Program Obsługi Hoteli

Wstęp Program iHOTEL w pełni automatyzuje pracę związaną z obsługą recepcji hotelowej, od wprowadzania rezerwacji gościa do jego wymeldowania, będąc przy tym rozbudowanym systemem sprzedaży (prowadzenie rachunku gościa).

Funkcje i możliwości czytelny graficzny interfejs zajętości pokoi; obsługa cyfrowych zamków hotelowych za pomocą kart chipowych i programatora; obsługa central telefonicznych SLIKAN, PLATAN, MIKROTEL

Funkcje i możliwości Raporty sporządzane przez iHOTEL: GUS KT1; raport bazy hotelowej; księga meldunkowa; raport sprzedaży; ruch pokoi.

Funkcje i możliwości łatwe tworzenie duplikatów umożliwiające wydruk dokumentu nawet po kilku dniach; drukowanie paragonów fiskalnych.

Funkcje i możliwości współpraca z zewnętrznymi programami finansowymi oraz z programem WINREST naszej firmy; obsługa faktur zaliczkowych; rezerwacje grupowe; zdalny dostęp via Internet.

Funkcje i możliwości możliwość wydruku dokumentów na drukarce w formacie WINDOWS, LATIN II lub MAZOVIA; dowolne kształtowanie wydruku faktur pozwalające na dopasowanie do istniejących druków firmowych; system logowania do programu.

Raporty w programie Raporty sporządzane przez iHOTEL: pokoje niezapłacone; raport bonów śniadaniowych; raport sprzedaży usług.

Opis systemu System iHOTEL wykonany jest w technologii SQL na platformie Windows co zapewnia bardzo dużą niezawodność pracy bazy danych.

Opis systemu Głównym obszarem poruszania się operatora programu (domyślnie pracownik recepcji) jest intuicyjny grafik obłożenia pokoi.

Opis systemu Program łączy dwa najczęściej stosowane w recepcji dokumenty – książkę meldunkową i grafik w jeden zrozumiały i łatwy w obsłudze interfejs.

Uprawnienia użytkowników Każdy z użytkowników ma tylko takie uprawnienia do korzystania z opcji menu, jakie udostępniła mu osoba nadzorująca pracę programu. Wszelkie zmiany są monitorowane i rejestrowane przez komputer, tak że zawsze można stwierdzić kto i co zmienił w danych programu.

Uprawnienia użytkowników Program wymaga autoryzacji, wpisując swoje dane, użytkownik może pracować tylko z przyznanymi mu wcześniej uprawnieniami.

Instalacja programu Instalacja programu jest intuicyjna i prosta. Do prawidłowego działania niezbędna jest baza danych. iHOTEL współpracuje z bardzo dobrą i niezawodną bazą MySql.

Uruchomienie systemu Prawidłowo uruchomiony program przywita nas oknem menu głównego.

Obsługa systemu Opcje wybiera się przesuwając "belkę" w górę lub w dół za pomocą klawiszy strzałek, przy pomocy myszy, lub palca (na terminalu dotykowym). Po naprowadzeniu "belki" na wybraną opcję należy wcisnąć klawisz ENTER, kliknąć przycisk myszy lub uderzyć palcem w ekran. Inny sposób to przyciśnięcie klawisza o znaku takim, jak pierwszy znak obok wybranej opcji.

Parametry programu Wybierając z menu głównego opcję parametry systemu trafimy do panelu funkcji programu, gdzie zgrupowane jest wiele parametrów mających istotny wpływ na poprawną pracę systemu.

Parametry programu Panel ustawień programu iHOTEL

Parametry - wydruki Możliwość ustawienia ilości egzemplarzy różnego rodzaju wydruków.

Parametry – stawki VAT Przyporządkowywanie do poszczególnych liter wartości podatku VAT.

Parametry - pracownicy Zakładka pozwalająca dodać nowego pracownika, nadać mu hasło i uprawnienia.

Parametry - uprawnienia Okno uprawnień programu iHOTEL

Parametry – opcje dodatkowe Zakładka dająca możliwość dopisania nowej opcji do programu.

