Pobieranie prezentacji. Proszę czekać

Pobieranie prezentacji. Proszę czekać

Doświadczenia z audytu finansowego Elzbieta Książek Regionalny Punkt Kontaktowy 6PR w Poznaniu www.ppnt.poznan.pl/rpk.

Podobne prezentacje


Prezentacja na temat: "Doświadczenia z audytu finansowego Elzbieta Książek Regionalny Punkt Kontaktowy 6PR w Poznaniu www.ppnt.poznan.pl/rpk."— Zapis prezentacji:

1 Doświadczenia z audytu finansowego Elzbieta Książek Regionalny Punkt Kontaktowy 6PR w Poznaniu

2 Plan wystąpienia Podstawowe dane o projekcie Podstawowe dane o projekcie Zawiadomienie i przygotowania Zawiadomienie i przygotowania Audyt na miejscu Audyt na miejscu Raport pokontrolny Raport pokontrolny Podsumowanie Podsumowanie

3 Podstawowe dane o projekcie Rodzaj kontraktu – Accompanying Measure, 5PR Rodzaj kontraktu – Accompanying Measure, 5PR Model rozliczania kosztów – FF, 75% finansowania KE, Dofinansowanie KBN 20%, udział własny 5% Model rozliczania kosztów – FF, 75% finansowania KE, Dofinansowanie KBN 20%, udział własny 5% Czas trwania – 1 stycznia 2002 – 30 sierpnia 2004 (32 miesiące) Czas trwania – 1 stycznia 2002 – 30 sierpnia 2004 (32 miesiące) Sposób rozliczania – wg. księgowania Sposób rozliczania – wg. księgowania

4 Dlaczego u nas? KE miała wątpliwości co do sprawozdawanych przez nas materiałów – paper, toner etc. KE miała wątpliwości co do sprawozdawanych przez nas materiałów – paper, toner etc. My prosiliśmy o uznanie tych kosztów ze względu na charakter projektu My prosiliśmy o uznanie tych kosztów ze względu na charakter projektu

5 Zawiadomienie Cel – weryfikacja sprawozdania z 1 roku i 2 (jeszcze nie wysłane do KE) Cel – weryfikacja sprawozdania z 1 roku i 2 (jeszcze nie wysłane do KE) Szczególnie wymagana dokumentacja Szczególnie wymagana dokumentacja Zaproszenie do Warszawy na 18 grudnia Zaproszenie do Warszawy na 18 grudnia

6 Prośba o przygotowanie dokumentacji Personel Umowy o zatrudnieniu Umowy o zatrudnieniu Księgi i listy płac Księgi i listy płac Timesheet Timesheet Narzuty Dokumentacja dotycząca naliczania narzutów Sprzęt i materiały Faktury Faktury Potwierdzenie zapłaty za nie Potwierdzenie zapłaty za nie Podwykonastw o Umowy o podwykonastwo Umowy o podwykonastwo Faktury Faktury Potwierzdenie zapłaty Potwierzdenie zapłaty Deliverables from subcontractors Podróże Faktury Faktury Zlecenia/zatwierdzenie delegacji Zlecenia/zatwierdzenie delegacji Raporty, minutes i inne dokumenty potwierdzające cel wyjazdu Raporty, minutes i inne dokumenty potwierdzające cel wyjazdu Wyciągi bankowe Dla koordynatora – potwierdzenia przelewów dla partnerów

7 Spotkanie w Warszawie Obecni – 2 audytowane jednostki, firma audytorska, przedstawiciel KE Obecni – 2 audytowane jednostki, firma audytorska, przedstawiciel KE Prośba o: Prośba o: raport merytoryczny (chodzi o sprawdzenie nazwisk) raport merytoryczny (chodzi o sprawdzenie nazwisk) elektroniczna wersja ksiąg elektroniczna wersja ksiąg zestawienie osób zatrudnionych również gdzieś indziej zestawienie osób zatrudnionych również gdzieś indziej wgląd do akt osobowych (upoważnienia poszczególnych osób) wgląd do akt osobowych (upoważnienia poszczególnych osób) dostęp do pomieszczeń, sprzętu, pracowników dostęp do pomieszczeń, sprzętu, pracowników Luźna rozmowa o dodatkowych dochodach w grantach Luźna rozmowa o dodatkowych dochodach w grantach

