FINANSOWANIE PROJEKTÓW W

Prezentacja na temat: "FINANSOWANIE PROJEKTÓW W"— Zapis prezentacji:

1 FINANSOWANIE PROJEKTÓW W
7. PROGRAMIE RAMOWYM

2 6.PR A 7.PR zasady finansowania projektów ulegają pewnym zmianom, przy czym w większości są to zmiany na korzyść beneficjentów: zmiany wysokości dofinansowania ze strony KE i wysokości ryczałtu na koszty pośrednie likwidacja modeli rozliczania kosztów, a wprowadzenie dwóch sposobów rozliczeń dla uczelni, które posługiwały się modelem AC (Additional Cost) oznacza to przejście na ogólne zasady rozliczania, co skutkuje : + możliwością finansowania ze środków KE swoich stałych pracowników i stosowania średnich kosztów do wyliczania stawek koniecznością księgowego dokumentowania w projekcie wkładu własnego ograniczenie ilości wymaganych zaświadczeń audytora

3 6.PR A 7.PR zmiany terminologiczne kontrakt (contract) umowa o dotację
(grant agreement) wykonawca (contractor) beneficjent (beneficiary) instrumenty (instruments) systemy finansowania (funding schemes) certyfikat audytora (audit certificate) świadectwo kontroli sprawozdań finansowych (certificate on the financial statements)

4 PODSTAWOWE ZASADY FINANSOWE

5 SPOSOBY ROZLICZANIA (FUNDING REGIME)
W 7PR nie występują modele rozliczania kosztów, jak to miało miejsce w poprzednich Programach Ramowych. Istnieją dwa sposoby sprawozdawania kosztów, które różnią się między sobą jedynie metodą kalkulacji kosztów pośrednich: Sposób I actual direct and indirect cost jednostka wylicza i sprawozdaje rzeczywistą wartość swoich kosztów pośrednich. Model ten mogą stosować instytucje posiadające system księgowy pozwalający na wyodrębnienie tego typu kosztów, często w rzeczywistości przewyższających ryczałt naliczany wg sposobu II. Sposób II actual direct costs + flat rate for indirect costs koszty pośrednie są rozliczane jako ryczałt w/g stawki ustalonej przez KE, przy czym są one liczone jako procent od poniesionych kosztów bezpośrednich z wyłączeniem usług obcych (subcontracting). Instytucja zobowiązana jest stosować wybrany sposób rozliczania do wszystkich projektów realizowanych w 7PR. Jeśli jednak koszty pośrednie poprzedniego projektu rozliczane były jako ryczałt, to istnieje możliwość sprawozdania ich w sposób rzeczywisty w następnym projekcie. W takim jednak przypadku wszystkie kolejne projekty muszą być konsekwentnie rozliczane wg nowo wybranego sposobu. Odwrotny kierunek zmian jest niemożliwy. SPOSOBY ROZLICZANIA (FUNDING REGIME)

6 SPOSOBY ROZLICZANIA (FUNDING REGIME)
Wysokość ryczałtu na koszty pośrednie: 20 % - to zasadnicza wysokość ryczałtu (flat rate) na koszty pośrednie, ale dla pewnych rodzajów podmiotów i typów projektów stawka ta została ustalona na innych poziomach: preferencyjne 60% w projektach obejmujących działania w zakresie badań i rozwoju oraz działań demonstracyjnych dla organów publicznych o charakterze niezarobkowym, szkół średnich i wyższych uczelni, organizacji badawczych oraz MŚP, które nie są w stanie określić w sposób rzeczywisty swoich kosztów pośrednich przypadających na projekt dla dotacji przyznanych im na podstawie zaproszeń do składania wniosków zamykających się przed 1 stycznia 2010r.; dla dotacji przyznanych na podstawie zaproszeń do składania wniosków zamykających się po 31 grudnia 2009 r. - nie mniej niż 40% 7% w projektach typu akcje koordynacyjne i wspierające 10% w akcjach badawczo-szkoleniowych Marie Curie (program Ludzie) SPOSOBY ROZLICZANIA (FUNDING REGIME)

7 DOFINANSOWANIE UCZESTNIKÓW 7.PR
beneficjent (koordynator lub partner) – strona umowy z KE podwykonawca (subcontractor) trzecia strona (third part) wysokość dofinansowania i wysokość ryczałtu na koszty pośrednie zależy od: - rodzaju reprezentowanej instytucji - typu projektu - rodzaju działań wykonywanych w projekcie DOFINANSOWANIE UCZESTNIKÓW 7.PR