Rezerwacje Z poziomu tego menu program daje dostęp do wszystkich niezbędnych przy rezerwacji, zajęciu i zwolnieniu pokoju narzędzi. Można wystawić paragon, fakturę VAT, fakturę korygującą, fakturę zaliczkową, zmienić wyposażenie pokoju, sprawdzić kto zajął lub zarezerwował pokój, dopisać wydane bony śniadaniowe oraz zarejestrować opłatę za telefon.

Grafik pokoi

Grafik pokoi

Rezerwacja pokoju Okno rezerwacji, dostępne po wybraniu z grafiku reprezentacji okresu zajęcia pokoju.

Rezerwacja – pasek operacji Faktura zaliczkowa pozwala na wprowadzanie faktury zaliczkowej do wprowadzonej rezerwacji, w przypadku gdy klient dokonał wpłaty zaliczki za pokój. Zamiast faktury można wprowadzić paragon zaliczkowy. Możliwy jest wydruk rachunku próbnego. W przypadku wystawiania faktury, paragonu za pobyt w hotelu do dokumentu zostanie dodana pozycja uprzednio wprowadzonej zaliczki ze znakiem ujemnym.

Rezerwacja – pasek operacji Wciśnięcie przycisku rezerwacja powoduje zarezerwowanie pokoju. Wówczas w pozycji STATUS POKOJU ukaże się napis Rezerwacja. Możliwe jest Wycofanie rezerwacji za pomocą przycisku usuń.

Rezerwacja – pasek operacji Zajęcie Wciśnięcie przycisku zajęcie spowoduje zajęcie pokoju. Wówczas w pozycji STATUS POKOJU ukaże się napis Zajęty, Można pokój zająć bez rezerwacji. Możliwe jest wycofanie zajęcia za pomocą przycisku usuń.

Rezerwacja – pasek operacji Zapisz zmiany Wciśnięcie przycisku zapisz zmiany powoduje zapisanie wprowadzonych zmian - dat, gościa, płatnika itd. Nie powoduje zamknięcia okna rezerwacji.

Rezerwacja – pasek operacji Posprzątany Wciśnięcie przycisku posprzątany spowoduje zaznaczenie pokoju jako posprzątany.

Rezerwacja – pasek operacji Operacje Wciśnięcie przycisku operacje spowoduje otwarcia okienka, w którym mamy szereg funkcji.

Wykaz funkcji przycisku operacje Rachunek – pozwala na wystawienie rachunku (faktury, paragonu) dla gościa; Dopisz usługę do pokoju – umożliwia dopisanie z tego miejsca usług do pokoju gościa takich jak fitness, sauna, usługa gastronomiczna, parking itp.

Wykaz funkcji przycisku operacje Bony śniadaniowe – dodanie do pokoju gościa bonu śniadaniowego. System nie drukuje bonu, a tylko go ewidencjuje - zapisuje, że bon wydano. Można później zrobić raport z wydanych bonów.

Wykaz funkcji przycisku operacje Karta blokująca pokój – system pyta, czy wydać kartę blokującą pokój. Funkcja dostępna przy współpracy z elektronicznym programatorem kart magnetycznych; Karta odblokowująca pokój – system zapyta, czy wydać kartę odblokowującą pokój. Funkcja dostępna tylko przy współpracy z elektronicznym programatorem kart magnetycznych, służących do otwierania pokoju zamiast klucza.

Wykaz funkcji przycisku operacje Karta gościa – system zapyta, czy wydać kartę elektroniczną dla pokoju. Jeżeli tak, to po włożeniu karty do programatora zostanie na niej zapisany numer pokoju i termin w którym karta jest ważna i może służyć do otwierania pokoju; Zwrot karty gościa – system zarejestruje zwrot karty elektronicznej do pokoju.

Zmiana pracownika Program umożliwia zmianę pracownika w dowolnym momencie pracy. Po wybraniu tej funkcji system pyta o nazwisko i hasło podobnie jak przy starcie programu. Funkcja ta jest wykorzystywana, gdy chce się zmienić uprawnienia pracownika do różnych funkcji bez wychodzenia z programu.

