PROJEKTY MIĘDZYNARODOWE NA UNIWERSYTECIE GDAŃSKIM

Prezentacja na temat: "PROJEKTY MIĘDZYNARODOWE NA UNIWERSYTECIE GDAŃSKIM"— Zapis prezentacji:

1 PROJEKTY MIĘDZYNARODOWE NA UNIWERSYTECIE GDAŃSKIM
wnioskowanie – procedury wewnętrzne – realizacja – monitoring – kontrola – najczęściej popełniane błędy Monika Adamczuk Dominika Kozłowska Dział Zarządzania Projektami Międzynarodowymi

2 REGULAMIN ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI MIĘDZYNARODOWYMI W UNIWERSYTECIE GDAŃSKIM Zarządzenie Rektora UG nr 11/R/13 dotyczy projektów finansowanych w ramach: funduszy strukturalnych, inicjatyw wspólnotowych, europejskich mechanizmów finansowych, programów Unii Europejskiej, programów międzynarodowych; określa procedury związane z inicjowaniem, przygotowaniem, realizacją, rozliczeniem, zakończeniem realizacji i archiwizacją projektów w UG; określa procedury zapewniające nadzór i kontrolę nad Projektami;

3 PROCEDURA SKŁADANIA WNIOSKU APLIKACYJNEGO/O DOFINANSOWANIE
REGULAMIN KARTA PROJEKTU (ZAŁ. NR 1) OŚWIADCZENIE WKŁAD WŁASNY I KOSZTY NIEKWALIFIKOWANE (ZAŁ. NR 2) OŚWIADCZENIE O ZAPOZNANIU SIĘ Z REGULAMINEM (ZAŁ. NR 3) OŚWIADCZENIE O VAT I PRZYCHODACH PROJEKTU(ZAŁ. NR 4) ZGODA NA PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH (ZAŁ. NR 5) INFORMACJA O KONIECZNOŚCI PRZESŁANIA BUDŻETU PROJEKTU I BUDŻETU DLA UG

4 Dział Zarządzania Projektami Międzynarodowymi:
WERYFIKUJE: - ZGODNOŚĆ FORMALNO – PRAWNĄ Z WYTYCZNYMI; - BUDŻET I PRAWIDŁOWOŚĆ ZASTOSOWANYCH STAWEK WYNAGRODZEŃ - MOŻLIWOŚĆ SFINANSOWANIA WYDATKÓW ZE WSKAZANYCH ŹRÓDEŁ KONSULTUJE BUDŻET Z KWESTURĄ UZYSKUJE DODATKOWE INFORMACJE I WYJAŚNIENIA OD KIEROWNIKA PROJEKTU I INNYCH JEDNOSTEK UG PROJEKTY INWESTYCYJNE I REMONTY –WYSYŁA PISMO DO KANCLERZA Z PROŚBĄ O OPINIĘ I UJĘCIE W PLANIE INWESTYCJI I REMONTÓW

5 KOMITET STERUJĄCY analizuje projekt: jego cele, założenia oraz ocenia związane z nim ryzyka; analizuje racjonalność budżetu oraz wysokość i źródła pokrycia kosztów niekwalifikowanych; może poprosić Kierownika projektu o dodatkowe wyjaśnienia; REKOMENDUJE / NIE REKOMENDUJE projekt Rektorowi (zał. nr 6); Decyzję ostateczną podejmuje REKTOR UG (zał. nr 7);

6 Kierownik Projektu Wypełnia wniosek i załączniki
Dostarcza do DZPM wniosek z załącznikami (wersja papierowa i elektroniczna) Wprowadza poprawki DZPM Parafuje egzemplarz UG Dostarcza do DZPM oryginał decyzji o dofinansowaniu

7 DZPM INFORMUJE O ZASADACH PROGRAMU I WEWNĘTRZNYCH PROCEDURACH UG WSKAZUJE ŹRÓDŁO POBRANIA DOKUMENTÓW POMAGA PRZY WYPEŁNIENIU WNIOSKU I SPORZĄDZENIU BUDŻETU SPRAWDZA WNIOSEK POD WZGLĘDEM FORMALNYM (Z KWALIFIKOWALNOŚCIĄ WYDATKÓW) REJESTRUJE WNIOSEK W REJESTRZE WNIOSKÓW UZYSKUJE PODPISY

