Pobieranie prezentacji. Proszę czekać

Pobieranie prezentacji. Proszę czekać

Plan wdrażania systemu e-Obiegu MunSol dla Urzędu Miejskiego w Gogolinie (pilotaż) Projekt eUrząd dla mieszkańca Opolszczyzny.

Podobne prezentacje


Prezentacja na temat: "Plan wdrażania systemu e-Obiegu MunSol dla Urzędu Miejskiego w Gogolinie (pilotaż) Projekt eUrząd dla mieszkańca Opolszczyzny."— Zapis prezentacji:

1 Plan wdrażania systemu e-Obiegu MunSol dla Urzędu Miejskiego w Gogolinie (pilotaż) Projekt eUrząd dla mieszkańca Opolszczyzny

2 Plan wdrożenia platformy e-Obiegu dokumentów - MunSol Tydzień luty 2007 spotkanie pilotażowych JST w Urzędzie Miejskim w Gogolinie w dniu spotkanie pilotażowych JST w Urzędzie Miejskim w Gogolinie w dniu Tydzień luty 2007 zapoznanie się z aplikacją MunSol poprzez testy na kursach e-learningowych zapoznanie się z aplikacją MunSol poprzez testy na kursach e-learningowych analiza podziału obowiązków przy wdrożeniu MunSol dla Wojciecha Olendra oraz Damiana Ościsławskiego analiza podziału obowiązków przy wdrożeniu MunSol dla Wojciecha Olendra oraz Damiana Ościsławskiego Tydzień luty 2007 zarejestrowanie pracowników Urzędu Miejskiego w Gogolinie do platformy e-learningowej zarejestrowanie pracowników Urzędu Miejskiego w Gogolinie do platformy e-learningowej przekazanie loginów i haseł pracownikom Urzędu Miejskiego w Gogolinie przekazanie loginów i haseł pracownikom Urzędu Miejskiego w Gogolinie przekazanie dostarczonych informacji od Siemens dla pracowników Urzędu Miejskiego w Gogolinie przekazanie dostarczonych informacji od Siemens dla pracowników Urzędu Miejskiego w Gogolinie luty szkolenie 45 min. w małych grupach luty szkolenie 45 min. w małych grupach wprowadzenie struktury organizacyjnej do programu MunSol wprowadzenie struktury organizacyjnej do programu MunSol Tydzień 26 luty – 15 marzec 2007 Szkolenie pracowników dla poszczególnych grup: kierownictwa urzędu kierownictwa urzędu naczelników naczelników punktów podawczych punktów podawczych pracowników urzędów pracowników urzędów kierowników i dyrektorów jednostek podległych kierowników i dyrektorów jednostek podległych Biura Rady Miejskiej w Gogolinie Biura Rady Miejskiej w Gogolinie - wprowadzania danych do systemu MunSol - wprowadzania danych do systemu MunSol - dekretacja zarejestrowanych danych (pomiędzy pracownikami) - dekretacja zarejestrowanych danych (pomiędzy pracownikami)

3 Plan wdrożenia platformy e-Obiegu dokumentów - MunSol I Etap Zainstalowanie aplikacji na serwerze Zainstalowanie aplikacji na serwerze Zainstalowanie aplikacji na wybranych komputerach urzędu Zainstalowanie aplikacji na wybranych komputerach urzędu II Etap Powołanie zespołu wdrożeniowego platformy MunSol Powołanie zespołu wdrożeniowego platformy MunSol Wprowadzenie listy użytkowników do platformy e- learningowej Wprowadzenie listy użytkowników do platformy e- learningowej Wprowadzenie listy użytkowników MunSol Wprowadzenie listy użytkowników MunSol Wprowadzenie struktury organizacyjnej urzędu z uwzględnieniem jednostek podległych oraz tzw. Biura podawczego Wprowadzenie struktury organizacyjnej urzędu z uwzględnieniem jednostek podległych oraz tzw. Biura podawczego Przypisanie ról do profili w systenie Przypisanie ról do profili w systenie Przypisanie pracowników do struktury organizacyjnej oraz nadanie mu odpowiedniego profilu Przypisanie pracowników do struktury organizacyjnej oraz nadanie mu odpowiedniego profilu Zdefiniowanie słowników występujących w urzędzie Zdefiniowanie słowników występujących w urzędzie Źródło: Zarządzenie UMiG Krapkowice