Rachunki Za usługi Wystawianie rachunku za pokój jest dwuetapowe. W pierwszym etapie program wyszukuje wszystkich gości, którzy mają tego samego płatnika co wcześniej wybrany gość. System stara się wystawić jeden rachunek za wszystkie pokoje zajęte przez gości jednego płatnika. Po wybraniu tej funkcji system poprosi o wybór gościa ze słownika, a następnie zapyta: czy wyszukać usługi z pokoju gościa.

Rachunki Wystawianie rachunku za usługi

Rachunki Okno wyboru rodzaju rachunku Okno wyboru formy zapłaty i kwoty wpłaty.

Rachunki Próbny rachunek za usługę.

Rachunki Za pokój Należy najpierw wybrać gościa ze słownika gości, następnie na ekranie zobaczymy wszystkie usługi z których gość korzystał, włącznie z pobytem w hotelu.

Rachunki Wystawianie rachunku za pokój.

Rachunki - rozmowy Istnieje możliwość sprzężenia obsługi centrali telefonicznej z systemem iHOTEL, co umożliwia szybkie i łatwe naliczanie należności za rozmowy wychodzące z danego pokoju. Rozmowa, jako usługa jest automatycznie dopisywana do wystawianego rachunku.

Szybki paragon System pozwala wystawić w sposób błyskawiczny paragon, nie pytając o płatnika rachunku, sposób zapłaty i kwotę zapłaconą. Jako płatnik wybierany jest automatycznie gość ze słownika o numerze 1. W słowniku ten gość powinien być wpisany jako Detalista. Funkcja działa analogicznie jak rachunek za usługi.

Raporty – wykaz gości System posiada funkcję sprawdzania zajętości pokoi, pozwalająca na sporządzenie raportu GUS KT-1 jeśli chodzi o ilościowe podliczenie gości krajowych i zagranicznych; Daje możliwość wydrukowania zestawienia gości, którzy np. uczestniczą w konferencji. Takim gościom należy w słowniku gości wpisać wartość w pole Grupa hotelowa. Wpisanie zadanego oznaczenia do okna jak obok w pozycji Dla grupy pozwoli nam uzyskać raport - uczestników konferencji.

Raporty – wykaz gości Przykładowy wykaz gości programu iHOTEL

Raporty - przyjazdy wg daty Program umożliwia stworzenie zestawienia pozwalającego na szybkie sprawdzenie jakie osoby meldowały się w hotelu chronologicznie. Funkcja przydatna w celu sprawdzenia, czy goście którzy mieli przyjechać na zjazd już się zameldowali w hotelu itp.

Raporty - przyjazdy wg daty Przykładowy raport przyjazdów wg daty programu iHOTEL

Raporty – wyjazdy wg daty Program umożliwia stworzenie zestawienia pozwalającego na szybkie sprawdzenie jakie osoby wymeldowały się z hotelu chronologicznie. Funkcja przydatna w celu sprawdzenia, czy goście którzy mieli wyjechać ze zjazd już się wymeldowali w hotelu itp.

Raporty – wyjazdy wg daty Przykładowy raport wyjazdów wg daty programu iHOTEL

Raporty – wolne pokoje Zestawienie pomagające, szybko zorientować się, które pokoje są wolne na dany dzień. Wydrukowanie zestawienie umożliwia wprowadzenie dodatkowych uwag odnośnie tych pokoi.

Raporty – wolne pokoje Przykładowy wykaz wolnych pokoi programu iHOTEL

Raporty – ruch pokoi Zestawienie obrazujące zmienność zajętości pokoi w hotelu.

Raporty – księga meldunkowa Podstawowe zestawienie, konieczne przy prowadzeniu każdego hotelu. Automatycznie wprowadzane są do niego osoby, które zostały zameldowane w hotelu.

Raporty – księga meldunkowa Przykładowa księga meldunkowa programu iHOTEL

Raporty – płatności nierozliczone Zestawienie przedstawiające podstawowe informacje na temat nie zapłaconych dokumentów wystawionych na gości hotelowych (firmy).

Raporty – niezapłacone pokoje Zestawienie przedstawiające, które pokoje są niezapłacone lub nadpłacone. Dane zobrazowane są w kolejności numerów pokoi.

Raport GUS Zestawienie wykonywane do celów statystycznych, głównie przy sporządzaniu sprawozdań do GUS. Raport ten przedstawia zajętość pokoi w poszczególnych miesiącach roku z podziałem na gości krajowych i zagranicznych. Wyszczególnia ilościowo osoby z podziałem na kraje, których obywatele korzystali z usług hotelu.

Raport GUS Przykładowy raport GUS programu iHOTEL

Raport GUS KT-1 Program automatyzuje wykonanie sporządzanego na koniec każdego miesiąca raportu GUS KT-1, dotyczącego wykorzystania miejsc hotelowych oraz liczby gości z podziałem na krajowych i zagranicznych oraz na poszczególne państwa.

Raport GUS KT-1 Panel sporządzania raportu GUS KT-1 programu iHOTEL

Raport GUS KT-1 Fragment przykładowego raportu GUS-KT1 programu iHOTEL

Raport sprzedaży Raport (bez rozliczenia VAT), ale z pełnym wyszczególnieniem wszystkich pozycji rachunków. Dodatkowo na końcu rachunku znajdziemy podsumowanie wartościowe wszystkich usług z tego raportu.

Raport sprzedaży Panel sporządzania raportu sprzedaży programu iHOTEL

Raport sprzedaży Przykładowy raport sprzedaży programu iHOTEL

Raporty – goście w hotelu Zestawienie przedstawiające jacy goście aktualnie przebywają w hotelu. Raport uzyskać można posortowany według: grupy, kontrahenta, numeru pokoi. Takie zestawienie przydatne jest przy rezerwacjach grupowych, dla stwierdzenia, czy wszyscy uczestnicy są już w hotelu.

Raporty – goście w hotelu Przykładowe zestawienie gości hotelowych programu iHOTEL

Raport sprzedaży usług iHotel pozwala na zobrazowanie jakie usługi były świadczone w podanym okresie. Wykaz jest wykonany dla gości dla których został wystawiony rachunek, na którym znajdowały się usługi.

Raport sprzedaży usług Przykładowy raport sprzedaży usług programu iHOTEL

Informacja o gościu Przy podaniu nazwy (nazwisko) gościa oraz wybraniu zakresu dat, program może wygenerować zestawienie pokazujące, jakie dokumenty lub jakie rezerwacje były wystawione na gościa.

Informacja o gościu Przykładowy raport informacji o płatniku programu iHOTEL

Raport sprzedaży wg grup Przykładowy raport sprzedaży wg grup programu iHOTEL

Raport bazy hotelowej Program umożliwia wygenerowanie zestawienia w układzie rocznym z podziałem na miesiące, przedstawiającego zarówno przychody jak i koszty. Zawiera dodatkowo pozycje jak zużycie energii elektrycznej, ciepłej i zimnej wody (należy wprowadzić ręcznie). Dane raz wstawione są trwale zapisane w bazie.

Raport bazy hotelowej Okno edycji bazy hotelowej programu iHOTEL

Raport bazy hotelowej Przykładowy wydruk bazy hotelowej programu iHOTEL

Raport bonów Po podaniu daty początkowej i końcowej program utworzy raport wydanych dla gości bonów. Taki raport potrzebny jest przy konfrontacji ile faktycznie bonów zostało zrealizowanych przez kuchnię. Może być użyteczne do rozliczeń obsługi recepcji, gdyż na zestawieniu widać, kto wydał bon dla pokoju.

Raport bonów Przykładowy raport bonów programu iHOTEL

Cennik pokoi To funkcja pozwalająca na ustawianie indywidualnych cen, które mogą obowiązywać tylko w pewnych okresach (organizowane targi). Wówczas system sam podpowiada cenę pokoju na dany dzień, co ma znaczenie również dla gości, którzy mieszkając dłużej niż jeden dzień chcieliby mieć jakieś zniżki. Jako grupa rozumiana jest tutaj grupa pokoi, dla których ceny mają obowiązywać.

Cennik pokoi Panel zarządzania cenami pokoi programu iHOTEL

Raport kasowy Przedstawia wszystkie dokumenty wpłat KP i wypłat KW dokonane w okresie od ostatnio zamkniętego raportu. Po uruchomieniu tej funkcji program podpowiada numer kolejnego raportu kasowego.

Raport kasowy Przykładowy raport kasowy programu iHOTEL

Wpłaty / wypłaty Funkcja powoduje przyjęcie lub wydanie kwoty od klienta nie powiązanego bezpośrednio z konkretnym rachunkiem. Przydatne w celu wypłat utargów, wydawania pracownikom zaliczek na zakupy kosztowe itp.

Wpłaty / wypłaty Panel wystawiania dokumentu kasowego programu iHOTEL

Słowniki Słownik gości - kartoteka, w której znajdują się goście indywidualni krajowi, zagraniczni oraz firmy.

Słowniki Panel edycji danych gościa programu iHOTEL

Słowniki Słownik usług - zbiór wszystkich usług świadczonych przez program, które mogą wystąpić na rachunkach. Słownik ten jest automatycznie wyświetlany w trakcie wypisywania rachunku.

Słowniki Słownik usług programu iHOTEL

Słowniki Okno edycji danych usługi programu iHOTEL

Słowniki Słownik państw - zbiór wszystkich państw, z których goście przebywają w hotelu. Jest niezbędny ze względu na prowadzenie księgi meldunkowej oraz dla prawidłowego sporządzania raportów. Jest automatycznie wyświetlany w trakcie wypisywania rachunku.

Słowniki Słownik państw programu iHOTEL

Słowniki Ekran edycji danych Kraju programu iHOTEL

Eksport do FK Program umożliwia pobieranie danych z programu iHOTEL przez zewnętrzne systemy finansowo-księgowe. Należy podać okres za jaki chcemy pobrać dane. Zostanie wówczas wygenerowany odpowiedni plik tekstowy, stosownie do odpowiedniego programu finansowego.

Pomoc System zaopatrzony jest w funkcję pomocy pozwalająca na uzyskanie dodatkowych informacji o programie. Dostępna jest po wciśnięciu klawisza F1.

Pomoc Okienko pomocy Programu iHOTEL

iHotel pracuje m.in. Hotel ORION w Sosnowcu; Hotel ŁYSOGÓRY w Kielcach; Hotel RYSY w Bukowinie Tatrzańskiej; Hotel WODNIK we Wrocławiu Hotel UROCZYSKO w Cedzynie

iHotel pracuje m.in. Hotel RYBAK w Międzyzdrojach; Hotel TINA w Warszawie; Hotel ZAKŁADY REMONTOWE ENERGETYKI WARSZAWA S.A. w Warszawie

iHotel pracuje m.in. Hotel TP S.A. w Borkowie; Hotel LUNA w Krakowie; Hotel LANDO w Warszawie; Ośrodek wypoczynkowy BAUSTAL KRAKÓW w Debrzynie.

UWAGA!! ZAWSZE NALEŻY KOŃCZYĆ PRACĘ Z PROGRAMEM PRZEZ "WYJŚCIE" SYSTEMOWE (1E), INNY SPOSÓB GROZI UTRATĄ DANYCH LUB USZKODZENIEM PROGRAMU.

UWAGA!! Program podlega pełnej ochronie prawnej zgodnie z obowiązującym prawem autorskim.

Sprzęt Program hotelowy - iHOTEL został tak zaprojektowany, by jego obsługa była prosta szybka i intuicyjna. Dlatego idealnym rozwiązaniem dla pracy są terminale dotykowe.

Wizytówka INFOSTAR Spółka Jawna 25-614 Kielce, ul. 1 Maja 224A NIP: 657-008-24-69 KRS: 0000078933 Tel.: (041) 346-15-44 (041) 368-40-96 Fax.: (041) 368-40-76 www: www.infostar.com.pl