8 Karta Projektu – Formularz zgłoszeniowy
Kierownik Projektu Imię i nazwisko: Tel.: Jednostka organizacyjna: Tytuł Projektu w języku polskim: Tytuł Projektu w języku obcym – jeśli dotyczy: Nazwa programu / inicjatywy / funduszu: Czy informacje zawarte w Karcie Projektu będą podstawą opracowania patentu? (niewłaściwe skreślić): TAK / NIE Termin konkursu: Lider Projektu (nazwa instytucji koordynującej): Partnerzy (nazwa oraz dane identyfikacyjne Partnerów): Osoby do kontaktów ze strony Uniwersytetu Gdańskiego, jeśli są inne niż Kierownik Projektu (imię, nazwisko, , tel.): Planowany zespół zaangażowany w realizację Projektu ze strony Uniwersytetu Gdańskiego: Rola Uniwersytetu Gdańskiego w Projekcie: (koordynator / partner / podwykonawca / inny – jaki?):

9 Planowany termin rozpoczęcia i zakończenia Projektu: Merytoryczny opis Projektu (nie więcej niż 2 strony): Uzasadnienie potrzeby realizacji Projektu: Zgodność Projektu ze „Strategią Rozwoju Uniwersytetu Gdańskiego do roku 2020” wraz z uzasadnieniem: Cele Projektu (nie więcej niż pół strony): Korzyści merytoryczne/finansowe dla Uniwersytetu Gdańskiego wynikające z realizacji Projektu: Przewidywane rezultaty do osiągnięcia: Ryzyka i zagrożenia związane z realizacją Projektu oraz sposoby ich zapobiegania: Szacowany całkowity budżet Projektu: Szacowany budżet Projektu po stronie Uniwersytetu Gdańskiego: Kategorie i wysokość planowanych wydatków w ramach budżetu Projektu dla Uniwersytetu Gdańskiego: wynagrodzenia: sprzęt i aparatura: koszty podróży i zakwaterowania: promocja: usługi zlecone / zewnętrzne: koszty pośrednie inne (jakie?) Suma ogółem:

10 Wysokość wkładu własnego dotycząca Uniwersytetu Gdańskiego:
Wysokość wkładu własnego dotycząca Uniwersytetu Gdańskiego: Źródło pokrycia wkładu własnego dot. Uniwersytetu Gdańskiego: Wysokość kosztów niekwalifikowanych dotyczących Uniwersytetu Gdańskiego: Źródło pokrycia kosztów niekwalifikowanych dot. Uniwersytetu Gdańskiego: Wysokość i sposób finansowania kosztów bankowych: Forma finansowania Projektu – wybrać właściwe: zaliczka refundacja mieszany Rodzaj Projektu – wybrać właściwe: inwestycyjny naukowo - badawczy dydaktyczny badawczo-rozwojowy Inne ………………………… Klasyfikacja Projektu według sprawozdania Rb-WS: Uwagi i komentarze: ………………………………………………… Kierownik Projektu (data i podpis) Dziekan lub Kierownik jednostki (data i podpis)

11 KARTY MONITORINGOWE (zał. nr 19)
            MONITORING PROJEKTÓW KARTY MONITORINGOWE (zał. nr 19) WIZYTY MONITORINGOWE

12

13 Kontrole projektów finansowanych w ramach funduszy strukturalnych, programów Unii Europejskiej oraz programów międzynarodowych, odbywające się w Uniwersytecie Gdańskim w 2012 r.: 15 kontroli na miejscu rozpoczętych i zakończonych w 2012 r., 7 kontroli doraźnych na dokumentach rozpoczętych i zakończonych w 2012 r. 2 kontrole na miejscu rozpoczęte w 2012 r. 3 kontrole doraźne na dokumentach rozpoczęte w 2012 r. Łącznie 27 kontroli.

