BENCHMARKING – NARZĘDZIE EFEKTYWNEJ KONTROLI ZARZĄDCZEJ ŚLĄSKI ZWIĄZEK GMIN I POWIATÓW ul. Stalmacha 17 40-058 Katowice tel.: +4832/ 251 10 21, 609 03 50, fax.: +4832/ 251 09 85, 609 03 61 BENCHMARKING – NARZĘDZIE EFEKTYWNEJ KONTROLI ZARZĄDCZEJ Koncepcja prowadzenia benchmarkingu w projekcie Śląskiego Związku Gmin i Powiatów Szczyrk, 6-7 czerwca 2011 r. Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

BENCHMARKING „Benchmarking to metoda porównywania własnych rozwiązań z najlepszymi oraz ich udoskonalania przez uczenie się od innych i wykorzystywanie najlepszych doświadczeń.” [Wawak S., Zarządzanie jakością. Teoria i praktyka, s.138, 2002]] Zagadnienie do dyskusji: podsumowanie doświadczeń – ustalić osoby, które bezpośrednio uczestniczyły w benchmarkingu i te dla których projekt jest nowym doświadczeniem. Jakie szanse i zagrożenia postrzegają w benchmarkingu osoby „nowe”, jakie słabe i mocne strony tego narzędzia widzą osoby z doświadczeniem. (zapisywać hasła na tablicy – nawiązywać w dalszej części na etapie omawiania poszczególnych elementów projektu) ŚLĄSKI ZWIĄZEK GMIN I POWIATÓW ul. Stalmacha 17 40-058 Katowice tel.: +4832/ 251 10 21, 609 03 50, fax.: +4832/ 251 09 85, 609 03 61 Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

KONTROLA ZARZĄDCZA Ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Zagadnienie do dyskusji: na ile dotychczasowe narzędzia zarządzania (system zarządzania jakością, PRI, samoocena metodą CAF) są wykorzystywane przy budowie/doskonaleniu systemu kontroli zarządczej w jednostkach. Jakie były najistotniejsze problemy z wdrażaniem narzędzi zarządzania i czy przekładają się na wdrażanie/doskonalenie systemu kontroli zarządczej? ŚLĄSKI ZWIĄZEK GMIN I POWIATÓW ul. Stalmacha 17 40-058 Katowice tel.: +4832/ 251 10 21, 609 03 50, fax.: +4832/ 251 09 85, 609 03 61 Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

BENCHMARKING A CEL KONTROLI ZARZĄDCZEJ Czy istnieje realna szansa na skuteczniejszą realizację zadania i celu? Czy skutecznie realizujemy zadania i cele? Skutecznie czyli oszczędnie? Skutecznie czyli terminowo? Skutecznie czyli zgodnie z prawem? Skutecznie czyli efektywnie? Czy są jednostki, których wyniki wskazują wyraźnie, że zadanie może być realizowane skuteczniej? Jak zadanie jest realizowane w jednostkach osiągających lepsze wyniki? Czy w oparciu o wyniki innej jednostki powinien zostać zweryfikowany cel w mojej jednostce? Czy w oparciu o informacje o sposobie realizacji zadania w innej jednostce powinienem uruchomić zmianę?

BENCHMARKING A STANDARDY KONTROLI ZARZĄDCZEJ WYMAGANIA „Za najistotniejszy element kontroli zarządczej w dziale administracji rządowej lub samorządowych jednostek organizacyjnych należy uznać system wyznaczania celów i zadań dla jednostek w danym dziale administracji rządowej lub samorządowych jednostek organizacyjnych, a także system monitorowania realizacji wyznaczonych celów i zadań” FAKTY Formułowanie celów i mierników realizacji celów stanowi nadal wyzwanie dla zarządzających na każdym szczeblu zarządzania w administracji. Projekt benchmarkingowy wg koncepcji ŚZGiP ma na celu wypracowanie narzędzia wsparcia systemów realizacji kontroli zarządczej w urzędach poprzez: pomoc w formułowaniu celów i sposobów ich monitorowania dla wybranych procesów zachodzących w urzędach oraz definiowania ryzyka osiągania celów na etapie planowania zmian [standard: cele i zarządzania ryzykiem]; zapewnienie systemu wymiany ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi (innymi jednostkami) mogącymi mieć istotny wpływ na osiąganie celów i realizację zadań poprzez poszukiwanie najlepszych rozwiązań i propagowanie doświadczeń [standard: informacja i komunikacja]; systemowe przygotowania kadry zarządzającej do realizacji kontroli zarządczej [standard: środowisko wewnętrzne] Przykład administracji rządowej – czego chcielibyśmy uniknąć wdrażając projekt? Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