4 III Etap Testowanie programu MunSol z wybranymi grupami pracowników Testowanie programu MunSol z wybranymi grupami pracowników Szkolenia dla poszczególnych grup pracowników Szkolenia dla poszczególnych grup pracowników Szkolenia dla pracowników Biur podawczych Szkolenia dla pracowników Biur podawczych Testowanie aplikacji w poszczególnych wydziałach Testowanie aplikacji w poszczególnych wydziałach IV Etap Weryfikacja poprawności obsługi aplikacji Weryfikacja poprawności obsługi aplikacji Ostateczny odbiór i zakończenie wdrożenia w urzędzie Ostateczny odbiór i zakończenie wdrożenia w urzędzie Wyczyszczenie wybranej części bazy testowej Wyczyszczenie wybranej części bazy testowej Weryfikacja wprowadzonej struktury organizacyjnej Weryfikacja wprowadzonej struktury organizacyjnej Weryfikacja wprowadzonych pracowników oraz nadanych im uprawnień Weryfikacja wprowadzonych pracowników oraz nadanych im uprawnień Archiwizacja dzienników pism, spraw i kontaktów Archiwizacja dzienników pism, spraw i kontaktów Wydanie zarządzenia burmistrza o wprowadzeniu zmian w regulaminie organizacyjnym urzędu Wydanie zarządzenia burmistrza o wprowadzeniu zmian w regulaminie organizacyjnym urzędu V Etap Rozpoczęcie prac na aplikacji MunSol Rozpoczęcie prac na aplikacji MunSol Źródło: Zarządzenie UMiG Krapkowice

5 Szkolenie pracowników dla poszczególnych grup: Kierownictwa urzędu, Kierownictwa urzędu, Naczelników, Naczelników, Kierowników i dyrektorów jednostek podległych, Kierowników i dyrektorów jednostek podległych, Punktów (biur) podawczych, Punktów (biur) podawczych, Pracowników urzędów, Pracowników urzędów, Biura Rady Miejskiej w Gogolinie. Biura Rady Miejskiej w Gogolinie.

6 Teoria a praktyka? Urząd zwykle nie posiada tzw. Urząd zwykle nie posiada tzw. BIURA PODAWCZEGO Rozwiązanie ? REORGANIZACJA PRACY Założenia: jedno Biuro podawcze Praktyka: 5 biur podawczych

7 Kodeks postępowania administracyjnego Art.35. § 1.Organy administracji publicznej obowiązane są załatwić sprawy bez zbędnej zwłoki. Biuro podawcze wstępnie wprowadza sprawę i przekazuje ją do dekretacji. - w sytuacji kiedy dokument jest wielo stronnicowy każde z pozostałych biur podawczych ma możliwość uzupełnienia dokumentacji elektronicznej. - pracownik Biura podawczego nie może wprowadzać wszystkich danych (czas) - dokumenty uzupełniające sprawę nie mogą być za każdym razem wskanowywane w Biurze podawczym

8 Obecne zarządzenia w urzędach nie przewidują w strukturze organizacyjnej Biura podawczego lub wielu Biur podawczych. Każdy urząd powinien dokonać zmian w Regulaminie organizacyjnym w celu wyszczególnienia stanowisk, które będą miały za zadanie wprowadzanie spraw przetworzonych z wersji papierowej na elektroniczną (skanowanie dokumentów).

9 Uwagi: W związku z wprowadzeniem e-Obiegu proponujemy udostępnienie jednego stanowiska komputerowego dla kierowników jednostek podległych w Biurze podawczym. Takie zastosowanie pozwoli na osobną ewidencję przekazywanych spraw dla jednostek podległych oraz weryfikacji: ilości spraw, osoby odbierającej oraz stanu i terminu zakończenia sprawy. W związku z wprowadzeniem e-Obiegu proponujemy udostępnienie jednego stanowiska komputerowego dla kierowników jednostek podległych w Biurze podawczym. Takie zastosowanie pozwoli na osobną ewidencję przekazywanych spraw dla jednostek podległych oraz weryfikacji: ilości spraw, osoby odbierającej oraz stanu i terminu zakończenia sprawy. Wskazujemy potrzebę prawnego uregulowania w JST używania e-Obiegu oraz przygotowanie dla JST zarządzeń W/B/P. Wskazujemy potrzebę prawnego uregulowania w JST używania e-Obiegu oraz przygotowanie dla JST zarządzeń W/B/P. Dla sprawnego przekazywania informacji o nowej sprawie w systemie MunSol - utworzenie dla wszystkich pracowników JST kont (poczta wewnętrzna). Dla sprawnego przekazywania informacji o nowej sprawie w systemie MunSol - utworzenie dla wszystkich pracowników JST kont (poczta wewnętrzna).

10 eObieg dokumentów: - Łatwy do wdrożenia, - 80 % spraw można wprowadzać do systemu praktycznie natychmiast, - Docelowo 100 % spraw będziemy załatwiać poprze używanie eObiegu, - Urząd Miejski w Częstochowie wydał zarządzenie uniemożliwiające przekazywanie informacji prezydentowi w wersji papierowej, - W łatwy sposób możemy czuwać nad ilością, szybkością i jakością załatwianych spraw, - Dopilnowanie terminów załatwiania spraw.

11 Życzę POWODZENIA ;) Wojciech Olender Urząd Miejski w Gogolinie Tel


Pobierz ppt "Plan wdrażania systemu e-Obiegu MunSol dla Urzędu Miejskiego w Gogolinie (pilotaż) Projekt eUrząd dla mieszkańca Opolszczyzny."

Podobne prezentacje


Reklamy Google