Projekt AS KOMPETENCJI jest współfinansowany przez Unię Europejską w ramach środków Europejskiego Funduszu Społecznego Program Operacyjny Kapitał Ludzki.

Prezentacja na temat: "Projekt AS KOMPETENCJI jest współfinansowany przez Unię Europejską w ramach środków Europejskiego Funduszu Społecznego Program Operacyjny Kapitał Ludzki."— Zapis prezentacji:

1 Projekt AS KOMPETENCJI jest współfinansowany przez Unię Europejską w ramach środków Europejskiego Funduszu Społecznego Program Operacyjny Kapitał Ludzki 2007-2013 CZŁOWIEK – NAJLEPSZA INWESTYCJA Publikacja jest współfinansowana przez Unię Europejską w ramach środków Europejskiego Funduszu Społecznego Prezentacja jest dystrybuowana bezpłatnie

2 Projekt AS KOMPETENCJI jest współfinansowany przez Unię Europejską w ramach środków Europejskiego Funduszu Społecznego Program Operacyjny Kapitał Ludzki 2007-2013 CZŁOWIEK – NAJLEPSZA INWESTYCJA Publikacja jest współfinansowana przez Unię Europejską w ramach środków Europejskiego Funduszu Społecznego Prezentacja jest dystrybuowana bezpłatnie

3 DANE INFORMACYJNE Nazwa szkoły: ZESPÓŁ SZKÓŁ PONADGIMNAZJALNYCH I LICEUM OGÓLNOKSZTAŁCĄCE W GOLENIOWIE LICEUM OGÓLNOKSZTAŁCĄCE W MIĘDZYCHODZIE ID grupy: 97_48_p_g1_olejnik ID grupy: 97_31_p_g1_jarzabek Opiekunowie: Iwona Olejnik, Hanna Jarząbek Kompetencja: Przedsiębiorczość Temat projektowy: Narzędzia pracy grupowej Rok szkolny: 2011/2012

4 PRACA Praca jest jednym z głównych czynników decydujących o zaspokajaniu potrzeb człowieka, zarówno materialnych jak i psychicznych. Chcąc zaspokoić swoje dążenia ludzie muszą funkcjonować w różnych zbiorowościach i grupach społecznych. Duże znaczenie pełni forma pracy zwana pracą zespołową.

5 PRACA W ZESPOLE Praca w zespole pozwala na efektywne wykonywanie zadań dzięki ich odpowiedniemu podziałowi. Jednostka odgrywa role tym lepiej i skuteczniej, im bardziej utożsamia się z grupą, tzn. akceptuje, uznaje za swoje wartości wszystkich członków. Tylko w takim układzie pracownicy mogą odczuwać wewnętrzną satysfakcję z przynależności do niej i osiągać zamierzone cele. Zespoły tworzone są na podstawie grup, które z kolei składają się z indywidualnych osób. Różnica między grupą a zespołem polega na tym, ze zespół jest zbiorem ludzi połączonych wspólnym celem.

6 PRACA GRUPOWA Praca grupowa to w największym skrócie wspólna praca nad dokumentami, wymiana wiadomości elektronicznych, udział w wymianie informacji i dyskusjach, wypełnianie elektronicznych formularzy, wspólny dostęp do zbiorów informacji, planowanie czasu i terminarze zespołowe. Szerzej – to takie jeszcze bardzo egzotyczne wynalazki jak komputerowe konferencje, z przekazem audio i wideo przez sieci komputerowe.

7 PRACA GRUPOWA Połączenie potencjałów intelektualnych, odpowiednich umiejętności i doświadczenia wielu ludzi potrafi doprowadzić do osiągnięcia celów w sposób, jaki nie byłby możliwy przez pojedyncza osobę. Najczęściej wymaga to umieszczenia w jednym miejscu i czasie zespołu ludzi, którzy wzajemnie współdziałając, osiągają określone założenia danego projektu. Pojęcie pracy grupowej w aspekcie technologicznym określa narzędzia służące do synchronizacji, wzajemnej komunikacji i wymiany danych niezbędnych do realizacji zadania przez określoną grupę osób.