8 Przygotowania Umówienie terminu Umówienie terminu Przegląd ksiąg Przegląd ksiąg Uzupełnienie i sprawdzenie timesheetów Uzupełnienie i sprawdzenie timesheetów Uzupełnienie i sprawdzenie sprawozdań z delegacji Uzupełnienie i sprawdzenie sprawozdań z delegacji

9 Wizyta na miejscu 3 dni, 2 audytorów 3 dni, 2 audytorów Sprawdzenie ogólnych dokumentów instytucji (statut, struktura organizacyjna, dokumenty księgowość – plan kont itp.) Sprawdzenie ogólnych dokumentów instytucji (statut, struktura organizacyjna, dokumenty księgowość – plan kont itp.) Sprawozdania (bilans i rachunek zysków i strat - dependence on EC funding) Sprawozdania (bilans i rachunek zysków i strat - dependence on EC funding) Rozmowy z wybranymi pracownikami (co robią w projekcie) Rozmowy z wybranymi pracownikami (co robią w projekcie)

10 Wizyta na miejscu (c.d.) Sprawdzenie wszystkich timesheetów Sprawdzenie wszystkich timesheetów 2 błędy w sumowaniu 2 błędy w sumowaniu Zalecenie kalkulacji godzin produktywnych dla każdego pracownika Zalecenie kalkulacji godzin produktywnych dla każdego pracownika Zastrzeżenia dla osoby pracującej na ¾ etatu u nas i cały etat na uczelni Zastrzeżenia dla osoby pracującej na ¾ etatu u nas i cały etat na uczelni Odrzucenie premii uznaniowej Odrzucenie premii uznaniowej Poprawka amortyzacji sprzętu (my wzięliśmy z polskiej metody księgowania) Poprawka amortyzacji sprzętu (my wzięliśmy z polskiej metody księgowania)

11 Wizyta na miejscu (c.d.) Podróże – uzasadnianie konieczności dla projektu Podróże – uzasadnianie konieczności dla projektu VAT w biletach kolejowych VAT w biletach kolejowych Karty pokładowe z podróży lotniczych Karty pokładowe z podróży lotniczych Koszty materiałów – dyskusje i akceptacja jako związanych z organizacją warsztatów i konferencji (nie dozwolony toner do drukarki innej niż zakupiona do projektu) Koszty materiałów – dyskusje i akceptacja jako związanych z organizacją warsztatów i konferencji (nie dozwolony toner do drukarki innej niż zakupiona do projektu) Koszty kateringu – przeniesione do innych kosztów Koszty kateringu – przeniesione do innych kosztów Drobne błędy w księgowaniu (np. z VAT, personelu) – niektóre na naszą korzyść Drobne błędy w księgowaniu (np. z VAT, personelu) – niektóre na naszą korzyść

12 Raport z kontroli Opis wszystkich sprawdzanych spraw (ogólny wydźwięk pozytywny z zaleceniami co do godzin produktywnych) Opis wszystkich sprawdzanych spraw (ogólny wydźwięk pozytywny z zaleceniami co do godzin produktywnych) The contractor has generally complied with its obligations under the contract. Irregularities noted are of an exceptional rather than a systematic nature. Tabela – koszty odrzucone i korekta na plus Tabela – koszty odrzucone i korekta na plus Prośba o nasze uwagi i wyjaśnienia Prośba o nasze uwagi i wyjaśnienia KE akceptuje raport – prośba o uwagi wyjaśnienia KE akceptuje raport – prośba o uwagi wyjaśnienia

13 Podsumowanie Dobrze było znać zasady i trzymać porządek w papierach (księgowość, timesheety, delegacje, umowy, zakresy obowiązków itp.) Dobrze było znać zasady i trzymać porządek w papierach (księgowość, timesheety, delegacje, umowy, zakresy obowiązków itp.) Można było się wykłócić gdy wiedzieliśmy, że mamy rację Można było się wykłócić gdy wiedzieliśmy, że mamy rację Audytorzy to też ludzie, ale nie odstąpią od zasad Audytorzy to też ludzie, ale nie odstąpią od zasad Nikt nie chce nas pogrążyć Nikt nie chce nas pogrążyć Nie grozi nam więzienie ew. korekta kosztów Nie grozi nam więzienie ew. korekta kosztów


Pobierz ppt "Doświadczenia z audytu finansowego Elzbieta Książek Regionalny Punkt Kontaktowy 6PR w Poznaniu www.ppnt.poznan.pl/rpk."

Podobne prezentacje


Reklamy Google