Pobieranie prezentacji. Proszę czekać

Pobieranie prezentacji. Proszę czekać

Prof. zw. dr hab. Witold Chmielarz Wydział Zarz ą dzania Uniwersytetu Warszawskiego KOMPUTEROWE SYSTEMY ZARZĄDZANIA II - SYSTEMY FK.

Podobne prezentacje


Prezentacja na temat: "Prof. zw. dr hab. Witold Chmielarz Wydział Zarz ą dzania Uniwersytetu Warszawskiego KOMPUTEROWE SYSTEMY ZARZĄDZANIA II - SYSTEMY FK."— Zapis prezentacji:

1 Prof. zw. dr hab. Witold Chmielarz Wydział Zarz ą dzania Uniwersytetu Warszawskiego KOMPUTEROWE SYSTEMY ZARZĄDZANIA II - SYSTEMY FK

2 System Finansowo-Księgowy Okre ś lenie - system finansowo-ksi ę gowy nie ma w Polsce jednoznacznej interpretacji i doczekało si ę co najmniej kilku uj ęć : W uj ę ciu w ą skim o informatycznym systemie finansowo- ksi ę gowym mówi si ę jedynie w odniesieniu do systemu słu żą cego prowadzeniu działalno ś ci rachunkowo-ksi ę gowej, bardzo cz ę sto pozbawionej jakichkolwiek elementów gł ę bszej analityki i wyodr ę bnionej niejako z całej, pozostałej działalno ś ci przedsi ę biorstwa W znaczeniu szerokim – informatyczne systemy finansowo- ksi ę gowe s ą traktowane jako zintegrowane systemy wspomagaj ą ce zarz ą dzanie, których baz ą i podstawowym filarem, na którym opiera si ę cały system jest moduł (lub podsystem) finansowo- ksi ę gowy, uzupełniany i wymieniaj ą cy si ę danymi z innymi modułami systemu zintegrowanego Takie systemy nale żą obecnie zarówno do ś redniej jak i górnej półki zintegrowanych systemów wspomagaj ą cych zarz ą dzanie

3 SYSTEM INFORMATYCZNY WSPOMAGAJĄCY ZARZĄDZANIE „... formalny, komputerowy system maj ą cy za zadanie udost ę pnienie, wybór i integracj ę danych pochodz ą cych z ró ż nych ź ródeł, w celu dostarczenia we wła ś ciwym czasie informacji niezb ę dnych do podejmowania decyzji zarz ą dczych...” (E.Turban)

4 Systemy finansowo-księgowe, jak każde inne systemy informatyczne, bazują na systemie informacyjnym przedsiębiorstwa. Na tej potrzeby pracy przyjęto definicję systemu jako układu następujących czynników: otoczenia systemu, wejścia, wyjścia, samego systemu, układu kontrolnego oraz sprzężenia zwrotnego

5 W cybernetycznym ujęciu sytemu występują następujące elementy ś rodowisko otaczaj ą ce system – system jest przez nie determinowany, granice systemu – oddzielaj ą go od otoczenia, mog ą by ć fizyczne lub abstrakcyjne, wej ś cie oraz wyj ś cie – oznaczaj ą obiekty (np. informacje) wchodz ą ce do systemu lub ten system opuszczaj ą ce, podsystemy – cz ęś ci składaj ą ce si ę na system, wzajemnie ze sob ą powi ą zane synergia – oznaczaj ą ca, ż e poszczególne cz ęś ci systemu s ą wydajniejsze ni ż gdyby działały w odosobnieniu, cele działania – oznaczaj ą cele działania systemu jako cało ś ci, przepływy – informacji, zasobów, energii itp., sprz ęż enie zwrotne – ma na celu systematyczne dostosowywanie funkcjonowania systemu do jego celów

6 Mała Encyklopedia Ekonomiczna definiuje system jako „pewn ą cało ść wyodr ę bnion ą z otoczenia (...). Podział cało ś ci na cz ęś ci ma du ż e znaczenie dla procesu zarz ą dzania. Jeszcze wa ż niejsze s ą jednak poł ą czenia cz ęś ci i ich wzajemne uwarunkowane funkcjonowanie”. Je ś li za ś chodzi konkretnie o system informacyjny, rzeczony słownik definiuje go nast ę puj ą co: jest to „zbiór zasad, metod i procedur tworzenia, przesyłania, przetwarzania i magazynowania informacji w celu kierowania organizacjami”.[1][1] Nie jest to odosobnione podej ś cie do tego problemu. Według A. Nowickiego system informacyjny mo ż na zdefiniowa ć jako „wyró ż niony przestrzennie i uporz ą dkowany czasowo zbiór informacji, nadawców informacji, odbiorców informacji, kanałów informacyjnych oraz technicznych ś rodków przesyłania i przetwarzania informacji, których funkcjonowanie słu ż y do sterowania obiektem gospodarczym”.[2][2] [1] Secomski K.(red.): Mała Encyklopedia Ekonomiczna, PWE, Warszawa 1974 [1] [2][2] Nowicki A.: „Strategia doskonalenia systemu informacyjnego w zarz ą dzaniu przedsi ę biorstwem”, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej im. Oskara Langego we Wrocławiu, Wrocław 1999, str. 17

7 Podobnie rzecz uj ę li J.Kisielnicki i H.Sroka „system informacyjny mo ż emy okre ś li ć jako wielopoziomow ą struktur ę, która pozwala u ż ytkownikowi tego systemu na transformowanie okre ś lonych informacji wej ś cia na po żą dane informacje wyj ś cia za pomoc ą odpowiednich procedur i modeli. W wyniku tych informacji podejmowane s ą okre ś lone decyzje”. Pisz ą oni tak ż e, ż e: „jako ść systemu informacyjnego decyduje o jako ś ci procesu zarz ą dzania”.[1][1] [1] Kisielnicki J., Sroka H.,: „Systemy Informacyjne Biznesu”, Agencja Wydawnicza PLACET, Warszawa, 1999

8 Informacyjny system rachunkowo ś ci zwi ą zany jest z obiegiem informacji finansowej, ksi ę g ą główn ą, ksi ę gami pomocniczymi, dokumentami, sprawozdaniami, raportami, a tak ż e metodami i procedurami gromadzenia, przetwarzania danych, prezentowania ich odbiorcom itd. Jest to system otwarty, co oznacza, ż e wymienia informacje z otoczeniem – przyjmuje pewne dane z otoczenia, jak i generuje informacje na zewn ą trz. System ten powi ą zany jest z procesami podejmowania decyzji zarz ą dczych

9 Systemy finansowe: s ą podstawowymi systemami informacji ekonomicznej ka ż dej organizacji gospodarczej, słu żą cym u ż ytkownikom do podejmowania decyzji zarz ą dczych, zwłaszcza finansowych, oraz do analizy i oceny sytuacji finansowej przedsi ę biorstwa, a tak ż e do oceny działalno ś ci kadry kierowniczej ró ż nych szczebli zarz ą dzania z realizacji planu finansowego (bud ż etu), zwłaszcza w zakresie zarz ą dzania powierzonym maj ą tkiem. Sama rachunkowo ść, jako system dostarcza informacje zarówno u ż ytkownikom zewn ę trznym, jak te ż odbiorcom wewn ą trz organizacji

10 Tworz ą c wyodr ę bniony system w ramach systemu informacyjnego zarz ą dzania przedsi ę biorstwem rachunkowo ść składa si ę z podsystemów funkcjonalnych i obejmuje szereg działa ń (algorytmów) na danych, zorganizowanych w postaci zbiorów, m.in. pomiar, grupowanie, ewidencja na urz ą dzeniach ksi ę gowych, przetwarzanie i przekazywanie informacji o wynikach działalno ś ci firmy (minionych, bie żą cych i planowanych), zmianach w jej maj ą tku i sytuacji finansowej. Jest to mo ż liwe dzi ę ki zarejestrowaniu w systemie rachunkowo ś ci zdarze ń gospodarczych, strumieni rzeczowych i finansowych oraz ich wzajemnych relacji, a tak ż e prezentowania syntetycznych informacji w sprawozdaniach finansowych według przyj ę tych w danym kraju norm, ogólnie akceptowanych zasad, konwencji oraz standardów jako ś ciowych

11 System informacyjny rachunkowości wg podejścia tradycyjnego: ujęcie cybernetyczne

12 Systemy finansowo-ksi ę gowe nale żą do Informatycznych Systemów Zarz ą dzania. Ich główne zadania to: narz ę dzie dyrektora finansowego firmy, narz ę dzie innych decydentów, obsługa standardowych funkcji ksi ę gowych i sprawozdawczo ś ci

13 Systemy te powstały na styku trzech dziedzin nauki:

14 System Finansowo-Księgowy Rachunkowo ść finansow ą dzieli si ę na dwie poddziedziny: prowadzenie ksi ę gi głównej (general ledger accounting), rachunkowo ść pomocnicz ą (subsidiary accounting). Podział na ksi ę g ę główn ą (na kontach syntetycznych) i ksi ę gi pomocnicze (na kontach analitycznych) odzwierciedla struktur ę systemu rachunkowo ś ci przedsi ę biorstwa. Ksi ę gi pomocnicze słu żą uszczegółowieniu i uzupełnieniu zapisów kont ksi ę gi głównej. Prowadzi si ę je zwłaszcza dla: ś rodków trwałych, rozrachunków z kontrahentami, rozrachunków z pracownikami, operacji sprzeda ż y, operacji zakupu, kosztów i innych składników maj ą tku.

15 Stosuj ą c nieco inny podział w rachunkowo ś ci pomocniczej mo ż na wyró ż ni ć : rachunki zobowi ą za ń (account payable), rachunki nale ż no ś ci (accont receivable), rachunkowo ść płac (pay-roll accounting), rachunkowo ść ś rodków trwałych (assets accounting), rachunkowo ść materiałow ą (material accountig). System rachunkowo ś ci finansowej słu ż y dokumentowaniu transakcji ekonomicznych. Transakcje te dotycz ą zdarze ń i zale ż no ś ci mi ę dzy przedsi ę biorstwem a jego otoczeniem, a tak ż e zdarze ń zachodz ą cych wewn ą trz przedsi ę biorstwa. Dokumentowanie zdarze ń jest konieczne dla wywi ą zania si ę z obowi ą zku sporz ą dzania wymaganej prawem sprawozdawczo ś ci (np. podatkowej), a tak ż e dla dostarczenia informacji o bie żą cym funkcjonowaniu przedsi ę biorstwa i jego bie żą cej sytuacji ekonomicznej. Zdarzenia gospodarcze wyst ę puj ą w tzw. cyklu operacyjnym przedsi ę biorstwa, który jest te ż okre ś lany mianem ruchu okr ęż nego ś rodków gospodarczych. Cykl operacyjny zale ż y od rodzaju prowadzonej działalno ś ci. W jednostkach wytwórczych mo ż na wyodr ę bni ć trzy fazy: zaopatrzenia, wytwarzania i sprzeda ż y. W przedsi ę biorstwach handlowych wyst ę puj ą dwie fazy: zaopatrzenia (zakupu towarów) i sprzeda ż y, a w jednostkach usługowych mamy do czynienia jedynie z faz ą realizacji usługi.

16 Moduły systemu informatycznego w przedsiębiorstwie handlowym Głównym zadaniem systemu informatycznego w jednostce handlowej jest wspomaganie obsługi magazynu towarów (hurtowni)6. Polega ono na automatyzacji ewidencji zwi ą zanej z ruchem (czyli przychodami i rozchodami) i stanami towarów w magazynie. System informatyczny wspomagaj ą cy obieg informacji w procesach zaopatrzenia i sprzeda ż y w przedsi ę biorstwie handlowym zawiera z reguły nast ę puj ą ce moduły: moduł zakupu towarów, moduł rozrachunków z wierzycielami (dostawcami), moduł sprzeda ż y towarów, moduł rozrachunków z dłu ż nikami (odbiorcami), moduł zarz ą dzania towarami w magazynie, moduł raportowania, moduł administracyjny.

17 Mo ż e istnie ć wiele ró ż nych sposobów realizacji funkcji rozrachunkowych z wierzycielami i dłu ż nikami. Inne rozwi ą zania wyst ę puj ą, gdy system obrotu towarowego jest cz ęś ci ą systemu zintegrowanego, a inne w przypadku, gdy jest on systemem samodzielnym, który operuje na własnych, wyizolowanych zbiorach danych. W pierwszym przypadku mamy do czynienia z sytuacj ą, gdy dostawcy i odbiorcy towarów s ą zapisani we wspólnej kartotece kontrahentów, która obejmuje dodatkowo wszystkich innych dostawców (materiałów biurowych, gospodarczych, energii, usług itp.). Moduły rozrachunków znajduj ą si ę wtedy w systemie ksi ę gowym i tam wła ś nie odbywa si ę rejestracja wszystkich rozlicze ń. W drugim przypadku mo ż liwe s ą dwa rozwi ą zania: rozliczenia nale ż no ś ci i zobowi ą za ń odbywaj ą si ę w systemie obrotu towarowego, a do systemu ksi ę gowego trafiaj ą jedynie dane sumaryczne (ł ą czna warto ść przychodów i rozchodów, zobowi ą zania, nale ż no ś ci, podatek VAT itp.), czyli w systemie ksi ę gowym nie prowadzi si ę szczegółowej ewidencji analitycznej rozrachunków z dostawcami i odbiorcami towarów; rozliczenia nale ż no ś ci i zobowi ą za ń odbywaj ą si ę w systemie ksi ę gowym, do którego s ą przesyłane (lub drugi raz wprowadzane) faktury zakupu i sprzeda ż y, czyli w systemie ksi ę gowym prowadzi si ę ewidencj ę analityczn ą rozrachunków z dostawcami i odbiorcami towarów.

