PROGRAM WSPÓŁPRACY TRANSGRANICZNEJ POLSKA-BIAŁORUŚ-UKRAINA 2007-2013 Projekty parasolowe RAPORTOWANIE Rzeszów, 13-14.03.2014 r.

Prezentacja na temat: "PROGRAM WSPÓŁPRACY TRANSGRANICZNEJ POLSKA-BIAŁORUŚ-UKRAINA 2007-2013 Projekty parasolowe RAPORTOWANIE Rzeszów, 13-14.03.2014 r."— Zapis prezentacji:

1 PROGRAM WSPÓŁPRACY TRANSGRANICZNEJ POLSKA-BIAŁORUŚ-UKRAINA 2007-2013 Projekty parasolowe RAPORTOWANIE Rzeszów, 13-14.03.2014 r.

2 Obowiązki wynikające z Umowy o dofinansowanie: Artykuł 2 Warunków Ogólnych (General Conditions) stanowiących załącznik II do Umowy Grantowej oraz Artykuły 4.1, 4.2, 7.1.2 Warunków Szczegółowych (Special Conditions) do Umowy Grantowej.

3 Raportowanie ma na celu dostarczenie do WIZ/WST informacji o realizacji projektu z zastosowaniem obowiązujących formularzy (Aneks VI); zakres raportu obejmuje m.in.: wszystkie działania zrealizowane w okresie sprawozdawczym, postęp w realizacji projektu, osiągnięte rezultaty i wyniki, napotkane trudności, wydane środki, promocję.

4 Raporty powinny obejmować projekt jako całość niezależnie od faktu, która część jest finansowana przez WIZ Partner Wiodący jest odpowiedzialny za przygotowanie raportów oraz prawidłowość zawartych w nich informacji, łącznie z poprawnością finansową informacji umieszczonych w tabelach. Zakres raportów

5 Rodzaje raportów Raport rzeczowy (Brief Narrative Report) - składany co 4 miesiące, zawiera tylko część opisową; Raport pośredni (Interim Report) i raport końcowy (Final Report) - składane wraz z Wnioskiem o płatność, zawierają część finansową i opisową; Liczba złożonych raportów zależy od okresu wdrażania projektu. W przypadku nakładania się na siebie terminów złożenia 4-miesięcznego raportu rzeczowego i raportu pośredniego/ raportu końcowego, sporządzone i dostarczone do WST mają być jedynie (odpowiednio) raport pośredni/raport końcowy.

6 Brief Narrative Report Składany co 4 miesiące, w terminie 21 dni od zakończenia 4-miesięcznego okresu Składa się wyłącznie z części opisowej Dotyczy wszystkich działań zrealizowanych w danym okresie w ramach projektu parasolowego – działania z zakresu zarządzania oraz w ramach wszystkich mikroprojektów

7 Interim Report Dotyczy całego projektu parasolowego Dotyczy projektów o okresie wdrażania dłuższym niż rok Składany po pierwszych 12 oraz 18 miesiącach wdrażania projektu na wzorze Interim Report zawierającym: część merytoryczną – Interim Narrative Report część finansową – Interim Financial Report Weryfikowany przez audytora, który sporządza skonsolidowany raport na formularzu Annex 3B z Załącznika VII do Umowy grantowej

8 Interim Report Zawiera informacje dotyczące: zakończonych mikroprojektów – załącznikami będą indywidualne raporty końcowe poszczególnych mikroprojektów zakończonych w okresie objętym raportem działań związanych z zarządzaniem wykonanych w okresie objętym raportem

9 Final Report Dotyczy całego projektu parasolowego Składany po zakończeniu projektu parasolowego na wzorze Final Report zawierającym: część merytoryczną – Final Narrative Report część finansową – Final Financial Report Weryfikowany przez audytora, który sporządza skonsolidowany raport na formularzu Annex 3B z Załącznika VII do Umowy grantowej

10 Final Report Zawiera informacje dotyczące: zakończonych mikroprojektów – załącznikami będą indywidualne raporty końcowe poszczególnych mikroprojektów zakończonych w okresie objętym raportem działań związanych z zarządzaniem wykonanych w okresie objętym raportem

11 Management costs w raportach pośrednim i końcowym Wydatki poniesione w związku z zarządzaniem projektem parasolowym (management costs) w okresie objętym raportem pośrednim/końcowym powinny być wykazane na formularzach finansowych Annex A-4 i A-5 a także powinny być zweryfikowane przez audytora, który sporządza raport na formularzu Annex 3A z Załącznika VII do Umowy grantowej.

12 Mikroprojekty Po zakończeniu każdego mikroprojektu - raport końcowy z całości działań i kosztów w mikroprojekcie Raport końcowy z mikroprojektu jest załączany do raportu pośredniego/końcowego z projektu parasolowego Raport zgodny ze wzorem Final Report składający się z: części merytorycznej części finansowej - Final Financial Report (wyłącznie formularze: Annex A-4 oraz Annex A-5) Weryfikowany przez audytora, który przygotowuje raport na wzorze formularza Annex 3A z Załącznika VII do Umowy grantowej

13 Kurs EUR Kwoty wyrażone w walutach narodowych przeliczane są na EUR po kursie średnim InforEuro z okresu obejmującego dany raport. Kurs średni publikowany jest na stronie internetowej: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/

14 Załączniki do Raportu Annex B – Wniosek o płatność Annex D – Oświadczenie potwierdzające wydatki Annex E – Raport audytora Annex F – Kopie faktur (dotyczy wszystkich wydatków) Annex G – Kopie Kart czasu pracy Annex H – Kopie wszystkich dodatkowych dokumentów (umowy z wykonawcami, umowa z audytorem etc.)

15 Załączniki do Raportu cd Annex I – Dokumentacja przetargowa (jeśli dotyczy) Annex J – Świadectwa pochodzenia (jeśli dotyczy) Annex K – Kopie opracowań, dokumentacji wykonanej podczas seminariów, spotkań, publikacji, Annex L – Kopie dokumentacji potwierdzającej wykonanie robót, dostaw, protokoły odbioru Annex M – dokumentacja fotograficzna projektu, kopie artykułów prasowych, informacji internetowych etc.

16 Raport sporządzony przez beneficjenta oraz raport audytora z kontroli wydatków składane są w 1 oryginale i 1 kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem. Wszystkie pozostałe załączniki i dokumenty dołączane są w 1 kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem. Raport powinien być podpisany przez oficjalną reprezentację jednostki bądź osobę odpowiednio upoważnioną. Raport jest parafowany na każdej stronie przez audytora dokonującego weryfikacji wydatków objętych raportem. Obowiązujące wzory raportów zamieszczane są na stronie www.pl-by-ua.eu. Wymogi formalne

17 Raport z weryfikacji wydatków - załącznik zgodny w wymogami Warunków Ogólnych art. 15.6 Zatwierdzony audytor sprawdza czy koszty zadeklarowane przez Beneficjenta zostały rzeczywiście poniesione, prawidłowo zapisane i czy są kwalifikowalne zgodnie z zapisami umowy a także bada przychody generowane przez projekt i sporządza raport z kontroli wydatków zgodny ze wzorem zamieszczonym w Załączniku VII.

18 Dziękuję! Wspólny Sekretariat Techniczny Tel. 22 378 31 00 Email: pbu@cpe.gov.pl www.pl-by-ua.eu 18