasie i za umówione pieniądze? Liczne systemy IT: Asseco, Comarch, CGM, Kamsoft... Inwentaryzacja – jak przeprowadzić ją szybko i sprawnie, bez angażowania dużego zespołu ludzi?

© 2013 IBM Corporation 13 Wyzwania Dyrektora Potrzeba budżetowania, przewidywanie kosztów, dokumentacja kosztów, różne MPK Amortyzacja – czy opłaca się jeszcze trzymać ten sprzęt? A może koszty napraw wielokrotnie już przekroczyły koszty zakupu? Historia serwisu, całkowite koszty posiadania Pacjenci, personel – sprawy ludzkie

© 2013 IBM Corporation 14 Wyzwania Dyrektora Z pewnością każda z siedzących tu osób mogłaby stworzyć swoją własną listę, moglibyśmy dyskutować przez 2 dni i rozmawiać tylko o tym, a i tak nie wyczerpalibyśmy tematu Ciąży na Państwu ogromna odpowiedzialność i presja – rozumiem to jako obywatel, jako człowiek, pacjent oraz pracownik największej na świecie firmy rozwiązującej problemy To co oferuję, to ułatwienie Państwu życia – uproszczenie procesów, zwiększenie niezawodności, minimalizacja przestojów, znalezienie oszczędności finansowych

© 2013 IBM Corporation 15 Jak rozwiązać węzeł gordyjski?

© 2013 IBM Corporation 16 Procedury KontrolaSystem Dyrektor

© 2013 IBM Corporation 17 IBM Maximo – Narzędzie każdego Dyrektora Przejrzystość. Kontrola. Ochrona. 6 podstawowych modułów, dostosowanych do specyficznych wymagań

© 2013 IBM Corporation 18 Maximo wspiera procesy zarządcze w szpitalu Monitoring zadanych parametrów pracy urządzeń medycznych (temperatura, czas, ciśnienie, napięcie) Monitoring parametrów pracy czujek dymu, czadu, gazu, ruchu, zalania w trosce o zdrowie pacjenta Monitoring rozmieszczenia i lokalizacji zasobów medycznych Integracja z systemami przywoławczymi, alarmowymi, telefonią komórkową IBM Maximo – Narzędzie każdego Dyrektora

© 2013 IBM Corporation 19 Dyrektorzy i menedżerowie szpitala wraz z podległymi służbami otrzymują narzędzie wspierające procesy podejmowana decyzji w obszarach: Zarządzanie kosztami, w tym obsługa zasobowego rachunku kosztów Zarządzanie majątkiem szpitala, w tym zasobami medycznymi Zarządzanie obiektami technicznymi szpitala Zarządzanie walidacją dokumentacji technicznej i techniczno-ruchowej Zarządzanie walidacją paszportów technicznych urządzeń i aparatury medycznej Obsługa zgłoszeń awarii urządzeń i sprzętu medycznego IBM Maximo – Narzędzie każdego Dyrektora

© 2013 IBM Corporation 20 Zarządzanie obsługą gwarancyjną i pogwarancyjną urządzeń Monitowanie terminów kalibracji sprzętu medycznego Monitowanie terminów wykonania obowiązkowych przeglądów, wymiany części zamiennych w aparaturze medycznej, legalizacji urządzeń technicznych Zarządzanie harmonogramami dostępności e-usługi dla pacjenta Statystyki napraw, awarii i uszkodzeń sprzętu i aparatury medycznej Zaawansowanego raportowania zarządczego dostarczającego interaktywne raporty, IBM Maximo – Narzędzie każdego Dyrektora

© 2013 IBM Corporation 21 Procedury

© 2013 IBM Corporation 22 IBM Maximo – Korzyści biznesowe 20% oszczędności czasu poprzez skrócenie działań naprawczych, spadek kosztów zużycia materiałów eksploatacyjnych - do 10% Obniżenie kosztów napraw urządzeń dzięki wykorzystaniu umów gwarancyjnych % Optymalizacja wykorzystania sprzętu medycznego – zmniejszenie przestojów dzięki prewencyjnym przeglądom i naprawom - średnio o 18% Obniżenie wymaganego poziomu zapasów - do 30%, spadek kosztów utrzymania zapasów - do 20% Skrócenie czasu potrzebnego na inwentaryzację – do 2-3 dni

© 2013 IBM Corporation 23 IBM Maximo – Korzyści biznesowe Wzrost wykorzystania efektywnego czasu pracy personelu od 10 do 30% Większa dostępność personelu dzięki integracji wszystkich grafików pracy w centralnym systemie zarządzania zasobami szpitala Wprowadzenie standardów oceny efektywności pracy personelu w oparciu o rachunek kosztów i przychodów Wsparcie oceny efektywności przedsięwzięć inwestycyjnych, ograniczenie ryzyka nieuzasadnionych zakupów o 3-5% Monitorowanie procesów inwestycyjnych, wczesne ostrzeganie o zagrożeniach – do 20% budżetu

© 2013 IBM Corporation 24 IBM Maximo – Korzyści biznesowe Jedno narzędzie do centralnego zarządzania działalnością i funkcjami pozamedycznymi szpitala Zarządzanie stanami magazynowymi oraz umowami Kontrola personelu medycznego oraz pacjentów Pełna świadomość kosztów funkcjonowania szpitala Zaawansowane funkcje raportowania i sprawozdawczości dla sprawnego zarządzania Łatwo integruje się z systemami szpitala dla osiągnięcia jak największej funkcjonalności (HIS, FK, BMS, ochrona obiektu, system przywoławczy)

© 2013 IBM Corporation 25 IBM Maximo – Korzyści biznesowe Poprawa jakości świadczonych usług – lepsza dostępność lekarzy i sprzętu Poprawa bezpieczeństwa pacjentów - zapobieganie niedoborowi sprzętu w wymaganym miejscu Większa efektywność pracowników, morale i zgodności z wymogami regulacyjnymi poprzez możliwość zlokalizowania urządzenia szybko i łatwo Większa wydajność sprzętu: precyzyjna kalibracja, konserwacja na czas, a dzięki temu większa efektywność działania Pełna świadomość kosztów funkcjonowania szpitala Poprawa płynności finansowej

© 2013 IBM Corporation 26 IBM Maximo – Korzyści w pigułce Przejrzystość Kontrola Ochrona Wzrost zysku Redukcja kosztów Redukcja ryzyka Innowacyjność

© 2013 IBM Corporation 27

© 2013 IBM Corporation 28 Referencje Maximo używane jest w ponad 300 szpitalach na świecie!

© 2013 IBM Corporation 29 Opracowanie w pierwszym etapie mapy wszystkich kluczowych procesów biznesowych szpitala, będących przedmiotem wsparcia ze strony IT Wdrożenie na zasadzie pilotażu jednego wybranego procesu biznesowego Zarządzanie personelem Inwentaryzacja zasobów majątkowych Gospodarka lekami Controlling finansowy Monitoring środowiska pracy urządzeń Zarządzanie aparaturą medyczną i infrastrukturą Ocena uzyskanych efektów oraz ewentualnych modyfikacji w procesie wdrażania kolejnych procesów Elastyczne finansowanie Propozycja współpracy

© 2013 IBM Corporation 30

© 2013 IBM Corporation 31 © 2013 IBM Corporation 31