18 Moduł zakupu towarów Do podstawowych funkcji modułu zakupów zalicza si ę : rejestracj ę zakupów, czyli wprowadzanie danych o zakupach z faktur obcych (lub dokumentów wyda ń zewn ę trznych dostawcy); emisj ę dowodów przychodu do magazynu (PZ – przyj ę cie zewn ę trzne); rejestracj ę faktur koryguj ą cych; wystawianie zamówie ń na towary do dostawców; prowadzenie kartoteki dostawców; przygotowanie (np. agregacja) i eksport danych o warto ś ci przychodów towarów do systemu ksi ę gowego; przygotowanie i eksport danych o fakturach zakupu (zobowi ą zania, naliczony podatek VAT) do systemu ksi ę gowego; drukowanie rejestru faktur VAT zakupu; generowanie ró ż nych zestawie ń o zakupach według dostawców i towarów.

19 Moduł sprzedaży W ramach modułu sprzeda ż y realizowane s ą nast ę puj ą ce funkcje : rejestracja zamówie ń od odbiorców, wystawianie faktur sprzeda ż y (lub paragonów w przypadku sprzeda ż y detalicznej), emisja (wydruk) polece ń wydania towarów (dowodów rozchodu z magazynu -WZ - wydanie zewn ę trzne), wystawianie faktur koryguj ą cych, prowadzenie kartoteki odbiorców, przygotowanie (np. agregacja) i eksport danych o warto ś ci rozchodów towarów do systemu ksi ę gowego; przygotowanie i eksport danych o fakturach sprzeda ż y (nale ż no ś ci, nale ż ny podatek VAT) do systemu ksi ę gowego; drukowanie rejestru faktur VAT sprzeda ż y; generowanie zestawie ń o sprzeda ż y według odbiorców i według towarów.

20 Moduł rozrachunków z wierzycielami Moduł rozrachunków z wierzycielami winien umo ż liwia ć : całkowite i cz ęś ciowe rozliczenie faktur zakupu gotówk ą z emisj ą dokumentów KW - kasa przyjmie, wystawianie polece ń przelewu i automatyczne rozliczenie na ich podstawie faktur zakupu (całkowite lub cz ęś ciowe), przygotowanie i eksport danych o zrealizowanych płatno ś ciach do systemu ksi ę gowego, generowanie ró ż nych zestawie ń o zobowi ą zaniach, generowanie ró ż nych zestawie ń o historii rozrachunków z dostawcami.

21 Wskazane jest aby zestawienia były parametryzowane i mo ż liwe było dokonanie zarówno selekcji, jak i grupowanie zobowi ą za ń według ró ż nych kryteriów, np. takich jak: grupy dostawców, przedziały opó ź nienia w realizacji płatno ś ci (np. wszystkie, opó ź nione 1 dzie ń, opó ź nione 1 tydzie ń ), przedziały kwotowe (np. wszystkie, nale ż no ś ci do zł, od do zł), przedziały upływu terminu płatno ś ci (np. o dzisiejszym terminie upływu, o terminie upływu przypadaj ą cym za tydzie ń ).

22 Moduł rozrachunków z dłużnikami Moduł rozrachunków z dłu ż nikami wspomaga realizacj ę podobnych funkcji jak moduł rozrachunków z wierzycielami. Do najwa ż niejszych z nich nale żą : całkowite i cz ęś ciowe rozliczanie faktur sprzeda ż y gotówk ą z emisj ą dokumentów KP - kasa przyjmie, całkowite i cz ęś ciowe rozliczanie faktur sprzeda ż y na podstawie wyci ą gu bankowego lub innych form płatno ś ci (czeki), drukowanie wezwa ń do zapłaty, przygotowanie i eksport danych o zrealizowanych płatno ś ciach do systemu ksi ę gowego, generowanie ró ż nych zestawie ń o nale ż no ś ciach. generowanie ró ż nych zestawie ń o historii rozrachunków z odbiorcami

23 Moduł zarządzania towarami Kolejnym modułem w systemie obrotu towarowego jest w magazynie. Do podstawowych funkcji tego modułu nale żą : prowadzenie kartoteki towarów (ilo ś ciowo-warto ś ciowej), wystawianie i rejestrowanie dowodów przesuni ę cia mi ę dzy magazynami, kalkulacje cen sprzeda ż y (według ró ż nych metod), wspomaganie inwentaryzacji z emisj ą arkuszy spisu z natury (ASN) i protokołów ró ż nic inwentaryzacyjnych, przygotowanie i eksport danych dotycz ą cych rozliczenia inwentaryzacji do systemu ksi ę gowego, drukowanie cennika towarów, generowanie zestawie ń o stanach i obrotach towarów.

24 Kryteria selekcji, grupowania i sortowania danych powinny umo ż liwia ć uzyskanie m.in. nast ę puj ą cych zestawie ń towarów: według grup towarowych, według podanego okresu sprzeda ż y (lub zakupu), posortowane według wska ź nika mar ż y, posortowane według warto ś ci sprzeda ż y, w podanych przedziałach warto ś ci sprzeda ż y (np. towary o warto ś ci sprzeda ż y powy ż ej zł), o stanach zerowych, nie wykazuj ą cych ruchu (np. od miesi ą ca), o stanie poni ż ej stanu okre ś lonego jako minimalny, posortowane według upływaj ą cych terminów wa ż no ś ci.

25 Moduł raportowania i moduł administracyjny W module raportowania mo ż na udost ę pni ć wymienione wy ż ej raporty, a tak ż e doda ć szereg innych, które korzystaj ą informacji zgromadzonych w poszczególnych modułach, np. raport przedstawiaj ą cy prognoz ę płynno ś ci, który porównuje oczekiwane wpływy (spłat ę nale ż no ś ci) z wypływami (spłat ą zobowi ą za ń ) lub raport ukazuj ą cy wszystkie operacje przeprowadzone w danym dniu (lub innym okresie). Moduł administracyjny słu ż y do ustalenia warto ś ci ró ż nych parametrów globalnych definiowania nowych elementów w tabelach słownikowych, definiowania reguł biznesowych stosowanych w danym przedsi ę biorstwie, np.: ustalenie metody rozchodowania towarów (FIFO, LIFO), definiowanie u ż ytkowników systemu i przydzielania im praw do poszczególnych funkcji systemu, zdefiniowanie nowej formy płatno ś ci, zdefiniowanie nowej stawki podatku VAT, okre ś lenie wysoko ś ci rabatu przyznawanego odbiorcy po przekroczeniu ustalonej wysoko ś ci obrotu, okre ś lenie maksymalnego pułapu kredytowania klientów, okre ś lenie domy ś lnej stawki narzutu dla kalkulowania cen sprzeda ż y.

26 SYSTEM INFORMATYCZNY WSPOMAGAJĄCY DZIAŁALNOŚĆ PODSTAWOWĄ W PRZEDSIĘBIORSTWIE WYTWÓRCZYM Do podstawowych podsystemów systemu informatycznego wspomagaj ą cego działalno ść przedsi ę biorstwa wytwórczego, które odró ż niaj ą go od systemu przeznaczonego dla przedsi ę biorstwa handlowego nale żą : podsystem technicznego przygotowania produkcji (TPP), który stanowi baz ę dla planowania produkcji i zaopatrzenia materiałowego oraz generowania dokumentacji warsztatowej; podsystem gospodarki materiałowej (GM), który wspomaga planowanie zu ż ycia i zaopatrzenia materiałowego i obsługuje ewidencj ę stanów i obrotów materiałów; podsystem planowania i rozliczania produkcji (PRP), który wspomaga planowanie produkcji i obsług ę cyklu rozliczania produkcji; podsystem gospodarki wyrobami gotowymi (GWG), który wspomaga planowanie sprzeda ż y i ewidencj ę stanów i obrotów wyrobów gotowych.

27 Wymienione podsystemy podstawowe s ą ze sob ą ś ci ś le powi ą zane. Ni ż ej podano kilka powodów decyduj ą cych o tych zale ż no ś ciach: plany sprzeda ż y (system GWG) s ą podstaw ą opracowania planów produkcji (system PRP), te za ś podstaw ą opracowania planów zu ż ycia materiałów (system GM); kartoteka konstrukcyjna wyrobów korzysta z kartoteki wyrobów gotowych (system GWG), kartoteki cz ęś ci (system PRP), kartoteki materiałów (system GM); wystawiane w systemie GM dokumenty rozchodowe materiałów słu żą do wyceny produkcji w toku (niezako ń czonych zlece ń produkcyjnych) w podsystemie rozliczania produkcji oraz wyceny wyrobów gotowych w systemie GWG; karty pracy obsługiwane przez system PRP słu żą do wyceny wyrobów gotowych w systemie GWG.

28 System technicznego przygotowania produkcji Podstawowym modułem, który jest wykorzystywany w procesach planowania produkcji jest system technicznego przygotowania produkcji. Jego głównym zadaniem jest zbudowanie i utrzymanie w stanie aktualnym podstaw normatywnych procesu produkcyjnego zapisanych w tzw. bazie konstrukcyjno-technologicznej. Baza ta jest zapisana w dwóch podstawowych kartotekach: kartotece konstrukcyjnej, kartotece technologicznej. Najogólniej rzecz ujmuj ą c pierwsza kartoteka informuje o tym, z czego poszczególne wyroby s ą zbudowane, a druga o tym, w jaki sposób nale ż y je wykona ć.

29 W kartotece konstrukcyjnej jest zapisana informacja o wewn ę trznej strukturze wszystkich wyrobów produkowanych w przedsi ę biorstwie. Specyfikacje wyrobów gotowych (lub receptur w procesach chemicznych) i ich cz ęś ci ujmuj ą strukturaln ą i ilo ś ciow ą struktur ę wyrobów gotowych, składaj ą cych si ę z półfabrykatów (zespołów, komponentów, cz ęś ci, detali) i materiałów. Na kraw ę dziach s ą umieszczone współczynniki produkcji, które wskazuj ą ile elementów podrz ę dnych składa si ę na element nadrz ę dny. Kartoteka konstrukcyjna opiera si ę na dwóch zbiorach: kartotece cz ęś ci, która zawiera wykaz wszystkich wytwarzanych półfabrykatów (a mo ż e zawiera ć te ż wykaz wyrobów gotowych i materiałów); kartotece struktur wyrobów, która opisuje powi ą zania pomi ę dzy elementami wyrobów gotowych. Dzi ę ki kartotece konstrukcyjnej mo ż na uzyska ć odpowied ź na dwa pytania: ile i jakich zespołów, komponentów, cz ęś ci itd., potrzeba na wyprodukowanie zadanej liczby wyrobów; ile i jakie wyroby gotowe mo ż na wyprodukowa ć na podstawie zgromadzonych w przedsi ę biorstwie zespołów, komponentów, cz ęś ci itd..

30 Kartoteka technologiczna zawiera marszruty technologiczne, wskazuj ą ce jakie operacje musz ą zosta ć wykonane, w jakiej kolejno ś ci, na jakich maszynach (stanowiskach roboczych) i przez jakich pracowników (o jakich kwalifikacjach) aby wyprodukowa ć dany wyrób. Dla danego wyrobu mo ż e wyst ą pi ć kilka alternatywnych marszrut. Kartoteka marszrut jest powi ą zana bezpo ś rednio z kartotek ą operacji technologicznych, która z kolei korzysta z kartoteki ś rodków produkcji, kartoteki stanowisk pracowniczych (zawodów) i kartoteki cz ęś ci. Wyodr ę bnienie kartotek ś rodków produkcji i stanowisk pracowniczych pozwala unikn ąć redundancji danych w bazie w przypadku, gdy te same operacje technologiczne, ś rodki produkcji i wykonawcy wyst ę puj ą w marszrutach wielu wyrobów. Kartoteka operacji technologicznych zawiera opisy operacji (szczegółow ą instrukcj ę wykonania ka ż dej operacji), czasy trwania operacji, kody ś rodków produkcji i kody wykonawców operacji oraz kody cz ęś ci (lub materiałów) poddawanych obróbce lub monta ż owi. Słu ż y ona zatem do przechowywania norm pracochłonno ś ci, maszynochłonno ś ci i materiałochłonno ś ci. Na czas trwania operacji składaj ą si ę : jednostkowe czasy wykonania operacji - czasy tj, czasy przygotowawczo-zako ń czeniowe ś rodka produkcji, na którym jest wykonywana dana operacja - czasy tpz.

31 W kartotece ś rodków produkcji przechowywane s ą równie ż dysponowane czasy pracy poszczególnych maszyn i urz ą dze ń, które okre ś laj ą ile godzin w danym okresie mog ą one pracowa ć przy przestrzeganiu zasad ich prawidłowej eksploatacji. Ź ródłem danych dla bazy systemu TPP jest dokumentacja konstrukcyjna i technologiczna. Na podstawie bazy danych systemu otrzymuje si ę raporty dotycz ą ce pracochłonno ś ci, materiałochłonno ś ci oraz maszynochłonno ś ci jakie przypadaj ą na zadany program produkcji. Raport pracochłonno ś ci wskazuje ile godzin pracy potrzeba na wyprodukowanie okre ś lonej liczby danego wyrobu lub wyrobów (lub cz ęś ci) z uwzgl ę dnieniem zawodów (stanowisk pracy). Raport maszynochłonno ś ci okre ś la zapotrzebowanie na prac ę maszyn przy jego (ich) produkcji. Raport materiałochłonno ś ci przedstawia natomiast zapotrzebowanie na materiały, które nale ż y zu ż y ć według norm, aby wykona ć zadan ą liczb ę wyrobów lub cz ęś ci. Wykonanie raportu materiałochłonno ś ci wymaga zastosowania procedury „rozwini ę cia technologicznego”. Procedura „zwini ę cia technologicznego” pozwala natomiast na uzyskanie raportu o mo ż liwo ś ciach produkcji wyrobów na podstawie informacji o stanach materiałów w kartotece materiałowej i stanach cz ęś ci zapisanych w kartotece cz ęś ci.