8 CELE PRACY ZESPOŁOWEJ poprawa jakości, redukcja braków, nieobecności, umiejętność określania hierarchii zadań przez każdego pracownika (włączając kierowników), gotowość niesienia pomocy współpracownikom w problemach związanych z pracą, wspieranie innych przez każdego pracownika, ograniczenie problemów z "zablokowaniem" w sytuacji wprowadzenia nowych produktów.

9

10 KOMUNIKACJA GRUPOWA Mechanizm umożliwiający procesom systemu rozproszonego organizowanie się w sposób dynamiczny w grupy i niezawodną wymianę wiadomości w ramach grupy. Za każdy z tych dwóch aspektów odpowiada odrębny mechanizm: usługa członkostwa zajmuje się zarządzaniem składem grupy (dynamiczne dołączanie i odłączanie procesów z grupy), a usługa rozsyłania dostarcza mechanizmu rozgłaszania wiadomości pomiędzy procesami w grupie zgodnie z przyjętym poziomem niezawodności. Od strony teoretycznej komunikacja grupowa służy jako narzędzie do modelowania komunikacji o podwyższonym poziomie niezawodności (w skrócie - komunikacji niezawodnej) pomiędzy procesami przy zmieniającym się zbiorze uczestniczących w przetwarzaniu procesów.

11

12 PODZIAŁ PRACY GRUPOWEJ W praktyce pracy grupowej występuje podział : ze względu na czas – praca synchroniczna(w tym samym czasie) oraz praca asynchroniczna (w różnym czasie) ze względu na miejsce – praca face to face (w tym samym miejscu) oraz praca distance (w różnych miejscach) Podział ten determinuje rozwiązania sprzętowe i programowe mające zastosowanie przy omawianej technologii.

13 PONIŻSZY SCHEMAT SIEDMIU KROKÓW SŁUŻY JAKO PIERWSZE NARZĘDZIE MANAGERA ZAMIERZAJĄCEGO ZBUDOWAĆ ZESPÓŁ. 1.Określenie celów Podstawą jest ustalenie tego, co firma pragnie uzyskać tworząc zespoły, jakie są konkretne oczekiwania, jakie priorytety. Należy jasno sformułować i zapisać cele, jakie ma za zadanie osiągnąć zespół. Pomocna w definiowaniu celów jest formuła "SMART", mówiąca, że każdy cel powinien spełniać poniższe kryteria.

14 2. Określenie zasobów Należy zastanowić się czy dysponuje się ludźmi, kapitałem, infrastrukturą, czasem i informacjami na koniecznym poziomie; jeśli trzeba można opracować sposoby pozyskania brakujących zasobów. 3. Określenie sposobu pracy zespołu Najłatwiej dokona się tego odpowiadając na zestaw poniższych pytań. Oczywiście zależnie od specyfiki zadania mogą pojawić się dodatkowe pytania: Czy działalność zespołu ma być ciągła czy czasowa? Czy praca w zespole będzie jedynym zajęciem dla osób stanowiących zespół czy dodatkowym? Jakie zadania stoją przed grupą i od czego powinna zacząć? Jak dalece zespół może ingerować w funkcjonowanie firmy?

15 4. Określenie sposobów motywowania Należy opracować system nagród przewidzianych dla pracowników za określone wyniki pracy zespołu - pamiętając, że należy nagradzać wszystkich członków oraz że uczestnictwo w zespole nigdy nie może być traktowane jako kara, nie może wiązać się np. z przymusowym pozostawianiem w pracy poza normatywnym czasem pracy, obarczeniem dodatkowymi obowiązkami, etc.

16 5. Określenie sposobów oceny pracy Przede wszystkim należy opracować system ewaluacji i poinformować o obowiązujących kryteriach przed rozpoczęciem prac zespołu. Ocena efektów działań grupy i wkładu pracy poszczególnych osób jest niezwykle trudnym zadaniem, dlatego musi być bardzo szczegółowo przygotowana i przetestowana przed wprowadzeniem. Nie powinno się stosować odpowiedzialności zbiorowej - to cecha grup, nie zespołów. W zespole oceniana jest zarówno indywidualna praca członków jak i cały zespół.

17 6. Określenie składu grupy Skład grupy nie może być przypadkowy, wymuszony ani narzucony przez dotychczasową strukturę zatrudnienia. Kryteria doboru członków powinny wynikać z zadań stawianych przed zespołem oraz osobistych predyspozycji i posiadanych kompetencji.

18 7. Wybranie lidera Skuteczne działanie wymaga przywódcy, który będzie koordynował pracę, delegował zadania, rozładowywał konflikty, dostarczał informacji. Rola lidera, tak jak każda rola w zespole, powinna przypaść odpowiedniej osobie - posiadającej cechy, które przyczynią się do szybkiej integracji grupy. Lider może być wyznaczony lub wyłoniony naturalnie. Jeśli rola lidera nie będzie przechodnia przywódca musi również posiadać narzędzia umożliwiające mu utrzymanie autorytetu w grupie przez cały okres pracy zespołu.

19 Kompletne rozwiązanie dla komputerowego wsparcia pracy grupowej powinno zawierać co najmniej pięć elementów: pocztę elektroniczną, grupy dyskusyjne, organizację dokumentów, formularze elektroniczne i organizację czasu. Istotnym rozszerzeniem pracy grupowej są wideokonferencje.

20 Już na zewnątrz kategorii programów pracy grupowej leży wspólna praca nad dokumentami w programach biurowych – edytorach tekstu, arkuszach kalkulacyjnych, programach do prezentacji. Praca ta może się jednak odbywać z wykorzystaniem programów pracy grupowej; w przyszłości będzie zapewne coraz silniej z nimi zintegrowana. Podobnie jest z zarządzaniem projektami, które powoli łączy się z organizacją czasu, a przez nią – z pracą grupową; przykładem jest tu program GroupWorks.

21 Technicznie programy pracy grupowej powinny pracować na wszystkich typach komputerów, systemach operacyjnych, sieciach i protokołach komunikacyjnych, które są używane w zespole. Powinny dobrze obsługiwać połączenia w sieci rozległej i użytkowników komputerów przenośnych czy tylko od czasu do czasu łączących się z systemem. Istotne jest posiadanie szerokich możliwości przystosowania do własnych potrzeb, aż do posiadania własnego środowiska programistycznego.

22 Najcenniejsze w prowadzeniu interesów nie są budynki, maszyny i środki finansowe, ale wiedza i doświadczenie zebrane przez pracowników. Celem programów do pracy grupowej jest wykorzystanie tych zasobów, przez zapisanie ich w formie elektronicznej i udostępnienie innym.

23 INTERNET JAKO NARZĘDZIE WSPOMAGANIA PRACY GRUPOWEJ Postępująca globalizacja, potrzeba wykorzystania wysokiej klasy specjalistów powoduje coraz większe zainteresowanie pracą grupową. Technologie Internetowe pomagają zrealizować wiele koncepcji tej technologii przy ograniczonych kosztach i prostocie rozwiązań.

24

25 ROLA INTERNETU W PRACY GRUPOWEJ Najprostszymi rozwiązaniami informatycznymi pracy grupowej jest praca nad wspólnym projektem w obrębie sieci lokalnej organizacji. Jednakże wykorzystanie globalnej sieci Internet, stanowiło przełom, który umożliwił wcielenie w życie idei pracy grupowej bez granic. Poszczególne usługi udostępniane w Internecie szybko znalazły zastosowanie w tego typu pracy, zapewniając różne poziomy i zakres wymiany informacji jak i metod ich interpretacji.

26

27 Przegląd usług internetowych z uwzględnieniem zastosowań w pracy grupowej

28 GRUPY DYSKUSYJNE Umożliwiają wymianę informacji między daną grupa użytkowników, wiadomość jest widoczna przez wszystkich. Ma to szczególne znaczenie przy wszelkiego typu konsultacjach, konsyliach, procesach burzy mózgów, itp. Możliwa jest kontrola nad treścią poszczególnych wątków, możliwość ich weryfikacji, czy też nadawania różnych priorytetów

29 INTERNET RELAY CHAT I SEEK YOU IRC (Internet Relay Chat) – umożliwia wymianę informacji między uczestnikami grupy tematycznej w czasie rzeczywistym. Wymaga to zaangażowania wszystkich uczestników wirtualnej rozmowy w tym samym czasie, lecz zapewnia jednocześnie szybszą wymianę myśli i obserwacje reakcji innych. ICQ (I Seek You) – możliwość wymiany informacji w czasie rzeczywistym z identyfikacja użytkownika aktywnego. W pracy grupowej system ten umożliwia wykrycie uczestnika projektu, z którym można nawiązać kontakt, bez dodatkowego umawiania się na konkretny moment.

30

31 POCZTA ELEKTRONICZNA Wymiana wiadomości poprzez serwer pośredniczący umożliwiła kontakt między oddalonymi od siebie osobami, niezależnie do ich aktywności. Możliwość wybrania czasu nadania jak i odebrania listu elektronicznego umożliwiła pracę w różnym czasie i miejscu. Program poczty elektronicznej to najprostsze rozwiązanie dla pracy zespołowej. Programy takie pozwalają na wymianę informacji i jej dość prymitywne przechowywanie, ale dla każdego użytkownika z osobna. Jeśli przysłany nam raport zostanie później poprawiony, to nie dowiemy się nic o zmianach, chyba że dostaniemy go jeszcze raz. Poczta elektroniczna pełni rolę fali nośnej dla dokumentów wysyłanych z programów biurowych, także propozycji spotkań z terminarzy zespołowych oraz elektronicznych formularzy.

32 DYSKUSJE I KONFERENCJE Głosy w obrębie danej dyskusji przechowywane są w folderze. Do każdego głosu można skomponować odpowiedź, do niej również odpowiedź.... i tak do wyczerpania tematu. Wiadomości tworzące głosy w dyskusji pokazywane są pod różnym kątem – poruszanego tematu, czasu utworzenia, autora. Te, z którymi już się zapoznaliśmy, są zaznaczane jako przeczytane.

33 Prawie wszystkie obecnie używane programy mają ten sam interfejs, składający się z trzech paneli. Pierwszy zawiera listę folderów, czyli listę grup dyskusyjnych; drugi – listę wiadomości w danym folderze, a w trzecim można zobaczyć wybraną wiadomość. Podobny interfejs użytkownika został wprowadzony w Lotus Notes 4.0.

34 DYSKUSJE I KONFERENCJE Poczta elektroniczna może być używana nie tylko do przekazywania informacji, ale i do wymiany poglądów – prowadzenia dyskusji. Jednak klasyczne programy poczty elektronicznej nie są najlepszym miejscem do większej dyskusji prowadzonej na wiele tematów czy między wieloma użytkownikami. Nie mają one narzędzi do wyszukiwania, sortowania i odpowiedniego pokazywania głosów w dyskusji, które są elementami programów grup dyskusyjnych. Programy grup dyskusyjnych potrafią zamienić wiązkę odosobnionych elektronicznych wiadomości w bazę informacji, w jedną z podstaw pamięci korporacji.

35 WIDEOKONFERENCJE Najbardziej zaawansowanym technologicznie rozwiązaniem umożliwiającym nawiązanie bezpośredniego kontaktu są wideokonferencje, które zintegrowane z technologiami internetowymi stają się coraz tańsze i powszechniejsze. Współpracę za pomocą rozwiązań wideokonferencyjnych można podzielić na 2 typy: application sharing (użytkownik udostępnia materiały tylko w celu ich uzupełnienia) i data collaboration (każdy, kto bierze udział w konferencji, może ingerować w udostępniony materiał i go modyfikować)

36 INTRANET Platformą integrującą prace grupową w obrębie organizacji staje się coraz częściej sieć INTRANET wraz z portalami korporacyjnymi. Mogą one zawierać w sobie mechanizmy synchronizacji spotkań, zarządzaniem dostępu do informacji i ich dystrybucja oraz kontrolą praw dostępu do nich, w obrębie wnętrza korporacji. Portal wewnątrz firmy stanowi platformę, która integruje działania dla pracy grupowej.

37 Innymi elementami, które kształtują trendy na przyszłość jest komunikacja bezprzewodowa. Coraz większa popularność i zwiększenie wydajności urządzeń przenośnych powoduje, że praca grupowa nie musi być związana ze stacjonarnymi stanowiskami pracy, co ma ogromne znaczenie w wielu zawodach. Możliwość dostępu do rozproszonych danych i kontakt ze specjalistami w terenie powoduje zwiększenie wydajności takiej pracy i obniża jej koszty. Np. Mobile Notes udostępnia z poziomu telefonów komórkowych, pagerów i PDA dostęp do danych korporacyjnych, kalendarzy notesowych, czy poczty elektronicznej.

38

39 Rozważając problem doboru odpowiednich narzędzi do wspomagania pracy grupowej, oprócz klasycznych, pracujących w trybie off-line, ważna rolę odgrywają rozwiązania klasy ASP (Application Sernice Provider), czyli programów udostępnianych w trybie on-line. Tego typu rozwiązania staja się coraz bardziej popularniejsze. Wynika to głównie z oszczędności wynikających z utrzymania odpowiedniego zaplecza technicznego, czy też związanego z całościową diagnostyką samego oprogramowania. Na obecnym etapie rozwoju, większość rozwiązań wspomagających pracę grupową dysponuje podstawowym zakresem możliwości, który obejmuje : dostęp do dokumentów przez WWW, auto-przekazywanie, prawa dostępu do dokumentów, zarządzanie czasem, menadżer spotkań, dzielenie zasobów skrzynki pocztowej.

40

41 PRACA GRUPOWA A PRACA NA ODLEGŁOŚĆ Praca na odległość, czyli wykonywanie czynności służbowych poza siedzibą organizacji, przy wykorzystaniu urządzeń przenośnych zyskuje coraz większą popularność. Możliwe staje się na tej drodze realizowanie znacznie bardziej skomplikowanych projektów, wymagających stałej współpracy wielu osób. Osoby te już nie muszą być rozmieszczone w swoich zakładach pracy, ale mogą brać udział w pracy niezależnie od miejsca przebywania. Ma to znaczenie np. przy dużym zróżnicowaniu geograficznym, gdzie problem różnic czasowych powoduje, że praca z domu jest bardziej komfortowa, czy tez w przypadkach nagłych zdarzeń, gdzie fachowiec danej dziedziny może wziąć udział w konsultacji w jak najszybszym czasie. Połączenie tych dwóch idei : pracy grupowej i pracy na odległość, umożliwia zrealizowanie koncepcji w pełni funkcjonalnej organizacji wirtualnej, gdzie wymiana myśli, pomysłów, danych jak i owoców pracy odbywa się na dużych odległościach za pomocą technologii sieciowych.

42 PRZYSZŁOŚĆ Coraz więcej przedsięwzięć wymaga coraz większej liczby osób. Osób o coraz większym doświadczeniu, specjalizacji, których czas jest bardzo cenny. Naturalna ewolucją wspomagającą pracę grupową będzie stworzenie coraz większego złudzenia rzeczywistej pracy. Nie tylko zmodyfikowany dokument będzie świadectwem wzajemnej współpracy, ale przede wszystkim zaawansowane techniki wideokonferencyjne, wirtualne byty będą tworzyły prawdziwą atmosferę wspólnej pracy. Należy mieć na uwadze, że ogromne znaczenie przy kontaktowaniu się ludzi odgrywa komunikacja pozawerbalna oraz emocje, które wyrażamy i interpretujemy u innych ludzi.