8 SYSTEMY FINANSOWANIA (FUNDING SCHEMES)
działania podejmowane przez instytucje i naukowców są wspierane przez następujące systemy finansowania = typy projektów: PROJEKTY WSPÓŁPRACY (CP - Collaborative projects = IPs and STREP in 6.PR) SIECI DOSKONAŁOŚCI (NoE – Networks of Excellence) AKCJE KOORDYNACYJNE I WSPIERAJĄCE (CSA – Coordination and Support Actions) BADANIA PIONIERSKIE (ERC Grant) AKCJE BADAWCZO - SZKOENIOWE MARIE CURIE (MCA) BADANIA NA RZECZ specyficznych grup np. MŚP UWAGA: ich nazewnictwo może nieznacznie różni się w poszczególnych programach i tematach. SYSTEMY FINANSOWANIA (FUNDING SCHEMES)

9 SYSTEMY FINANSOWANIA (FUNDING SCHEMES)
W ramach poszczególnych projektów mogą być wykonywane różnego rodzaju działania: - działania badawczo- rozwojowe - działania demonstracyjne - działania w ramach sieci współpracy - działania w ramach akcji koordynujących i wspierających - działania w ramach badań pionierskich - działania w ramach akcji Marie Curie - inne (m. in. w zakresie zarządzania, szkoleń, rozpowszechniania) SYSTEMY FINANSOWANIA (FUNDING SCHEMES)

10 WYSOKOŚĆ I FORMY DOFINANSOWANIA
wysokość dofinansowania jest liczona od całkowitych kosztów kwalifikowanych, do których nie jest zaliczany VAT ale: do 75% w przypadku działań badawczo-rozwojowych prowadzonych przez organizacje publiczne o charakterze niezarobkowym, szkoły średnie i uczelnie wyższe, organizacje badawcze oraz MŚ Wiążąca informacja zawarta jest w konkretnym zaproszeniu do składania wniosków (call fiche) i programie pracy (work programme). WYSOKOŚĆ I FORMY DOFINANSOWANIA DO 50% DO 100% DZIAŁANIA BADAWCZO-ROZWOJOWE DZIAŁANIA DEMONSTRACYJNE POZOSTAŁE DZIAŁANIA

11 WYSOKOŚĆ I FORMY DOFINANSOWANIA
Podstawową formą dofinansowania w 7PR jest refundacja poniesionych kosztów - reimbursement of eligible cost - udokumentowanych fakturami i innymi dokumentami księgowymi. Pozostałe formy to: ryczałt kwotowy - lump sum – wypłacany na podstawie oceny wykonania określonych kryteriów stała stawka – flat rate – ustalana dla personelu w oparciu o odpowiednie wskaźniki dla różnych krajów obie te formy nie wymagają wykazywania kosztów przy pomocy faktur i innych dokumentów księgowych. Każda z tych form może być zastosowana w skali całego projektu bądź do pewnej części kosztów. WYSOKOŚĆ I FORMY DOFINANSOWANIA

12 RODZAJE I DOKUMNETOWANIE KOSZTÓW
KWALIFIKOWALNE NIEKWALIFIKOWALNE (eligible) (ineligible) BEZPOŚREDNIE (direct) X POŚRENIE (indirect = overheads) RODZAJE I DOKUMNETOWANIE KOSZTÓW

13 RODZAJE I DOKUMNETOWANIE KOSZTÓW
KWALIFIKOWALNE KOSZTY BEZPOŚREDNIE koszty poniesione bezpośrednio w związku z realizacja projektu, takie jak : koszty wynagrodzeń , materiałów, sprzętu, podróży, uczestnictwa, podwykonawstwa, zarządzania, etc. pod warunkiem, że są one: rzeczywiste (nie szacowane, bez prowizji i narzutów) ściśle związane z realizacją projektu (niezbędne dla osiągnięcia jego celu) ekonomiczne (m.in. poniesione zgodnie z procedurą PZP) prawidłowo zaksięgowane (zgodnie z obowiązującymi zasadami i zapisane w taki sposób, aby mogły być łatwo śledzone w drodze audytu) poniesione w trakcie realizacji projektu (w terminie zawartym w umowie) RODZAJE I DOKUMNETOWANIE KOSZTÓW