BENCHMARKING – NARZĘDZIE EFEKTYWNEJ KONTROLI ZARZĄDCZEJ KONCEPCJA REALIZACJI BENCHMARKINGU W PROJEKCIE ŚZGIP PROJEKT INNOWACYJNY A WDROŻENIE INNOWACJI Istotą projektu innowacyjnego jest wypracowanie metody, narzędzia, którego wykorzystaniem jednostki administracji publicznej będą zainteresowane po zakończeniu projektu. Na każdym etapie projektu innowacyjnego (etap przygotowania innowacji i etap upowszechnienia i włączania innowacji) rolę uczestników projektu można określić jako konsultacyjno-testującą. Udział jednostek w projekcie ma zapewnić, że zaproponowana formuła benchmarkingu wraz z metodą jego wdrażania (uwzględniającą poszerzenie kompetencji kadry zarządzającej w zakresie wybranych elementów kontroli zarządczej) będzie narzędziem „szytym na miarę” potrzeb i możliwości jednostek, do których jest kierowana. Omówić elementy innowacyjne, do kogo skierowany (zarządzający urzędami), nacisk na benchmarking a nie samo zbieranie danych, nacisk na przygotowanie kadry zarządzającej. Sprawdzić czy jest potrzeba pokazania różnic w odniesieniu do SAS (duże prawdopodobieństwo zainteresowania, ze względu na równolegle uruchamiane kolejne etapy projektów Związku Miast Polskich), Jeżeli będzie potwierdzenie zainteresowania przejść do prezentacji Marcina (porównanie…) ŚLĄSKI ZWIĄZEK GMIN I POWIATÓW ul. Stalmacha 17 40-058 Katowice tel.: +4832/ 251 10 21, 609 03 50, fax.: +4832/ 251 09 85, 609 03 61 Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

BENCHMARKING – NARZĘDZIE EFEKTYWNEJ KONTROLI ZARZĄDCZEJ KONCEPCJA REALIZACJI BENCHMARKINGU W PROJEKCIE ŚZGIP KROK 1 Dobór grupy benchmarkingowej – urzędy miast na prawach powiatów, urzędy gmin i starostwa powiatowe. ISTOTA NA ETAPIE PRZYGOTOWYWANIA INNOWACJI (projekt innowacyjny) Kładziemy nacisk na praktyczny wymiar innowacji. Informacja zwrotna od uczestników projektu będzie podstawowym źródłem wypracowania założeń. Stąd na tym etapie poszukujemy jednostek/pracowników zainteresowanych i zaangażowanych w rozwiązania systemowe w jednostkach z zakresu zarządzania. ISTOTA NA ETAPIE UPOWSZECHNIANIA I WŁĄCZENIA INNOWACJI (projekt innowacyjny) Weryfikujemy założenia teoretyczne w praktyce w dwóch etapach – w I etapie z udziałem jednostek biorących udział w przygotowaniu innowacji, w II etapie w gronie rozszerzonym do 40 jednostek. ISTOTA NA ETAPIE WDROŻENIA (projekt wdrożeniowy) Systematyczny benchmarking ukierunkowany na poszukiwanie i upowszechnianie dobrych praktyk oraz szkolenia kadry zarządzającej. Podkreślić kwestię poufności danych ŚLĄSKI ZWIĄZEK GMIN I POWIATÓW ul. Stalmacha 17 40-058 Katowice tel.: +4832/ 251 10 21, 609 03 50, fax.: +4832/ 251 09 85, 609 03 61 Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

BENCHMARKING – NARZĘDZIE EFEKTYWNEJ KONTROLI ZARZĄDCZEJ KONCEPCJA REALIZACJI BENCHMARKINGU W PROJEKCIE ŚZGIP KROK 2 Ustalenie obszarów wspólnych /identyfikacja kluczowych procesów/ ISTOTA NA ETAPIE PRZYGOTOWYWANIA INNOWACJI (projekt innowacyjny) Uzgodnienie procesów kluczowych z punktu widzenia kierowników jednostek, dla których możemy zdefiniować jednorodny cel (niezależnie od indywidualnej specyfiki jednostki) ISTOTA NA ETAPIE UPOWSZECHNIANIA I WŁĄCZENIA INNOWACJI (projekt innowacyjny) Dopracowanie celu dla wybranych procesów kluczowych (w zakresie objętym benchmarkingiem), w oparciu o pierwsze informacje zwrotne o wynikach osiąganych w innych jednostkach ISTOTA NA ETAPIE WDROŻENIA (projekt wdrożeniowy) Identyfikacja i upowszechnianie dobrych praktyk dla procesów objętych benchmarkingiem i weryfikacja zakresu kolejnego badania. ŚLĄSKI ZWIĄZEK GMIN I POWIATÓW ul. Stalmacha 17 40-058 Katowice tel.: +4832/ 251 10 21, 609 03 50, fax.: +4832/ 251 09 85, 609 03 61 Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

