Pobieranie prezentacji. Proszę czekać

Pobieranie prezentacji. Proszę czekać

URZĄD MIASTA RYBNIKA czyli taniej, szybciej, skuteczniej Doręczanie korespondencji za pośrednictwem gońców.

Podobne prezentacje


Prezentacja na temat: "URZĄD MIASTA RYBNIKA czyli taniej, szybciej, skuteczniej Doręczanie korespondencji za pośrednictwem gońców."— Zapis prezentacji:

1 URZĄD MIASTA RYBNIKA czyli taniej, szybciej, skuteczniej Doręczanie korespondencji za pośrednictwem gońców

2 Liczba dzielnic – 27 Liczba mieszkańców – 141 tys. Liczba podmiotów gospodarczych – 11 tys. DANE PODSTAWOWE Rybnik w liczbach Województwo Śląskie Obszar – 148,1 km 2

3 Tańsze, szybsze i skuteczne dotarcie z informacją jako ważny element kompleksowego systemu obsługi Klientów w Urzędzie Miasta Rybnika

4 SYSTEM DDM 9000 Informatyczny System Zarządzania Obiegiem Spraw i Dokumentów Rejestrowanie korespondencji Zakładanie spraw, rejestry kancelaryjne Informacja wewnętrzna Zamówienia publiczne, umowy, uchwały Rady Miasta, zarządzenia Prezydenta Miasta

5 Informatyczny System Zarządzania Obiegiem Spraw i Dokumentów Procedury ISO, poziom dostępu do dokumentów Rezerwacja sal, zamówienia na materiały biurowe Nagroda Prace nad zintegrowaniem z programem gońcy SYSTEM DDM 9000

6 CERTYFIKAT ISO Certyfikat systemu jakości na zgodność z normą PN-EN ISO 9001:2001 Przyznany w czerwcu 2001 r. Przedłużony w czerwcu 2004 r. Zapewnienie sprawnej i kompe- tentnej realizacji zadań urzędu Wyjście w stronę mieszkańców Gromadzenie i wykorzystywanie wiedzy o potrzebach i oczekiwaniach Klienta

7 Punkt informacyjny Sale obsługi Klientów z elektronicznym systemem kolejkowym Jednolity system informacyjny W pełni przystosowany do obsługi osób niepełnosprawnych BUDYNEK PRZYSTOSOWANY DO OBSŁUGI KLIENTA

8 PROGRAM STANDARD OBSŁUGI KLIENTA Umiejętność prowadzenia rozmów Sposoby postępowania z Klientem Wygląd i strój Ankiety badające potrzeby i oczekiwania Klienta Szkolenia

9 WIRTUALNE BIURO Pełne opisy przeszło 150 spraw załatwianych w Urzędzie Miasta Możliwość pobrania wniosków Pełny rejestr działalności gospodarczej i wydanych koncesji

10 RPIC - Szczegółowa informacja o terenie - Powiązanie EGB, mapy, Pesel - Powiązanie z danymi wydziałowymi - Centrum Zarządzania Kryzysowego SIT - Elektroniczne załatwianie spraw - Systemy obiegu dokumentów - Wymiana danych UM-KW-US-ZUS E-URZĄD - Telecentra, infokioski - Płatności elektroniczne - Sieć szkieletowa - Monitoring miasta - e-Biblioteki - e-Nauczanie SPOŁECZEŃSTWO INFORMACYJNE PROJEKT RYBNICKA PLATFORMA INFORMACJI CYFROWEJ

11 CELE WDROŻENIA Obniżenie kosztów w stosunku do Poczty Polskiej Zwiększenie skuteczności doręczenia Skrócenie czasu od wysłania korespondencji do otrzymania informacji zwrotnej Inne: wybory, akcja podatkowa, projekty inwes- tycyjne, świadczenia rodzinne, sprawy porządkowe

12 DEFINICJA GOŃCA Nie doręczyciel, ale urzędnik (wysunięta placówka Urzędu w terenie) Pomaga, zbiera i przekazuje informacje Uprzejmy, schludny, kompetentny Osoba spośród lokalnej społeczności

13 PUŁAPKI WDROŻENIA Przygotowanie koncepcji Zasady naboru Szkolenia Podział miasta na rejony Racjonalne wyliczenie obciążenia pracą Lista rezerwowa Zastępstwa Bieżące analizy pracy, ankiety, kontrole Comiesięczne spotkania

14 Doręczanie całej korespondencji Praca popołudniami Każda korespondencja ze zwrotką Trzykrotne próby doręczenia (o różnych godzinach) Każda przesyłka rejestrowana w komputerze Rozliczenia w następnym dniu ŻELAZNE ZASADY PRAKTYKI

15 Pełne koszty praktyki w 2003 r. – zł Liczba przesyłek w 2003 r. – Liczba podatków w 2003 r. – Zwroty w 2003 r. – 1126 Oszczędności w 2003 r. – zł NIECH PRZEMÓWIĄ LICZBY Oszczędności

16 NIECH PRZEMÓWIĄ LICZBY Ilość korespondencji

17 NIECH PRZEMÓWIĄ LICZBY Ilość podatków

18 NIECH PRZEMÓWIĄ LICZBY Korespondencja nieodebrana

19 DLACZEGO GOŃCY? Rozwiązanie proste Usprawnia i upraszcza pracę Urzędu Szybkie efekty wdrożenia (finansowe i pozafinansowe) Możliwe do zastosowania z marszu w każdym urzędzie Rozwiązanie dla ludzi i z ludźmi A dlaczego nie?


Pobierz ppt "URZĄD MIASTA RYBNIKA czyli taniej, szybciej, skuteczniej Doręczanie korespondencji za pośrednictwem gońców."

Podobne prezentacje


Reklamy Google