43 Dzięki rzeczywistej, czy tez wirtualnej osób zjednoczonych przy określonym projekcie, możliwe jest znaczne przyspieszenie prac i uczynienie ich bardziej naturalnymi, dzięki rozumowaniu się bez słów. Taki mechanizm odgrywa znaczącą rolę we wzajemnych kontaktach ludzi o podobnych specjalizacjach. Obecnie trwają prace nad tzw. Teleimersją, która stanowi połączenie wideokonferencji z zaawansowanymi technikami wirtualnej rzeczywistości, dzięki czemu możliwe staje się tworzenie pełnego złudzenia przebywania danej osoby w naszym otoczeniu.

44

45

46 ORGANIZACJA DOKUMENTÓW Jeśli jednak zespoły mają pracować naprawdę efektywnie, to trzeba dać im do dyspozycji także narzędzia do organizacji dokumentów. Ośmioliterowe nazwy plików z dokumentami w DOS to trochę za mało, a nawet w systemach okienkowych trudno zorientować się w dziesiątkach czy setkach dokumentów. Programy organizacji dokumentów pozwalają zapamiętać sporo użytecznych informacji o dokumencie kryjących się w pliku, takich jak autor, data utworzenia i data ostatnich zmian, tytuł i opisujące słowa kluczowe, po czym utworzyć indeks obejmujący treść dokumentu, przyśpieszający później wyszukiwanie pełnotekstowe.

47 ORGANIZACJA DOKUMENTÓW Informacje te kryją się w komputerowej fiszce zwanej zwykle profilem (profile); jej wypełnienie jest odpowiednikiem wpięcia dokumentu do odpowiedniego segregatora i odłożenia na właściwą półkę. Zabiegi te pozwalają odszukać dokumenty utworzone jakiś czas temu, o których już niewiele więcej wiemy niż to, że w ogóle istnieją. Nasi współpracownicy będą w stanie znaleźć nasze prace bez zajmowania naszego czasu. Utworzone repozytorium dokumentów przetrwa nas i naszych następców, wzbogacając wiedzę firmy.

48 PROGRAMOWANIE DLA ZESPOŁU Tworzenie aplikacji dla pracy zespołowej nie jest prostym zajęciem. Zespoły posiadają różne typy komputerów i systemów operacyjnych, połączone są rozmaitymi protokołami, używają odmiennego oprogramowania biurowego. Oczywiście – wyjście jest tu proste: nakłonić wszystkich do używania tego samego systemu operacyjnego, programu poczty elektronicznej, sieci komputerowej; z reguły nie jest to realne rozwiązanie.

49 PROGRAMOWANIE Programy pracy zespołowej powinny zbierać i przechowywać dane z wielu źródeł; problem w tym, że z reguły pamiętają je w inny sposób niż relacyjne bazy danych oparte na SQL. Wyjściem są tu specjalistyczne programy pozwalające na przepływ danych, zarówno z baz danych, jak i systemów pocztowych.

50 Z pewnością, z pojęciem pracy grupowej rysują się rozległe perspektywy. Wraz z poszerzającymi się rynkami siły roboczej, dostępem do Internetu, jak i zagrożeniami wynikającymi z dalekich podróży, możliwość współpracy wielu specjalistów w obrębie konkretnego projektu bez ich fizycznego przemieszczania się, staje się potrzebą chwili.

51

52 Jarosław Zieliński, www.winter.plwww.winter.pl Potocki, Komunikacja wewnętrzna w przedsiębiorstwie, AE Kraków, Kraków 2001, K. Kalin, P. Muri, Kierować sobą i innymi, Wydawnictwo Profesjonalnej Szkoły Biznesu, 1996, www.mfiles.pl