BENCHMARKING – NARZĘDZIE EFEKTYWNEJ KONTROLI ZARZĄDCZEJ KONCEPCJA REALIZACJI BENCHMARKINGU W PROJEKCIE ŚZGIP KROK 3 Sformułowanie wskaźników pomiaru efektywności dla uzgodnionych obszarów wspólnych ISTOTA NA ETAPIE PRZYGOTOWYWANIA INNOWACJI (projekt innowacyjny) Projekt zakłada, że wskaźniki zostaną sformułowane dla wszystkich zdefiniowanych obszarów wspólnych, tak by niezależnie od decyzji o doborze obszarów do benchmarkingu jednostki mogły korzystać z zaproponowanych metod pomiaru. ISTOTA NA ETAPIE UPOWSZECHNIANIA I WŁĄCZENIA INNOWACJI (projekt innowacyjny) Weryfikacja skuteczności metod pomiaru w zakresie objętym benchmarkingiem. ISTOTA NA ETAPIE WDROŻENIA (projekt wdrożeniowy) Porównanie wyników osiąganych przez jednostki w celu identyfikacji dobrych praktyk. ŚLĄSKI ZWIĄZEK GMIN I POWIATÓW ul. Stalmacha 17 40-058 Katowice tel.: +4832/ 251 10 21, 609 03 50, fax.: +4832/ 251 09 85, 609 03 61 Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

BENCHMARKING – NARZĘDZIE EFEKTYWNEJ KONTROLI ZARZĄDCZEJ KONCEPCJA REALIZACJI BENCHMARKINGU W PROJEKCIE ŚZGIP KROK 4 Rekomendacja procesów, które objęte zostaną benchmarkingiem ISTOTA NA ETAPIE PRZYGOTOWYWANIA INNOWACJI (projekt innowacyjny) Spośród zidentyfikowanych procesów kluczowych do benchmarkingu rekomendowane zostaną te, dla których benchmarking istotnie zwiększa trafność samooceny osiąganych wyników, dane wejściowe do monitorowania są porównywalne, a przyjęte zasady monitorowania nie generują znaczących kosztów realizacji zadania. ISTOTA NA ETAPIE UPOWSZECHNIANIA I WŁĄCZENIA INNOWACJI (projekt innowacyjny) Weryfikacja doboru procesów. ISTOTA NA ETAPIE WDROŻENIA (projekt wdrożeniowy) Systematyczny benchmarking wybranych procesów. ŚLĄSKI ZWIĄZEK GMIN I POWIATÓW ul. Stalmacha 17 40-058 Katowice tel.: +4832/ 251 10 21, 609 03 50, fax.: +4832/ 251 09 85, 609 03 61 Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

BENCHMARKING – NARZĘDZIE EFEKTYWNEJ KONTROLI ZARZĄDCZEJ KONCEPCJA REALIZACJI BENCHMARKINGU W PROJEKCIE ŚZGIP KONIEC ETAPU PRZYGOTOWANIA INNOWACJI – SIERPIEŃ 2011 Uzgodniono wstępny zakres i metodę prowadzenia benchmarkingu do fazy testowej ŚLĄSKI ZWIĄZEK GMIN I POWIATÓW ul. Stalmacha 17 40-058 Katowice tel.: +4832/ 251 10 21, 609 03 50, fax.: +4832/ 251 09 85, 609 03 61 Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

ISTOTA NA ETAPIE WDROŻENIA (projekt wdrożeniowy) BENCHMARKING – NARZĘDZIE EFEKTYWNEJ KONTROLI ZARZĄDCZEJ KONCEPCJA REALIZACJI BENCHMARKINGU W PROJEKCIE ŚZGIP KROK 5 Pilotaż ISTOTA NA ETAPIE UPOWSZECHNIANIA I WŁĄCZENIA INNOWACJI (projekt innowacyjny) = ISTOTA NA ETAPIE WDROŻENIA (projekt wdrożeniowy) Praktyka wskazuje, że każdorazowo, przy wprowadzeniu nowego procesu lub nowej metody pomiaru procesu, benchmarking musi zostać poprzedzony badaniem pilotażowym skupiającym się na weryfikacji poprawności przyjętych założeń. Na etapie wdrożeniowym należy przewidzieć pilotaż każdorazowo gdy wprowadzane będą nowe obszary do benchmarkingu lub istotne zmiany w metodzie pomiaru. ŚLĄSKI ZWIĄZEK GMIN I POWIATÓW ul. Stalmacha 17 40-058 Katowice tel.: +4832/ 251 10 21, 609 03 50, fax.: +4832/ 251 09 85, 609 03 61 Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