32 Funkcje planowania sprzedaży, produkcji i zaopatrzenia Uproszczona procedura planowania w przedsi ę biorstwie wytwórczym jest realizowana w nast ę puj ą cych krokach: planowanie sprzeda ż y - na podstawie zło ż onych zamówie ń, podpisanych kontraktów i prognoz sprzeda ż y; planowanie produkcji – na podstawie planów sprzeda ż y, z uwzgl ę dnieniem stanów zapasów wyrobów gotowych; planowania zu ż ycia materiałów – na podstawie planów produkcji i kartoteki strukturalnej; planowanie zaopatrzenia materiałowego – na podstawie planów zu ż ycia materiałów, z uwzgl ę dnieniem zapasów materiałów. Pierwszy krok przedstawionej procedury jest realizowany w systemie gospodarki wyrobami gotowymi, drugi w systemie planowania i rozliczania produkcji, a trzeci w systemie gospodarki materiałowej

33 Wpływ na plany produkcji maj ą nie tylko opracowane plany sprzeda ż y i stany zapasów wyrobów gotowych, ale równie ż dost ę pne ś rodki produkcji i siła robocza, czyli dysponowany czas pracy maszyn i urz ą dze ń oraz dysponowany czas pracy ludzi. Skonfrontowanie tych wielko ś ci z czasami realizacji planów produkcji, które wynikaj ą z norm zapisanych w kartotece technologicznej, prowadzi do przedstawienia tzw. bilansów pracochłonno ś ci i maszynochłonno ś ci. Je ś li moce produkcyjne s ą niewystarczaj ą ce lub odnotowano niewystarczaj ą c ą liczb ę fachowców do realizacji planu produkcji, nale ż y b ą d ź zwi ę kszy ć potrzebne zasoby, b ą d ź zmodyfikowa ć plany produkcji (np. zmieniaj ą c terminy ich realizacji). Procedur ę uzgadniania mo ż liwo ś ci produkcyjnych z zapotrzebowaniem na zasoby potrzebne do wykonania planu produkcji okre ś la si ę bilansowaniem zasobów. Planowanie produkcji obejmuje z reguły trzy horyzonty czasowe: roczny, kwartalny i miesi ę czny. Na podstawie planów miesi ę cznych tworzone s ą zlecenia produkcyjne, uruchamiaj ą ce produkcj ę konkretnej serii wyrobów lub cz ęś ci.

34 Efektem realizacji procedur planowania produkcji s ą nast ę puj ą ce wyj ś cia podsystemu planowania produkcji: plany produkcji (roczne, kwartalne, miesi ę czne, inne); plany zatrudnienia (i funduszu płac, je ś li uwzgl ę dni si ę stawki płac); plany obci ąż enia maszyn i urz ą dze ń ; bilanse pracochłonno ś ci, maszynochłonno ś ci i materiałochłonno ś ci. Warto te ż wspomnie ć, ż e plan potrzeb materiałowych, który powstaje na podstawie planu zu ż ycia materiałów musi uwzgl ę dnia ć dodatkowo zamówienia ju ż zło ż one do dostawców, a w wyniku realizacji funkcji planowania potrzeb materiałowych, oprócz planu zaopatrzenia, powstaj ą równie ż inne zestawienia analityczne: rozwini ę cia materiałowe wyrobów gotowych, potrzeby materiałowe w przekroju cz ęś ci, potrzeby materiałowe w przekroju operacji technologicznych, potrzeby materiałowe w przekroju stanowisk pracy.

35 Ewidencja i rozliczanie produkcji (system PRP) Drugim zadaniem (po wspomaganiu procedury planowania produkcji) systemu planowania i rozliczania produkcji jest przygotowanie dokumentacji warsztatowej, która słu ż y wła ś ciwemu zorganizowaniu procesu produkcyjnego oraz rejestrowaniu przebiegu produkcji. Do najwa ż niejszych funkcji w tym zakresie nale żą : tworzenie i emisja zlece ń produkcyjnych wraz z dokumentacj ą warsztatow ą, rejestracja wykonania prac, wycena zlece ń produkcyjnych według kosztów rzeczywistych. Podstawowym zbiorem informacji jest kartoteka zlece ń produkcyjnych. Zlecenia produkcyjne mog ą by ć wystawiane dla serii wyrobów gotowych lub półfabrykatów. Rejestracja roboczogodzin i zu ż ycia materiałowego według zlece ń zapewnia mo ż liwo ść kalkulacji kosztów zlecenia, a nast ę pnie - po uwzgl ę dnieniu wielko ś ci serii – jednostkowych kosztów wytworzenia wyrobów i półfabrykatów

36 Kartoteka zlece ń produkcyjnych zawiera trzy grupy informacji: informacje identyfikuj ą ce zlecenie oraz wytwarzany produkt (nr zlecenia i charakter zlecenia: monta ż owe lub obróbka, symbol i charakterystyk ę wyrobu, wielko ść serii produkcyjnej, dat ę rozpocz ę cia i zako ń czenia zlecenia, itp.); informacje dotycz ą ce struktury i wielko ś ci kosztów bezpo ś rednich realizacji zlecenia (materiały bezpo ś rednie, płace bezpo ś rednie, koszty obróbki obcej, koszty energii i paliw technologicznych itp.); informacje dotycz ą ce metod rozliczania kosztów w ramach zlecenia, zakresu kosztów branych do wyceny produktu, metod kalkulacji itp. Uruchomienie zlecenia produkcyjnego powoduje wygenerowanie (wyemitowanie) dokumentacji warsztatowej, na któr ą składaj ą si ę : zestawienia zapotrzebowania materiałowego (na materiały i cz ęś ci) według stanowisk pracy, przewodniki warsztatowe dla zlece ń, karty pracy.

37 Rejestracja wykonania produkcji, czyli wyprodukowania wyrobu gotowego lub półfabrykatu (cz ęś ci lub detalu) polega na wypełnieniu odpowiednich pól w przewodniku warsztatowym oraz wpisaniu do karty pracy czasu pracy danego pracownika na danym zleceniu; Ponadto do dokumentów słu żą cych rozliczeniu produkcji nale żą dowody rozchodu materiałów (RW) oraz zwrotu materiałów z produkcji (ZW). Ró ż nica wielko ś ci zapisanych w dowodach RW i ZW informuje o faktycznym zu ż yciu materiałów na poszczególne zlecenia. Po rejestracji wykonania produkcji z systemu mo ż na uzyska ć wykazy zlece ń zako ń czonych i niezako ń czonych oraz zestawienia faktycznych roboczogodzin w układzie zlece ń oraz stanowisk pracy. Ostatni ą funkcj ą w zakresie rozliczania produkcji jest wycena zlece ń produkcyjnych. W przypadku produkcji zleceniowej, na przykładzie której omawiamy działanie systemu planowania i rozliczania, roboty w toku na koniec okresu rozliczeniowego stanowi ą wszystkie zlecenia, które nie zostały zako ń czone. Kalkulacja rzeczywistego kosztu wykonania zlece ń (zako ń czonych i niezako ń czonych) z reguły obejmuje: koszt materiałów bezpo ś rednich, obliczony w oparciu o dowody RW i ZW wystawione do wycenianego zlecenia oraz ceny materiałów; koszt robocizny bezpo ś redniej, obliczony w oparciu o karty pracy wystawione do wycenianego zlecenia oraz stawki płac; koszty obróbki obcej, obliczone na podstawie warto ś ci wynikaj ą cej z faktur kooperantów; koszty po ś rednie wydziałowe, obliczone przy zastosowaniu odpowiednich wska ź ników narzutu

38 Koszty materiałów bezpo ś rednich i robocizny bezpo ś redniej s ą ksi ę gowane na odpowiednich kontach kosztowych układu kalkulacyjnego. Je ś li w planie kont systemu ksi ę gowego wyst ę puj ą kosztowe konta analityczne dla poszczególnych zlece ń, to dla ka ż dego zlecenia nast ę puje odpowiedni zapis w ksi ę dze informuj ą cy o wysoko ś ci poniesionych kosztów materiałów bezpo ś rednich i robocizny bezpo ś redniej. W przeciwnym wypadku dokonuje si ę zapisów sumarycznych (cz ę sto w podziale na miejsca powstawania kosztów). Wycenione zlecenia niezako ń czone stanowi ą warto ść robót w toku. Zako ń czenie zlecenia i przekazanie wyrobów gotowych do magazynu stanowi podstaw ę do wystawienia dowodu przyj ę cia wewn ę trznego PW, a wycena zlecenia stanowi podstaw ę do obliczenia jednostkowych kosztów wytworzenia wyrobów gotowych, a nast ę pnie ustalenia cen sprzeda ż y.

39 Ewidencja stanów i obrotów materiałowych (system GM) Do funkcji systemu nale żą : ewidencja przychodów materiałowych, ewidencja rozchodów materiałowych, wspomaganie inwentaryzacji, prowadzenie kartoteki dostawców, rozliczanie zu ż ycia materiałów, generowanie ró ż nych zestawie ń o zakupach według dostawców i materiałów; przygotowanie i eksport danych o stanach, obrotach i zu ż yciu materiałów do systemu ksi ę gowego. Ewidencja przychodów do magazynu dotyczy nast ę puj ą cych zdarze ń : wystawianie zamówie ń na materiały na podstawie planów zaopatrzenia; rejestracja przychodów do magazynu (na podstawie dokumentów obcych) i emisja dowodów PZ – przyj ę cie zewn ę trzne; rejestracja zwrotów z produkcji i emisja dowodów ZW – zwrot; rejestracja przesuni ęć magazynowych – dowód MM.

40 Ewidencja rozchodów materiałów obejmuje natomiast: rejestracj ę wyda ń materiałów do produkcji i emisja dowodów RW - rozchodu wewn ę trznego; rejestracj ę przesuni ęć magazynowych – dowód MM; sprzeda ż materiałów i emisj ę dowodów WZ – wydanie zewn ę trzne. Nale ż y zauwa ż y ć, ż e sprzeda ż materiałów i zwi ą zane z tym dokumenty wydania zewn ę trznego WZ i faktury sprzeda ż y nie s ą typowe dla obrotu materiałowego i dotycz ą zdarze ń incydentalnych. Materiały s ą bowiem kupowane w celu ich przetworzenia w procesie produkcyjnym, a nie w celu sprzeda ż y. Wspomaganie inwentaryzacji polega, podobnie jak to było w przypadku systemu obrotu towarowego, na emisji arkuszy spisu z natury i protokołów ró ż nic inwentaryzacyjnych oraz przekazywaniu odpowiednich danych do systemu ksi ę gowego.

41 Oprócz wymienionych wy ż ej funkcji do zada ń systemu gospodarki materiałowej, podobnie jak to było w przypadku opisanego w poprzednim rozdziale systemu obrotu towarowego, mog ą nale ż e ć : przygotowanie (np. agregacja) i eksport danych o warto ś ci zakupów materiałów do systemu ksi ę gowego; przygotowanie i eksport danych o fakturach zakupu (zobowi ą zania, naliczony podatek VAT) do systemu ksi ę gowego; drukowanie rejestru faktur VAT zakupu.

42 Ewidencja stanów i obrotów wyrobami gotowymi (system GWG) Do jego podstawowych zada ń nale żą : ewidencja przychodów wyrobów gotowych, wycena wyrobów gotowych według kosztu wytworzenia, kalkulacje cen sprzeda ż y, ewidencja rozchodów wyrobów gotowych, czyli wspomaganie sprzeda ż y (fakturowanie, wydania z magazynu), prowadzenie kartoteki odbiorców, wspomaganie inwentaryzacji z emisj ą arkuszy spisu z natury i protokołów ró ż nic inwentaryzacyjnych, generowanie ró ż nych zestawie ń sprzeda ż y według odbiorców i wyrobów gotowych, przygotowanie i eksport danych o stanach, obrotach wyrobów gotowych do systemu ksi ę gowego. Zako ń czenie zlecenia produkcyjnego i przekazanie wyrobów do magazynu stanowi podstaw ę do zarejestrowania przychodu, zaktualizowania stanów w kartotece wyrobów gotowych, obliczenia kosztów jednostkowych wytworzenia i wystawienia dowodu PW - przyj ę cie wewn ę trzne. Przychód do magazynu mo ż e te ż nast ą pi ć w wyniku przesuni ę cia magazynowego lub zwrotu produktu przez klienta: wtedy wystawiany jest dowód PZ – przyj ę cie zewn ę trzne.

43 Po dokonaniu przyj ę cia towarów do magazynu nale ż y ustali ć ceny sprzeda ż y. W zale ż no ś ci od przyj ę tej w przedsi ę biorstwie polityki cenowej, cen ę mo ż na skalkulowa ć w oparciu o jednostkowy koszt wytworzenia, koszt pełny lub koszt zmienny, wzgl ę dnie wprowadzi ć do kartoteki tzw. cen ę rynkow ą, która nie jest powi ą zana z ż adnym z wymienionych kosztów, a wynika z zawartych umów lub ustale ń działu marketingu. Oczywi ś cie system powinien dopuszcza ć mo ż liwo ść ustalenia wielu cen dla jednego wyrobu. Rozchody z magazynu dotycz ą głównie sprzeda ż y wyrobów gotowych. Z operacj ą sprzeda ż y wi ążą si ę dwa dokumenty: faktura VAT sprzeda ż y oraz dowód WZ – wydanie zewn ę trzne. Rozchód mo ż e równie ż nast ą pi ć w przypadku przesuni ę cia magazynowego lub zwrotu wyrobu do produkcji, np. w celu poprawienia. Podobnie jak w przypadku systemu gospodarki materiałowej czy systemu obrotu towarowego, system GWG mo ż e realizowa ć ponadto nast ę puj ą ce funkcje: przygotowanie (np. agregacja) i eksport danych o warto ś ci sprzeda ż y wyrobów gotowych do systemu ksi ę gowego; przygotowanie i eksport danych o fakturach sprzeda ż y (nale ż no ś ci, nale ż ny podatek VAT) do systemu ksi ę gowego; drukowanie rejestru faktur VAT sprzeda ż.

44 SYSTEMY KSIĘGOWE WSPOMAGAJĄCE CYKL ADMINISTRACYJNY Wyst ę puje cykl administracyjny, w którym s ą rozliczane pozostałe zasoby przedsi ę biorstwa. Realizacj ę tego cyklu wspomagaj ą nast ę puj ą ce dziedzinowe podsystemy rachunkowo ś ci finansowej: system gospodarki ś rodkami trwałymi, system kadrowo-płacowy, system ksi ę gowo-finansowy. Z punktu wiedzenia informacji finansowej dwa pierwsze systemy słu żą do obsługi kolejnych dziedzin pomocniczych rachunkowo ś ci tj. rachunkowo ś ci ś rodków trwałych i rachunkowo ś ci płac. Dane rejestrowane i obliczane w tych systemach s ą ksi ę gowane w ksi ę dze głównej systemu finansowo-ksi ę gowego na kontach kosztowych oraz kontach rozrachunkowych (system płacowy) i kontach ś rodków trwałych. W tym kontek ś cie głównym zadaniem systemu gospodarki ś rodkami trwałymi jest obliczanie amortyzacji, która stanowi z jednej strony koszt działania przedsi ę biorstwa, a z drugiej przedstawia wysoko ść umorzenia, o któr ą pomniejsza si ę w kolejnych okresach obrachunkowych warto ść ksi ę gow ą ś rodków trwałych

45 W systemie finansowo-ksi ę gowym amortyzacja jest ksi ę gowana zbiorczo, w podziale jedynie na grupy ś rodków trwałych. System kadrowo-płacowy oblicza dane rozrachunkowe o wynagrodzeniach, narzutach na wynagrodzenia i podatku dochodowym oraz przygotowuje odpowiednie dekrety (lub raporty) do ksi ę gowa ń zbiorczych na kosztowych i szczegółowych ksi ę gowa ń na analitycznych kontach rozrachunkowych. Warto doda ć, ż e w organizacjach produkcyjnych dwa pierwsze z wymienionych systemów mog ą by ć powi ą zane z systemem planowania i rozliczania produkcji. System gospodarki ś rodkami trwałymi mo ż e przekazywa ć dane o dysponowanym czasie pracy maszyn, a system kadrowo- płacowy – dane o dysponowanym czasie pracy ludzi. Dane te s ą wykorzystywane w procesie bilansowania posiadanych zasobów z zasobami potrzebnymi do wykonania zaplanowanych zada ń.

46 System gospodarki środkami trwałymi Zarz ą dzanie ś rodkami trwałymi jest realizowane w nast ę puj ą cych etapach: pozyskiwanie ś rodków trwałych, u ż ytkowanie ś rodków trwałych, pozbywanie si ę ś rodków trwałych. W ka ż dym z wymienionych wy ż ej etapów zarz ą dzania ś rodkami trwałymi dokonywane s ą operacje zwi ą zane z ewidencj ą ruchu ś rodków trwałych. W etapie drugim mamy dodatkowo do czynienia ze zdarzeniami, które powoduj ą zmian ę ich warto ś ci. Do podstawowych zada ń systemu gospodarki ś rodkami trwałymi nale żą : ewidencja stanów i ruchu ś rodków trwałych, naliczanie amortyzacji i umarzanie warto ś ci ś rodków trwałych, rejestracja czasu pracy maszyn i urz ą dze ń oraz ś rodków transportu, inwentaryzacja ś rodków trwałych, ewidencja modernizacji, napraw i remontów.

47 W przedsi ę biorstwach produkcyjnych system gospodarki ś rodkami trwałymi mo ż e ponadto wspomaga ć planowanie remontów i konserwacji maszyn i urz ą dze ń. Polega ono na porównaniu rzeczywistego czasu ich pracy oraz - wynikaj ą cego z planów produkcji - planowanego obci ąż enia w kolejnych okresach z wymaganiami okre ś lonymi w zasadach prawidłowej eksploatacji, które zapisano w kartotece. Podstawowym zbiorem danych w systemie gospodarki ś rodkami trwałymi jest kartoteka ś rodków trwałych. Zawiera ona m.in. informacje takie jak: numer inwentarzowy jednoznacznie identyfikuj ą cy ś rodek oraz nazwa, forma posiadania (dzier ż awiony, własny), statystyczny symbol klasyfikacji, symbol stanowiska kosztów „przejmuj ą cego amortyzacj ę ”, symbol pracownika odpowiedzialnego za u ż ytkowanie, data przyj ę cia do ewidencji, likwidacji, sprzeda ż y itp., stawka umorzenia i warto ść umorzenia liczona narastaj ą co, ź ródło pochodzenia i rok budowy, przeznaczenie (rodzaj działalno ś ci), składka ubezpieczeniowa, terminy remontów okresowych, koszty remontów i konserwacji.

48 Organizacja gospodarcza najcz ęś ciej pozyskuje ś rodki trwałe poprzez zakup, zrealizowanie inwestycji lub metod ą leasingu finansowego lub leasingu operacyjnego. Do dokumentów zwi ą zanych z pozyskaniem ś rodków trwałych nale żą : faktura VAT zakupu, dowody przyj ę cia ś rodka trwałego z inwestycji – OT, protokoły odbioru ko ń cowego, umowy leasingowe, protokoły odbioru technicznego itp. W trakcie u ż ytkowania ś rodka trwałego mo ż e nast ą pi ć zmiana miejsca u ż ytkowania (dowód MT) i osoby odpowiedzialnej. Pozbywanie si ę ś rodków trwałych polega głównie na ich likwidacji i sprzeda ż y, wzgl ę dnie darowi ź nie lub przej ę ciu przez leasingobiorc ę. Operacjom tym towarzysz ą dokumenty takie: jak faktury VAT sprzeda ż y, dowody likwidacji ś rodka – LT, protokoły fizycznej likwidacji ś rodka, umowy darowizny, protokoły zdawczo- odbiorcze. Wszystkie wymienione wy ż ej operacje musz ą znale źć swoje odzwierciedlenie w odpowiednich zapisach na kontach ś rodków trwałych oraz kontach rozrachunkowych systemu ksi ę gowego. Wa ż ne jest zatem aby system gospodarki ś rodkami trwałymi przekazywał do niego dane o warto ś ci zakupu, warto ś ci inwestycji i warto ś ci sprzeda ż y ś rodka.

49 Kolejna grupa funkcji systemu gospodarki ś rodkami trwałymi dotyczy zdarze ń zwi ą zanych z u ż ytkowaniem ś rodków trwałych. Najwa ż niejsz ą z nich jest naliczanie amortyzacji. Po zako ń czeniu ka ż dego miesi ą ca nast ę puje pomniejszenie warto ś ci ksi ę gowej ka ż dego ś rodka trwałego o pewn ą wielko ść, która wynika z przyj ę tej stawki umorzeniowej oraz metody amortyzacji. Dla ró ż nych grup ś rodków przepisy przewiduj ą ró ż ne okresy umarzania ich warto ś ci i w konsekwencji ró ż ne stawki odpisów amortyzacyjnych. W systemie gospodarki ś rodkami trwałymi prowadzi si ę szczegółow ą ewidencj ę analityczn ą dla ka ż dego ś rodka trwałego w zakresie amortyzacji i odpowiadaj ą cej jej warto ś ci umorzenia w ka ż dym miesi ą cu. W systemie ksi ę gowym prowadzi si ę jedynie ewidencj ę syntetyczn ą dla grup ś rodków takich jak maszyny i urz ą dzenia, ś rodki transportu oraz budynki i budowle. Z tego wzgl ę du zadaniem systemu gospodarki ś rodkami trwałymi jest przygotowanie zagregowanych danych o warto ś ci umorzenia danej grupy ś rodków, która pomniejszy ich warto ść ksi ę gow ą w zespole zerowym planu kont. Zmniejszeniu warto ś ci ś rodków trwałych w zespole zerowym towarzysz ą odpowiednie ksi ę gowania kosztów w zespołach kont kosztowych. W zale ż no ś ci od struktury tych kont mo ż e by ć konieczne przygotowanie warto ść amortyzacji w innych układach ni ż na potrzeby ksi ę gowa ń warto ś ci umorzenia w zespole zerowym.

50 Kolejn ą funkcj ą zwi ą zan ą z u ż ytkowaniem ś rodków trwałych jest rejestracja czasu pracy maszyn i urz ą dze ń. Odbywa si ę ona na tzw. kartach eksploatacji ś rodka (maszyny, samochodu itp.). Jak wspomniano wcze ś niej informacja o faktycznym czasie pracy mo ż e by ć pomocna w ustalaniu planów konserwacji i remontów. Mo ż e zosta ć tak ż e wykorzystana do obliczania kosztów pracy maszyn i urz ą dze ń przypadaj ą cych na dane zlecenie produkcyjne, wyrób lub grup ę wyrobów. Dokumenty zwi ą zane z inwentaryzacj ą ś rodków trwałych to arkusze spisu z natury, które stanowi ą podstaw ę do porównania stanów rzeczywistych z ewidencyjnymi zapisanymi w kartotece oraz do sporz ą dzenia protokołów ró ż nic inwentaryzacyjnych. Ewidencja zwi ą zana z modernizacj ą, naprawami i remontami ś rodków powinna umo ż liwia ć dokonanie dokładnego opisu zdarzenia, a w szczególno ś ci zapisania danych o dokonanych zmianach, wymienionych cz ęś ciach, wykonawcy prac, terminach wykonania i poniesionych kosztach. Nale ż y te ż pami ę ta ć, ż e konsekwencj ą tych operacji mo ż e by ć konieczno ść przeszacowania warto ś ci danego ś rodka. Wskazane jest aby system umo ż liwiał powi ą zanie dokonanej modernizacji lub remontu z przeszacowaniem warto ś ci.

51 System kadrowo-płacowy Do głównych zada ń modułu kadrowego nale żą : prowadzenie kartoteki osobowej pracowników, emisja dokumentów kadrowych (umowa pracy, ś wiadectwo pracy itp.), rejestracja czasu pracy, rejestracja nieobecno ś ci (urlopów, zwolnie ń lekarskich itp.), naliczanie sta ż u, generowanie zestawie ń.

52 Podstawowym zbiorem modułu kadrowego jest kartoteka osobowa pracownika, która zawiera m.in. nast ę puj ą ce dane: symbol pracownika, dane osobowe (imi ę, nazwisko, adres, NIP, nr dowodu osobistego itp.), wykształcenie i zawód, symbol komórki organizacyjnej, data zatrudnienia, forma umowy o prac ę, wymiar etatu, symbol stanowiska, rodzaj wynagrodzenia, stawk ę osobistego zaszeregowania, sta ż pracy (w zakładzie, w innych miejscach, do wymiarowania urlopu itp.), informacje niezb ę dne do liczenia zasiłków chorobowych i rodzinnych, nazw ę, adres i numer konta bankowego.

53 Kartoteka ta korzysta ze zbiorów słownikowych, takich jak słownik komórek organizacyjnych i słownik stanowisk pracy. Ewidencj ę czasu pracy oraz nieobecno ś ci prowadzi si ę najcz ęś ciej w osobnych zbiorach (tabelach). W zale ż no ś ci od rodzaju działalno ś ci przedsi ę biorstwa, przyj ę tej organizacji czasu pracy i systemu wynagradzania (za czas pracy, akordowo) rejestracja czasu pracy mo ż e przebiega ć w ró ż ny sposób. Jak wspomniano wcze ś niej, w przypadku przedsi ę biorstwa wytwórczego do ewidencji czasu pracy pracowników bezpo ś rednio produkcyjnych wykorzystuje si ę cz ę sto karty pracy, które stanowi ą cz ęść dokumentacji warsztatowej systemu planowania i rozliczania produkcji. Innym sposobem rejestracji czasu pracy jest zastosowanie urz ą dze ń pomiarowych (tzw. odbijanie kart) i poł ą czenie ich z systemem kadrowym. W przypadku gdy przedsi ę biorstwo nie stosuje dokładnego pomiaru czasu pracy (lub nie stosuje go w odniesieniu do pewnej grupy pracowników – najcz ęś ciej pracowników biurowych i kadry kierowniczej), ewidencja czasu pracy sprowadza si ę do rejestracji nieobecno ś ci.

54 Je ś li wynagrodzenie uzale ż nione jest od tego, czy praca była wykonywana w nadgodzinach, na pó ź niejszych zmianach, niedziele i ś wi ę ta lub winne dni ustawowo wolne, konieczne jest, aby system uwzgl ę dniał mo ż liwo ść ewidencji czasu pracy w rozbiciu na odpowiednie pozycje. Pomocne w tym mog ą by ć tzw. kalendarze czasu pracy. Ka ż dy pracownik mo ż e mie ć przydzielony indywidualny kalendarz, w którym ustala si ę, w jaki sposób s ą traktowane przy naliczaniu płac odpowiednie dni, zmiany i godziny pracy. Kalendarze pracy słu żą równie ż do planowania urlopów. Kolejn ą funkcj ą systemu kadrowego jest naliczanie sta ż u pracy. Wymaga ono rozszerzenia kartoteki osobowej o dwa dodatkowe zbiory (tabele), w których przechowuje si ę histori ę zatrudnienia pracownika w poprzednich miejscach pracy oraz histori ę zatrudnienia w obecnym miejscu (kolejno zajmowane stanowiska z podaniem czasu, w którym to miało miejsce). Informacje te mog ą zosta ć wykorzystane do naliczania sta ż u pracy w ró ż nych kategoriach takich jak sta ż pracy w zakładzie, sta ż do wynagrodzenia (mo ż e obejmowa ć te ż zatrudnienie w poprzednich miejscach pracy), sta ż do wymiarowania urlopu itd.

55 Ostatnim z omawianych zada ń podsystemu kadrowego jest emisja dokumentów zwi ą zanych z przyjmowaniem do pracy, przeszeregowaniem, zwolnieniem itp. oraz ró ż nego rodzaju zestawie ń. Do dokumentów tych nale żą w szczególno ś ci: anga ż (czyli umowa o zatrudnieniu), ś wiadectwo pracy, za ś wiadczenie o zatrudnieniu, karty urlopowe, wykaz pracowników wg stanowisk i zawodów, plany i stan wykorzystania urlopów wg stanowisk itp., wykaz nieobecno ś ci wg typów i MPK, czasy pracy w przekroju zlece ń i MPK, zestawienie o stanie zatrudnienia według płci, stanowisk pracy itp. (dla GUS).

56 Do podstawowych zada ń modułu płacowego nale żą : prowadzenie kartoteki wynagrodze ń pracowników przedsi ę biorstwa, obsługa bezosobowego funduszu płac, automatyczne obliczanie składników wynagrodze ń oraz sum do wypłaty, obsługa wypłat wynagrodze ń na rachunki oszcz ę dno ś ciowo- rozliczeniowe, drukowanie list wypłat, eksport danych o wynagrodzeniach do programu Płatnik, obsługa rozrachunków z Zakładem Ubezpiecze ń Społecznych i urz ę dami skarbowymi, emisja dokumentów do urz ę dów skarbowych i innych instytucji, przygotowanie i eksport danych o wynagrodzeniach do systemu ksi ę gowego. Kartoteka wynagrodze ń zawiera szczegółowe dane wymagane do celów emerytalnych

57 Kartoteka wynagrodze ń zawiera szczegółowe dane wymagane do celów emerytalnych i rentowych, dane o podatku dochodowym, dodatkach i potr ą ceniach oraz kwotach do wypłaty. S ą one przechowywane w układzie miesi ę cznym i narastaj ą co. Poszczególne składniki wynagrodzenia obejmuj ą m.in.: wynagrodzenie brutto, które stanowi podstaw ę obliczania składek na ubezpieczenie społeczne; składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe; koszty uzyskania przychodu; dochód, który stanowi podstaw ę naliczania podatku dochodowego; zaliczka na podatek dochodowy; składka na ubezpieczenie zdrowotne; dodatki (np. zasiłek rodzinny); potr ą cenia (np. ubezpieczenie, kasa zapomogowa po ż yczkowa). Obsługa bezosobowego funduszu płac wi ąż e si ę wynagradzaniem za prac ę osób zatrudnionych na podstawie innej formy zatrudnienia ni ż umowa o prac ę, czyli na podstawie np. umowy zlecenia lub umowy o dzieło.

58 Aktualizacja kartoteki wynagrodze ń wymaga przeprowadzenia oblicze ń zwi ą zanych z wycen ą pracy, poszczególnymi składnikami wynagrodzenia, dokonaniem potr ą ce ń (podatkowych, składek ubezpieczeniowych i innych). Punktem wyj ś cia w obliczeniach jest ustalenie, który wynika z dokumentów zarejestrowanych w module kadrowym takich jak karty pracy, listy obecno ś ci, karty urlopowe i inne oraz stawki płacowe. Nast ę pnie obliczane s ą inne wielko ś ci (np. dodatek sta ż owy, premia, wynagrodzenie za urlop) wchodz ą ce w skład wynagrodzenia brutto, który stanowi podstaw ę obliczania wysoko ś ci składek na ubezpieczenie społeczne oraz podatku dochodowego. Algorytmy obliczania wysoko ś ci składek na ubezpieczenie społeczne, składki na ubezpieczenie zdrowotne, zaliczka na podatek dochodowy wynikaj ą z obowi ą zuj ą cych przepisów, które okre ś laj ą metod ę oblicze ń oraz stosowane stałe warto ś ci wzgl ę dne (wska ź niki procentowe) lub bezwzgl ę dne (w złotych). Obecnie w wi ę kszo ś ci wypadków wypłata wynagrodze ń odbywa si ę przy na konta bankowe przy pomocy polece ń przelewu. Operacja ta mo Ŝ e si ę odbywa ć si ę przy pomocy oprogramowania okre ś lanego jako homebanking, które jest z reguły dostarczane przedsi ę biorstwu przez bank. Aby wyeliminowa ć konieczno ść r ę cznego wprowadzania danych do tego modułu potrzebne jest, aby system płacowy posiadał odpowiedni interfejs, umo ż liwiaj ą cy automatyczny przesył danych o wysoko ś ci wypłat na odpowiednie konta bankowe pracowników. nie płacy zasadniczej. Podstaw ę stanowi ą tu dane o czasie pracy.

59 Funkcja drukowanie list wypłat mo ż e obejmowa ć emisj ę zestawie ń takich jak: listy płac pracowników przedsi ę biorstwa (według ró ż nych kryteriów i ró ż nej kolejno ś ci, np. alfabetycznie, według miejsc powstawania kosztów itp.), odcinków płacowych i list do potwierdzenia pobranego wynagrodzenia, lista wynagrodze ń bezosobowych, listy płatnicze zasiłku z ubezpiecze ń społecznych, listy dodatkowe (premie specjalne, odprawy, ś wiadczenia socjalne).

60 Kolejna funkcja systemu płacowego to eksportowanie danych do programu Płatnik, dostarczanego firmom przez Zakład Ubezpiecze ń Społecznych. Program ten słu ż y do przygotowania i przekazania do niego dokumentów rozliczeniowych (i zgłoszeniowych). Na podstawie przekazanych z systemu płacowego danych program Płatnik generuje nast ę puj ą ce dokumenty: RMUA – uzupełni ć, DRA – deklaracja rozliczeniowa (zbiorcza), RCA – imienny raport miesi ę czny o nale ż nych składkach i wypłaconych ś wiadczeniach, RZA – raport imienny o nale ż nych składkach na ubezpieczenie zdrowotne, RSA - raport imienny o wypłaconych ś wiadczeniach i przerwach w opłacaniu składek dokumenty zgłoszeniowe. Wymienione dokumenty s ą najcz ęś ciej przekazywane do ZUS w postaci elektronicznej. Nast ę pna z wymienionych funkcji systemu płacowego to rozliczenia z Zakładem Ubezpiecze ń Społecznych oraz urz ę dami skarbowymi. Dokonywanie przelewów na konta bankowe tych instytucji mo ż e si ę odbywa ć sposób opisany poprzednio, tj. przy wykorzystaniu oprogramowania homebanking.

61 Oprócz dokumentów dla Zakładu Ubezpiecze ń Społecznych system kadrowo-płacowy powinien przygotowywa ć dokumenty i zestawienia równie ż dla innych instytucji pa ń stwowych, takich jak urz ę dy skarbowe i urz ę dy statystyczne oraz pracowników przedsi ę biorstwa. Nale żą do nich w szczególno ś ci: PIT - 4 – deklaracja na zaliczk ę miesi ę czn ą i podatek dochodowy od ł ą cznej kwoty dokonanych wpłat (dla urz ę du skarbowego), PIT – 11 -.(dla urz ę du skarbowego i pracownika), zestawienia wynagrodze ń według typów umów (dla urz ę du statystycznego), zestawienie osób o mniejszej składce zdrowotnej (dla Narodowego Funduszu Zdrowia).

62 System finansowo-księgowy Głównym zadaniem systemu rachunkowo ś ci finansowej jest obsługa ksi ą g przedsi ę biorstwa, do których nale żą : dziennik, ujmuj ą cy zapis zdarze ń w porz ą dku chronologicznym; konta ksi ę gi głównej, czyli ewidencja syntetyczna wykorzystuj ą ca zasad ę podwójnego zapisu; konta ksi ą g pomocniczych, czyli ewidencja analityczna bazuj ą c ą na zapisie jednostronnym, powtarzalnym; inwentarz, czyli wykaz składników aktywów i pasywów; zestawienie obrotów i sald ksi ę gi głównej i ksi ą g pomocniczych.

63 Prowadzenie ksi ą g w rachunkowo ś ci finansowej musi si ę odbywa ć zgodnie z wymogami prawa bilansowego tj.: zapisy ksi ę gowe powinny by ć prowadzone w ksi ę gach z zachowaniem porz ą dku chronologicznego i systematycznego; porz ą dek chronologiczny, który mo ż na zdefiniowa ć jako zapisywanie operacji gospodarczych w kolejno ś ci czasu ich dokonywania, polega na rejestrowaniu w dzienniku bie żą cych operacji z mo ż liwo ś ci ą podziału na dzienniki cz ęś ciowe, grupuj ą ce operacje gospodarcze według ich rodzaju; zapisy w dzienniku musz ą by ć numerowane, za ś obroty naliczane w sposób ci ą gły; musz ą te ż istnie ć powi ą zania zapisów w dzienniku z dowodami ksi ę gowymi, b ę d ą cymi podstaw ą dokonania tych zapisów; porz ą dek systematyczny polega na rejestrowaniu operacji na kontach syntetycznych (ksi ę ga główna) z wykorzystaniem techniki podwójnego ksi ę gowania oraz na kontach analitycznych (ksi ę gi pomocnicze), przy pomocy zapisów jednostronnych; zapisy w porz ą dku systematycznym powinny umo ż liwia ć zestawianie w odpowiednich przekrojach syntetycznych stanów składników maj ą tku przedsi ę biorstwa oraz ź ródeł jego finansowania po doprowadzeniu ich do zgodno ś ci ze stanem faktycznym, ustalonym w wyniku inwentaryzacji.

64 Mo ż na powiedzie ć, ż e dziennik ilustruje działalno ś ci finansow ą przedsi ę biorstwa, za ś pozostałe ksi ę gi wyra ż aj ą stany finansowe. Do tej pory zostały omówione systemy informatyczne wspomagaj ą ce prowadzenie tzw. rachunkowo ś ci pomocniczej, czyli ksi ą g pomocniczych. Nale ż ały do nich: w jednostkach handlowych - system obrotu towarowego obsługuj ą cy procesy zaopatrzenia i sprzeda ż y oraz powi ą zane z nimi moduły obsługuj ą ce rachunki zobowi ą za ń i nale ż no ś ci; w jednostkach wytwórczych - system gospodarki materiałowej, planowania i rozliczania produkcji oraz gospodarki wyrobami gotowymi; systemy obsługuj ą ce rozliczanie pozostałych zasobów przedsi ę biorstwa, tj. system gospodarki ś rodkami trwałymi i gospodarki kadrowo-płacowej. Ostatnim z przedstawianych w tej cz ęś ci wykładu systemów jest system wspomagaj ą cy prowadzenie pozostałych ksi ą g przedsi ę biorstwa, w tym przede wszystkim ksi ę gi głównej, nazywanej kartotek ą obrotów i sald.

65 Na pocz ą tku roku obrotowego nast ę puje otwarcie ksi ą g rachunkowych na podstawie zestawienia bilansu lub zestawienia obrotów i sald. Nast ę pnie prowadzona jest bie żą ca ewidencja zdarze ń gospodarczych oparta o własne i obce dowody ź ródłowe. Rejestracja i generowanie dowodów ź ródłowych mo ż e by ć prowadzona albo w dziedzinowych systemach informatycznych obsługuj ą cych ksi ę gi pomocnicze albo r ę cznie. Dowody te stanowi ą podstaw ę do dokonania odpowiednich zapisów w porz ą dku chronologicznym w jednym dzienniku lub w kilku dziennikach rodzajowych oraz w porz ą dku systematycznym na kontach ksi ę gowych z zachowaniem zasady podwójnego zapisu. Zbiór danych zawieraj ą cy ksi ę gowania nazywa si ę kartotek ą obrotów i sald. Zapisy powstaj ą w bazie danych systemu ksi ę gowego albo automatycznie na podstawie danych wygenerowanych przez dziedzinowe systemy informatyczne albo w sposób r ę czny na podstawie przygotowywanych zestawie ń i dowodów PK – polece ń ksi ę gowania. Ostatnim etapem jest zamkni ę cie kont na koniec okresów sprawozdawczych (najcz ęś ciej miesi ą ca). Zako ń czenie ksi ę gowa ń i zamkni ę cie danego miesi ą ca wi ąż e si ę z wydrukiem (albo przeniesieniem na no ś nik komputerowy) specjalnie oznaczonego zestawienia obrotów i sald, informacji sprawozdawczej ko ń cz ą cej dany okres oraz uniemo ż liwieniem dost ę pu do dalszych ksi ę gowa ń w zamykanym okresie.

66 W praktyce system finansowo-ksi ę gowy obejmuje najcz ęś ciej nast ę puj ą ce moduły: obsługi ksi ą g rachunkowych, obsługi rozlicze ń bankowych, obsługi kasy, emisji dowodów korespondencji rozrachunkowej, rozlicze ń podatku VAT, automatycznego rozliczania kosztów, generowania obowi ą zuj ą cej sprawozdawczo ś ci finansowej. Oprócz nich system f-k mo ż e zawiera ć moduły umo ż liwiaj ą ce dokonywania operacji zakupu i sprzeda ż y ró ż nego rodzaju usług, które z natury rzeczy nie s ą wykonywane w systemie gospodarki materiałowej i gospodarki wyrobami gotowymi, czyli nie s ą zwi ą zane ze zmian ą warto ś ci zapasów przedsi ę biorstwa.

67 Moduł obsługi ksi ą g rachunkowych realizuje w szczególno ś ci nast ę puj ą ce funkcje: definiowanie zakładowego planu kont, prowadzenie dziennika, prowadzenie kartoteki obrotów i sald, r ę czne ksi ę gowanie operacji gospodarczych, automatyczne ksi ę gowanie danych z systemów dziedzinowych. Zakładowy plan kont stanowi zbiór kont syntetycznych i analitycznych, na których s ą dokonywane ksi ę gowania operacji gospodarczych. Dla ka ż dego konta okre ś la si ę symbol i nazw ę konta oraz ustala ró ż ne jego cechy, takie jak: charakter konta (syntetyczne, analityczne), mo ż liwo ść przyjmowania zapisów po jednej lub po obu stronach konta, sposób przyjmowania zapisów (generowane automatycznie lub wprowadzane r ę cznie przez operatora systemu.

68 W informatycznym systemie ksi ę gowym - w odró ż nieniu od r ę cznych technik prowadzenia ksi ę gowo ś ci - bezpo ś rednie ksi ę gowania s ą dokonywane jedynie na kontach analitycznych. Syntetyka powstaje jako rezultat agregacji (sumowania) ksi ę gowa ń dokonanych w analityce. Konsekwencj ą zastosowania systemu informatycznego jest nieco inne rozumienie ksi ę gi głównej, ni ż ma to miejsce w przypadku stosowania technik r ę cznych. Jak wspomniano wcze ś niej nazywa si ę ona cz ę sto kartotek ą obrotów i sald i obejmuje wszystkie konta, które wyst ę puj ą w bazie danych systemu finansowo-ksi ę gowego, czyli zarówno konta syntetyczne i analityczne. Konta analityczne w informatycznym systemie ksi ę gowym działaj ą bowiem tak samo, jak konta syntetyczne w r ę cznych systemach ksi ę gowo ś ci. Z przedstawionych wy ż ej powodów koniecznym jest, aby równie ż tre ść zapisów w dzienniku umo ż liwiała dokonywanie ksi ę gowa ń na kontach analitycznych w systemie podwójnego zapisu (Winien, Ma).

69 Dziennik powinien zawiera ć zatem nast ę puj ą ce informacje: numer pozycji dziennika, symbol, numer ksi ę gowy i dat ę wystawienia dowodu ź ródłowego, dat ę ksi ę gowania; symbol konta analitycznego, stron ę konta, kwot ę zapisan ą na koncie; tre ść operacji gospodarczej. W przypadku zdefiniowania przytoczonej wy ż ej struktury zbioru dziennika ka ż da operacja gospodarcza (dowód ź ródłowy) jest podstaw ą do dokonania przynajmniej dwóch zapisów w dzienniku (jednego ze stron ą Winien, drugiego ze stron ą Ma) i w konsekwencji zapisu na przynajmniej dwóch kontach analitycznych.

70 Struktura zbioru ksi ę gi głównej, zwanej cz ę sto kartotek ą obrotów i sald, mo ż e si ę przedstawia ć nast ę puj ą co: symbol konta, obroty miesi ę czne po stronie Winien, obroty miesi ę czne po stronie Ma, obroty narastaj ą co po stronie Winien, obroty narastaj ą co po stronie Ma, saldo Wn, saldo Ma. Zapisy w dzienniku i ksi ę gach mog ą nast ę powa ć w sposób r ę czny lub automatycznie. Zapisy r ę czne s ą dokonywane w sytuacji, gdy ksi ę gowana operacja gospodarcza nie została zarejestrowana w ż adnym z dziedzinowych systemów informatycznych lub została uprzednio zarejestrowana w systemie, który nie jest zintegrowany z systemem finansowo-ksi ę gowym i nie przesyła do niego danych o stosownych dekretach. W tej drugiej sytuacji nale ż y oczekiwa ć, ż e system dziedzinowy emituje pewne zestawienia, w oparciu o które mo ż na wystawi ć stosowne dla danej operacji gospodarczej polecenia ksi ę gowania (cz ę sto nazywane rozdzielnikami, np. płac, kosztów, materiałów itp.), w postaci papierowej.

71 Polecenia ksi ę gowania s ą nast ę pnie r ę cznie rejestrowane w systemie ksi ę gowym przez operatora i na ich podstawie powstaj ą odpowiednie zapisy w dzienniku i ksi ę gach. Warunkiem dokonania automatycznych ksi ę gowa ń w systemie finansowo-ksi ę gowym jest przygotowanie przez system dziedzinowy zbiorów danych opisuj ą cych zdarzenia gospodarcze oraz zdefiniowane tzw. automatów ksi ę gowych, które wskazuj ą, na jakich kontach maj ą one zosta ć zaksi ę gowane. Je ś li system ksi ę gowy i system dziedzinowy stanowi ą odr ę bne systemy dostarczone przez ró ż nych producentów, cz ę sto wykonane przy pomocy ró ż nych narz ę dzi i wykorzystuj ą ce ró ż ne systemy zarz ą dzania bazami danych, to rozwi ą zanie problemu automatycznych ksi ę gowa ń jest utrudnione. Wymaga ono bowiem, nie tylko zdefiniowania automatów ksi ę gowych, ale równie ż opracowania specjalnych procedur eksportu danych i tabel konwersji danych, dzi ę ki który z systemu dziedzinowego dane zapisuje si ę w formacie obsługiwanych przez program ksi ę gowy. W przeciwnym wypadku, czyli gdy system dziedzinowy i finansowo-ksi ę gowy stanowi ą ró ż ne cz ęś ci tego samego pakietu zintegrowanego, odpowiednie procedury przygotowania zestawów danych do ksi ę gowania s ą z reguły ju ż wykonane przez producenta oprogramowania. Wtedy problem automatycznego ksi ę gowania sprowadza si ę do zdefiniowania automatów ksi ę gowych

72 Kolejnym modułem wchodz ą cym w skład systemu finansowo-ksi ę gowego jest moduł obsługuj ą cy rozliczenia bankowe. Moduł ten pełni dwie podstawowe funkcje: wystawianie polece ń przelewu reguluj ą cych zobowi ą zania przedsi ę biorstwa wobec kontrahentów, pracowników, urz ę dów skarbowych i innych instytucji pa ń stwowych (np. s ą dów); rejestracj ę operacji wykonanych na rachunkach bankowych podmiotu na podstawie wyci ą gów bankowych. Warto wspomnie ć, ż e moduł ten mo ż e współpracowa ć z oprogramowaniem typu homebanking i dzi ę ki temu polecenia przelewu mog ą by ć przekazywane do banku drog ą elektroniczn ą.

73 Moduł obsługi kasy słu ż y natomiast do regulowania rozlicze ń gotówkowych, które mog ą dotyczy ć pracowników (delegacje, wypłaty wynagrodze ń ) lub kontrahentów (zapłaty dla usługodawców, dostawców materiałów, zwrot gotówki klientom itp.). W module kasowym rejestruje si ę wpłaty i wypłaty gotówki, wystawia dowody KP – kasa przyjmie i KW – kasa wyda oraz generuje raporty kasowe. Rejestracja danych w obu opisanych wy ż ej modułach wi ą ze si ę z powstawaniem stosownych zapisów w dzienniku (rodzajowym) oraz powinna skutkowa ć odpowiednimi ksi ę gowaniami w ksi ę dze głównej, przy czym zapisy te mog ą nast ę powa ć albo natychmiastowo (w trybie on-line), albo wsadowo w ustalonych odst ę pach czasu (w trybie off-line). Kolejn ą funkcj ą (modułem) systemu ksi ę gowego jest emisja dowodów korespondencji rozrachunkowej. Do dowodów tych nale żą m.in. wezwania do zapłaty (tzw. monity), uzgodnienia, noty odsetkowe i dokumentacja roszczeniowa przeznaczona dla s ą du. Wa ż ne jest, aby system ksi ę gowy automatycznie naliczał wysoko ść not odsetkowych, według obowi ą zuj ą cych w danym okresie stawek procentowych.

74 Nast ę pnym modułem systemu finansowo-ksi ę gowego jest moduł obsługuj ą cy rozliczenia podatku VAT. O ile sama rejestracja faktur zakupu i sprzeda ż y odbywa si ę z reguły w dziedzinowych systemach zaopatrzenia i sprzeda ż y, o tyle prowadzenie rejestrów VAT odbywa si ę cz ę sto w systemie finansowo-ksi ę gowym. Moduł rozlicze ń VAT powinien umo ż liwia ć automatyczne zestawianie rejestrów zakupu i sprzeda ż y zgodnie z przepisami o VAT, comiesi ę czne rozliczanie podatku VAT, emisj ę podstawowego dokumentu dla urz ę du skarbowego zwi ą zanego z rozliczaniem podatku VAT, tj. deklaracji VAT-7 (deklaracja dla podatku od towarów i usług). Dane potrzebne dla sporz ą dzenia tej deklaracji pochodz ą zarówno z rejestru zakupu (tzw. VAT naliczony) jak i rejestru sprzeda ż y (VAT nale ż ny). Nie wszystkie systemy finansowo-ksi ę gowe s ą wyposa ż one w moduł rozliczania kosztów. Moduł ten jest szczególnie przydatny tym przedsi ę biorstwom, które stosuj ą ewidencj ę kosztów w układzie ewidencyjnym. Jego zadaniem jest automatyczne rozksi ę gowanie kosztów wspólnych w oparciu o zdefiniowane klucze rozliczeniowe (procentowe, proporcjonalne) lub tzw. rozdzielniki kosztów.

75 Operacje te mog ą w szczególno ś ci wzajemnych ś wiadcze ń jednostek działalno ś ci dotyczy ć rozliczenia: koszty wzajemnych ś wiadcze ń jednostek działalno ś ci pomocniczej (remontowej, transportowej, energetycznej itp.), kosztów działalno ś ci pomocniczej na produkcj ę podstawow ą, kosztów wydziałowych produkcji podstawowej na no ś niki kosztów (produkty, grupy produktów, zlecenia itp.), kosztów wzajemnych ś wiadcze ń jednostek działalno ś ci podstawowej, kosztów zakupu, kosztów ogólnych i sprzeda ż y.

76 Ostatni z opisywanych modułów – moduł generowania sprawozda ń i zestawie ń –powinien umo ż liwia ć sporz ą dzanie m.in.: zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych i analitycznych w układzie miesi ę cznym i narastaj ą cym; zestawie ń operacji w dziennikach, czyli operacji ksi ę gowania w układzie chronologicznym; sprawozdania finansowego jednostki (tj. bilansu, rachunku zysków i strat, informacji dodatkowej i rachunku przepływów pieni ęż nych); zestawienia rejestrów zakupu i sprzeda ż y VAT; zestawie ń nale ż no ś ci i zobowi ą za ń (uregulowanych, nieuregulowanych, spó ź nionych) według grup kontrahentów, przedziałów kwotowych itp.; analizy płynno ś ci, czyli zestawienia przewidywanych wpływów i wypływów, które wynikaj ą z ustalonych terminów płatno ś ci nale ż no ś ci i zobowi ą za ń ; zestawie ń kosztów według rodzajów, miejsc powstawania kosztów, no ś ników kosztów (produktów, zlece ń itp.); zestawie ń przychodów ze sprzeda ż y według rodzajów działalno ś ci, produktów lub ich grup); zestawie ń obrotów na konkretnym koncie lub grupie kont analitycznych lub syntetycznych.

77 INTEGRACJA W SYSTEMIE INFORMATYCZNYM RACHUNKOWOŚCI FINANSOWEJ Z punktu widzenia stosowanych rozwi ą za ń informatycznych mo ż na mówi ć o nast ę puj ą cych aspektach integracji: operowaniu na wspólnych zbiorach danych stałych (kartotekach, słownikach) przez podsystemy dziedzinowe i system ksi ę gowy; automatycznym przesyłaniu danych o zarejestrowanych w podsystemach dziedzinowych operacjach gospodarczych, które s ą konieczne do ich zaksi ę gowania w ksi ę dze głównej na kontach analitycznych; automatycznym sumowaniu obrotów kont analitycznych w celu ustalenia obrotów i sald kont syntetycznych; automatycznym przesyłaniu z podsystemów dziedzinowych danych rozrachunkowych oraz rejestrów zakupu i sprzeda ż y VAT do systemu ksi ę gowego; automatycznej aktualizacji kartotek i zbiorów danych transakcyjnych danego podsystemu przez moduły przynale ż ne do innego podsystemu dziedzinowego

78 Schemat działania systemu informatycznego rachunkowo ś ci jest nast ę puj ą cy : ewidencja zdarze ń gospodarczych w dziedzinowych systemach informatycznych lub ewidencja r ę czna (rejestracja i generowanie dokumentów ź ródłowych w rejestrach, czyli dziennikach); ksi ę gowanie zdarze ń gospodarczych na kontach analitycznych w ksi ę dze głównej (na podstawie zbiorów dekretów przygotowanych w systemach dziedzinowych lub r ę cznie wystawionych polece ń ksi ę gowania – PK); obliczanie obrotów i sald kont syntetycznych, generowanie sprawozda ń i zestawie ń.