14 Zakres kontroli: Prawidłowość rozliczeń finansowych,
Kwalifikowalność wydatków dotyczących personelu projektu, Zakres rzeczowy: umowy z dostawcami, wykonawcami i szkoleniowcami, protokoły odbiorów, dokumentacja techniczna zakupionego sprzętu, wskaźniki produktu / rezultatu, Weryfikacja dokumentów merytorycznych sporządzonych w związku z dotychczasową realizacją projektu, Sposób rekrutacji uczestników projektu, Sposób przetwarzania danych osobowych uczestników projektu – jeśli dotyczy (w ramach zbioru PEFS 2007), Zgodność danych przekazywanych we wniosku o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu dostępną w siedzibie beneficjenta, Poprawność udzielania zamówień publicznych, Poprawność stosowania zasady konkurencyjności,

15 Zakres kontroli cd.: Poprawność udokumentowania rozeznania rynku w przypadku wydatków, do których nie mają zastosowania zapisy ustawy PZP–na podstawie przewidzianych w niej zwolnień w oparciu o art.4, Prawidłowość realizacji działań informacyjno-promocyjnych, Wizyta monitoringowa na miejscu realizacji projektu, Osiągnięcie celu projektu oraz zgodności realizacji projektu z umową, Sposób przechowywania i zabezpieczania dokumentacji dotyczącej projektu, Sposób prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu, Realizacja wniosków i zaleceń z wcześniejszych kontroli i audytów.

16 Najczęściej popełniane błędy:
Nieprawidłowe dokonywanie zakupów poza Ustawą PZP na podstawie przewidzianych w niej zwolnień w oparciu o art.4 (np. brak lub niewłaściwie sporządzona analiza rynku, brak wskazania kryterium wyboru oferty w zapytaniu ofertowym, brak udokumentowania wysłania zapytań ofertowych do wykonawców, wybór oferty innej niż z najniższą ceną itp.) Brak szczegółowego planu zamówień publicznych do zrealizowania w ramach Projektu, Zbyt późne zgłaszanie zapotrzebowania na sprzęt / wyposażenie do Działu Zamówień Publicznych, Dzielenie zamówień, Brak informacji do wykonawców o dofinansowaniu lub współfinansowaniu ze środków europejskich, Opisywanie przedmiotu zamówienia, w sposób wskazujący na produkt lub producenta Brak przeprowadzenia i udokumentowania procesu rekrutacji pracowników,

17 Najczęściej popełniane błędy cd.:
Realizacja projektu niezgodnie z harmonogramem jego realizacji, Brak sprzętu zakupionego w ramach projektu podczas kontroli, Niewłaściwe lub brak oznakowania sprzętu / wyposażenia / materiałów szkoleniowych / dokumentacji projektowej Stawki umów z personelem niezgodne z wnioskiem o dofinansowanie i stanem faktycznym, Brak ewidencji czasu pracy, Metodologia kosztów pośrednich (brak dokumentów i danych historycznych, które posłużyły Beneficjentowi do opracowania zapisów metodologii i wyliczenia kosztów pośrednich do projektu).

18 Wybrane wytyczne dotyczące kontroli:
POIG – „Wytyczne w zakresie procesu kontroli w ramach obowiązków Instytucji Pośredniczących i Instytucji Wdrażających dla Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, ” wersja obowiązująca od POKL – „Zasady kontroli w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007 – 2013” - wersja obowiązująca od r. POIiŚ – „Wytyczne w zakresie kontroli realizacji Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko ”, wersja obowiązująca od r. RPO WP – „Przewodnik Beneficjenta RPO WP ”, wersja obowiązująca od r. Program Europejskiej Współpracy Terytorialnej – Południowy Bałtyk 2007 – 2013 – „Wytyczne w zakresie Kontroli pierwszego stopnia w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Południowy Bałtyk 2007 – 2013”, obowiązujące od r. Polsko – Szwajcarski Program Badawczy – „System monitorowania Szwajcarsko – Polskiego Programu Współpracy”, obowiązujące od r. 7 Program Ramowy – „Annex II” - w zależności od działania

19 Dodatkowo… Wytyczne dot. trwałości projektu – Podręcznik „Zagadnienie zachowania trwałości projektu współfinansowanego z funduszy europejskich”, wersja obowiązująca od r.

20 DZIAŁ ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI MIĘDZYNARODOWYMI
Ul. Bażyńskiego 1A, pok (1 piętro) Tel / 24 08 mail: Zespół DZPM: Ewa Weronis – Kierownik DZPM Marta Kontowska – Z-ca Kierownika DZPM Monika Adamczuk - Stanowisko Pracy ds. Zarządzania i Monitoringu Monika Kobyłecka PROJEKTY MIĘDZYNARODOWE Julian Wierciński Dominika Kozłowska FUNDUSZE STUKTURALNE

21 DZIĘKUJEMY I ZAPRASZAMY DO WSPÓŁPRACY 