BENCHMARKING – NARZĘDZIE EFEKTYWNEJ KONTROLI ZARZĄDCZEJ KONCEPCJA REALIZACJI BENCHMARKINGU W PROJEKCIE ŚZGIP KROK 6 Weryfikacja założeń do benchmarkingu w oparciu o wyniki pilotażu ISTOTA NA ETAPIE UPOWSZECHNIANIA I WŁĄCZENIA INNOWACJI (projekt innowacyjny) Informacja zwrotna z pilotażu będzie podstawą do weryfikacji wypracowanych założeń w pełnym zakresie: przedmiot benchmarkingu koncepcja prowadzenia badań systematycznych rozwijanie kompetencji kadry zarządzającej wsparcie techniczne benchmarkingu ISTOTA NA ETAPIE WDROŻENIA (projekt wdrożeniowy) Weryfikacja metod pomiaru przyjętych dla nowych obszarów benchmarkingu ŚLĄSKI ZWIĄZEK GMIN I POWIATÓW ul. Stalmacha 17 40-058 Katowice tel.: +4832/ 251 10 21, 609 03 50, fax.: +4832/ 251 09 85, 609 03 61 Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Benchmarking docelowy - wyniki BENCHMARKING – NARZĘDZIE EFEKTYWNEJ KONTROLI ZARZĄDCZEJ KONCEPCJA REALIZACJI BENCHMARKINGU W PROJEKCIE ŚZGIP KROK 7 Benchmarking docelowy - wyniki ISTOTA NA ETAPIE UPOWSZECHNIANIA I WŁĄCZENIA INNOWACJI (projekt innowacyjny) Weryfikacja poprawności funkcjonowania wypracowanej metody – promocja narzędzia ISTOTA NA ETAPIE WDROŻENIA (projekt wdrożeniowy) Zapewnienie ciągłego wsparcia w zarządzaniu procesami w urzędach miast na prawach powiatów, gmin i starostw powiatowych ukierunkowanego na doskonalenie jakości usług publicznych – usprawnienie samooceny realizacji procesu poprzez dostarczanie informacji o wynikach osiąganych przez inne organizacje ŚLĄSKI ZWIĄZEK GMIN I POWIATÓW ul. Stalmacha 17 40-058 Katowice tel.: +4832/ 251 10 21, 609 03 50, fax.: +4832/ 251 09 85, 609 03 61 Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Benchmarking docelowy – najlepsze praktyki BENCHMARKING – NARZĘDZIE EFEKTYWNEJ KONTROLI ZARZĄDCZEJ KONCEPCJA REALIZACJI BENCHMARKINGU W PROJEKCIE ŚZGIP KROK 8 Benchmarking docelowy – najlepsze praktyki ISTOTA NA ETAPIE UPOWSZECHNIANIA I WŁĄCZENIA INNOWACJI (projekt innowacyjny) Identyfikacja najlepszych rozwiązań w obszarach, dla których przeprowadzono benchmarking i pozytywnie zweryfikowano metody pomiaru – promowanie najlepszych rozwiązań ISTOTA NA ETAPIE WDROŻENIA (projekt wdrożeniowy) Zapewnienie ciągłego wsparcia w zarządzaniu procesami w urzędach miast na prawach powiatów, gmin i starostw powiatowych ukierunkowanego na doskonalenie jakości usług publicznych – dostęp do informacji o najlepszych praktykach oraz wsparcie w podnoszeniu kwalifikacji kadry zarządzającej w zakresie kontroli zarządczej ŚLĄSKI ZWIĄZEK GMIN I POWIATÓW ul. Stalmacha 17 40-058 Katowice tel.: +4832/ 251 10 21, 609 03 50, fax.: +4832/ 251 09 85, 609 03 61 Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

BENCHMARKING – NARZĘDZIE EFEKTYWNEJ KONTROLI ZARZĄDCZEJ KONCEPCJA REALIZACJI BENCHMARKINGU W PROJEKCIE ŚZGIP BENCHMARKING TO WYSIŁEK ZESPOŁOWY – Na co mogę liczyć, a czego się obawiam? Proponuję zidentyfikować nastawienie do projektu w odniesieniu do zadań jakie będą musieli wykonać w swoich urzędach – uczestnicy będą mieli już ogólną wiedzę jak projekt będzie przebiegał. Ze względu na podległość służbową pracowników proponuję zrobić to w formie pisemnej ŚLĄSKI ZWIĄZEK GMIN I POWIATÓW ul. Stalmacha 17 40-058 Katowice tel.: +4832/ 251 10 21, 609 03 50, fax.: +4832/ 251 09 85, 609 03 61 Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego