„Czas to pieniądz” Materiały na radę szkoleniową

Prezentacja na temat: "„Czas to pieniądz” Materiały na radę szkoleniową"— Zapis prezentacji:

1 „Czas to pieniądz” Materiały na radę szkoleniową
przygotowała: Beata Papiewska –Haberman

2 Szkoła zarządzająca czasem ucznia
Czas ma niezwykłe właściwości: jest dobrem rzadkim, nie można go sprzedać, zaoszczędzić ani zmagazynować, nie daje się pomnożyć stale i nieodwołalnie biegnie naprzód- upływa! „Czas to pieniądz”

3 Cele : A-wskazać przyczyny złej organizacji pracy B- formułować cele w sposób konkretny, jasny i motywujący C- planować swój czas (plany dniowe tygodniowe, miesięczne) D-wskazać sposoby kwalifikacji zadań do wykonania Treści programowe: -Rozwijanie zdolności myślenia analitycznego i syntetycznego. -Planowanie, organizowanie i ocenianie własnej nauki, -przyjmowanie za nią odpowiedzialności

4 Biblografia J. Adair, Anatomia biznesu — Zarządzanie czasem,
EMKA, 2000 H. Bieniok, Zarządzanie czasem, Agencja Wydawnicza Placet, Warszawa 1999 E. C. Bliss, Jak gospodarować swoim czasem, Podsiedlik-Reniowski i S-ka, Poznań 1992 S. Borowska, Wykorzystać sekundy. Zarządzanie czasem, Wyd. Akad. „Żak”, Warszawa 2004 B. Clegg, Błyskawiczne zarządzanie czasem, IFC PRESS, 2000 D. Fontana, Zarządzanie czasem, PWN, Warszawa 1999 Lakein A., Być panem swego czasu i swego życia, Ethos, Warszawa–Olsztyn 1992 L. J. Seiwert, Zarządzanie czasem—bądź panem własnego czasu, AW Placet, Warszawa 1998

5 Materiał pomocniczy nr 1
Tort „24 godzinny”

6 materiał pomocniczy nr.2 „ komentarz nauczyciela”
Od czasu rewolucji przemysłowej czas traktowany jest jako wielkość ekonomiczna. Można go oceniać według kryterium wydajności. W społeczeństwach, w których rozwój gospodarczy wymusza ustawiczne myślenie o realizacji zadań czas stał się bardzo cennym zasobem. Granice między życiem prywatnym a pracą zawodową ulegają zatarciu, ponieważ dzień pracy wydłuża się lub skraca w zależności od potrzeb indywidualnych i organizacyjnych. Każdy z nas posiada ograniczony potencjał energii, a o sukcesie decyduje to, w jaki sposób się tę energię wykorzysta. Zawieście w widocznym miejscu hasło: „Liczy się nie to, ile czasu pracujesz, ale jak wydajnie”. Zarządzanie czasem to planowanie i sterowanie czasem, jaki mamy do dyspozycji, a nie dawanie się opanować upływowi czasu w stopniu, który zacznie nam uniemożliwiać normalne funkcjonowanie. Zarządzanie czasem to świadome sterowanie nim, które umożliwia koncentrację na najważniejszych zadaniach i pozwala ograniczyć straty czasu.

7 Korzyści wynikające z umiejętności organizowania i zarządzania czasem
Materiał pomocniczy nr3 Wzrost kreatywności Wzrost wydajności nauki i pracy Mniejsze zagrożenie chorobami wywołanymi stresem Większe prawdopodobieństwo realizacji celów, na których Ci zależy Większe zadowolenie z wykonywanych zadań Większa motywacja Czas na realizację zadań naprawdę ważnych Mniej popełnianych błędów Więcej czasu tylko dla siebie Realistyczne wyznaczanie i dotrzymywanie terminów, określanie ilości potrzebnego czasu Rezerwy czasu na rzeczy nieprzewidziane Szybsze załatwianie spraw przez grupowanie zadań w bloki Unikanie pustych przebiegów czasowych

8 Metody i techniki planowania
Materiał pomocniczy nr4 Planowanie czasu ma na celu wykorzystanie go na jeden z dwóch sposobów: — poświęcenie czasu na czynności o największej zyskowności lub — osiągnięcie celów przy najmniejszym nakładzie czasu. Proces planowania ma jednak ograniczenia. W pewnym momencie osiągany jest poziom optymalny, od którego czas poświęcony na planowanie przestaje być efektywny (przesadne planowanie).

9

10 Zgodnie z tą regułą na każdy okres do zaplanowania należy przeznaczyć nie więcej niż 1% czasu na samo planowanie (np. w planie dnia 5–10 minut na samo planowanie). Te minuty poświęcone na planowanie przynoszą w ciągu dnia około godzinę zaoszczędzonego czasu. W ciągu tygodnia można w ten sposób zaoszczędzić niemal cały dodatkowy dzień pracy — bez faktycznego wydłużania czasu pracy. Parametrami określającymi dobrze postawiony cel są cechy nazywane akronimem SMART, pochodzącymi od angielskich słów: Specific (dokładny) Measurable (mierzalny) Achievable (osiągalny) Realistic (realny) Time oriented (zorientowany w czasie). Wyniki badań (Damond Burton, 1983, Pearson, Tweddle, 1984) wykazały, że ludzie, którzy efektywnie stosują techniki stawiania celów: mniej cierpią z powodu stresu i niepokojów lepiej się koncentrują przejawiają do siebie więcej zaufania efektywniej działają potrafią kontrolować postępy

11 Żelazne zasady planowania
Reguła 60 : 40 -Zaplanuj jedynie 60% czasu pracy. Pozostałe 40% wypełnią czynności nieoczekiwane (20%) i spontaniczne(20%). -W ośmiogodzinnym dniu pracy planuje się maksymalnie pięć godzin. Sporządzaj plany na piśmie -Plany, które istnieją jedynie w głowie tracą przejrzystość i łatwo o nich zapomnieć. -Plan pisemny odciąży pamięć -Plan pisemny daje psychologiczny efekt automotywacji -Plan pisemny pozwala się lepiej skoncentrować -Plan pisemny pozwala na koncentrację podświadmości -Plan pisemny pozwala nie gubić niezałatwionych spraw

12 Dobrze sformułowany cel powinien być:
Planuj realistycznie Należy planować tyle zadań, ile możemy zrealizować Terminy wykonania Należy wyznaczyć ostateczne terminy załatwiania poszczególnych spraw Redukuj zakłócenia Szczególnie należy rezerwować sobie dłuższy, niezakłócony czas na wykonywanie większych, trudniejszych zadań Efektywność planowania wiąże się z określeniem jasnych i jednoznacznych celów. Dobrze sformułowany cel: np.: Chcę w tym semestrze uzyskać czwórkę z chemii. źle sformułowany cel: np.: Chcę uzyskać dobrą ocenę z chemii. Dobrze sformułowany cel powinien być: konkretny i wymierny realny możliwy do zaplanowania możliwy do skontrolowania

13 Materiał pomocniczy nr 5
Czas ucieka bezpowrotnie Czas jest niepowtarzalny Czasu nie można użyć dwa razy Czas to pieniądz Czas to życie Czas jest niezmienny Czasu nie można rozmnożyć Czasu nie można zmagazynować Czas jest nie do kupienia

14 Hierarchizacja działań
Materia pomocniczy nr6 to: określenie, jaki stopień ważności ma konkretne zadanie, jest przyznawaniem mu priorytetu. Wartościowanie według priorytetów umożliwia codzienne wykonanie najważniejszych zadań

15 Pytania, które mogą pomóc ustalić priorytetowe zadania A:
Czy przez wykonanie tego zadania zostanie załatwionych od razu kilka spraw? Które zagadnienie może być decydujące w realizacji ogólnego celu? Które zadanie przyniesie największą korzyść? Które zadanie, jeżeli nie zostanie zrealizowane, przyniesie najbardziej negatywny skutek?

16 Analiza ABC Najlepszym sposobem porządkowania zadań i aktywności jest określanie priorytetów za pomocą analizy ABC. Pytania, które mogą pomóc ustalić priorytetzadani priorytet Ważność zadania Rezerwa czasu w 8-godzinnym dniu pracy Kto wykonuje zadanie Stopień osiągnięcia sukcesu A Jest najważniejsze 15% 3 godzinny sam 65% B Może zostać wykonane w drugiej kolejności 20 % 1 godzina Sam, ewentualnie zlecam 20% C Jest małoważne lub ma charakter rutynowy 65% 45 – 60 minut Jeżeli można zlecam 15%

17 Zasada Pareto Vilfredo Pareto (1848–1923), ekonomista włoski stwierdził, że 20% ludności jest właścicielami 80% majątku narodowego. Tę relację 20:80 można zaobserwować w innych dziedzinach: W dużych przedsiębiorstwach 20% całej gamy produktów przynosi 80% zysku 20% czasu narady wpływa na 80% ustalonych wniosków końcowych 20% objętości codziennej gazety pozwala zapoznać się z 80% najważniejszych wydarzeń 80% wszystkich absencji w zakładzie pracy wynika z nieobecności 20% pracowników Zanotowanie 20% treści wykładu lub referatu pozwala zapamiętać 80% jego treści

18 zabierze aż 80% skuteczności.
80 % czasu % mało istotne zadania wyników ( B, C) 20% czasu % Zasadnicze zadania wyników ( A) Planując poszczególne zadania w ciągu dnia, należy tak podzielić czas, żeby 20% czasu było przeznaczone na wykonanie najważniejszych zadań, gdyż w ten sposób można osiągnąć 80% skuteczności. Ich niewykonanie zabierze aż 80% skuteczności. Natomiast niewykonanie spraw drugorzędnych obniży skuteczność jedynie o 20%. Dzień pracy należy rozpoczynać od zasadniczych zadań, a następnie przechodzić do załatwiania wielu

19 Zasada Eisenhowera Amerykański generał Dwight Dawid Eisenhower (1890–1969) zaproponował zasadę określania priorytetów, opartą na rozróżnieniu dwóch wartości: tego, co pilne i tego, co ważne WAŻNOŚĆ PILNOŚĆ Jeżeli jakieś zadanie uważasz za trudne lub nie masz go ochoty wykonywać, a jest to zadanie ważne —wykonaj je jak najszybciej. Problem nierozwiązany znajduje się cały czas w podświadomości, jest źródłem stresu i uniemożliwia skuteczną realizację innych zadań. ZADANIA BARDZO WAŻNE ALE MNIEJ PILNE B WPROWADZIĆ DO PLANU Z KREŚLENIEM TERMINU ZADANIA BARDO PILNE I WAŻNE A WYKONAĆ OD RAZU SAMODZIELNIE ZADANIA ANI WAŻNE ANI PILNE D ODŁOŻYĆ NA PÓŹNIEJ LUB ZREZYGNOWAĆ ZADANIA MNIEJ WAŻNE ALE PILNE C DELEGOWAĆ I REDUKOWAĆ

20 Prawo Parkinsona Autor tego prawa próbuje udowodnić, że praca wypełnia cały czas przeznaczony na jej wykonanie. Jeżeli na napisanie wypracowania przeznaczysz trzy godziny, to dokładnie tyle czasu ci to zajmie. Jeżeli jednak zaplanujesz, że zrobisz to w 1,5 godziny — to także na pewno zdążysz. Im mniej czasu przeznaczymy na zadania, tym szybciej będziemy musieli je wykonać. Zwiększona efektywność murowana! Pamiętaj!!! Nie jesteś w stanie i nie musisz robić wszystkiego! Priorytety pomogą ci skoncentrować się na sprawach najważniejszych.

21 ZŁODZIEJE CZASU ROBIENIE WSZYSTKIEGO NA RAZ materiał pomocniczy nr 7
NIEDOSTATECZNA ZNAJOMOŚC ZADAŃ I CZYNNOŚCI NIEWLAŚCIWY ROZKŁAD DNIA MGLISTE CELE BRAK PRIORYTETÓW PAPIERKOWA ROBOTA „ZAWALONE BIURKO” BRAK SEGREGOWANIA DOKUMENTÓW POSZUKIWANIE NOTATEK I.T.P. OBOJĘTNY STOSUNEK DO PRACY ORGANIZACJA ZESPOŁU NIEZAPLANWANI GOŚCOIE ROZMOWY TELEFONICZNE NIEUMIEJĘTNOŚC MÓWIENIA NIE NIEPEŁNE INFORMACJE BRAK SAMODYSCYPLINY NIEKOŃCZENIE SPRAW BRAK KOMUNIKACJI I JEJ NADMIAR PRYWATNE POGAWĘDKI ODWRACANIE UWGI HAŁAS PRZEDŁUŻAJĄCE SIĘ POSIEDZENIA BRAK PRZYGOTOWANIA POŚPIECH ZNIECIERPLIWIENIE ZA DUŻO NOTATEK CHĘĆ POSIADANIA INFORMACJI O WSZYSTKIM CZAS OCZEKIWANIA

22 Wykorzystaj czas na pracę; to jest cena twego sukcesu
Materiały pomocnicze nr 8 Czas to pieniądz Wykorzystaj czas na pracę; to jest cena twego sukcesu Wykorzystaj czas na myślenie; to jest źródło twej siły Wykorzystaj czas na zabawę; to jest tajemnica twojej młodości Wykorzystaj czas na czytanie; to jest podstawa twojej wiedzy Wykorzystaj czas i bądź miły; to jest brama do pełnego szczęścia Wykorzystaj czas na marzenia; to jest droga do gwiazd Wykorzystaj czas na kochanie; to jest czysta radość życia Wykorzystaj czas i bądź wesoły; to jest muzyka twojej duszy

23 Uczeń powinien: wskazać przyczyny złej organizacji pracy formułować cele w sposób konkretny, jasny i motywujący planować swój czas (plany dniowe, tygodniowe, miesięczne) wskazać sposoby kwalifikacji zadań do wykonania Treści programowe: Rozwijanie zdolności myślenia analitycznego i syntetycznego. Planowanie, organizowanie i ocenianie własnej nauki, przyjmowanie za nią odpowiedzialności. Metody: Burza mózgów mini wykład prezentacje sesje plakatowe praca w grupach praca indywidualna Pojęcia kluczowe: Planowanie reguła SMART reguła 60:40 zasada Pareto Materiały pomocnicze: nr 1 — „Tort 24 godziny”; nr 2 — Komentarz nauczyciela nr 3 — Foliogram „Korzyści wynikające z umiejętności organizowania i zarządzania czasem” nr 4 — Metody i techniki planowania nr 5 — Plakat „Czas” nr 6 — Hierarchizacja działań nr 7 — Plakat „Złodzieje czasu” nr 8 — Czas to pieniądz Cele: Uczeń powinien: wskazać przyczyny złej organizacji pracy formułować cele w sposób konkretny, jasny i motywujący planować swój czas (plany dniowe, tygodniowe, miesięczne) wskazać sposoby kwalifikacji zadań do wykonania Tres´ci programowe: Rozwijanie zdolnooeci myoelenia analitycznego i syntetycznego. Planowanie, organizowanie i ocenianie własnej nauki, przyjmowanie za nią odpowiedzialnooeci. Metody: Burza mózgów miniwykład prezentacje sesje plakatowe praca w grupach praca indywidualna Poje˛cia kluczowe: Planowanie reguła SMART reguła 60:40 zasada Pareto Materiały pomocnicze: nr 1 — „Tort 24 godziny”; nr 2 — Komentarz nauczyciela nr 3 — Foliogram „Korzyoeci wynikające z umiejętnooeci organizowania i zarządzania czasem” nr 4 — Metody i techniki planowania nr 5 — Plakat „Czas” nr 6 — Hierarchizacja działań nr 7 — Plakat „Złodzieje czasu” nr 8 — Czas to pieniądz

