Wydział Rolnictwa i Rybactwa

Prezentacja na temat: "Wydział Rolnictwa i Rybactwa"— Zapis prezentacji:

1 Wydział Rolnictwa i Rybactwa
NAJCZĘSTSZE PROBLEMY POJAWIAJĄCE SIĘ PODCZAS WERYFIKACJI WNIOSKÓW O PŁATNOŚĆ BENEFICJENTÓW OSI 4 PO RYBY    Wydział Rolnictwa i Rybactwa Urząd Marszałkowski Województwa Zachodniopomorskiego Biuro ds. wdrażania osi priorytetowej 4 PO RYBY

2 Schemat przyznawania pomocy
Wydział Rolnictwa i Rybactwa Schemat przyznawania pomocy Weryfikacja wniosku o dofinansowanie Podpisanie umowy o dofinansowanie Realizacja operacji Złożenie wniosku o płatność Weryfikacja wniosku o płatność Rozliczenie zaliczki na realizację operacji lub płatność refundacyjna

3 Schemat przyznawania pomocy
Wydział Rolnictwa i Rybactwa Schemat przyznawania pomocy Weryfikacja wniosku o dofinansowanie Podpisanie umowy o dofinansowanie Realizacja operacji Złożenie wniosku o płatność Weryfikacja wniosku o płatność Rozliczenie zaliczki na realizację operacji lub płatność refundacyjna

4 Wydział Rolnictwa i Rybactwa
Realizacja operacji Właściwe podejście do realizacji operacji warunkuje szybkie i prawidłowe rozliczenie projektu Prawidłowe rozliczenie wniosku o płatność jest niekiedy trudniejszego od samego ubiegania się o dofinansowanie. Wymaga bowiem od Beneficjenta gruntownej znajomości postanowień umowy o dofinansowanie. Nieznajomość przez Beneficjenta praw i obowiązków wynikających z zawartej umowy niejednokrotnie komplikuje lub wręcz uniemożliwia rozliczenie projektu Częsty błąd: brak systematyczności w kompletowaniu dokumentów (faktury, rachunki, przelewy, protokoły odbiory), niezbyt rzetelne prowadzenie księgowości (błędy w dokumentach)

5 Realizacja operacji Realizacja zakresu rzeczowo-finansowego operacji
Wydział Rolnictwa i Rybactwa Realizacja operacji Realizacja zakresu rzeczowo-finansowego operacji (załącznik nr 1 do umowy o dofinansowanie) Realizacja zakresu rzeczowo-finansowego = gwarancja osiągnięcia wszystkich zakładanych wskaźników operacji wraz z jej celem Częsty błąd: próby „przemycania” do zakwalifikowania wydatków, które nie były uwzględnione na etapie umowy o dofinansowanie lub nie przestrzeganie mierników rzeczowych (przypadki szczególne – zgoda SW lub aneks do umowy). Powyższe skutkuje często poniesienia kosztów niekwalifikowalnych z zaliczki na realizację operacji

6 Wydział Rolnictwa i Rybactwa
Realizacja operacji Realizacja zakresu rzeczowo-finansowego, czyli koszty związane z operacją różnice w kosztach zadań ? § 5 umowy o dofinansowanie W przypadku gdy we wniosku o płatność wykazane zostanie, że poszczególne pozycje kosztów kwalifikowalnych, zostały poniesione w wysokości wyższej niż określona w zestawieniu rzeczowo-finansowym operacji, stanowiącym załącznik nr 1 do umowy, jednak nie więcej niż o 10% w stosunku do kwoty wskazanej w tym zestawieniu rzeczowo-finansowym, wówczas przy obliczaniu kwoty pomocy przysługującej do wypłaty, koszty te mogą zostać uwzględniane w wysokości faktycznie poniesionej, na uzasadniony wniosek Beneficjenta Aneks do umowy

7 Racjonalność rzeczowa: Racjonalność ekonomiczna:
Wydział Rolnictwa i Rybactwa Racjonalność kosztów Racjonalność rzeczowa: Racjonalność ekonomiczna: celowość wydatku związek z celem operacji konkurencyjność oszczędność Racjonalizowanie kosztów jest to dążenie do uzyskania optymalnych rezultatów za pomocą posiadanych zasobów

8 Racjonalność kosztów – dlaczego jest to takie istotne ?
Wydział Rolnictwa i Rybactwa Racjonalność kosztów – dlaczego jest to takie istotne ? Przepisem, który nakazuje racjonalne wykorzystywanie środków publicznych jest art. 44 Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych Art. 44 Ustawy o finansach publicznych ust. 3. Wydatki publiczne powinny być dokonywane: 1. w sposób celowy i oszczędny z zachowaniem zasad: a) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów b) optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów 2. w sposób umożliwiający terminową realizację zadań; Itd… Maksymalizacja celu Minimalizacja kosztu Częsty błąd: Wielkość kosztów powinna być adekwatna do potrzeb wnioskodawcy (operacja nie może być zaprojektowana/realizowana na wyrost)