79 Plan kont jako podstawowy instrument integracji w rachunkowości finansowej Procesy gospodarcze Przykłady zdarze ń Zespół kont Gospodarowanie maj ą tkiem trwałym zakup, likwidacja, sprzeda ż ś rodków trwałych, umorzenie warto ś ci ś rodków 0 Maj ą tek trwały Gospodarowanie ś rodkami pieni ęż nymi wpłaty i wypłaty gotówki w kasie, wpłaty i wypłaty na kontach bankowych 1 Ś rodki pieni ęż ne i rachunki bankowe Powstanie rozrachunkówzakup towarów, materiałów i usług, sprzeda ż towarów i produktów, naliczenie płac 2 Rozrachunki i roszczenia Gospodarowanie materiałami i towarami przyj ę cie materiałów i towarów, wydanie materiałów i towarów 3 Materiały i towary Zu ż ycie zasobów trwałych i obrotowych z tytułu działalno ś ci operacyjnej rozliczenie zu ż ycia materiałów i energii, naliczenie wynagrodze ń, naliczenie amortyzacji 4 Koszty według rodzaju Wycena produktów i produkcji niezako ń czonej j.w. oraz rozliczenie kosztów produkcji Pomocniczej, rozliczenie kosztów wydziałowych, wycena produkcji niezako ń czonej 5 Koszty według typów działalno ś ci Gospodarka wyrobami gotowymi przyj ę cie produktów, wydanie produktów6 Produkty i rozliczenia mi ę dzyokresowe Przychody, koszty własne sprzeda ż y, inne przychody i koszty sprzeda ż towarów i produktów, rozliczenie kosztów własnych sprzeda ż y 7 Przychody i koszty ich osi ą gania Tworzenie kapitałów, funduszy i rezerw, wynik finansowy wniesienie kapitałów, odpisy na fundusze i rezerwy, przeksi ę gowania przychodów i kosztów na wynik finansowy 8 Kapitały, fundusze, rezerwy i wynik finansowy

80 Powi ą zania na poziomie zbiorów danych przesyłanych z systemów dziedzinowych wspomagaj ą cych rozliczanie zasobów przedsi ę biorstwa wytwórczego do systemu finansowo-ksi ę gowego w celu dokonania odpowiednich ksi ę gowa ń w kartotece sald i obrotów: system gospodarki materiałowej, system gospodarki wyrobami gotowymi, system kadrowo-płacowy, system gospodarki ś rodkami trwałymi, moduł obsługi kasy i moduł rozlicze ń bankowych.

81 System gospodarki materiałowej Do najwa ż niejszych operacji gospodarczych i dokumentów, na temat których system gospodarki materiałowej eksportuje dane do systemu finansowo-ksi ę gowego nale żą : zakup materiałów - faktury VAT zakupu przyj ę cie materiałów do magazynu - dowody PZ, rozliczenie zu ż ycia materiałów – dowody RW i ZW.

82

83 System gospodarki wyrobami gotowymi Kolejnym systemem, który przesyła dane do systemu finansowo- ksi ę gowego jest system gospodarki wyrobami gotowymi. Przekazuje on dane o trzech wa ż nych operacjach gospodarczych i towarzysz ą cym i m dokumentach : przyj ę cie wyrobów gotowych z produkcji – dowody PW, wydanie wyrobów gotowych na zewn ą trz – dowody WZ, sprzeda ż wyrobów gotowych - faktury VAT sprzeda ż y.

84

85 System kadrowo-płacowy (KP) Do najwa ż niejszych danych, które system kadrowo-płacowy (KP) przesyła do systemu finansowo-ksi ę gowego nale żą dane kosztowe o wysoko ś ci wynagrodzenia brutto i wysoko ś ci składek na ubezpieczenie społeczne, które s ą zestawiane według kont miejsc powstawania kosztów oraz je ś li plan kont zawiera konta analityczne dla zlece ń lub wyrobów, to równie ż według tych kont. Dodatkowo w układzie zagregowanym s ą przekazywane dane o wysoko ś ci zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych i wysoko ś ci składki na ubezpieczenie zdrowotne, które s ą ksi ę gowane na kontach rozrachunków w zespole 2

86

87 System gospodarki środkami trwałymi Najwa ż niejsz ą i najcz ęś ciej wykonywan ą operacj ą w systemie gospodarki ś rodkami trwałymi, która skutkuje zapisami w systemie finansowo-ksi ę gowym jest operacja naliczania amortyzacji i umarzania warto ś ci ś rodków trwałych. Do innych wa ż nych operacji zarejestrowanych w tym systemie nale żą :  zakup ś rodka trwałego – faktura VAT zakupu,  przyj ę cie ś rodka trwałego z inwestycji – dowód OT.

88

89 Moduł obsługi kasy i moduł rozliczeń bankowych Ostatnimi z opisywanych podsystemów (modułów) rejestruj ą cych operacje gospodarcze s ą moduły obsługuj ą ce rozliczanie rozrachunków poprzez kas ę lub rachunek bankowy. Do najwa ż niejszych rozlicze ń w tym zakresie nale żą : wpłaty i wypłaty gotówki z kasy przez pracowników (dowody KP i KW), przelewy na konta osobiste pracowników (dowody PP), wpłaty i wypłaty gotówki z kasy przez kontrahentów (dowody KP i KW), rozliczenia z kontrahentami realizowane poprzez rachunki bankowe (wyci ą gi bankowe), przelewy na rachunki bankowe urz ę du skarbowego i Zakładu Ubezpiecze ń Społecznych (dowody PP).

90

91 Wspólne zbiory danych Ostatni z rozwa ż anych aspektów integracji w informatycznym systemie rachunkowo ś ci finansowej dotyczy korzystania przez ró ż ne jej podsystemy ze wspólnych zbiorów danych stałych. Do najwa ż niejszych zbiorów, z których korzysta system ksi ę gowy oraz ró ż ne inne podsystemy dziedzinowe nale żą : centralna kartoteka kontrahenta, struktura organizacyjna (struktura miejsc powstawania kosztów), kartoteka pracowników.

92 Centralna kartoteka kontrahenta Korzystaj ą z niej: moduł obsługi planu kont w systemie finansowo-ksi ę gowym – numery kontrahentów stanowi ą rozwini ę cie analityczne dla systematycznych kont rozrachunkowych z dostawcami i odbiorcami; system gospodarki materiałowej – aktualizacja kartoteki mo ż e by ć dokonywana w procesie zakupów materiałów, a odwołania wyst ę puj ą np. w sytuacji regulowania zobowi ą za ń w module rozrachunkowym lub generowania zestawie ń ; system gospodarki wyrobami gotowymi – aktualizacja kartoteki mo ż e by ć dokonywana w procesie sprzeda ż y wyrobów gotowych, a odwołania wyst ę puj ą np. w sytuacji regulowania nale ż no ś ci w module rozrachunkowym lub generowania zestawie ń ; moduły obsługi kasy i rozlicze ń bankowych systemu finansowo- ksi ę gowego – odwołania do kartoteki wyst ę puj ą w przy rozliczaniu nale ż no ś ci i zobowi ą za ń z kontrahentami

93 Centralna kartoteka kontrahenta redukuje w du ż ym stopniu ryzyko podwójnego zarejestrowania tego samego kontrahenta w bazie danych systemu i konsekwencje wynikaj ą ce z tego faktu. W przypadku, gdy firma u ż ywa systemów nie zintegrowanych, w praktyce cz ę sto zdarza si ę, ż e w ka ż dym systemie zwi ą zanym z kontrahentami, tj. systemie zaopatrzenia, sprzeda ż y i ksi ę gowym ten sam kontrahent posiada inny numer i jest identyfikowany w ró ż ny sposób. W konsekwencji rodzi to problemy i bł ę dy w rozliczaniu nale ż no ś ci lub zobowi ą za ń i analizowaniu stanu rozlicze ń. Nale ż y jednak zdawa ć sobie spraw ę z tego, ż e sam fakt istnienia jednego wspólnego zbioru kontrahentów, z którego korzystaj ą wszystkie wymienione wy ż ej systemy nie wyeliminuje sytuacji, w której ten sam kontrahent wyst ę puje pod dwoma (lub wi ę cej) numerami. Konieczne jest w tym celu ustalenie i przestrzeganie przejrzystych zasad wprowadzania nazwy kontrahenta do bazy, a w przypadku du ż ej liczby, równie ż ustalania nazwy skróconej, według której operator mógłby szybko sprawdzi ć, czy dany kontrahent ju Ŝ został zapisany w kartotece.

94 Struktura organizacyjna (struktura miejsc powstawania kosztów) Kolejny wspólny zbiór danych to struktura organizacyjna firmy, która obejmuje wykaz komórek organizacyjnych, wraz z ustaleniem komórek nadrz ę dnych i podrz ę dnych. Dane z tego zbioru s ą wykorzystywane przez ró ż ne systemy, które korzystaj ą z wykazu kodów komórek organizacyjnych : moduł obsługi planu kont – do zbudowania kont analitycznych, które zawieraj ą miejsca powstawania kosztów; system kadrowy – dla przypisania pracowników do komórki organizacyjnej, system płacowy – dla przygotowania danych o wynagrodzeniach według miejsc powstawania kosztów; system gospodarki materiałowej – dla oznaczania dowodów zu ż ycia materiałowego (które słu żą do rozliczania kosztów materiałów bezpo ś rednich) oraz oznaczania magazynów materiałowych; system gospodarki ś rodkami trwałymi – do wskazania miejsca powstawania kosztów, do którego b ę dzie przypisywana amortyzacja ś rodka trwałego, po ś rednio system rozliczania produkcji – dla oznaczania kart pracy kodami miejsc powstawania kosztów.

95 Kartoteka pracowników Oprócz systemu kadrowo-płacowego korzystaj ą z niej nast ę puj ą ce systemy i moduły: moduł obsługi planu kont – dla zbudowania analitycznych kont rozrachunków z pracownikami; moduł obsługi kasy i rozlicze ń bankowych – przy rejestracji wszelkich rozlicze ń z pracownikami (wypłata wynagrodze ń z kasy lub przelewem na konto osobiste, wypłata i rozliczanie zaliczek, inne); system gospodarki ś rodkami trwałymi – dla wskazania osoby odpowiedzialnej za ś rodek trwały; system rozliczania produkcji – dla wskazania osoby wykonuj ą cej zlecenie (opisania karty pracy); system gospodarki materiałowej i system gospodarki wyrobami gotowymi –dla wskazania osoby przyjmuj ą cej lub wydaj ą cej (materiały, wyroby) i osoby odpowiedzialnej za magazyn.

96 Cech ą wspóln ą przedstawionych kartotek jest to, ż e zapisane w nich kody identyfikuj ą ce kontrahenta, pracownika lub komórk ę organizacyjn ą wyst ę puj ą w planie kont, a zatem w konsekwencji równie ż w kartotece sald i obrotów systemu finansowo-ksi ę gowego. Jednak nie s ą to wszystkie kartoteki, z których korzystałby wi ę cej ni ż jeden podsystem. Drugim – obok systemu finansowo-ksi ę gowego - wa ż nym systemem integruj ą cym zbiory danych przedsi ę biorstwa jest system planowania i rozliczania produkcji. Odwołuje si ę on do trzech wa ż nych kartotek, które s ą obsługiwane przez inne podsystemy dziedzinowe, i wykorzystuje je m.in. w celu: obliczenia zapotrzebowania materiałowego - kartoteka materiałów; zdefiniowania technologii oraz zbilansowania pracochłonno ś ci maszyn i urz ą dze ń -kartoteka ś rodków trwałych; wprowadzenia planów produkcji wyrobów gotowych oraz wystawienia zlecenia na wykonanie wyrobów gotowych - kartoteka wyrobów gotowych.

97 Podsumowanie: Systemy finansowo-ksi ę gowe wyró ż niamy ze wzgl ę du na: „Historyczn ą ”, całkowit ą rozpoznawalno ść struktury informacyjnej zagadnienia, Pełne zalgorytmizowanie wszystkich operacji zachodz ą cych w systemie, Sprecyzowane wymagania co do najwa ż niejszych postaci dokumentów wyj ś ciowych, Masowo ść, powtarzalno ść i rutynowo ść operacji, Przewag ę przetwarzania numerycznego nad innymi typami przetwarzania, Relatywn ą „łatwo ść ” tworzenia aplikacji w tej dziedzinie, stały si ę pierwszymi systemami informatycznymi jakie w ogóle powstawały.

98 Z punktu widzenia modelowego odwzorowania organizacji gospodarczych systemy te obsługiwały zawsze w zasadzie obieg dokumentacyjny - nadrz ę dny nad istniej ą cym w wielu przedsi ę biorstwach obiegiem materialnym Fakt ten sytuował je w nadrz ę dnej pozycji wobec innych systemów a tak ż e sprawiał, ż e niejako naturalnie stawały si ę czynnikiem integruj ą cym wszystkie systemy pracuj ą ce w danej instytucji Wymienione cechy sprawiły, ż e systemy finansowo-ksi ę gowe pojawiły si ę jako pierwsze w ś ród systemów transakcyjnych i po dzi ś dzie ń stanowi ą zdecydowan ą wi ę kszo ść w ś ród systemów opartych na relacyjnej bazie danych Rosn ą ce potrzeby u ż ytkownika sprawiły za ś rozbudow ę systemów finansowo-ksi ę gowych o specyficzne moduły pozwalaj ą ce na analizy finansowe organizacji (nale żą ce do klasy SIK). Jedynie specyficzne dziedziny zastosowa ń, ze wzgl ę du np. na wysoki stopie ń ryzyka podejmowanego w trakcie podejmowania decyzji (np. giełda) stanowi ą tereny ekspansji nowych typów systemów informatycznych (klasy systemów sztucznej inteligencji).

99 Systemy finansowo-księgowe tworzą: Zalążek przyszłych systemów informatycznych rozmaitych organizacji Integracyjną płaszczyznę powstawania systemu kompleksowego Wzorzec uporządkowania obiegu informacyjnego Stąd w SWZ pełnią rolę szczególną - stanowią przeważnie zasadniczy trzon kompleksowego systemu organizacji, wokół którego narastają systemy szczegółowe, cząstkowe. W związku z tym nieprawidłowe skonstruowanie tego właśnie systemu rzutuje następnie na cały system organizacji

100 Systemy finansowo-księgowe mają więc budowę modułową, gdzie każdy moduł odpowiada innej sferze zarządzania przedsiębiorstwem Wyróżniamy między innymi takie moduły jak: Finansowo- Księgowy, Środki Trwałe, Gospodarka Materiałowa, Sprzedaż, Kadry, Płace itp. wymienione uprzednio, W tym względzie szczególną uwagę należy zwrócić na różnice w budowie systemów polskich i zagranicznych Przede wszystkim różnica ta jest zauważalna w odniesieniu do polskiego modułu Finansowo-Księgowego i odpowiadających mu modułów zachodnich producentów, a mianowicie Księgi Głównej, Należności, Zobowiązań oraz Rozliczania projektów.