24 Proponowany przebieg lekcji
1. Na początku zajęć posadź uczniów przy stolikach zadaniowych, zwracając uwagę, aby powstały równoliczne grupy. Rozdaj materiał pomocniczy nr 1 i poproś by każdy wybrał typowy dzień swojego życia i zaznaczył na tarczy dobowej, ile czasu zajmują poszczególne czynności; spanie, jedzenie, nauka, hobby itp. Uczniowie porównują swoje „torty” z innymi. Zapytaj, czy chcieliby mieć więcej czasu na jakieś zajęcia? Czy wiedzą, jak to zrobić? 2. Skomentuj problem, przydatny będzie materiał pomocniczy nr 2. 3. Poproś uczniów, aby w grupach metodą burzy mózgów wykonali plakat „Korzyści z planowania czasu”. Określ czas pracy — ok.10 minut, następnie zaproś przedstawicieli grup do prezentacji plakatów na forum klasy. Podsumuj pracę uczniów korzystając z własnych doświadczeń i materiału pomocniczego nr 3. 4. Poleć uczniom, aby wynotowali na kartce to, co chcą lub muszą zrobić w ciągu następnego dnia. W notatce należy zwrócić uwagę na (wytyczne umieść na plakacie zawieszonym w widocznym miejscu): — Zadania wynikające z planu miesięcznego i tygodniowego — Sprawy nie załatwione z poprzedniego dnia — Nowe zadania, które pojawiły się w ciągu dnia — Terminy, które muszą być dotrzymane — Zadania powracające regularnie Po sporządzeniu listy daj uczniom chwilę na porównanie i konsultacje w grupie.

25 5. Poproś o ocenę czasu trwania wypisanych czynności:
— Obok każdego zadania należy określić w przybliżeniu czas, niezbędny do jego wykonania. — Na koniec należy zsumować całkowite zapotrzebowanie na czas, który planujemy zagospodarować następnego dnia 6. W następnej części zajęć przedstaw uczniom zasady planowania, wykorzystując materiał pomocniczy nr 4 7. Poproś uczniów, aby w domu zaplanowali następny dzień wykorzystując sporządzoną listę zadań i biorąc pod uwagę zasady planowania, o których była mowa na lekcji. 8. Na zakończenie podsumuj lekcję przypominając najważniejsze elementy i zasady planowania. Dziękując za udział w zajęciach, poproś uczniów, aby wybrali sobie jedno hasło z plakatu (materiał pomocniczy nr5). 9. Następne zajęcia zacznij od dyskusji na temat indywidualnie wybranych haseł; dlaczego uczeń dokonał takiego wyboru, jak rozumie to hasło itp. 10. Zapytaj uczniów, jak zaplanowali swoje zajęcia zgodnie z poznanymi regułami i jak przebiegała ich realizacja. Poproś chętne osoby o zaprezentowanie swoich planów i omówienie trudności w realizacji. 11. Podkreśl, że planowania można i trzeba się uczyć, przydatne do tego będą zasady, które przedstawisz na dzisiejszych zajęciach (materiał pomocniczy nr 6). 12. Poproś, aby uczniowie, stosując jedną z poznanych metod hierarchizacji zadań, posegregowali zadania na następny tydzień. W trakcie pracy podpowiadaj, jak dokonać podziału przypominając pytania, które mogą pomóc ustalić priorytetowe zadania. Zachęć do prezentacji na forum kilku indywidualnych podziałów. 13. Powiedz uczniom, że realizację planów utrudniają tzw. pożeracze lub złodzieje czasu. Poleć wykonanie plakatu w grupach pod tytułem „Złodzieje czasu”. Podsumuj prezentację plakatów własnymi przemyśleniami i informacjami dotyczącymi najczęściej występujących „złodziei czasu” według pracowników różnych firm (materiał pomocniczy nr 7). 14. Na zakończenie, życząc szybkiej i skutecznej nauki planowania, powieś plakat i odczytaj go uczniom (materiał pomocniczy nr 8).

26 Koniec