9 Ustawa o finansach publicznych = dyscyplina…
Wydział Rolnictwa i Rybactwa Ustawa o finansach publicznych = dyscyplina… W zakresie dyscypliny finansów publicznych nie sposób stosować zasady: „co nie jest zakazane, jest dozwolone”, lecz należy stosować zasadę „dozwolone (w zakresie wydawania środków publicznych) jest to, co prawo wyraźnie przewiduje” Częsty błąd: W przypadku pojawienia się kosztów niekwalifikowalnych tłumaczenie, że „przecież prawo tego nie zabrania”.

10 „…do dnia złożenia wniosku o płatność”
Wydział Rolnictwa i Rybactwa Uchybienia w złożonych wnioskach o płatność Sformułowanie kilkukrotnie pojawiające się w umowie o dofinansowanie: „…do dnia złożenia wniosku o płatność” Najważniejszy dzień podczas realizacji operacji - w dniu złożenia wniosku o płatność możemy „naprawić” wszystkie powstałe błędy i uchybienia* * przy założeniu, że wszystkie nasze wcześniejsze działania były czynami dozwolonymi prawem

11 „…do dnia złożenia wniosku o płatność” należy:
Wydział Rolnictwa i Rybactwa Uchybienia w złożonych wnioskach o płatność „…do dnia złożenia wniosku o płatność” należy: dokonać zwrotu niewykorzystanej części zaliczki oraz odsetek bankowych, jeśli zostały dopisane przez bank Częsty błąd: Niewykorzystana część zaliczki lub/i odsetek nie jest zwrócona w terminie, co powoduje konieczność uruchamiania procedury wykrywania nieprawidłowości i windykacji środków wraz z odsetkami karnymi (znaczne wydłużenie weryfikacji wniosku)

12 Wniosek o płatność w ramach środka 4.1
Wydział Rolnictwa i Rybactwa Wniosek o płatność w ramach środka 4.1 Rozwój obszarów zależnych od rybactwa, w zakresie realizacji operacji polegających na funkcjonowaniu lokalnej grupy rybackiej (LGR) oraz nabywaniu umiejętności i aktywizacji lokalnych społeczności Tytuł prezentacji – font Tahoma równany do prawej – wielkość w zależności od długości tekstu (nie większy niż 40 pkt i nie mniejszy niż 28). Kolor – biały.

13 Wniosek o płatność (WoP)
Wydział Rolnictwa i Rybactwa Wniosek o płatność (WoP) § 42 ust. 1 rozporządzenia z dnia15 października 2009 w sprawie szczegółowych warunków i trybu przyznawania, wypłaty i zwracania pomocy finansowej na realizację środków objętych osią priorytetową 4 – Zrównoważony rozwój obszarów zależnych od rybactwa, zawartą w programie operacyjnym ,,Zrównoważony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeżnych obszarów rybackich " (Dz. U. Nr 177, poz z późn. zm.) WoP składa się na formularzu opracowanym i udostępnionym przez IZ (MRiRW) WoP składa się osobiście lub przez osobę upoważnioną w terminach określonych w umowie o dofinansowanie (UoD) Do WoD załącza się dokumenty księgowe i inne potwierdzające poniesienie wydatków Tekst tytułu – font Tahoma równany do lewej – wielkość 32 pkt. Kolor – biały. Tekst listy wypunktowania równany do lewej – font Arial ok. 18 pkt (nie mniejszy niż 14 pkt.). Kolor – czarny.

14 Wydział Rolnictwa i Rybactwa
Procesowanie WoP Samorząd Województwa (SW) rozpatruje WoP w terminie 60 dni od dnia złożenia. Pisma wzywające do uzupełnień wydłużają termin rozpatrywania. Okoliczności wymagające uzyskania dodatkowych wyjaśnień lub opinii innych podmiotów wydłużają termin rozpatrywania WoP (np. kontrole krzyżowe). Tekst tytułu – font Tahoma równany do lewej – wielkość 32 pkt. Kolor – biały. Tekst listy wypunktowania równany do lewej – font Arial ok. 18 pkt (nie mniejszy niż 14 pkt.). Kolor – czarny.

15 Wydział Rolnictwa i Rybactwa
Formularz WoP WoP i sprawozdanie muszą być przygotowane na obowiązujących formularzach opublikowanych na stronie internetowej MRiRW. Dodatkowo należy dołączyć elektroniczną wersję sprawozdania końcowego lub rocznego. Przed wypełnieniem WoP warto zapoznać się z instrukcją wypełniania Tekst tytułu – font Tahoma równany do lewej – wielkość 32 pkt. Kolor – biały. Tekst listy wypunktowania równany do lewej – font Arial ok. 18 pkt (nie mniejszy niż 14 pkt.). Kolor – czarny.