14 RODZAJE I DOKUMNETOWANIE KOSZTÓW
KOSZTY NIEKWALIFIKOWALNE – nie spełniają warunków kwalifikowalności, m.in. VAT prowizje straty na różnicach kursowych KOSZTY POŚREDNIE koszty ogólne funkcjonowania jednostki, które nie mogą być bezpośrednio przypisane do konkretnego zadania w projekcie, m.in. koszty administracji, infrastruktury, telefonów, ogólnie wykorzystywanych materiałów biurowych, książek i czasopism, wyposażenia typu komputery, kopiarki, drukarki etc. RODZAJE I DOKUMNETOWANIE KOSZTÓW

15 RODZAJE I DOKUMNETOWANIE KOSZTÓW
Wszelkie faktury, rachunki, umowy winny być, zgodnie z wymogami księgowości, opisane przez koordynatora pod kątem kwalifikowalności, przynależności do kategorii (bezpopośrednie/ pośrednie), rodzaju działania i WP. Przykład opisu dokumentu kosztowego: Personel zatrudniony w projekcie dokumentuje swoją pracę przy pomocy kart pracy (timesheet) RODZAJE I DOKUMNETOWANIE KOSZTÓW Nr i tytuł WP Uzasadnienie związku poniesionych kosztów z WP Kategoria i rodzaj wydatku (personel, equipment,..) DIRECT/OVERHEAD

16

17 KALKULACJA WYNAGRODZEŃ
Podstawą obliczania kosztów osobowych, dotyczących pracowników zaangażowanych w realizację projektów, mogą być wynagrodzenia składające się z dwóch części: stałego wynagrodzenia zasadniczego, wynikającego ze stawek uregulowanych przez odpowiednie przepisy wynagrodzenia uzupełniającego, uzasadnionego szczególnymi warunkami wykonywania dodatkowego zadania badawczego Wynagrodzenie uzupełniające musi być określone zgodnie z normalną praktyką instytucji i z obowiązującymi przepisami. Szczegółowe zasady ustalania wynagrodzenia uzupełniającego (stawki godzinowej uzupełniającej) winny być: - sformułowane w wewnętrznym rozporządzeniu instytucji realizującej projekt wprowadzone w życie aneksem do umowy o pracę Uwzględnianie dwóch części wynagrodzenia do obliczania kosztów osobowych powinno mieć charakter ogólny, znajdujący zastosowanie do różnego typu projektów (np. dla projektów finansowanych z zewnątrz, w tym z Programów Ramowych UE). Wynagrodzenie uzupełniające powinno mieścić się w stawkach uznanych za zgodne z aktualnymi wymogami rynku dla pracowników o podobnym stanowisku i doświadczeniu KALKULACJA WYNAGRODZEŃ

18 KALKULACJA WYNAGRODZEŃ
W przypadku pracowników zatrudnionych na stałe w danej instytucji, koszty te są związane ze stałym wynagrodzeniem zasadniczym oraz ze składnikami wynagrodzenia uzupełniającego obejmującego premię dodatkową, w częściach związanych z realizacja projektu stawka godzinowa = roczne stałe wynagrodzenie zasadnicze / roczna liczba efektywnych godzin + stawka godzinowa uzupełniająca zatrudnionych na podstawie odrębnej umowy w danej instytucji, uczestniczących w realizacji projektu, koszty te są związane z wynagrodzeniem uzupełniającym wynikającym z tej umowy : stawka godzinowa = stawka godzinowa uzupełniająca Wynagrodzenie uzupełniające ma być obliczane w wymiarze godzinowym KALKULACJA WYNAGRODZEŃ

19 AUDYT W 7.PR Zaświadczenie audytora:
obowiązkowe, gdy suma żądanych kwot dofinansowania z KE jest równa lub przekracza EUR dla projektów trwających krócej niż 2 lata obowiązkowe tylko jedno zaświadczenie zaświadczenie audytora nie jest wymagane dla projektów w całości finansowanych w formie lump sum lub flat rate AUDYT W 7.PR

20 Opracowanie budżetu projektu w oparciu o szczegółowe kalkulacje przewidywanych kosztów (project costing) Sporządzenie planu finansowego uwzględniającego termin otrzymywania kolejnych transz Wyznaczenie w jednostce osoby do kontaktów w sprawach finansów Prowadzenie równolegle do księgowości rejestru/zestawień kosztów projektu DOBRE PRAKRYKI

21 Project costing WP X Institution: researcher time No Name position
monthly rate (in €) months percentage of time spent on project overall time overall cost 1 2 3 4 5 6 7 overall researcher cost

22