101 W tworzonych w Polsce systemach FK spełniane są przede wszystkich następujące założenia funkcjonalne: rejestracji i iteracyjnej kontroli danych, gdzie dekrety księgowe wprowadza się pierwotnie do tymczasowych zbiorów roboczych, skąd po sprawdzeniu i zatwierdzeniu są księgowane na odpowiednich kontach, detalizowanej kontroli należności i zobowiązań (posiada rozbudowane mechanizmy kojarzenia faktur z zapłatą), generowania zestawień i sprawozdań z wprowadzanych rejestrów oraz przejęcia danych z innych modułów.

102 Tradycyjny polski system FK ma bardzo rozbudowany plan kont. Struktura konta może być różna dla poszczególnych grup kont. O klasyfikacji kont na ogół decyduje ich związek z bilansem. Zazwyczaj każdy kontrahent posiada własne konto analityczne, na którym śledzi się stan rozrachunków z nim. Plan kont i odpowiednie automaty księgujące są tak skonstruowane, aby można było wygodnie księgować i rozliczać koszty według różnych kryteriów. Konto syntetyczne może mieć symbol dowolnej długości, ale ze względu na funkcjonalny podział modułów nie ma takiej potrzeby. Stosuje się natomiast podział kont na aktywne, pasywne, kosztowe, wynikowe i statystyczne. Odpowiednie przypisanie każdego konta do właściwej grupy wskaźników ma umożliwić automatyczne sporządzanie w dowolnym czasie bilansów, ustalanie wyniku finansowego, przepływów środków pieniężnych, czy też typowych wskaźników finansowych.

103 W zależności od wyboru można dane przesyłać do Księgi Głównej z innych modułów jedynie na konta syntetyczne lub też kierować zapisy księgowe na odpowiedni poziom analityczny. Do Księgi Głównej mogą bowiem być przesyłane, w zależności ustawienia systemu dekrety zawierające skumulowane kwoty trafiające na dane konto lub też szczegółowe transakcje Różnice można również zauważyć w kontach kosztowych. Przede wszystkim brak w niektórych systemach funkcji służącej do śledzenia wyjścia z kręgu kosztów Systemy FK są przygotowane do automatycznego zamykania roku obrachunkowego, czyli sporządzania bilansu zamknięcia i otwarcia na następny rok na dzień 31 grudnia. Umożliwiają one też równoległe księgowanie na przełomie roku danych za dwa lata obrotowe. Dlatego też można księgować w nowym roku nie czekając na zamknięcie starego i dopiero po uzgodnieniu wszystkich zapisów do bilansu, na wydane polecenie, porządkowane są bazy danych, zamykany jest stary rok, a do nowego roku przenoszone są salda kont bilansowych, zaś na konta rozrachunków zapisy nierozliczone. Na przełomie roku obrotowego księguje się kilka okresów jednocześnie i wskazuje datę zamknięcia roku. Bazy danych są wówczas odpowiednio porządkowane i jest sporządzany bilans otwarcia nowego roku sprawozdawczego

104 Oferowane na rynku programy finansowo księgowe ulegają ciągłej transformacji. Wprowadzane są nowe technologie i rozwiązania techniczne programów, zmieniają się narzędzia programowania, baza sprzętowa. Jednak podstawowe cechy systemów FK pozostają nie zmienione Podstawą tych systemów jest ich modułowość i bardzo rozbudowana część księgowości. Ponadto można zauważyć, że dobry program powinien umożliwiać stosowanie dowolnego planu kont, powinien dawać możliwość dopasowania stosowanego w programie do planu kont funkcjonującego w danej jednostce. Program powinien się charakteryzować elastycznością przy budowaniu planu kont. Konto syntetyczne może być w nich rozbudowane do co najmniej dwóch analityk, użytkownik powinien móc określić strukturę przynajmniej dla grupy kont, tworzyć i wykorzystywać przy budowaniu planu kont tzw. skoroszyty.

105 System FK powinien ponadto umożliwiać wpisywanie dużej ilości dekretacji, dowodów wg wszystkich stosowanych w księgowości metod, kontrolować wpisane dane. W kwestii rozrachunków ważna jest możliwość automatycznego kojarzenia zapisów, uzyskania informacji o stanie rozrachunków na koncie, anulowaniu błędnych rozrachunków. Z rozrachunkami ściśle wiąże się możliwość uzyskiwania szybkiej i pewnej informacji o stanie płatności obcych jak i własnych. System powinien zapewniać użytkownikowi uzyskanie przejrzystych zestawień z zapisów księgowych, obrotów na kontach, sald w różnych przekrojach. Ważna jest również możliwość tworzenia własnych zestawień, graficznej prezentacji danych, sumowania kont, wykonywania raportów kasowych a także sprawozdań do GUS-u. Systemy charakteryzują się również możliwością prowadzenia transakcji w różnych walutach, służy do tego wbudowany moduł Wielowalutowości. Istotne jest tu księgowanie w obcej walucie, prowadzenie tabel kursów walut oraz wyliczanie różnic kursowych. Innym ważnym w obecnych warunkach modułem jest Planowanie/ Budżetowanie, który umożliwia planowanie dochodów i kosztów działalności. Omawiane systemy pozwalają również na automatyczne sporządzanie bilansu, księgowania w nowym roku sprawozdawczym przed zamknięciem starego, wypisu bilansu otwarcia na kontach wieloletnich, przenoszenia zapisów nierozliczonych kont rozrachunkowych, sprawdzania sald kont.

106 Cechy użytkowe systemów FK  prawidłowość - rozumiana jako zgodność systemu z przepisami prawa i zasadami rachunkowości. Przepisy ustawy o rachunkowości określają wiele warunków, dotyczących między innymi cechy wiarygodności oraz użyteczności.  wiarygodność - składa się na nią wiele elementów: o rzetelność, czyli odzwierciedlenie w księgach rachunkowych stanu rzeczywistego, zależnego od trafności ustalonych kryteriów klasyfikacji operacji oraz ich konsekwentnego przestrzegania itd., o dokumentowanie zapisów księgowych prawidłowymi dowodami księgowymi o kompletność, o zrozumiałość nie tylko dla użytkowników systemu, lecz również dla osób zobowiązanych do wewnętrznej i zewnętrznej kontroli, o terminowość, bezbłędność, sprawdzalność, o bezpieczeństwo ksiąg rachunkowych.  użyteczność - czyli możliwość zaspokojenia potrzeb informacyjnych jednostki przez system. Potrzeby te dotyczą informacji uzyskiwanych w celu wypełnienia obowiązków sprawozdawczych, podatkowych i rozliczeniowych, a przede wszystkim do informacji niezbędnych do zarządzania przedsiębiorstwem,  sprawność - rozumiana jako racjonalne dążenie do osiągania celów przy zaangażowaniu opłacalnych środków technicznych i organizacyjnych oraz łatwość obsługi systemu.

107 Cechy charakterystyczne programów finansowo- księgowych Wspólne pochodzenie Niemal wszystkie krajowe programy finansowo-księgowe powstawały na zamówienie konkretnej firmy i wymagania określonego księgowego Bazowały więc na intuicji, wieloletnim doświadczeniu, przyzwyczajeniach zawodowych i umiejętnościach określonej osoby, kształtowanej z kolei przez zdefiniowane otoczenie gospodarcze. Etapem następnym było przeważnie obudowywanie systemu finansowo-księgowego dodatkowymi funkcjami w zakresie księgowości, a po przetestowaniu dobudowa innych systemów związanych z systemem finansowo-księgowym (np. płace, magazyn, sprzedaż itp.) i ich łączenie, z wcześniej powstałym systemem finansowo- księgowym. Rozbudowa systemu była stymulowana przeważnie kolejnymi próbami jego sprzedaży. Każdy z kolejnych użytkowników wymagał zmian dostosowujących system do jego warunków. To zaś prowadziło z jednej strony do jego uniwersalizacji - aby uzyskać nowe obszary sprzedaży, a z drugiej - do specjalizacji - aby opanować rynek (np. biura podróży) na którym zdobyto pierwszy sukces. Niekiedy potrzeba zmian systemu wynikała ze zmieniających się przepisów (np. denominacja) lub rozbudowy organizacji (np. wprowadzenie systemu sieciowego w miejsce jednostanowiskowego).

108 Cechy charakterystyczne programów finansowo- księgowych Zagraniczne programy finansowo-księgowe przyjmowały się na polskim rynku w efekcie dwóch różnych procedur adaptacyjnych: polonizacja systemu, a następnie dostosowanie do odrębnych przepisów podatkowych, prawnych, typu księgowości itp., dostosowanie systemu do porządku prawnego panującego w Polsce (również przez ograniczanie ilości funkcji występujących w programie - po to by wyeliminować funkcje nie występujące w naszej księgowości), a następnie jego przetłumaczenie. Powyższe adaptacje nie zawsze kończyły się sukcesem, czasami doprowadzały do powstania systemu, który pobierał dane (po przetworzeniu) z oryginalnego systemu zagranicznego i „przekładał” je na obowiązujący w kraju system księgowości.

109 Cechy charakterystyczne programów finansowo- księgowych Bariery specjalizacyjne Przeszkody typu organizacyjno-prawnego wynikaj ą z dynamiki rozwoju gospodarczego wyra ż aj ą cej si ę du żą ró ż norodno ś ci ą typów podmiotów gospodarczych i gwałtown ą oraz gł ę bok ą zmienno ś ci ą przepisów w czasie. Do najpowa ż niejszych zaliczy ć mo ż na: prowadzenie odr ę bnej ksi ę gowo ś ci przez biura rachunkowe dla wielu firm przy pomocy jednego programu, tworzenie bilansu zbiorczego w przedsi ę biorstwach wielozakładowych, prowadz ą cych niezale ż n ą ksi ę gowo ść w wydzielonych jednostkach, cz ę sta zmienno ść przepisów bez uwzgl ę dnienia okresu rozliczeniowego, gruntowne zmiany organizacyjne w firmie, spowodowane np. procesami prywatyzacyjnymi (wydzielenie cz ęś ci firmy rozbudowa o nowe działy itp.), przekroczenie ogranicze ń akceptowalnej cz ę sto ś ci zachodzenia zdarze ń gospodarczych (znaczny wzrost ilo ś ci obsługiwanych dokumentów).

110 Cechy charakterystyczne programów finansowo- księgowych Platforma systemowa i sprz ę towa Wyró ż nia si ę dwa typy oprogramowania finansowo-ksi ę gowego: - jednostanowiskowe, - wielostanowiskowe. Bezpiecze ń stwo danych: awaria ź ródeł zasilania konieczno ść wyposa ż enia w urz ą dzenia podtrzymuj ą ce zasilanie, dla wersji jednostanowiskowej - istnienie procedur odbudowuj ą cych spójno ść bazy danych po zaniku zasilania, oparcie na relacyjnej bazie danych z obsług ą transakcji, kopie zapasowe dyski wymienne, programowe zabezpieczenie dost ę pu - poprzez wielopoziomowe hasłowe blokady dost ę pu ograniczaj ą ce dla poszczególnych u ż ytkowników dost ę p do wykonywanych funkcji lub dost ę p do danych (w sensie czytania/edycji); w systemach sieciowych dodatkowo blokowany jest dost ę p do sieci, sprz ę towe zabezpieczenie dost ę pu - od zabezpieczenia zwykłym kluczem, po identyfikacj ę odcisków palców, głosu itp., sprz ę towo-programowe – mechanizmy firewall.

111 Typowe funkcje systemu finansowo-księgowego Informatyczny system finansowo-ksi ę gowy musi by ć zgodny z obowi ą zuj ą cymi przepisami prawa, a w szczególno ś ci spełnia ć wymagania okre ś lone w ustawie o rachunkowo ś ci oraz w stosownych rozporz ą dzeniach Ministra Finansów. Ponadto powinien zezwala ć na: prowadzenie ksi ę gi głównej, kontrol ę transakcji finansowo-ksi ę gowych, ksi ę gowanie i rozliczanie kosztów, kontrol ę oraz rozliczanie nale ż no ś ci i zobowi ą za ń, bud ż etowanie, zarz ą dzanie gotówk ą, analizy finansowe, analizy ksi ę gowe, generowanie sprawozda ń, ochron ę wszystkich danych finansowo-ksi ę gowych (składowanie na trwałych no ś nikach), zgodnie z wymaganiami Ministerstwa Finansów, zabezpieczanie danych przed nieuprawnionym dost ę pem, gromadzenie, zabezpieczanie i przetwarzanie pełnych danych finansowo- ksi ę gowych spółki i jej oddziałów w zakresie i przez okres wymagany przez przepisy pa ń stwowe, ochron ę (składowanie na trwałych no ś nikach) i zabezpieczanie dost ę pu do danych finansowo-ksi ę gowych zgodnie z wymaganiami przepisów pa ń stwowych, Wielostopniow ą konsolidacj ę wyników operacji finansowych dokonywanych w poszczególnych oddziałach.

112 Witold Chmielarz - Wydział Zarz ą dzania UW DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ!


Pobierz ppt "Prof. zw. dr hab. Witold Chmielarz Wydział Zarz ą dzania Uniwersytetu Warszawskiego KOMPUTEROWE SYSTEMY ZARZĄDZANIA II - SYSTEMY FK."

Podobne prezentacje


Reklamy Google