16 Formularz WoP Tytuł prezentacji – font Tahoma równany do prawej – wielkość w zależności od długości tekstu (nie większy niż 40 pkt i nie mniejszy niż 28). Kolor – biały.

17 ZESTAWIENIE RZECZOWO – FINANSOWE Z REALIZACJI OPERACJI DLA ETAPU
Różnica kosztów kwalifikowalnych wg umowy a wg rozliczenia (w %) A – Wartość w danej pozycji Zestawienia rzeczowo-finansowego z realizacji operacji we wniosku, B – Wartość w danej pozycji Zestawienia rzeczowo-finansowego operacji będącego załącznikiem do umowy.

18 Dowody księgowe Przedstawiony dowód księgowy powinien spełniać warunki określone w ustawie z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. Nr 152 poz. 1223, z późn. zm.), tj. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, określenie stron (nazwy i adresy) dokonujących operacji gospodarczej, opis operacji oraz jej wartość, datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu, podpis wystawcy dowodu, stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miejsca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania (z zastrzeżeniem art. 21 ust. 1a ustawy). Określona forma płatności. W przypadku zaliczki UoD zobowiązuje do ponoszenia kosztów stanowiących podstawę wyliczenia przysługującej Beneficjentowi pomocy, w formie rozliczenia bezgotówkowego, przeprowadzonego poleceniem przelewu

19 Do przedstawionych faktur i dokumentów o równoważnej wartości dowodowej należy dołączyć potwierdzenie poniesienia wydatku (czyli zapłaty należności) wydruk z banku dokument KP oświadczenie wystawcy/sprzedającego, że otrzymał należności protokół odbioru W przypadku, gdy tytuł zapłaty na dowodach zapłat nie odnosi się jednoznacznie do faktury, której dotyczy (brak lub błędny nr faktury, bądź w tytule płatności widnieje nr faktury pro-forma) należy dodatkowo przedstawić oświadczenie od wystawcy dowodu księgowego, że powyższa płatność dotyczy przedmiotowego dowodu księgowego i ją otrzymał. W przypadku, gdy pozycja na danej fakturze nie wyjaśnia czego dotyczy zakup, na odwrocie faktury opisujemy czego dotyczy.

20 Dokumenty księgowe i inne o równoważnej wartości dowodowej
1. Faktury VAT; 2. Faktury VAT RR; 3. Faktury VAT MP; 4. Rachunki; 5. Faktury korygujące (wraz z fakturami, których dotyczą); 6. Noty korygujące (wraz z dokumentami, których dotyczą); 7. Umowy zlecenia, o dzieło oraz inne umowy cywilnoprawne 8. Faktury zaliczkowe Uwaga! Faktura pro-forma nie jest dokumentem księgowym! Nie dokumentują sprzedaży dokonanej przez podatnika ani też pobranej przedpłaty czy zaliczki - stanowią jedynie pewnego rodzaju ofertę zawarcia umowy sprzedaży towaru lub świadczenia usług.

21 Faktury zaliczkowe – niestety rzadkość
wystawiona faktura zaliczkowa nie generuje przychodu a otrzymana nie jest kosztem faktura zaliczkowa rodzi obowiązek podatkowy w podatku VAT dokument ten powinien być wystawiony najpóźniej siódmego dnia od otrzymania zaliczki, po otrzymaniu pełnej należności należy wystawić fakturę końcową Faktury zaliczkowe objęte są odrębną numeracją, dzięki czemu nie zaburzają kolejności numeracji faktur VAT. W przypadku otrzymania pełnej kwoty wystarczy wystawić fakturę VAT a w uwagach umieścić informację, której faktury zaliczkowej dotyczy

22 Jeżeli faktura zaliczkowa nie obejmuje 100% należności za towar (np
Jeżeli faktura zaliczkowa nie obejmuje 100% należności za towar (np. zaliczka wynosi 50% ceny, a pozostałe 50% płatne będzie po wykonaniu usługi), sprzedawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi wystawia fakturę VAT (standardową – zwykłą fakturę VAT), z tym że sumę wartości towarów (usług) pomniejsza się o wartość otrzymanych części należności, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części należności; taka faktura powinna zawierać również numery faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.  Jeżeli faktura zaliczkowa lub kilka wystawionych faktur zaliczkowych - obejmuje łącznie całą cenę brutto towaru lub usługi, sprzedawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi nie wystawia faktury końcowej. 

23 Umowy cywilno-prawne i koszty osobowe
Do umów zlecenia oraz o dzieło, jeżeli zostały zawarte z osobami fizycznymi nie prowadzącymi działalności gospodarczej, w przypadku ubiegania się o pomoc w kwocie brutto, należy dołączyć rachunek określający wysokość podatku dochodowego oraz dokument stwierdzający istnienie obowiązku podatkowego (np. kopia deklaracji PIT-4) wraz z dowodem zapłaty podatku, a także dokument wskazujący wysokość składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (np. kopia załącznika do ZUS/DRA) wraz z dowodem ich zapłaty Dokumenty zbiorcze ? Wydruki z programów do rozliczania kosztów osobowych

24 Terminy płatności i realizacja poszczególnych pozycji w zadaniach realizujących operację
Różnice pomiędzy operacjami jednoetapowymi a multietapowymi

25 Najczęściej popełniane błędy
W trakcie realizacji projektu Beneficjent wprowadza różnego rodzaju zmiany zakresu rzeczowego projektu nie informując o tym SW Błędnie wypełniane formularze wniosku beneficjenta o płatność. Wnioski beneficjenta o płatność są składane bez wszystkich wymaganych załączników (sprawozdanie końcowe!!!). Do wniosków beneficjenta o płatność nie są dołączane odpowiednie dokumenty potwierdzające poniesione wydatki (protokoły odbioru, umowu). Błędy formalne w dokumentach księgowych załączanych do WoP. Przedstawione do refundacji faktury oraz dowody zapłaty nie zawierają wymaganych elementów (brak nr KP, brak dat sprzedaży na fakturach, brak jednostek miary na fakturach oraz ilości). Brak wymaganych potwierdzeń dokonania płatności. Podpisy na dokumentach, które są zobowiązaniami finansowymi przez inne osoby niż widniejąca w KRS Nieczytelny sposób rozliczania kosztów osobowych.

26 Wydział Rolnictwa i Rybactwa
Co zrobić, żeby lista pytań w pismach z SW wzywających do złożenia wyjaśnień/uzupełnienia braków była krótsza ? Za każdym razem sprawdzamy aktualność formularza WoP. Sprawdzamy, czy dane finansowe dotyczące UoD zostały właściwie wpisane do WoP Sprawdzamy, czy wnioskowana kwota pomocy dla danego etapu operacji/transzy zaliczki nie jest wyższa niż kwota pomocy określona w UoD Starannie zliczamy wielkość odsetek bankowych na koncie „zaliczkowym” przewidując, czy w ciągu najbliższych dni kończącego się danego etapu bank nie doliczy nam odsetek (musimy wiedzieć kiedy bank kapitalizuje odsetki). Najlepiej założyć konto nieoprocentowane. Czy poprawnie wpisano dane z faktur lub innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej z wyszczególnionym podatkiem VAT ?

27 Czy wszelkie dowody zapłaty (przelewy bankowe lub standardowe wyciągi bankowe) są czytelne oraz określają czego dotyczą, oraz kiedy dokonano płatności? Czy w przypadku niejasno zdefiniowanych/nazwanych pozycji na fakturach zostało przygotowane pismo ze stosownymi wyjaśnieniami ? Czy w przypadku, gdy koszty kwalifikowalne projektu wykazane w danej pozycji zestawienia dołączanego do WoP są wyższe niż w zestawieniu do UoD o więcej niż o 10% zostało przygotowany wniosek o aneks ? Czy zostały przygotowane protokoły odbioru przedmiotu inwestycji oraz pozwolenia i inne dokumenty wymagane prawem polskim? Czy zostały przygotowane inne dokumenty o ile są wymagane, które wyjaśnią kwestie trudne do zweryfikowania (listy uczestników, fotografie)? Czy zostało przygotowane sprawozdania końcowe? Czy została przygotowana elektroniczna wersja sprawozdania oraz czy jest ona zgodna z wersją papierową? Czy przygotowany został oryginał zaświadczenia z banku o rachunku bankowym, na który mają być przelane środki finansowe – refundacja?

28 Uwaga: Jakość złożonej dokumentacji ma bezpośredni wpływ na czas weryfikacji wniosku, a tym samym na
termin, w jakim Beneficjent uzyska refundację części poniesionych kosztów kwalifikowalnych operacji i często niestety na wielkość odsetek karnych. Dlatego też wypełniając wniosek powinno się postępować zgodnie z zapisami Instrukcji do wniosku o płatność.

29 Dziękuję za uwagę Wydział Rolnictwa i Rybactwa
Urząd Marszałkowski Województwa Zachodniopomorskiego Wydział Rolnictwa i Rybactwa Biuro ds. wdrażania osi priorytetowej 4 Programu Operacyjnego RYBY ul. Starzyńskiego 3-4, Szczecin tel.: +48 (91) do 231 fax: +48 (91) Operacja współfinansowana przez Unię Europejską ze środków finansowych Europejskiego Funduszu Rybackiego zapewniającą inwestycje w zrównoważone rybołówstwo.